スプレッドシート業務を自動化できるタスクについて詳しく解説！

Googleスプレッドシートの集計作業は、扱うデータ量が増えるほど複雑化し、担当者の手作業では追いつかなくなることがあります。

特に、日次や週次で更新する作業などは、担当者が同じ操作を何度も手作業で繰り返す必要があり、ミスの発生や作業時間の増加が大きな負担となります。

そこで、多くの企業では、ミスの発生や作業時間の課題を解決する方法として、RPA（Robotic Process Automation）による自動化を進めています。

本記事では、スプレッドシートの集計作業を自動化できるもの・タスクの解説と共に、おすすめRPAツール3選もご紹介します。

スプレッドシートの集計作業を自動化できるもの

スプレッドシート業務の自動化は、主となるタスク（集計作業・データの取り込み・レポートの作成など）によって、選ぶものが異なります。

ここからは、スプレッドシートの集計作業を自動化できるものについて、わかりやすく解説していきます。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）は、日々のデータ処理にかかる手間を大幅に削減するツールとして、多くの企業や個人に利用されています。

特に、RPAは、人が行うパソコン操作（クリック・入力・コピー＆ペーストなど）をそのまま覚えて、業務を自動実行する仕組みなので、プログラミング知識がなくても簡単に扱える点が魅力です。

そのため、スプレッドシートの更新・集計作業は、複雑な関数やスクリプトを使わずに自動化できることから、現場担当者でも扱いやすくなっています。

例えば、RPAは、メールで届くExcelやCSVファイルを開いて、必要な項目（データ）をスプレッドシートに貼り付けてから、集計結果を別シートに反映し、最後にレポートとしてPDF出力する一連の操作も自動で実行します。

また、RPAは、スプレッドシート内の操作だけでなく、Webツールやクラウドサービスとの連携も得意なので、フォームから送信されたデータやチャットツールのメッセージを取得し、スプレッドシートに自動保存することも容易です。

さらに、RPAは、決まった時刻に集計作業を実行する「スケジュール設定」にも対応しているため、毎朝出社した時に最新の集計結果が揃っているなど、理想的な運用を実現します。

基本的に、RPAは、複数のアプリケーションと連携しやすいので、従業員を繰り返し業務から解放し、業務の効率化と作業ミスの防止が可能です。

スプレッドシート業務を自動化するMICHIRU RPA

関数

関数は、正しく組み合わせることで、追加のツールやプログラムを導入せずに、スプレッドシート本来の機能だけで、高度なデータ処理や業務の自動化が可能になります。

基本的に、関数は、売上データの集計・顧客データの整理・条件に応じた抽出作業など、これまで手作業で行っていた業務を自動化できるので、常に最新の情報を確認できる環境が整います。

特に、定期的かつ同じ形式でデータを更新する業務は、関数による自動処理が大きな効果を発揮し、作業の省力化を実現します。

関数は、スプレッドシート内でデータが更新される度に、自動で再計算する仕組みを備えています。

例えば、SUM・AVERAGEなどの基本的な関数だけでなく、条件付きで集計できるSUMIF・COUNTIFや、複数条件に対応したSUMIFS・COUNTIFSを活用することで、毎日繰り返す集計作業を完全に自動化できます。

また、QUERY関数を使えば、データベースのような柔軟な抽出や並び替えができたり、複雑な集計も1つの関数でまとめることが可能です。

さらに、IMPORTRANGE関数を使えば、他のスプレッドシートからデータを自動で取得できるので、複数部門の情報をまとめる際にも大変便利です。

関数の一覧については、Googleドキュメント エディタ ヘルプにある「Google スプレッドシートの関数リスト」にまとめられています。

スクリプト機能（Google Apps Script = GAS）

GASは、Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語であり、スプレッドシートの操作だけでなく、他のGoogleサービスアプリ（Gmail・ドライブ・カレンダーなどの）と連携した高度なワークフローを構築できます。

そのため、GASでは、関数だと対応しきれない複雑な集計作業や、大量のデータを扱う業務でも、柔軟に自動化できるところが大きな魅力です。

例えば、複数のスプレッドシートから必要なデータだけを取り込んで、一つの表にまとめたり、外部APIから情報を取得して、スプレッドシートに書き込むことも可能です。

また、GASは、条件に応じてメール通知を自動送信したり、色付け・フィルタ処理を行う作業もスクリプトとして自動化できるため、幅広いビジネスシーンで応用できます。

さらに、トリガー機能を使えば、毎日決まった時間（毎朝9時など）に集計処理を実行する「スケジュール設定」も簡単に行えます。

特に、データ集計からレポート作成・メール送信までを一連の流れとして自動化すれば、毎日のルーティンワークを大幅に省力化できます。

GASは、Googleアカウントがあれば無料で利用できるため、コストをかけずに高度な自動化を構築できるのもポイントです。

マクロ（VBA）

Googleスプレッドシートでは、ExcelのVBA（マクロ）を直接使用できませんが、Excel側で構築したマクロを活用し、加工したデータをスプレッドシートと連携させることで、作業の大幅な自動化が可能です。

特に、既存のExcel業務が多く残る企業では、マクロを用いた自動化が依然として重要な役割を果たしています。

例えば、複数ファイルのデータを一括で取り込んでから、条件に応じて抽出や並べ替えを行ったり、集計表として整形するような処理も、VBAであれば完全に自動化できます。

また、スプレッドシートの集計作業は、業務で長年使われてきた既存のマクロを改修するだけで、新しいルールにも対応できるため、導入コストを抑えられる点も大きなメリットです。

さらに、Excelの高速演算とVBAの自動処理を組み合わせれば、データの大量集計や複雑なIF条件を伴う業務も、手作業で数十分かけていたことを数秒に短縮できます。

スプレッドシート業務を自動化するMICHIRU RPA

スプレッドシート業務を自動化できるタスク

スプレッドシート業務を自動化できるタスクには、日常のルーティン業務から高度なデータ処理まで、幅広い作業が含まれています。

特に、スプレッドシート業務の自動化は、毎日・毎週繰り返される単純作業や、正確さが求められる数値処理を中心に、大きな効果を生み出します。

ここからは、スプレッドシート業務を自動化できるタスクについて、詳しく解説していきます。

複数シートのデータ連携・転記

複数シートのデータ連携・転記作業は、スプレッドシート業務の中でも、時間と手間がかかるタスクの一つです。

特に、一つのマスタシートに統合する作業は、部署・担当者ごとに管理しているシートや、月別・日別のデータをまとめる必要があるので、担当者にとって大きな負担となっています。

しかし、RPAや関数を活用すれば、手作業でコピー＆ペーストを繰り返す必要もなくなり、転記作業を完全に自動化できるため、誤入力や転記漏れのリスクが低くなります。

特に、売上管理や在庫管理に関わる業務では、スプレッドシート間のデータ連携がリアルタイムで行われることによって、自動化による時間短縮と正確性の向上が期待できます。

フォームとの連携による回答の集計・整形・転記

Googleフォームをはじめとするアンケートツールや入力フォームは、顧客情報の収集・社内アンケート・申請内容の受付などに活用されています。

回答結果は、自動的にスプレッドシートへ保存されますが、そのままだと分析や管理に向かないケースが多く、集計・整形・転記作業を自動化することで、業務全体の精度とスピードを飛躍的に高めることができます。

フォームから送信されたデータを集計する作業は、回答数が増えれば増えるほど、時間がかかったり、ミスが発生しやすくなります。

しかし、RPAやスプレッドシートの関数を活用すれば、回答が追加される度に自動で分類・転記されるため、常に分析可能な形へと整えることが可能です。

特に、フォームから取り込まれたデータは、入力順や項目順が固定されているため、管理用途に合わせて列を並べ替えたり、不要な情報を削除したりする必要があります。

そこで、こうした整形作業を自動化できれば、毎回同じフォーマットで整ったデータを作成できるので、レポート作成や分析作業が格段に早くなります。

スケジュール実行による定期処理

日々の業務では、毎日決まった時間に行うデータ更新・定期的なリマインド通知・週次 / 月次のレポート作成など、決まったタイミングで行う作業が多くあります。

しかし、これらの作業は、手作業で行うとミスに繋がりやすく、担当者が不在の場合に処理が滞るリスクも生じてきます。

そこで、スケジュール実行を導入すれば、これらの作業を完全に自動化し、担当者の負担を大幅に削減するだけではなく、属人化を防ぎながら正確で安定した運用が可能です。

例えば、毎週特定の曜日にレポートを作成し、関係者にSlackの通知を送る処理や、月末に請求データをまとめて、自動集計する処理なども完全自動化できるため、組織全体の業務品質向上に繋がります。

また、RPAやGASでは、外部のAPIと連携することで、外部データを定期的に取得し、スプレッドシートに反映させる高度な運用にも対応できます。

Google Anayticsのコンバージョン数の転記

Google Analyticsのコンバージョン数をスプレッドシートへ自動転記する仕組みは、Webサイト運営やマーケティング業務の効率化に大きく貢献します。

日々のアクセス解析では、フォームの送信数や購入完了数など、コンバージョンデータ（CV）を定期的にスプレッドシートにまとめる作業が欠かせません。

特に、コンバージョン数は、ビジネスの成果を図る上で欠かせない指標であり、多くの企業で日次・週次で数値をレポート化しています。

しかし、これらの作業は、手作業で行うと、データ取得の手間や記録ミスが発生しやすく、分析スピードも多く消費するので、Google Analyticsとスプレッドシートを連携して、数値の取得・記録を自動化する仕組みが有効的です。

RPAやGASでは、Gmailの受信トレイから特定の条件に合致するメールを取得し、件名・本文・送信者情報・受信日時などを抽出して、スプレッドシートへ書き込むことができます。

例えば、問い合わせ・フォーム送信・資料請求など、キーワードでフィルタリングすることにより、必要なメールだけを自動で集計することが可能です。

さらに、RPAやGASのトリガー機能を活用すれば、1時間ごとや毎日決まった時間に、自動で数値取得が実行されるので、常に最新の数値をスプレッドシートへ反映できます。

スプレッドシート業務を自動化するMICHIRU RPA

Gmailに届いた問い合わせメールを転記

Gmailに届いた問い合わせメールをスプレッドシートへ自動転記する仕組みは、問い合わせ対応の向上と管理体制の強化に大きく役立ちます。

問い合わせメールの整理や内容確認は、多くの企業にとって欠かせない業務ですが、毎回人の手で転記すると時間がかかり、入力ミスや抜け漏れが発生しやすくなります。

特に、問い合わせ件数が多い場合は、管理が煩雑になりやすく、作業負担が大きくなることで、スプレッドシートの更新が追いつかず、対応の遅延や機会損失に繋がることもあります。

しかし、このような課題は、Gmailとスプレッドシートを連携し、問い合わせ内容を自動で記録する仕組みが非常に効果的です。

RPAやGASを導入すれば、Gmailの受信トレイから特定の条件に一致するメールだけを自動で抽出し、必要な要素（件名・送信者・受信日時・本文など）だけを抜き出してスプレッドシートへ書き込むことができます。

また、転記作業の自動化は、情報がスプレッドシートに自動で蓄積されるため、問い合わせ一覧が常に最新状態で維持されるので、担当者間の引き継ぎや状況共有がスムーズになり、チーム全体の対応品質が向上します。

さらに、自動化されたスプレッドシートは、問い合わせ内容の分類・集計・分析も簡単に行えることから、顧客ニーズの把握やサービスの改善にも活かせるのが強みです。

加えて、スプレッドシートと連動して自動返信メールを送る仕組みを組み合わせれば、問い合わせ受付後の初動対応を自動化することも可能です。

受注数などのデータ入力

受注数やデータをスプレッドシートへ自動入力する仕組みは、日々の売上管理や業務記録の正確性と、効率化を大幅に向上することが可能です。

多くの企業では、ECサイトや店舗での受注情報（在庫数・販売実績など）をスプレッドシートに入力し、売上管理や在庫管理を行っています。

しかし、これらの作業は、取り扱うデータ量が多いと時間がかかり、入力ミスや更新漏れが発生しやすく、業務全体の精度に影響してしまうこともあります。

そのため、受注データを自動でスプレッドシートに登録する仕組みは、業務効率化を進める上で、非常に効果的となります。

例えば、ECサイトの注文データをAPIで取得し、スプレッドシートへ自動反映できるように設定すると、データ更新の手間がほぼゼロです。

また、RPAやGASを導入すれば、スプレッドシート内に蓄積された売上データを基に、月次レポートや週次報告書を自動で生成し、Googleドキュメント・PDFとして出力する仕組みを構築できます。

さらに、RPAやGASでは、Slackやメールに通知する設定をすると、特定の注文数を超えた際にリアルタイムで把握可能です。

書類・レポートの作成

多くの企業では、売上 / 業務報告書・進捗レポート・在庫 / 顧客一覧・分析資料など、定期的に作成する資料が多岐に渡ります。

しかし、これらを手動でまとめる作業は、データの抽出・グラフの更新・レイアウトの調整など、多くの時間がかかるだけではなく、担当者への負担が大きくなりやすいです。

例えば、ECサイトの売上データをAPIで取得し、毎日決まった時間に、スプレッドシートへ自動反映することも可能です。

RPAやGASを導入すれば、スプレッドシート内の最新データを基に、Googleドキュメント・スライドなどへレポートを自動生成することができます。

また、RPAやGASには、生成された書類をPDF化して、メール送信する機能も組み込めるため、報告フローそのものを自動化し、担当者がデータをチェックするだけの状態を実現できます。

売上 / 勤怠 / 在庫数 / 請求額 / 顧客リストの集計・更新・転記

多くの企業や店舗では、売上 / 勤怠 / 在庫数 / 請求額 / 顧客リストの集計・更新・転記を日次（週次）または月次で更新する必要があり、手入力が大きな負担となっています。

さらに、人が手入力でデータを扱う場合には、入力ミスや更新漏れが発生しやすく、業務全体の信頼性にも影響を与え、売上集計の誤差・在庫管理の混乱に繋がる可能性もあります。

そこで、各企業では、こうした課題を解決するために、スプレッドシートを活用した「データ管理の自動化」を進めています。

例えば、各販売チャネルの注文情報をスプレッドシートに自動で取り込むことにより、毎日の売上数値を正確に反映できます。

さらに、商品の入庫や出庫データを自動反映する仕組みを構築すれば、在庫数のズレを防ぎつつ、欠品対策や仕入れの最適化が容易になります。

特に、多店舗展開や複数の倉庫を運用している企業にとっては、リアルタイムでの更新が大きな価値を生み出します。

また、請求書については、売上データを基に金額を自動算出したり、請求済みか未請求かを自動的にステータスへ反映できるため、ミスなく正確な請求業務を維持できます。

加えて、勤怠データは、タイムカードシステムや勤怠管理アプリと連携すると、出退勤情報を自動で更新できることから、給与計算と勤務時間の確認がスムーズになります。

スプレッドシート業務を自動化するMICHIRU RPA

スプレッドシート業務の自動化におすすめのRPAツール

RPAツールは、手作業の転記・集計・レポート作成をボタン一つで実行できるため、業務の効率化と正確性を飛躍的に高める力を持っています。

特に、データ入力・転記・更新・レポート生成などが多数発生する職場では、RPAによる自動化が大きな効果をもたらします。

ここからは、スプレッドシート業務の自動化におすすめのRPAツールについて、詳しくご紹介していきます。

MICHIRU RPA

画像出典：業務を自動化するRPAツール【MICHIRU RPA】

MICHIRU RPAは、株式会社 MICHIRUによって開発・提供されており、手軽なコスト・使いやすさ・サポート体制の充実度を強みとしたRPAツールです。

MICHIRU RPAは、Windows上で操作できるExcel・ブラウザ・社内システムなど、普段使っているソフトをそのまま自動化できるため、スプレッドシート業務や定型的な事務作業の自動化に適しています。

導入コストは、初期費用10万円（税抜）・月額ライセンス費用5万円（税抜）というリーズナブルな価格設定であり、RPAをはじめて導入する企業や予算を抑えたいチームにとって、非常に使いやすくなっています。

また、1ライセンスのインストール台数は、無制限かつ同時編集最大5台・同時実行1台までなので、社内の複数端末で運用する場合にも最適です。

操作性については、プログラミング知識がなくても扱える設計で、画面操作を録画するだけでロボットを作成できるため、複雑なコードを書かずに自動化シナリオを構築できます。

加えて、機能性は、定期実行（日時指定による実行機能）によって、人が作業できない時間帯（夜間や休日など）にもスクリプトを自動実行できるので、毎日の集計作業・定期レポートの作成・データ更新などを確実に行えます。

さらに、MICHIRU RPAでは、RPAとOCRの連携によって、画像・PDFからのデータ読み取りや、複雑なAPI連携にも対応可能です。

そのため、MICHIRU RPAは、単純なスプレッドシートへの転記から、請求書データの読み取りや自動作成など、煩雑な業務までも自動化できます。

サポート体制としては、導入前に業務内容のヒアリングを行なっていたり、トライアル中に業務フローの可視化と1業務の自動化を行っています。

契約中には、無料の操作勉強会・ユーザーフォーラム・メール / チャットでの問い合わせ対応・個別のリモートサポートが利用できるため、RPA未経験者でも安心して導入できる環境です。

スプレッドシート業務を自動化するMICHIRU RPA

RoboTANGO

画像出典：RPAツールなら低価格で簡単に作れるRoboTANGO（ロボタンゴ）【公式】

RoboTANGOは、スプレッドシートの集計・転記・データ入力など、定型作業を自動化したい企業やチームにとって、非常に使いやすい国産のデスクトップ型RPAツールです。

RoboTANGOは、普段使っているExcel・Googleスプレッドシート・Webブラウザ・社内システムなどの操作をロボットに覚えさせることで、業務を自動実行できる点が特徴です。

機能性としては、複数のPCで共有可能なライセンス形態と、初心者でも扱いやすい録画機能を備えており、プログラミング知識がない方でも安心して自動化に挑戦できます。

また、RoboTANGOは、スプレッドシートへのデータ入力・更新・転記・集計作業だけでなく、Webブラウザの操作・システム間のデータ連携・定期処理・複数工程をまたぐ複雑な業務の自動化にも対応可能です。

BizRobo!

画像出典：継続率99%のRPAツール BizRobo!

BizRobo!は、スプレッドシートへのデータ入力・転記・集計・レポート作成など、定型的なオフィス業務を自動化するためのRPAツールで、企業の事務作業効率化をサポートしています。

BizRobo!は、多くの企業で導入されており、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進において、国内でも実績のあるRPAツールです。

ツールの特徴としては、プログラミング知識不要で、視覚的にロボットを作成できるインターフェイスであるところと、操作パターンをステップ（手順）ごとに繋げるだけで、日常業務を自動化できるところです。

ステップは、ITスキルがない担当者でも簡単に操作できるため、RPA導入後の社内定着が非常に速いです。

料金体系については、導入ハードルを下げるためにも、スモールスタートから始められる構成になっており、小規模チーム向けの「mini」・中堅企業向けの「Lite」・大規模運用向けの「Basic」と、利用規模に応じて選べるプランが用意されています。

そのため、まずは、比較的規模の小さい業務から自動化を進め、徐々に対象業務を拡大していくことが可能です。

スプレッドシート業務の自動化についてまとめ

本記事では、スプレッドシートの集計作業を自動化できるもの・タスクの解説と共に、おすすめRPAツール3選をご紹介してきました。

自社業務の自動化を検討している場合は、実際にスプレッドシート業務を自動化できる「MICHIRU RPAの無料トライアル」を活用して、担当者の負担削減を体感してみるのはいかがでしょうか？

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