導入時の技術、
価格のハードルの低さが魅力。
RPA処理を作る過程で
一つ一つのプロセスを可視化し
圧倒的な工数削減を実現

企業独占インタビュー①(熊本日日新聞社様)

導入事例:熊本日日新聞様

MICHIRU RPAのことをどこで知られましたか?

鈴与株式会社ロジスティクス事業本部 3PL事業推進室 室長 川島 賢 氏

鈴与株式会社ロジスティクス事業本部 3PL事業推進室 室長 川島 賢 氏

株式会社熊本日日新聞社
デジタル化推進室 兼 ビジネス開発委員
舞永 裕樹 様

当社は現場スタッフの減少や高齢化、業務の複雑化に伴う負担軽減を目的に、業務の改善やスクラップの検討を始めましたが、読者・顧客へのサービス低下につながりかねないといった意見が出て、遅々として進みませんでした。

そこで2016年、「一部業務でも自動化できないか」と情報収集を始めた時にRPAを知りました。PC業務にRPA を活用することで作業時間を削減できると考え、導入を提案しましたが、当時の導入費用は1000万円超が当たり前。17、18年度と2 年続けて導入は見送られました。

そして19年。熊本で業務改善コンサルティング会社CapDoの森田さんから、新しいRPA が開発されていることを教えていただき、リリース前の勉強会に加えてもらいました。ここで初めてMICHIRU RPAに触れ、業務の大幅な省力化や見直しに役立つと手応えを感じ、あらためて導入を提案しました。同年6月、検証ライセンスの導入と、総合メディア局内の有志4人による研究チームの設置が決まりました。

MICHIRU RPAの導入を決めた理由は?

熊本日日新聞本社

熊本日日新聞本社
「熊日」の略称で熊本県民に親しまれ、県内で購読率が最も高い新聞社。発行部数は30万3026部、1942年4月 設立

導入に当たっては、メジャーなものからマイナーなものまで6社のRPAを比較しました。その中でMICHIRU-RPAを選んだ理由は大きく二つあります。

一つ目は、圧倒的な分かりやすさです。画像認識をベースにしていることで、普段自分たちの操作している画面そのままにRPAを開発することができます。ITリテラシーがそれほど高くない現場スタッフが、自分でメンテナンスできるRPAを探していました。

二つ目は、低価格であること。特にUSBメモリ型のライセンス管理により、同時でなければ複数端末で利用できる点は他の製品にはない大きなメリットを感じました。

御社の改善したかった点はどちらでしたか?

新聞社は安定したサービス提供に重きを置く傾向にあるため、既存業務のスクラップがなかなか進みません。一方で、人員削減により多くのスタッフが日常業務に忙殺されるようになり、新しい事を考えたり、習得したりする時間が取れないという声が上がります。

RPAを導入することで、単純作業からスタッフを開放し、よりクリエイティブな、お客様への提供価値を向上させるような取り組みに活動をシフトしてもらいたいというのが改善したい点でした。

MICHIRU RPAを導入するにあたっての課題点はありましたか?

3年前からRPA導入の必要性について説いていたことと、圧倒的な分かりやすさ、コストパフォーマンスの高さから大きな課題はありませんでした。あえてあげるとすると、導入を検討していた当時、他社導入実績がほとんどなく、ソフトウェアの信頼性とMICHIRU社の継続性について説明を求められた事ぐらいでしょうか。MICHIRU社の掲げる素晴らしいビジョン、開発者の人となりを知っている安心感、まずは1年間検証としての取組であることを説明して、納得してもらいました。

MICHIRU RPAの導入で改善された点を教えてください。

鈴与株式会社 ロジスティクス事業本部 3PL事業推進室 3PL事業推進チーム 古賀 洋行 氏

まずは当然ながら、単純作業が自動化されました。それと同時に、タイプミスやコピー&ペーストのミスなどもなくなり、それまでRPAを知らなかった層も興味を持つようになりました。

さらに、業務フローそのものの見直しにも効果がありました。RPAの処理対象となるようなルーチンワークは、業務の意味や背景がきちんと引き継がれず、漫然と前例を踏襲していることが多いのです。RPA処理を作る過程で一つ一つのプロセスを可視化すると、担当者自身がより良い業務フローを考えて提案してくれるようになりました。

もう一つは、業務課題の解決が非常にスピーディーになりました。現場が業務改善したいと考えた場合、これまでは要件を情報システム部門に伝え、機能開発しレビューし、問題があったら改善するサイクルを回すなど、非常に時間がかかっていました。

RPAで処理を作る場合、すぐに動くものを作り、検証や本番で動かしながら品質を高めていくというアジャイルフレームワークに近い開発が可能になり、従来型の開発に比べ大幅な時間短縮が可能になりました。

RPA導入前
  1. 長時間かかる単純作業はスタッフのモチベーションを著しく下げる
  2. 人間だとタイプミスやコピー&ペーストミスがあるため、二重チェックが欠かせない
  3. 作業手順などが属人化し、問題が発生した時の対処や担当交代時の引継ぎが大変
  4. 業務の簡単な自動化や変更でも、開発となると時間とコストがかかる

RPA導入後
  1. コミュニケーションなど人間しかできない仕事に注力することで、モチベーションが上がった
  2. 間違うことがないため、チェック作業が簡素化できた
  3. 脳内ノウハウ含めて自動処理化、開発画面がそのまま簡易マニュアルになるので、業務の見える化が進む
  4. 現場で実際の動きを確認しながら、すぐに自動化を実現できる

日々の業務やスクラップ作業をMICHIRU-RPAに置き換えることで、
作業効率が上がり大幅に工数を削減

MICHIRU RPAの優れているところを教えてください。

michiru rpa 画面

導入を決めた理由にもありますが、現場担当者でも扱える分かりやすさと高いコストパフォーマンスです。RPAの導入は、情報システム部などが中央集権型で進めるのが良いとされます。確かにそうなのですが、MICHIRU RPAは社内に情報システム部門を持てない中小企業でも、現場主導で業務改善することができるのが大きな魅力です。実際に当社では、エクセルで簡単な自動計算ができるレベルの人であれば、2日程度のトレーニングでRPA処理を自分で作れるようになりました。

コストパフォーマンスについては導入費用が安いこともありますが、それをさらに端末間で使いまわせるという点が非常に優れています。一般的なRPAツールはライセンスを利用端末数分購入する必要がありますが、当社では開発用と実行用は同じライセンスを、時間を分けて使っています。

最近のアップデートで、ネットワーク経由でUSBメモリのライセンスを共有できるようになったので、物理的なUSBメモリの差し替えが必要なく、利便性とコストパフォーマンスがさらに向上しました。

MICHIRU RPAへの追加機能の要望があれば教えてください。

インタビュー風景2

当社では紙の伝票やハガキなどからの転記業務が大量にありますので、手軽に使えるOCR機能の搭載をお願いしたいです。

そうなればさらにクリエイティブな、お客様への提供価値を向上させるような取り組みが実現できるはずです。

MICHIRU RPAをどれくらいお知り合いに勧めたいですか。(☆5つ中)

もちろん☆5!
特に、社内に情報システム部門がなく、働き方改革に悩んでいるような中小企業の方にお勧めしたいです。