中小企業のRPAの導入事例、成功例が増えている背景は?

中小企業のRPAの導入事例、成功例が増えている背景は?

RPAは、今まで大企業を中心に業務時間を自動化により削減し、職場環境の改善・業務改善に大きな効果を発揮してきました。

銀行などの金融機関では、年間10万時間を超える業務時間の削減効果をあげたケースや、金融商品の申し込みにRPAによる自動化を導入し、顧客満足度を上昇させた事例など、多くの成功事例があります。

しかし、現在では、より使い勝手がよく、低コストで導入できるRPA製品が増加し、RPAツールは大企業のためのもののイメージも脱却、医療法人や教育産業・税理士事務所や会計事務所などの中小企業での導入も続々増加しています。

ここでは中小企業を中心に、どのようにRPAを選定・導入すると成功するか解説すると同時に、中小企業も導入しやすいRPA製品「MICHHIRU」の導入成功事例をご紹介します。

RPAとは?

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーションの略であり、オフィスのロボットと呼ばれる自動化ソフトウェアのことをRPAツールといいます。

単純作業をあらかじめ設定した「シナリオ」に沿って反復して行わせることにより、人の手による作業を自動で行うことができます。代表的な製品には、UiPath,WinActorなどがあります。

利用されているのは、ロボティック技術です。ファクトリーオートメーション=FAとは、同じ技術を使った自動化である点で共通点があり、使われている場面がRPAではPC上であるのに対しFAでは工場での製造現場と異なっています。

RPAで何ができる?転記・チェックなど自動化・効率化の概要

RPAで何ができる?転記・チェックなど自動化・効率化の概要

RPAでできることは、単純作業の反復です。単純作業は、判断のいらない作業であることを意味しています。AIは自律的に学習したり、自律的な判断をすることが可能で、高度なものを除くとすでに実用化されています。

よくRPAとAIは自動化ツールであることから混同されますが、RPAはAIほど高度な判断はできません。

そのため、入力・チェック・転写など、単純な作業の繰り返しにRPAが使われ、他方、少しRPAが行うより複雑な判断を要する業務をAIが行います。RPAは複雑な判断を伴う接客や、コールセンターの応答などには向きませんが、これらはAIに向いている業務です。

業界別での導入事例・金融やバックオフィスだけ?

RPAは、かつてはよく金融機関、あるいは職種別では総務・経理などのバックオフィスに向いているとされていましたが、今では営業業務・建設業・不動産業・メーカーでの活用や、自治体・大学・病院でも導入事例が増えています。

例えば、こんな事例があります。

  • 建設業での、現場の勤務時間管理の集計・施工管理表のチェックにRPAを導入、ミスと残業を同時に減らした。
  • 自治体のバスチケット発行や、施設利用の予約チェック・転記などの業務に利用した
  • 営業日報のチェックに使い、管理者の負担を軽減し、フィードバックが確実に行われるので、スタッフからも好評を得た

RPAは、業種を選ぶのではなく、作業の内容を選ぶ、という点がポイントですので、オフィスワークならどこででも使える可能性があります。

導入・活用のメリットとは?時間削減だけじゃない

導入・活用のメリットとは?時間削減だけじゃない

導入すると、業務の自動化が単純作業について可能になるので、大幅に業務時間をカットすることが可能です。残業と残業代をこのことにより削減することができます。ロボットが正確に行うので、ミスも撲滅できます。

さらに、単純作業は働く人にとって、本質的な業務ではない・クリエイティブではないので、あまり面白くないと考えられています。ある調査によると、最も働く人がストレスを感じる業務として入力業務があげられるように、単純作業は働く人のモチベーションを下げる可能性があります。

より本質的業務に集中・働く人のモチベーションを維持向上させるためにも、RPAは役立ちます。

ところで、かつては高額で、導入から運用までのコストが数千万円にも及ぶといわれていたRPAツールですが、今では月額数万円から利用できる製品もMICHIRUをはじめとして多くありますので、多額のコストがかかることがデメリットとはされなくなりました。

そのため、RPAには、仕事を選び、単純作業以外には向かない、という点以外のさしたるデメリットがない、といわれています。

RPAツールの運用方法は?

RPAは、多くのPCにインストールし、オンラインで管理ツールを使い一斉に運用する大規模運用と、スタンドアロンや、数台の運用を行う小規模な運用があります。

大規模運用では、多くの仕事を自動化することができますが、数台の運用でも単純作業を徐々にRPAに行わせることにより、会社の規模によっては業務の効率化を狙うことができます。

数台の運用で、各人がシナリオを設定し自動化に利用していると、シナリオや、仕事そのものの情報共有ができなくなり、メンバーがいなくなったら、使えなくなるといったことが起こりますので、シナリオ・仕事内容をフローチャートで共有することや、トラブルシューティングのノウハウを社内で共有しておくことが重要です。中小企業の運用では、この点が課題になるので、十分留意する必要があります。

導入上の留意点・作業対象業務は絞り込みを

導入上の留意点・作業対象業務は絞り込みを

導入上問題になる点は、業務を整理したうえで導入できるかどうか、という点です。

すでにご紹介した通り、RPAツールに向いている作業は単純作業です。シナリオで単純作業をいくつか組み合わせて作業の流れをつくることはできますが、あまり長く複雑な動きにも向いていません。これらの留意点を十分に考慮せず失敗してしまった事例が過去には多くありました。

導入に当たっては、RPAがしやすい仕事を十分に仕分けし、単純作業を行わせる以外は利用しない点が導入成功のカギになります。

こうした業務の整理は、社内のメンバーでも行えますが、なかなか慣れていないとうまく行かないこともあるようです。

こんなお悩みはMICHIRUで解決

MICHIRUは低コスト、初期費用10万円、月々5万円から利用できるうえに、導入の際に確実にRPAに業務を移行できるようにコンサルティングや、研修も用意されています。

RPAに社内のメンバーが業務の整理に慣れていない場合でも、導入時の丁寧なサポート・フォローアップがありますので、安心して導入することができます。そのため、MICHIRUには中小企業を中心に、RPAを未体験で1から導入した成功事例が多くあります。

次にご紹介するMICHIRUの導入事例に、あなたの会社もぜひ続いてください。