学校の創設時からの理念である
チェンジメーカーの育成のために
MICHIRU RPAを導入。
結果、付加価値・創造性の
高い業務を実現

企業独占インタビュー③(ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン)

導入事例:学校法人 ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン様

MICHIRU RPAのことをどこで知られましたか?

ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン様

ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン様

ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン
事務局長
池田 真子 様

開校して7年目を迎え、組織がものすごいスピードで成長していく中で「日々の業務効率化」は大きな課題でした。

そんな中、当校の理事をして頂いている方から「効率化の一環として活用できる大変便利なものがある!自分の会社でも導入していて、本当に助かっている」と、ご紹介して頂いたのがきっかけです。

MICHIRU RPAの導入を決めた理由は?

ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン様

ユナイテッド・ワールド・カレッジISAKジャパン
日本で初めての全寮制国際高校。人々や国や文化を結び、平和と持続可能な未来に貢献する、世界的国際教育機関ユナイテッド・ワールド・カレッジ(UWC)の加盟校

お恥ずかしながら、RPAがどういうものなのか全く知りませんでした。

そのため、初めて弓場社長、CTOの斎藤さん、リードエンジニアの相馬さんにお会いした時に詳しく教えて頂きましたが「世の中にはこんな便利なものがあったのか!」と衝撃を受けたのを今でも覚えています。

「XX部署ではこんな課題がありますが、RPAを活用できますか?」と具体例をたくさん出して質問をしたところ「はい、それRPAでできます」という回答ばかり。

さらには、わざわざ軽井沢にあるキャンパスまで来てくださり、実際の作業を見て頂き、どうのようにRPA化するのがベストなのか具体的に提案をして下さいました。

他社と比べて「圧倒的な使いやすさや良心的な費用」というのはもちろんですが、MICHIRUのスタッフの方々が親身になって丁寧に対応して下さる姿を目の当たりにしたのも導入した決め手の一つでした。

御社の改善したかった点はどちらでしたか?

RPAが得意とする下記の作業をさまざまな部署がたくさんのリソースを割いて日々行っていたのを改善(効率化)したかったのが大きな点です。

  • 転記作業
  • 集計作業
  • 分析作業
  • 反復作業

当校は、世界80カ国超という生徒の国籍数だけでなく、社会・経済的あるいは宗教的・文化的にも様々なバックグランドをもつ生徒たちが就学する、ユニークな学校です。

全寮制のキャンパスには200人の生徒たちが寝食を共にし、自らや社会の課題と向き合い、多様性を活かしながら、困難なときにも行動を起こし、課題を解決できる力を養う「チェンジメーカーの育成」を行っています。

そんな学校で働く教職員には、生徒たちのロールモデルとなれるよう「私たち自身もチェンジメーカーでなければならない」という意識を持って働いて欲しい、と伝えています。

単純な繰り返し作業はRPAを活用し、効率化を促進することで生まれた時間は「より付加価値・創造性の高い業務に使って欲しい」という思いもありました。

MICHIRU RPAを導入するにあたっての課題点はありましたか?

RPAのことを知っている人が少なかったため「RPAとは?」というところから説明する必要があり、自分でプレゼン資料を作成しました。

プレゼンをする際、導入することで効率化が進み「自分の仕事がなくなってしまうのでは?」と不安に感じる人もいると思ったので、そこは意識して丁寧に説明を行いました。

また、タスクをRPA化するにあたり、詳しいヒヤリングやMICHIRUのスタッフの方とのやり取りが発生するため、そこはどうしても各部署の担当者に時間を割いて頂く必要が出てきます。

教職員の負担を軽減しながら、RPA導入後のイメージを膨らませるため、どれだけのリソースを削減できるかを数値化したり、個別にニーズのヒヤリングをする時間を設けました。

その結果「私の部署でもRPA化をぜひやってみたい!」と前向きに検討してくれる人が増えたように思います。

MICHIRU RPAの導入で改善された点を教えてください。

MICHIRU RPAの導入で改善された点

マニュアル的な作業が圧倒的に多かった経理チームでは、幾つかのタスクをRPA化しましたが、すでに年間100時間以上の作業時間を削減することができました。

そして、作用時間が削減できたことで残業時間が減り、RPA導入前と導入後を比べると残業代も削減することができました。

経理チームのスタッフから「今まで手作業で費やしてきた苦労と時間が一気に解消されて嬉しい限りです!」とRPAのスタッフの方にお礼をしていて、それに対し「そう言っていただけると大変嬉しいです!」と返信されているメッセージのやり取りを見て、本当に導入して良かったな、と心から思いました。

経理チームでの成功例を他の部署にも共有し、さらに組織全体でRPA化を促進していきたいと思っています。

RPA導入前
  1. マニュアル的な作業に追われ、非効率的な働き方でモチベーションダウン
  2. 人間は忙しくなると、うっかりミスがおきる
  3. 作業手順など見直す時間もないほど忙しく、改善アクションが取れていなかった
  4. 個人のITリテラシーのレベルによって作業時間に違いが生まれる

RPA導入後
  1. 単純作業は機械に任せることで人間にしかできないタスクをする時間が生まれた
  2. 時間設定をすることで自動で処理をしてくれるため、安心
  3. RPAの導入で作業手順を見直す時間を良い意味で強制的に作ることができた
  4. RPAのタスクを設定さえしてしまえば、誰でも簡単に操作ができる

MICHIRU-RPA導入により単純作業量を軽減することで、
人の手でしか行えない「より付加価値・創造性の高い業務」に集中

MICHIRU RPAの優れているところを教えてください。

michiru rpa 画面

人がやると数分かかっていた作業がRPA化すると数秒で終わる、という点は本当に助かっています。たとえ一日わずか数分の作業でも年間に換算すると数時間になりますので、そこは積極的にRPAに頼らせてもらっています。

忙しいと人は忘れたり、その作業をする時間がその日取れなかったりしますが、RPAは設定さえきちんとしておけば、自動的に完了してくれるので安心です。

MICHIRU RPAへの追加機能の要望があれば教えてください。

インタビュー風景2

まだRPAの機能を全て把握できていないため、追加機能は思いつきません。

ただ初期設定時のエラーを一つひとつ改善していくのに意外と時間がかかるのでそこがもっと互いに楽に改善できるようになると良いな、と思っています。

MICHIRU RPAをどれくらいお知り合いに勧めたいですか。(☆5つ中)

星5つです!他の学校の事務局長と繋がっているので、私たちの導入例を共有しながら、ぜひお勧めしたいです。