MICHIRU RPAを知ったきっかけを教えてください

税理士さんからMICHIRU RPAが私に合うのではないかと紹介されたのがきっかけです。

元々、事務作業のような単純作業を減らして、本来の業務である利用者さまと関わる時間を増やしたいという思いがあったのですぐに導入を検討しました。

MICHIRU RPAに決めた理由は、まず費用面です。非常にお手頃な値段で利用できると感じました。

次に、使いやすさです。トライアル期間中に操作方法をレクチャーしていただいたので、ある程度の操作を習得することができました。

まだ使えない状態で導入するには費用的に高く感じてしまうかもしれませんが、無料のトライアル期間中に、実際の業務で使用する自動操作セットを作るところまでできたので結果的には安いと感じました。

また、1ライセンスで複数のPCにインストールして使用できることも決め手になりました。現在は4台のPCにインストールして使用しています。

現在稼働している自動操作セットの数と削減できた時間を教えてください

現在は12個の自動操作セットが稼働していて、月間で20時間ほど削減することができています。

自動操作セットは全て私自身が作成し、パソコンを使用した事務作業や資料作成などの業務を自動化しました。初めのころは分からないところもありましたが、トライアル期間で様々なやり方や考え方を教えていただいたので、それを応用しながら作成することができました。

また、自動操作セットを作成していく中で理解も深まってきたので、過去に作成した自動操作セットの改良や、一部だけ自動化していた業務を全て自動化できるように取り組んでいます。

例えば、初めの頃に自動化した業務は手動で実行していたのですが、改良を加えて、今では指定した時間になると完全にノータッチで実行できるようになっています。

特に効果のあった業務について詳しく教えてください

特に効果のあった業務は、請求ソフトへの請求データの入力業務 です。

自動化前の作業手順ですが、請求に必要な利用者の利用情報（名前、日付、時間、送迎の有無）をデータベースに手入力で登録し、それを参照して同じ内容を請求ソフトへ手作業で転記していました。この作業を週2回、合計450件分を1人で入力していました。

データの転記作業に2時間、データベースに登録したものが正しいか、請求ソフトへの入力が正しいかのダブルチェックに2時間を費やしていました。担当者がこの業務に時間を奪われてしまい、他にやりたい業務に手が回らない状態でした。

自動化にあたって、まずデータベースから請求処理が必要な利用者のデータのみをいったんExcelファイルに出力し、そこから請求ソフトへ転記する流れに変更しました。

1件の処理が終わると、そのExcelファイルに自動的にチェックが入るようになっています。そうすることで、処理が止まってしまってもどこまで処理が完了しているのかが分かります。

さらに、全てのデータを転記後、データベースを自動で更新する手順を入れることで、次回の処理では未処理分だけを実行できるようにしています。

この作業も、初めの頃は一部だけ自動化していましたが、現在は一連の流れを自動化することができました。また、時間を指定して夜中にノータッチで自動的に実行しています。

この業務を自動化したことで、時間的なゆとりと精神的なゆとりの両方を得られたことは大きな効果でした。また、夜中に処理をさせれば日中にパソコンが埋まらないので、他の業務にも使用できるようになりました。

RPAの運用について 今後チャレンジしたいこと・解消したい課題を教えてください

普段、パソコンを使用していた事務作業についてはほぼ自動化することができました。私自身、利用者さまや職員と関わる時間が増えてRPAの効果を実感しています。

今後取り組もうとしているのは、定期的な会議や掃除の通知など、職員全員への通知業務の自動化です。現状では、情報を全員に共有する方法が確立できていないので、RPAを活用して定期的に通知できるようにしたいと考えています。

また、引き続き、過去に作成した自動操作セットの改良に取り組んでいきたいです。

そして、同じ課題を抱えている同業種の方々にもRPAを知ってもらいたいです。

他の事業所さんのお話を聞いていると、事務作業に時間を費やしてしまって、利用者と関わる十分な時間がとれない、残業をして事務作業を行っているといった課題があるようです。

私たちと同規模の事業所だと社員数は大体5~6人ぐらいだと思います。その社員のほとんどは福祉の専門知識は持っていますが、請求や帳簿付け等の業務に関する知識・経験が豊富な方が少ないことも課題の背景にあると思います。

そういった業務をRPAに置き換えることで、入力ミスの心配や手順を覚える必要がなくなるため、その業務のストレスから解放されますし、その結果、利用者さまと関わる時間を増やすことができると思います。

また、事務作業にかけていた人件費を社員の給与に加えたりといった有効活用もできるのではないでしょうか。

私は元々、Excelなどのツールを扱うのが好きだったので、割と自分の力でRPAを使えるようになりましたが、そうではない方はもしかしたら難しいと感じる部分があるかもしれません。ですが、MICHIRU RPAは導入時にサポートをしっかりやってくれるのでぜひ試してほしいです。