大学職員の業務は、入試関連のデータ入力・学生情報の管理 / 登録・出欠情報の転記・証明書の発行・会計処理など、同じ手順を繰り返す作業が数多く存在します。
しかし、これらの作業は、正確性が求められる一方で、手入力による負担で人的ミスが発生しやすい業務です。
そのため、大学では、業務の効率化だけでなく、限られた人員で質の高いサービスを提供し続けるために、今後ますますRPAの導入が進んでいくと示唆されています。
本記事では、大学職員の業務を自動化するRPAについての解説と、導入メリット・具体的な活用事例・RPA導入校・おすすめツールをご紹介していきます。
大学職員の業務を自動化するRPAとは
RPAとは、パソコン上の操作をソフトウェアロボットが代行することで、反復作業を自動化し、業務の効率化と品質の向上を同時に実現する技術です。
RPAは、人が行っているクリックや入力操作などを自動実行できるため、労働時間の削減を始めとし、人手不足の解消と人的ミスの抑制にも繋がります。
近年、RPAは、DXの推進や働き方改革の一環として導入が進んでおり、限られた人員で高品質な教育・学生サービスを提供するツールとして、大学においても注目されています。
RPAを大学に導入するメリット
大学では、入試関連のデータ処理・学生情報の登録 / 更新・証明書の発行・経理処理など、日常的に多くの定型業務が発生しています。
これらの業務は、人手に依存し続けると、業務量増加に伴う負担の偏り・人的ミスの発生・業務の属人化・対応の遅れといった課題を抱えやすいです。
ここからは、RPAを大学に導入するメリットについて、わかりやすくご紹介していきます。
労働時間の削減
大学職員の業務には、入試関連のデータ入力・学生情報の登録 / 更新・履修 / 成績データの集計・証明書の発行手続き・各種申請書類の確認 / 転記など、同じ手順を繰り返す定型業務が数多く存在します。
これらの業務は、一件あたりの作業時間は短くても、件数が膨大になることで長時間労働の原因となり、繁忙期に残業が常態化するケースも少なくありません。
しかし、RPAを導入すれば、パソコン上の操作をソフトウェアロボットが自動実行するため、職員の作業時間を大幅に削減することが可能です。
また、RPAは、24時間稼働することができるので、入試シーズンや学期開始時など、業務量が急増する時期でも、人員を増やさずに限られた勤務時間内で業務をこなせます。
人手不足の解消
多くの大学では、少子化による経営状況の変化や教育・研究支援の高度化に伴い、限られた職員数で多岐にわたる業務をこなす必要があります。
一方で、大学職員の業務は、入試対応・学籍管理・各種申請対応・データ入力・会計処理など、業務領域は年々拡大しており、慢性的な人手不足が課題となっています。
しかし、RPAを導入すれば、定型業務をソフトウェアロボットが自動実行するため、少人数で多くの業務を効率的に処理できます。
また、RPAは、一度設定すれば同じ品質で作業を継続できるため、属人化しがちな業務を自動化・標準化することで、担当者の異動や退職による引き継ぎ負担を軽減し、組織全体で安定した運用が可能です。
業務効率化の促進
大学職員の業務は、反復的かつ手順が決まっているものも数多く存在するので、手作業で行い続けると確認や修正作業に追われてしまい、全体の業務効率が低下しがちです。
しかし、RPAを導入すれば、パソコン上の操作をソフトウェアロボットが自動実行するため、作業の重複や手戻りを防ぐことができるので、業務の流れがスムーズになります。
また、RPAは、設定したルールに基づいて、同じ手順で正確に作業を行えるので、繁忙期でも業務の滞留を防ぎつつ、組織としても安定した運用体制を構築できます。
業務品質の均一化
大学職員の業務は、正確性を求められる事務作業が多いものの、手作業だと担当者の経験・理解度・作業方法の違いによって、業務品質にばらつきが生じます。
しかし、RPAを導入すれば、設定したルールや手順に基づいて作業が行われるため、常に同じプロセスで業務を処理できます。
特に、大量のデータを扱う入試関連業務では、入力・転記・照合を自動化することで、ミスの発生を防ぎ、信頼性の高い業務運営が可能です。
また、RPAの導入は、業務手順の可視化と標準化を実現し、組織全体で統一された業務フローを構築します。
統一された業務フローは、担当者の異動や新任職員への引き継ぎが発生しても、同じ品質で作業を継続できるため、安定した業務運営に繋がります。
生産性の向上
大学職員の業務は、定型的でありながらも処理件数が多く、手作業に依存していると時間と労力がかかり、本来注力すべき業務に時間を割けないことが少なくありません。
しかし、RPAを導入すれば、パソコン上の繰り返し作業を自動化できるため、短時間で大量の業務を処理することが可能になり、職員一人ひとりの生産性が向上します。
単純作業から解放された職員は、人にしか担えない業務へ注力できるようになり、大学が提供するサービス全体の質が向上し、教育機関としての競争力強化にも繋がります。
人的ミスの抑制
大学職員の業務は、正確性を求められる一方で、入力漏れ・転記ミス・確認不足など、人的ミスが発生することもあるため、作業のやり直しや対応遅延が課題となっています。
しかし、RPAを導入すれば、人の判断や作業習慣に左右されることがないので、入力ミスや作業のばらつきを防ぎ、業務の精度を安定的に保つことが可能です。
特に、大量のデータを扱う業務においては、RPAによる自動処理がミスの発生リスクを低減し、信頼性の高い情報管理を実現します。
大学が安定した運営を維持するには、個人の注意力に頼るのではなく、ミスを防ぐ体制づくりが重要です。
人材育成の短略化
大学職員の業務は、入試関連手続き・学籍管理・履修登録処理・証明書の発行・研究費の管理など幅広く、それぞれに固有の手順やルールが存在します。
そのため、新任職員の育成には、多くの時間と労力がかかり、育成期間中における生産性の低下が課題となっています。
しかし、RPAを導入すれば、作業手順をシナリオとして明確に定義できるため、業務内容が可視化・標準化されます。
RPAによる自動化は、複雑な作業を一から覚える必要がなくなり、基本的な操作確認や例外対応など、必要なポイントに絞って業務を習得できます。
結果として、新任職員は、教育期間を大幅に短縮できるので、即戦力として早い段階で実務へ参加することが可能です。
RPAは、人材育成にかかる時間とコストを抑えながら、誰でも一定の品質で業務を遂行できる環境を整える手段として、大学のDX推進を支える大きな役割を担います。
大学でのRPA活用事例
近年、大学では、業務のデジタル化やDX推進の流れを受け、事務作業の効率化とサービス品質の向上を目的として、RPAの導入が進んでいます。
実際の現場では、データ入力の自動化・システム間連携・帳票作成の効率化など、さまざまな業務でRPAが活用されており、限られた人員でも安定した運用を可能にしています。
ここからは、大学でのRPA活用事例について、わかりやすくご紹介していきます。
データ登録・集計・処理
大学では、入試関連データ・学生基本情報・履修登録内容・出欠状況・成績データ・各種アンケート結果など、日常的に大量のデータを取り扱っています。
これらのデータは、複数のシステムやファイルに分散管理していることが多く、手作業による入力・転記・確認・集計に多くの時間と労力を要します。
しかし、RPAは、ExcelファイルやWebシステムから必要な情報を自動で読み取り、学務システムに登録したり、複数のデータを統合して集計表を作成したりすることが可能です。
特に、大量データを扱う場面（入試シーズンや学期開始時）では、RPAによる自動処理が業務負担の軽減に大きく貢献します。
さらに、RPAは、設定されたルールに基づいて、同じ処理を正確に繰り返すため、集計方法のばらつきを防ぎ、データの一貫性と信頼性を確保できます。
書類作成・管理
大学では、在学証明書 / 成績証明書の発行・入試関連書類の作成・各種申請書類の管理・会議資料 / 報告書の作成など、多くの書類業務が日常的に発生しています。
これらの業務は、定型的なフォーマットに基づいて作成されるケースが多いものの、手作業によるデータ入力や確認作業に時間がかかり、作成ミスや管理の煩雑さが課題となっています。
しかし、RPAは、学務システムやデータベースから必要な情報を自動取得し、指定の様式に反映して書類を自動生成することが可能です。
例えば、学生情報をもとに証明書を自動生成したり、申請内容を集約して一覧表や報告資料を作成したりするなど、これまで人が行っていた作業を短時間で正確に処理できます。
さらに、RPAは、作成した書類の保存 / 分類・指定フォルダへの格納・関係者への通知等の管理業務も自動化できるため、書類の検索性や管理効率が向上します。
システム間のデータ連携
大学では、学務システム・入試管理システム・会計システム・人事システム・図書館システム・各種クラウドサービスなど、用途ごとに異なるシステムで運用するケースが一般的です。
そのため、職員は、同一データを手作業で入力・転記・CSV出力・取り込みを繰り返す必要があり、作業負担の増加やミスの原因になっています。
しかし、RPAは、システム間のデータ移行・照合・更新作業を自動実行できるため、情報連携もミスなく短時間で終了します。
例えば、入試システムに登録された合格者情報を学務システムに自動反映したり、学生データと会計システムを連携して授業料の管理を行うなど、複数のシステムをまたぐ作業を効率化できます。
さらに、RPAは、既存システムを大規模改修せずに、データ連携を実現することが可能なので、コストを抑えながら段階的に業務改革を進められます。
メール送付
大学では、入試案内・出願受付連絡・履修登録の案内・休講 / 補講の通知・奨学金関連の連絡・各種申請の承認通知など、学生・教職員・外部関係者に向けて、大量のメール送信を行っています。
これらのメールは、内容が定型化されているにも関わらず、宛先の抽出・本文入力・添付ファイルの設定といった作業に伴い、担当者の負担増加や送信ミスが発生しやすです。
しかし、RPAは、学生情報システムから対象者を自動取得し、あらかじめ設定したテンプレートに氏名や日時などを差し込んだうえで、一斉または個別メールを自動送信できます。
さらに、RPAは、送信結果をログとして記録することにより、送信漏れや重複送信を防止し、配信状況も可視化可能です。
また、RPAによるメール送信の自動化は、繁忙期における業務の平準化にも寄与し、問い合わせ対応と並行して大量の通知業務を滞りなく処理できます。
入金消込
大学では、授業料・入学金・受験料・各種証明書の発行手数料など、多様な入金が年間を通じて発生しています。
そのため、入金消込業務は、職員が一件ずつ手作業で確認・入力を行っていると、件数が増える繁忙期に膨大な作業時間が発生し、大きな負担となっています。
しかし、RPAは、金融機関から取得した入金データを自動で読み込み、学籍番号・氏名・金額などの条件に基づいて学生情報と突合するため、該当データに自動反映させることが可能です。
さらに、RPAは、処理結果を自動的に記録・保存できるので、監査対応や問い合わせ時の確認作業も迅速に行えるようになり、業務の透明性も向上します。
口座振替金額の通知
大学では、授業料・施設設備費・実習費など、各種学納費を口座振替で徴収しており、学生や保護者に振替金額と引き落とし日の通知業務が発生しています。
しかし、これらの業務は、対象者データの抽出・請求金額の確認・通知文書 / メールの作成・送付作業といった複数の工程を伴うため、担当職員にとって大きな負担になっています。
そこで、大学側は、RPAを活用することで、対象学生の情報と請求データを自動取得し、氏名・金額・振替日などの必要項目を自動反映できるようになるので、大量の通知でも短時間で正確に処理することが可能です。
また、RPAは、指定日時に自動実行できるため、繁忙期でも振替日前の適切なタイミングで、確実に案内を送付できるようになります。
問い合わせへの一次対応
大学では、入試情報・出願手続き・履修登録・学費・奨学金・証明書の発行・施設利用など、様々な問い合わせが数多く寄せられます。
これらの問い合わせ対応は、内容が定型化しているにも関わらず、職員が個別にメール確認や回答作成を行う必要があり、対応時間の増大と業務負担の偏在が課題となっています。
特に、新学期前や入試シーズンは、問い合わせが集中してしまい、回答遅延や対応品質のばらつきが発生しやすい状況です。
しかし、RPAは、あらかじめ用意された回答テンプレートを用いることで、迅速かつ均一化された一次対応を可能にします。
また、個別対応が必要な内容については、担当部署へ自動振り分けすることもできるので、仕分けや転送作業を行う必要がなくなります。
さらに、RPAは、24時間365日稼働できるため、夜間や休日に届いた問い合わせにも即時対応可能です。
対応履歴は、自動的に記録・蓄積されるので、問い合わせ傾向の分析や業務改善にも役立ち、継続的なサービス向上に繋がります。
RPAを導入している大学名一覧
近年、大学では、少子化による競争力の激化や作業の複雑化に対応するため、限られた人員での効率的な業務遂行が求められています。
こうした背景から、近年では、定型業務を自動化できるRPAを導入し、業務の効率化・人的ミスの削減・職員の働き方改革を実現する大学が増えています。
実際に、RPAを導入している大学では、作業時間の削減や人的ミスの防止だけでなく、業務の標準化と内部統制の強化といった効果も報告されています。
本一覧では、RPAを活用している大学の事例を紹介し、導入の広がりや具体的な活用イメージをまとめています。
RPAを活用している大学の事例
大学に導入すべきRPAツール3選
近年、多くの大学では、業務効率化とDX推進を目的として、RPAツールの導入を検討しています。
RPAツールを活用すれば、業務スピードと正確性の向上を実現できますが、大学特有の業務フローや既存システムとの連携性を考慮し、運用体制に適したツール選定が重要です。
ここからは、大学に導入すべきおすすめRPAツールについて、操作性・サポート体制・コスト面などをご紹介していきます。
MICHIRU RPA
画像出典：業務を自動化するRPAツール【MICHIRU RPA】
MICHIRU RPAは、月額5万円から利用できるシンプルな価格設定であり、1ライセンスで編集と実行の両方に対応するなど、コストを抑えつつ業務を自動化できるツールです。
特に、MICHIRU RPAは、プログラミング知識を必要としないノーコード型であり、マウスやキーボード操作を記録するだけで、簡単に業務を自動化できます。
そのため、MICHIRU RPAは、情報システム部門だけでなく、教務課や学生支援課など、現場職員が主体となって運用することが可能です。
また、MICHIRU RPAは、指定日時の自動実行もできるため、夜間処理や定期的なデータ更新などの無人運用にも適しています。
連携性については、Word・Excel・メールソフト・各種ブラウザ・基幹システムなど、パソコン上で利用する多様なソフトウェアに対応しており、大学特有の複数システム間にも対応できます。
さらに、無料トライアルでは、1業務を必ず自動化してから終了となるので、導入効果を確認しながら運用可否の判断を行えます。
加えて、本導入時には、操作勉強会や個別のリモートサポートなど、伴走型の支援体制を用意していることから、はじめてRPAを導入する大学でも安心して運用を開始できます。
MICHIRU RPAは、低コスト・ノーコード・手厚いサポートを兼ね備えたツールであり、大学におけるDX推進を進めるツールとして人気があります。
| 無料トライアル | 1ヶ月間 ※期間の無料延長可 |
|---|---|
| 初期費用 | 10万円 |
| 月額費用 | シンプルプラン 5万円 / アシストプラン 10万円 |
WinActor
画像出典：WinActor/純国産RPAツール
WinActorは、NTTの研究所で2010年に開発された国産ソリューションであり、実運用と改良を重ねてきた実績を持ち、8,500社以上に導入されているツールです。
また、WinActorは、GUIベースの操作画面により、プログラミング不要でシナリオを作成できるノーコード型ツールであり、専門人材が不足しがちな大学でも現場主導で活用できます。
機能面としては、フローチャートにドラッグ＆ドロップするだけで、作業手順を簡単に構築できるため、現場職員でも業務改善を進めやすくなっています。
さらに、WinActorは、Word・Excel・ブラウザ・業務システムなど、Windows上で操作可能なアプリケーションに対応しており、既存システムを改修せずに導入することが可能です。
| 無料トライアル | 30日間 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
UiPath
UiPathは、ソフトウェアロボット・AI・人の判断を組み合わせて業務プロセスを自動化する「エージェンティック・オートメーション」を提供しており、高度な業務変革を可能にするツールです。
UiPathは、単一のツールではなく「開発」「管理」「実行」3つの機能で構成される統合型プラットフォームであるため、Studio・Orchestrator・Robotsといった製品が連携して、業務の自動化を実現します。
また、UiPathは、クラウド型・オンプレミス型の両方に対応していることから、既存のIT環境やセキュリティポリシーに合わせて、導入形態を選択できる点も強みです。
さらに、UiPathでは、AIによる文書処理や生成AI連携など、高度な機能を備えているため、大量の書類を処理したり、データ分析を伴う業務も対応できます。
このような機能は、入学願書の処理・研究関連の管理・各種申請のデータ化など、大学特有の文書業務を効率化します。
| 無料トライアル | 60日間 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
大学職員の業務を自動化するRPAについてまとめ
本記事では、大学職員の業務を自動化するRPAの解説と、導入メリット・具体的な活用事例・導入校一覧・おすすめツールについて、わかりやすくご紹介してきました。
RPAツールの導入を検討する際は、無料トライアルなどを活用しながら、サポート体制の充実度や導入・運用価格など、総合的に比較してみてはいかがでしょうか？
MICHIRU RPAのトライアル
- リモートサポート付
- 1ヶ月間無料
- トライアルから本導入まで完全サポート
- 日本語と英語に対応
- 1ライセンスで同時編集5台 / 同時実行1台の権限を付与
