さまざまな企業の業務を効率化するツールとして注目されているRPAですが、具体的な効率化の方法がわからず、導入に踏み切れないという担当者の方もいるのではないでしょうか。
RPAは2016年後半ごろから日本に登場し、現在では年商50億円以上の大・中規模企業での活用率は45％となっており、今後導入率はさらに伸びる見込みです。
そんな背景から、さまざまな企業で導入に関する課題について検討され、RPA化が進められています。
そこで、今回はRPA導入の参考となる成功事例について12個挙げて紹介します。
導入事例を見ることで「こんな業務を自動化できたんだ」「部署は違うけど、同じような業務が効率化されている」など、気づきがあれば幸いです。
RPA化の成功事例12選！活用方法も確認
RPA化によって自動化できる業務は多岐に渡るため、さまざまな業務に適用されていますが、具体的にどのような業務に導入できるかについて悩まれる方も多いと思います。
ここでは、RPA化に成功した事例を挙げて解説します。
事例1 交通費精算チェック業務（総務・経理部門）
総務や経理部門で実施している、交通費の精算業務をRPA化した事例になります。
従来は、従業員から提出される交通費精算書について、1件ずつ金額チェックを実施していたため、多くの工数がかかっていました。
また、金銭に関する業務のため、チェック担当者の心理的な負担も大きい業務でした。
そこで、RPAを導入し、従業員からでてきた交通費精算の申請をもとに、Webの画面で検索した最適なルートと金額か一致しているかどうかを自動判定し、問題なければ承認作業と印刷処理を行うといった一連の流れをRPA化しました。
そうすることで、1件ずつ手作業で実施していた作業を、自動で処理できるようになったため、担当者のリソースが大幅に効率化され、別業務に時間を充てられるようになりました。
事例2 新聞記事の内容を1件ずつ仮登録する作業（新聞・メディア）
情報通信を扱う企業で実施している、新聞記事の内容を自社システムへ転記する作業をRPA化した事例になります。
新聞記事の内容をWEBコンテンツとして掲載するため、新聞記事データベースから情報を取得し、自社の管理システムに1件ずつ手作業で登録をしていましたが、ヒューマンエラーの発生リスクや、多くの工数がかかる業務でした。
また、WEBコンテンツを公開する時間が決まっているため、掲載を間に合わせるため、早朝出勤も必要になっていました。
そこで、RPAを導入し新聞記事データベースから、自社システムへの仮登録作業を全自動化することで、人が実施する作業が公開前のチェックのみとなったため、時間と労力が大幅に効率化されました。
また、スタッフの早朝出勤がなくなったため、身体的負担も軽減されています。
事例3 決済サイトからの請求書発行業務（小売業）
小売業界で実施していた、請求書発行業務をRPA化した事例になります。
決済用のサイトから1件ずつ請求書をダウンロードし、印刷するといった作業を、毎月、数百枚程度を対象に手作業で実施をしていました。
しかし、請求書発行枚数が毎月増加しており人手不足が懸念されたため、RPAを導入し業務効率化への取り組みを開始しました。
その結果、決済サイトの条件設定から請求書発行、および印刷までの処理をRPA化できたため、人的リソースが空いたことや、請求書発行業務が自動でスピーディに行えるようになった結果、生産性の向上にもつながっています。
事例4 在庫状況の更新業務
ECサイトを運営している企業で、在庫状況の更新作業と受注入力をRPA化した事例になります。
自社ECサイトと、出店しているECモールの在庫数を更新する作業が日に1度あり、手作業で在庫数の確認と在庫数の更新を実施していました。
また、ECモールからの注文対応として、注文メールから必要情報を抜粋し、受注管理システムへ手作業で入力を実施していました。
しかし、更新タイミングが日に1度であったため、少なくない機会損失が発生していたり、手作業で受注入力を実施していたため、ヒューマンエラーが発生するリスクがありました。
そこで、RPAを導入し、在庫状況の更新と受注システムへの入力を全て自動化することで、機会損失が減り売上アップにつながったことと、ヒューマンエラーについても低減されています。
事例5 名刺作成業務（印刷業界）
名刺などを作成し、印刷している企業でのRPA化事例です。
顧客から名刺作成の依頼があった場合、名刺の作成者リストを送付いただき、Illustratorを使った面付と印刷を実施していました。
定型的な業務であることから、その業務にRPAを導入し、担当者は該当フォルダへ名刺作成者リストを格納すれば、Illustratorを使った面付から印刷までを全自動で対応できるようになりました。
その結果、担当者は業務の一部が自動化されたことにより、他業務へリソースが充てられるようになったため、生産性が向上しています。
事例6 WEBサイトの移転に伴う記事の複製作業（情報サービス業界）
WEBサイトの移転に伴う業務を、RPA化した事例になります。
運用しているWebサイトを移行するにあたり、リリースしていた記事を1件ずつ手作業で新サイトへ移行する必要があったため、RPAを導入し作業の自動化を実施しました。
その結果、RPA化により新サイトへの登録作業がスピードアップしたため、WEBサイトの移転作業が数日で完了し、記事の移転作業に人手が不要となりました。
元々は多くの工数を見込んでいましたが、空いたリソースを効率よく活用することができました。
事例7 派遣社員の勤怠データ集計・報告業務
人材派遣会社で実施している、勤怠データの集計と報告業務をRPA化した事例になります。
派遣社員は、派遣先で就業した勤怠データを自社の基幹システムからExcel出力し、編集した上で、取引先へ勤怠報告をしていました。
しかし、作業開始できる時間が遅く、夜の21時から営業担当が実施していたため、業務改善と残業抑止活動の一環でRPAが導入されました。
その結果、データの出力から取引先へのメール報告までRPA化ができたため、営業担当の残業抑止だけではなく、業務全体の効率化へとつながっています。
事例8 物件情報を取得しExcelに転記する作業（不動産業界）
不動産業界の会社で、賃貸情報サイトから物件情報を取得し、Excelに転記する業務をRPA化した事例です。
賃貸情報サイトから条件に合う物件情報を取得し、Excelに転記する業務を実施していましたが、毎月大量のデータを転記するため工数がかかるだけではなく、専任の担当者を設けて運用する必要がありました。
そこで、RPAを導入し自動化したところ、数万件のデータ取得と転記がRPA化され、大幅なコスト削減につながったことや、熟練者でも発生していた転記ミスがなくなり、データの信頼性が向上する結果となりました。
事例9 日次売上の集計報告業務（経営管理部門）
POSシステムから届く、売上速報値の集計業務をRPA化した事例になります。
全国に店舗を展開している企業で、およそ100店舗のPOSシステムから届く売上速報値を、データベースに登録し、必要情報を抽出してテンプレートファイルへの転記と経営陣へのメールを送付するような業務がありました。
該当業務の担当者は、集計が完了するまで帰ることができず、時間的にも精神的にも負担がかかっていたため、RPAの導入を決定しました。
その結果、従来の約10倍まで処理速度を向上させることができ、担当者は精神的な負担から解放され、残業削減などの効果も相まってエンゲージメントの向上につながっています。
事例10 報告書を集計とメール送信する業務（小売業）
各店舗から届く報告書の集計と、役員へメール送信する業務をRPA化した事例になります。
担当者は、基幹システムから各店舗の報告書をダウンロードし、日計、週計といった頻度で情報をまとめ役員へのメール連絡が必要でしたが、報告書をひとつひとつ手作業で開き、データをまとめていたため、多くの工数がかかっていました。
また、業務できる担当者が限られていたため、業務に支障が出てしまう場面も散見されていました。
そこで、RPAを導入し情報の集約からメールの送信までをRPA化することで、業務の属人化が解消され、人的リソースの負担が解消されました。
事例11 発送物に関する問い合わせ対応業務（顧客対応部門）
顧客管理システムに登録されている、配送状況などの情報を自動更新できるようにしたRPA化した事例になります。
カスタマーサポートセンターに、送付物（クレジットカードなど）の配送状況について問い合わせがあった場合、状況確認に時間がかかり回答までに時間を要していました。
そこで、RPAを導入し顧客管理システムに登録されている顧客番号をもとに、各種情報が自動で更新されるようにしたことで、情報更新業務の処理スピードがアップしました。
これにより、問い合わせに関する回答時間の短縮などにより、顧客を待たせることが少なくなり、顧客満足度の向上につながっています。
事例12 商品情報をWEBに掲載する業務（小売業）
Excelにまとめられた商品情報を、サイトへ掲載する業務のRPA化をした事例になります。
毎月月初に数百件もの商品登録を実施する業務がありましたが、1件ずつ手作業で掲載していたことや、商品に一致する写真を別ファルダから探して掲載するため、時間がかかるのはもちろんのこと、状況によっては情報公開が遅れることもありました。
そこで、RPAを導入し、一連の作業をRPA化した結果、人手が不要になり担当者のリソースが空いたことや、情報公開が遅れることが無くなったため、機会損失のリスクが低減されるようになりました。
RPA化の失敗事例を避けるために
RPAは上記事例で紹介したように、さまざまな業務を自動化できるツールです。
しかし、RPAを導入したものの、うまく活用できず失敗事例となってしまうケースも散見されています。
そこで、業務をRPA化するときに注意したいポイントについて、3つ挙げて解説します。
自動化する業務を選定する
RPAを導入する際は「どの業務を自動化するのかについて」あらかじめ検討しておきましょう。
RPAを導入したものの、業務の大半がRPAでの自動化に向いていない業務で、ツールの効果を十分に実感することができないケースは多く存在します。
そのため、RPAが得意としている「一定のルールに従った業務」や「単純な定型業務」といった業務を洗い出し、選定しておくことが大切です。
スモールスタートで開始する
RPAの導入に失敗してしまうケースとして、いきなりすべての業務を対象として自動化を推進してしまう事例があります。
RPAを導入し効果的に活用するためには、規模の小さい業務をRPA化し、自動化のコツや費用対効果を実感してから、徐々に自動化範囲を広げていくようにしましょう。
自社にあったRPAツールを選定する
導入するRPAツールは、なんでも良いわけではありません。
自社が自動化したいと考えている業務に合った、RPAツールを選定する必要があります。
選定するときのポイントとしては、以下の3つです。
- RPAの種類の違いを知る
- 価格と機能のバランスで選ぶ
- 使いやすさやサポートで選ぶ
自動化したい業務を選定したあとに、上記の3点をポイントを軸に検討を進めてください。
次の記事ではRPAの選び方とおすすめツールを比較
今回の記事では、RPA化に成功した事例や、RPAの導入に失敗しないためのポイントついて解説をしました。
RPAの導入を成功させるためには、同じ業界や職種の成功事例を参考に自社の導入を検討することも大事ですし、失敗しないためのポイントについても知っておく必要があります。
中でも、RPAツールの選定については「種類が多すぎでどうやって選んだら良いか分からない」となってしまうケースが散見されています。
そのため、RPAツールの選定について以下の記事にまとめていますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。
