RPA（Robotic Process Automation）は手順の決まった定型業務を自動化できるロボットで、業務効率の改善のために用いられます。
RPAは導入の仕方によってはDX推進にも役立つため、DXに取り組む企業が積極的に導入している傾向があります。
この記事ではRPAとDXの関係性や、DX推進にRPAを活用するメリットとデメリット、RPAの導入プロセスなどについて解説します。
RPAとは
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、ロボットによる業務自動化を指します。
これまで人間が行っていたPCで行う業務を、パソコンのソフトウェアが行うことです。
具体的にRPAが代行できる業務は、作業手順が一定の定型業務です。
一定のルールに従ったデータ入力や書類作成など、単純作業を繰り返す内容であればRPAが活躍できる業務であると言えます。
一方で、業務プロセスが複雑で毎回異なる判断が求められる業務は、RPAで代行するのは困難です。
DXとは
DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略で、デジタルを使った革新を意味します。
ビジネスモデルや製品、サービスの提供方法などがデジタルの力で大きく変化し、競争上の優位性が確保できていればDXを達成したと言えるでしょう。
一方で、業務の一工程にRPAを導入して自動化するなど、ビジネスモデルや製品に革新的な変化が生じない変化はDXとは呼べません。
単なる機械化やデジタル化をDX推進だととらえてしまう人は多いので、システムやツールを導入しただけではDX推進とは呼べない点を押さえておきましょう。
DXとRPAの関係性は「目的」と「手段」
DXとRPAは「目的」と「手段」の関係です。
RPAの導入によって単純作業や定型業務を自動化していくことで、業務効率化やヒューマンエラー削減を実現できます。
また、人間がより創造的な業務に時間を割けるようになり、結果的に企業のDX化につながります。
このように、業務効率化の手段としてRPAを活用することで、DX推進に割ける時間や労力が増えるため最終目的であるDX推進を達成しやすくなるのです。
DX推進にRPAを活用するメリットとデメリット
DX推進にRPAを活用することには、メリット・デメリットが存在します。
メリットとデメリットをそれぞれ解説していきます。
メリット
まずはDX推進にRPAを活用するメリットから紹介していきます。
業務効率化
人間が行っていた単純作業をRPAが代行するので、業務速度が向上し効率化に繋がります。
作業時間の削減
単純作業への対応によって取られていた時間が無くなり、従業員の作業時間削減に繋がります。
その結果、人件費削減や労働者の満足度向上といった結果が出やすくなります。
サービス品質の向上
RPAが人間の代わりに仕事をこなすことで、単純ミスを減らせます。
正確性が高まりサービス品質向上に繋がりやすくなります。
24時間体制で運用可能
RPAは人間とは違い24時間体制で稼働できます。
したがって、夜間や休日に定型業務を処理する必要が生じた場合も、すぐに対応できるのがメリットです。
スモールスタートで導入できる
RPA導入時にはいきなり社全体や部署全体に導入する必要はなく、特定の定型業務のみに小さく導入できます。
いったんスモールスタートし、効果が見られたら拡大できるので、DX推進度合いに合わせて利用箇所を拡大可能です。
デメリット
引き続きRPAを導入するデメリットを紹介します。
RPAロボットのシナリオが間違っている可能性もある
作成したシナリオに誤りがあり、RPAが期待通りの動作をしないケースも考えられます。
シナリオのミスを防ぐには、シナリオ作成時に以下のようなルールを設けるようにしましょう。
- シナリオ作成に役立つマニュアルやドキュメントを整備する
- 作成したシナリオを確認する体制にする
- シナリオ作成後、詳細情報を登録するためのデータベースを構築する。
RPAがブラックボックス化するリスクがある
RPAのシナリオを作成した人物が分からなくなったり、異動や退職してしまったりすると、動作の工程が不明なRPAロボットになる恐れがあります。
したがって、RPAのシナリオ作成時にはドキュメントを残しておくなど、ブラックボックス化を防ぐ施策が必要となります。
RPAロボットは定期的な見直し・点検が必要
RPAは定期的に見直しや点検をし、エラーが発生する恐れが無いかを確認する必要があります。
業務プロセスや基盤変更などの際に、正常に動作しなくなる可能性があり、定期的な点検が必要だからです。
正常にRPAが動作している場合でも見直しを行い、エラーで動作停止した場合の業務フローも決めておくといいでしょう。
導入プロセスを解説
ここからはDX推進に向けて、効果的にRPAを導入するプロセスを解説していきます。
自動化対象となる業務の特定
はじめに、どの業務をRPAで自動化するするかを洗い出し、特定する必要があります。
RPAは業務の手順が決まっている定型業務を迅速にこなせることに強みがありますが、手順化できない複雑な業務には対応できません。
そのため、導入する対象を間違えるとRPA本来の性能を活かせなくなってしまいます。
RPAを有効活用するために、RPAで代替できる業務を洗い出し特定するところから始めましょう。
最適なRPAツールの選定
RPAを導入できる業務を絞り込めたら、導入するRPAツールを選定していきます。
様々な企業がRPAツールを発表しており、機能面や費用面、工数などがバラバラです。
どのツールであれば自社に合うかを吟味し、採用するツールを選んでいくようにしましょう。
トライアルの実施
続いてトライアル導入を実施し、RPAが予定通り動作するかどうかを確認していきます。
ツールによってはトライアル期間が設けられているので、期間内であれば完全無料での試験導入が可能です。
効果測定と課題検証
トライアル期間に、業務効率化や人件費削減といった効果が出るかどうかを確認しましょう。
この段階で思わしい効果が出ない場合、導入方法の改善や導入するツールの変更が必要となります。
本格導入
導入によって効果が見込めるようであれば、いよいよ本格導入していきます。
全社に対してツールのインストール方法や使い方を説明し、RPA運用を開始しましょう。
運用及び保守の実施
RPAは導入したら終わりではなく、運用及び保守をする必要があります。
導入後には、運用方法やトラブル発生時の対処方法を検討し、今後の方針を決めていきましょう。
何かあってから慌てたのでは遅すぎるので、運用開始した時点で対応方法を決めておくのが無難です。
活用する際の注意点やポイントを紹介
RPAの導入を成功させ、スムーズにDX推進につなげるための注意点やポイントを紹介していきます。
目標や指標の明確化
RPA導入のよくある失敗パターンは、導入後に成果が出ているのかどうかよくわからないというケースです。
事前に導入の目的や指標を決めていなかったため、削減できた業務量や業務時間がよくわからなくなってしまうのです。
これを防ぐためには、RPA導入前もしくは導入直後に、以下のような内容を指標とし設定効果測定できるようにしておきましょう。
- 現時点での残業時間
- 人件費
- ミスの発生率
これらの変化が計測できるように指標にしておけば、RPA導入前後でどのような変化があったかが明確に分かるはずです。
テスト導入
社内に新しいRPAツールを導入する場合、必ずテスト導入するようにしましょう。
ひとつの業務に絞って小さくRPAを導入し、問題なく動作することを確認してから本格導入すれば、導入失敗の可能性を小さく抑えられます。
そのため、はじめから巨大な金額を投資し広く投資するのは避け、テスト導入で効果を試してから導入するかどうか決めるようにしましょう。
RPAを活用できる人材の育成
安定的にRPAの運用、保守を行うためには、RPAを活用できる人材の育成が必要不可欠です。
基盤システムの変更やアップデート、トラブルの際にも対応できるよう、RPAを活用できる人材を育てておき、様々な場面に対応できるようにしておきましょう。
マニュアルを更新する
RPAの運用においては、操作やメンテナンスの方法をまとめてマニュアル化しておくことも重要です。
また、RPAのシナリオを変更した場合は、同時にマニュアル更新し最新に保っておく必要があります。
更新履歴を残しておかないと、次第にRPAがブラックボックス化する恐れがあるので、マニュアルの更新を忘れないようにしてください。
RPA導入をDX推進につなげる意識を持つ
RPA導入をDX推進に活かすには、その前提でRPAを扱う必要があります。
RPA導入時には目の前の業務効率向上にばかり目が行きがちですが、それだけだとRPA導入がDX推進につながらずに終わる可能性が高くなってしまいます。
RPAをDX推進に活かすには、業務全体を俯瞰したうえでどの業務にRPAを導入すべきかを考えます。
そのうえで、ビジネスモデル全体の生産性を高める目的でRPAを導入すれば、RPA導入が最終的にDX推進に役立つ可能性が高いでしょう。
費用対効果についても考慮する
RPAツールは様々な企業がリリースしており、価格や性能も様々なため、費用体効果を考えながら、採用するツールを選ぶようにしましょう。
性能の高いRPAはその分費用も高くなるので、シンプルな業務に対して採用してもオーバースペックとなり、無駄になる恐れがあります。
したがって、業務フローがシンプルな業務を自動化する場合は、比較的価格の低いRPAツールを導入するといいでしょう。
かんたんな業務であれば、基本的な性能のRPAでも十分に対応できる可能性が高いですし、もしも性能が不十分であればカスタマイズやグレードアップで対応できることが多いです。
初めから高性能・高価格なRPAを選ぶと、費用対効果が悪くなることが多いので、初めは性能はそこそこでリーズナブルなモデルを選ぶようにしましょう。
RPAを活用してDX推進に成功した事例を紹介
ここからは、RPAを活用することでDX推進に成功した実際の事例を、いくつか紹介していきます。
複数業種の事例を紹介しているので、自社のDX推進に参考にしていただければ幸いです。
セブンイレブンジャパン
株式会社エル・ティー・エスは、2018年よりセブンイレブンジャパンに対してRPA導入支援を実施しました。
合計31種類の業務に対しRPAを導入し、平均約8割の業務時間削減に成功しています。
また、RPAはリモートワーク環境下で場所・時間に制限されない効率的な業務遂行にも役立っており、RPAがDX推進にも貢献しております。
出典：セブン‐イレブン・ジャパン向けにRPA導入支援サービスを提供 | 株式会社 エル・ティー・エス
三井住友トラストクラブ株式会社
三井住友トラストクラブ株式会社は、三井住友信託グループのクレジットカード会社です。
同社では2018年9月から「Robo-Pat」という、業務部署が自分で作られるRPAを導入し始めました。
RPAは様々な業務において活用され、2019年8月には約70のロボットを動かすまでに。
導入から1年未満で、年間換算24,000時間程度の仕事の削減という結果を出しました。
短期間で業務効率化の結果を出すことに成功し、RPA導入がDX推進につながった一例と言っていいでしょう。
出典：三井住友トラストクラブ株式会社 – RPA – Robo-Pat DX（ロボパットDX）
WILLER株式会社
高速バスや夜行バスといったバス事業を中心に、移動ソリューションを提供するWILLER株式会社では、RPAを活用し業務効率化に成功しています。
WILLERではフェリー商品の販売をしており、予約受付期限が平日限定の商品の販売停止作業を一部手動で行っていました。
そこで、RPAを活用した自動化に取り組み、以前は40分かかっていた作業が15分で完了するようになり、会社全体では月231時間の短縮を実現させています。
出典：WILLER 株式会社 – RPA – Robo-Pat DX（ロボパットDX）
株式会社電通
株式会社電通は2016年9月末に労災認定された新人社員の過労自死事件をきっかけに、働き方改革をスタートしその一環としてRPAの導入を進めています。
その結果、2017年12月末までに約400の業務工程をRPAで自動化し、時間にして月間12000時間の短縮に成功しています。
RPAの導入により、長時間労働が当たり前とされていた組織文化が変革されはじまっており、DX推進につながる理想的な導入事例と言えます。
出典：電通が長時間労働対策で「ロボットが業務代行」に辿り着くまで | 組織の病気～成長を止める真犯人～ 秋山進 | ダイヤモンド・オンライン
三井住友海上火災保険株式会社
三井住友海上火災保険株式会社では、2018年からRPAを活用した業務自動化をスタートし、様々な定型業務をロボット化してきました。
その結果、年間10万時間、社員50人分の労働量の削減に成功しています。
2023年現在、RPAでの置き換えが可能な定型業務はすでに自動化が完了しています。
今後は、より複雑な業務をいかにRPAで自動化していくかに焦点を当て、RPAのさらなる活用を目指していく見込みです。
出典：支払業務など定型業務へのRPA導入はほぼ完了、自動化は第2ステージへ（三井住友海上火災保険）｜研究プロジェクト｜リクルートワークス研究所
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記事まとめ｜RPAを導入してDX推進を加速させよう
RPAは手順の決まった定型業務を自動化してくれるツールで、上手に使えば業務効率改善に大きく貢献してくれます。
RPAの導入によってできた、人間の時間やエネルギーといったリソースをより重要な業務に活用することで、DX推進を実現できる可能性が高まるからです。
ただし、RPAの使い方によっては、導入の効果を十分に感じられない可能性もあります。
RPAの性能を十分に活かすには、業務全体の洗い出しを行いどの業務にRPAを導入するかを検討してから、実用化するようにしましょう。
