「RPAの導入を検討しているが、失敗しないか心配」
「RPAを導入を成功させたいけど、何を気をつければ良いのか分からない」
このような不安を抱えており、中々RPA導入を進められていないという方も多くいるのではないでしょうか。
本記事では、RPA導入時によくある失敗事例とその理由について詳しく解説します。
更にRPA導入を成功させるためのコツもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
RPA導入時によくある失敗事例3選
RPA導入時に多く見られる失敗事例として、以下の3つ挙げられます。
失敗事例① RPAをほぼ使わずに終わった
RPA導入で失敗した事例としてよく耳にするのが、結局RPAをほぼ使わずに終わってしまうという事例です。
RPAの導入を決めるのは経営側がほとんどですが、実際に扱うのは現場の従業員ではないでしょうか。
現場にRPAを扱えるほどITに強い従業員がいない企業や、普段の業務をこなすのに精一杯でRPAを導入するために時間を取れないといった企業に起こりがちの失敗です。
また、経営側にそんな気はなくても、従業員の中にはRPAを導入することで自分の仕事が奪われてしまうのではないかと感じる人もいます。
業務効率化によって別のタスクに時間を割り当てられることを理解せずに、仕事を奪われる恐怖があっては、積極的にRPAの導入を行わないのは当たり前でしょう。
失敗事例② あまり効果を感じられなかった
RPA導入をすることはできても、思ったほど効果を感じられなかったという失敗事例も少なくありません。
これはRPAについて理解せずに業務自動化を進めてしまったことが原因で起こりやすい失敗事例と言えるでしょう。
RPAの適用範囲を過小評価し、小規模な業務のみ自動化してしまい、メイン業務の業務効率化が測れないと大きな効果を感じることは難しくなります。
他に、RPAは単純作業の自動化が得意ということを把握しておらず、人の判断力も必要とするような複雑な業務にRPAを導入しようとしてしまった場合も、失敗をしやすくなるので注意が必要です。
失敗事例③ リソースが足りず野良ロボットが発生
もう1つのよくある失敗事例として、導入後効果も出ていたRPAを管理する人材が足りずに、野良ロボットが発生してしまう事例が挙げられます。
野良ロボットというのは、一言で言うと「管理されていないRPAロボット」のことを指し、異動や退社などが原因で起こりやすい失敗事例です。
野良ロボット状態で誤処理にも気付かずに誤処理が行われていた場合、その修正も行う必要があったりと、業務を効率化するどころか逆に業務を増やしてしまうことになります。
失敗する主な理由と成功のコツ
このようにRPA導入に失敗する主な理由として、以下のようなものがあります。
失敗事例の二の舞にならぬよう、成功のコツについても解説しているのでぜひ参考にしてみてください。
目標や目的が不明確
RPA導入に失敗する企業の共通点として、目標や目的が不明確であることが多いです。
最終ゴールを決定せずに業務を自動化しても、プロジェクトの方向性が不透明になり、効果を測定できなくなります。
導入してみたけどあまり効果を感じられなかったと言うことを避けるためにも、「あるタスクの業務時間を何時間削減する」「RPAにこの作業を任せてる間に、別のこのタスクを進める」など、明確な目的を設定し、社内で共有するようにしましょう。
RPAを実際に扱う現場の人も目的を理解している方が、RPA導入へのモチベーションも上がり業務効率化が成功しやすくなるからです。
RPAの機能に対する理解が浅い
RPAの機能に対する理解が浅いのも失敗に陥りやすい理由です。
RPAに対する知識が乏しいと、自動化する業務の選定ミスをしやすくなったり、過大評価や過小評価の原因にもなります。
自動化が得意な業務や苦手な業務について、理解を深めておくことが大切です。
得意な業務と苦手な業務には、以下のようなものがあります。
得意な業務：単純なルーチン業務
- 書類からのデータ抽出と入力
- 毎月の業績報告書作成
- 定型的なメールの自動送信
- 異なるシステム間でのデータ連携
- 定期的なバックアップ
苦手な業務：複雑で非定型な業務
- ロゴなどのデザイン作成
- 例外処理が多い業務
- クライアントとの直接的なコミュニケーション
- 経営戦略の立案
- 頻繁に変更される規則がある業務
ロボット設計のミス
そもそも導入したロボット設計が間違っていたことで、クレームが来たり、修正作業で二度手間になってしまい失敗するケースも少なくありません。
ロボット設計のミスを避けるためにも、シナリオ作成後にはしっかりとテスト導入を行ってから、使用するようにしましょう。
また、RPA初心者であれば、RPAに向いてる業務どうかの判断からシナリオ作成まで伴奏型でサポートしてくれるベンダーもおすすめです。
社内教育が不足している
IT系に詳しかったり、プログラミング等が得意な従業員のいない会社では、いきなり「RPAで業務を自動化しましょう」と言っても、どこから手をつけて良いのか分からず、ほとんど使わずに終わってしまうことも。
RPAの機能を最大限に活かすためにも、ツールの使用方法や管理方法について教育することは必須になってきます。
そこで、学習動画がついているベンダーやRPA人材の育成に力を入れているベンダーを選ぶことで、社内でRPA人材を育成することができます。
維持管理体制が整っていない
維持管理体制が整っていないと、事例で挙げたように野良ロボットが発生し導入失敗に繋がります。
また、社内で使用するツールを変更した際など、エラーが起こっていてもすぐに気付くことができず、問題が大きくなってから対処することになってしまったと言う事態を起こしかねないでしょう。
対処法として、RPA担当者を雇ったりプロジェクトマネージャーをつけるのも1つの手です。その場合には、RPA担当者が急な転勤や退職をしても直ぐに引き継げるよう、シナリオをまとめておくことをおすすめします。
シナリオ作成を丸投げできる
だからと言って、リソースが足りない会社がRPA導入を諦める必要はありません。
今はシナリオ作成ごと丸投げできるサービスも存在します。
社内でRPA人材を育成するよりも、なるべく早く失敗せずに業務を自動化したいと言う企業様は、シナリオ作成代行を活用するのも良いでしょう。
シナリオ作成を依頼できるベンダーでは、保守管理も継続して依頼できるサービスもあるのでぜひ検討してみてください。
次の記事では、成功事例も確認
本記事では、RPA導入前に知っておきたいよくある失敗事例として、以下の3つをご紹介しました。
- そもそもRPAを使えずに終わってしまった
- 導入したけど期待した効果を得られなかった
- 効果は出ていたけどエラーが起こり逆に業務が増えてしまった
これらの失敗事例を見ると、導入時と導入後それぞれのフェーズで失敗する可能性があることがわかります。
RPA導入の際には、導入後のことも視野に入れて事前準備をすることが大切です。
続いて、導入に成功している企業の事例や、RPA導入にかかる費用相場について知りたい方は、以下の記事から確認してみてください。
