個人・会社全体で事務作業を効率化する方法を詳しく解説！

日々の業務で、膨大な時間を費やす事務作業は、企業や従業員にとって、大きな負担となっています。

本記事では、事務作業を効率化する具体的な方法や、役立つツールについて、詳しく解説していきます。

後半には、事務作業を効率化する「おすすめRPAツール」もご紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

事務作業を効率化するメリット

現代のビジネスシーンでは、業務を効率的にこなすことで、企業の競争力を高めます。

特に、事務作業の効率化は、単に作業時間を短縮できるだけでなく、生産性の向上や、人的ミスの削減にも繋がります。

ここからは、事務作業を効率化することで、企業側が得られる「メリット」をご紹介していきます。

メリット1：作業時間を短縮できる

事務作業の効率化には、多くのメリットがありますが、最も実感しやすいのが「作業時間の短縮」です。

データ入力・書類作成・メール対応などは、多くの時間を占めてるため、これらの事務作業を効率化することで、作業時間を大幅に削減できます。

作業時間の短縮は、社員一人ひとりが業務に集中できるようになり、会社全体の生産性を向上します。

メリット2：生産性を向上できる

事務作業の効率化は、日常業務から「無駄」を削減できるので、企業全体の生産性を向上します。

例えば、繰り返し行うデータ入力や報告書の作成は、自動化することにより、業務にかかる手間を大幅に削減できます。

これにより、従業員は、単純作業から解放され、企画立案などの戦略的な業務に集中することが可能です。

生産性の向上は、組織全体のパフォーマンスを上げるだけでなく、個人のスキルアップやモチベーションの向上にも繋がります。

メリット3：労働環境を改善できる

事務作業の効率化は、業務スピードや正確性を高めるだけでなく、労働環境の改善にも繋がります。

特に、近年では、働き方改革やテレワークが普及し、効率的でストレスの少ない職場づくりが求められています。

企業側は、業務フローを見直し、無駄な作業を減らすことで、社員の負担が軽減し、快適な労働環境を整えることが可能です。

メリット4：人的ミスを削減できる

事務作業の効率化には、業務スピードや生産性の向上だけでなく、人的ミスの削減という大きなメリットがあります。

手作業による入力ミスや確認漏れは、信頼性を失うだけでなく、クレームやトラブルの原因にもなりかねません。

正確性が求められる事務作業は、業務を効率化することで、人為ミスを最小限に抑えることができます。

個人で事務作業を効率化する方法

ここまでは、事務作業を効率化する「メリット」について、詳しく解説してきました。

ここからは、個人で「事務作業を効率化する方法」をご紹介していきます。

事務作業の効率化1：デスク周りのグッズを整理整頓

個人で事務作業を効率化するためには、デスク周りのグッズを整理整頓し、環境を整えることが大切です。

散らかったデスクは、物を探すのに時間がかかるだけでなく、集中力の低下や作業ミスの原因にも繋がります。

逆に、整った作業環境は、思考をクリアにして、仕事のパフォーマンスを向上させます。

例えば、文房具・書類・ケーブル類などの小物は、収納ボックスや仕切りケースを使って、カテゴリーごとに整理するのがおすすめです。

また、使用頻度の高いアイテムは、すぐ取れる場所に配置し、不要なものを処分することで、作業スペースが最大限に活用できます。

事務作業の効率化2：パソコンのフォルダを整理

個人で事務作業を効率化するためには、パソコンのデスクトップやフォルダを整理し、どこに何があるのかを把握できることが大切です。

例えば、ファイルがどこにあるかわからないと、必要なデータを探すだけでも、無駄な時間を浪費します。

逆に、フォルダを整理しておけば、作業効率が大幅に向上し、事務作業を効率化できます。

事務作業の効率化3：ショートカットキーの活用

個人で事務作業を効率化するためには、ショートカットキーの活用がおすすめです。

ショートカットキーは、マウス操作に頼らず、キーボードだけで作業を完結できるため、基本的なショートカットキーを使いこなすだけでも、事務作業を効率化できます。

特に、ExcelやWordなどのオフィスソフトでは、ショートカットキーを活用することにより、複雑な操作や繰り返し作業もスムーズにこなせます。

操作内容	Windows	Mac
コピー	Ctrl + C	Command (⌘) + C
貼り付け	Ctrl + V	Command (⌘) + V
切り取り	Ctrl + X	Command (⌘) + X
元に戻す	Ctrl + Z	Command (⌘) + Z
取り消す	Ctrl + Y	Command (⌘) + Shift + Z
全て選択	Ctrl + A	Command (⌘) + A
保存	Ctrl + S	Command (⌘) + S
印刷	Ctrl + P	Command (⌘) + P
テキストの検索	Ctrl + F	Command (⌘) + F
新規タブを開く	Ctrl + T	Command (⌘) + T
シャットダウン	Alt + F4	Command (⌘) + Q

事務作業の効率化4：関数やマクロの活用

個人で事務作業を効率化するためには、Excelの関数やマクロの活用が効果的で、表計算やデータ処理を自動化することが可能です。

関数やマクロの活用は、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、人的ミスの防止にも繋がります。

例えば、SUM・IF・VLOOKUP関数を使うと、複雑な集計を瞬時に処理することができたり、月次報告書や請求書の作成などをスムーズにこなせます。

事務作業の効率化5：オンラインの付箋ツールを活用

個人で事務作業を効率化するためには、紛失や情報漏洩を防げる「オンラインの付箋ツール」がおすすめです。

オンラインで管理できる付箋ツールは、色分け・ラベル機能・リマインダー設定などがあり、効率的にタスクの整理・共有ができます。

さらに、クラウドベースの付箋ツールは、スマートフォンや他のデバイスと同期できるため、外出先でもタスクを確認・更新できるのも大きなメリットです。

事務作業の効率化6：テンプレートの作成

個人で事務作業を効率化するためには、毎回同じ作業を一から繰り返さない工夫が必要で、テンプレートの作成と活用が効果的です。

定型業務が多い事務作業には、テンプレートを用意しておくことで、作業時間を大幅に削減できます。

例えば、ExcelやWordで作成したフォーマットを再利用することで、デザインやレイアウトを作成する手間が省けるため、入力作業に集中できます。

さらに、クラウドツール（Googleドキュメントやスプレッドシート）と連携すれば、チームでの共有や同時編集も可能になり、リモートワークでもスムーズに業務を進行できます。

部署や会社全体で事務作業を効率化する方法

ここまでは、個人で「事務作業を効率化する方法」について、詳しく解説してきました。

ここからは、部署や会社全体で「事務作業を効率化する方法」をご紹介していきます。

アイデア1：業務マニュアルの作成

部署や会社全体で事務作業を効率化するためには、業務の流れ・手順・使用するツール・注意点などをまとめた「業務マニュアルの作成」が欠かせません。

業務マニュアルは、新人教育の時間を削減できるほか、引き継ぎをスムーズに行うことが可能です。

業務マニュアルの作成は、誰が担当しても一定の品質で作業を進められるため、業務の標準化と作業時間の短縮に繋がり、生産性を向上します。

アイデア2：ワークフローの見直し

部署や会社全体で事務作業を効率化するためには、ワークフローの見直しが大切です。

なぜなら、長年続けてきた業務の流れには、非効率な手順などもあるため、業務プロセスを可視化することで、業務の最適化と作業時間の短縮を実現できます。

アイデア3：自動化ツールの導入

部署や会社全体で事務作業を効率化するためには、定型的な作業や、繰り返し業務を自動化できる「ツールの導入」が効果的です。

自動化ツールは、請求書の発行・データ入力・メール送信などの作業時間を短縮し、人的ミスも大幅に削減します。

また、自動化ツールは、24時間稼働できるため、人が対応できない深夜や、休日の業務にも対応可能です。

アイデア4：アウトソーシングの活用

部署や会社全体で事務作業を効率化するためには、アウトソーシングの活用が効果的です。

企業は、定型業務を外部に委託することで、社内のリソースを戦略的業務や、コア業務に集中させることができます。

特に、専門性が求められる作業は、アウトソーシングを活用することで、高品質かつ素早い処理が可能となり、人的ミスの削減や業務の平準化にも繋がります。

アイデア5：ペーパーレス（デジタル）化

部署や会社全体で事務作業を効率化するためには、ペーパーレス化（デジタル化）の推進が欠かせません。

なぜなら、紙の書類に頼った業務は、印刷・保管・郵送・検索などに、多くの手間と時間がかかるからです。

しかし、これらをデジタル化した場合は、作業時間の短縮と、業務の効率化を促進し、生産性の向上に繋がります。

事務作業の効率化に役立つツール

ここまでは、部署や会社全体で「事務作業を効率化する方法」について、詳しく解説してきました。

ここからは、事務作業の効率化に「役立つツール」をご紹介していきます。

RPA

RPAは、人間がパソコン上で行っている定型業務を、ソフトウェアロボットに代行させる技術で、事務作業の効率化が可能です。

特に、RPAは、データ入力・帳票作成・請求書発行・メール送信など、時間と手間がかかる事務作業が得意で、業務効率化を促進します。

AIチャットボット

AIチャットボットは、人工知能（AI）を利用して、人間と自然な会話を行えるため、問い合わせ対応や社内のヘルプデスク業務などで、幅広く活用されています。

また、AIチャットボットは、学習を重ねるごとに回答精度が向上するため、導入後も継続的な改善が見込めます。

さらに、AIチャットボットは、社内システムや外部ツールと連携することにより、申請処理の自動化や、データ収集の効率化も実現できます。

管理システム

管理システムは、顧客情報・在庫・勤怠・案件・スケジュールなど、業務に関わるさまざまなデータを一元管理することが可能です。

各担当者は、Excelなどで個別に管理していた情報を、一つのシステムに集約することで、データの更新漏れや重複入力を防げるため、事務作業の効率化を促進します。

特に、クラウド型の管理システムを導入すれば、社内外問わず、どこからでもアクセスできるので、テレワークや外出先での業務もスムーズに行えます。

会計ソフト

会計ソフトは、仕訳入力・帳簿作成・決算書の作成・税務申告などを、自動化・簡素化できるため、大企業から個人事業主まで幅広く利用されています。

特に、手作業で行っていた経費精算・請求管理は、会計ソフトを使うことで、自動で仕訳処理ができるため、データの一元管理が可能です。

また、クラウド型の会計ソフトは、インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできるので、複数の担当者がリアルタイムで情報を共有できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、個人やチームの業務内容を可視化できるため、やるべき仕事の整理・優先順位付け・進捗状況を一元管理することが可能です。

事務作業は、タスク管理ツールを導入することで、進捗状況をリアルタイムで確認できるため、タスクの抜け漏れや重複を防げます。

また、事務作業の効率化には、リマインダー機能・ステータス表示・コメント機能などを活用すれば、社内の情報共有もスムーズになり、チーム全体の生産性が向上します。

チャットツール

チャットツールは、社内外のメンバーと、リアルタイムでコミュニケーションできるため、メールよりも迅速な連絡が可能なことから、近年多くの企業が導入しています。

また、チャットツールは、テキストベースの会話だけでなく、ファイルの共有・オンライン会議・タスク管理機能なども統合されているので、業務の一元化が図れます。

Web会議ツール

Web会議ツールは、インターネットを通じて、離れた場所にいるメンバーと、リアルタイムで会話や資料の共有ができます。

また、Web会議ツールは、高品質な音声・映像通信に加えて、画面共有・チャット機能・録画機能など、多彩な機能を搭載しています。

そのため、企業側は、対面会議にこだわる必要がなくなり、移動時間の削減とともに、事務作業の効率化が可能です。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上でファイルを保存・管理できるため、どこからでもデータへアクセスすることが可能です。

各企業は、オンラインストレージを導入することで、紙の資料や社内サーバーに依存することなく、ファイルの共有・編集・バックアップを効率的に行えます。

また、オンラインストレージには、複数人での同時編集・履歴管理・アクセス権限の設定など、共同作業をスムーズに進める機能も充実しており、事務作業の効率化におすすめです。

おすすめRPAツール3選

ここまでは、事務作業の効率化に「役立つツール」を詳しく解説してきました。

ここからは、おすすめRPAツール3選について、ご紹介していきます。

MICHIRU RPA

画像出典：業務を自動化するRPAツール【MICHIRU RPA】

シンプルプラン	月50,000円
アシストプラン ※月4回のオンラインサポート付	月100,000円

※メール・チャットサポートは無料

AUTORO

画像出典：クラウド型RPA「AUTORO（オートロ）」

EzRobot

画像出典：RPA EzRobot

利用料	月50,000円

まとめ

本記事では、事務作業を効率化する具体的な方法や、役立つツールについて、詳しく解説してきました。

事務作業の効率化は、RPAやタスク管理ツールを活用することで、業務負担を減らせるので、チーム全体の生産性が向上します。

事務作業の効率化を検討する際は、本記事を参考にしながら、自社に適したツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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