近年、ビジネスシーンでは「RPA」という言葉を聞く機会が日に日に増えてきています。
業務効率化に関する言葉だということは知っているものの「どんな効果があるのか」「成功した事例はあるのか」といった、具体的な内容については分からないという方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事ではRPAを理解したいというビジネスパーソンに向けて「RPAとはどんなものなのか」「RPAを導入するメリット」「人気のあるRPA製品」などをまとめて解説します。
政府が推進しているDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現する一環として、RPAの理解や導入は重要です。
記事の後半ではRPAの導入に成功した事例も紹介していますので、最後までご覧いただけますと幸いです。
RPAとは
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略語で、普段実施している作業を自動化するテクノロジー技術のことを指します。
具体的には、人が日々行っている定型作業や繰り返しの業務といった「ホワイトカラー業務」を、RPAを導入することで生産性の向上や業務効率化といった効果が期待できます。
| ホワイトカラー業務 | ホワイトカラー業務とは、事務作業などのパソコンを使用した「デスクワークを中心とした業務」のことで、そういった「一定にルールに従って」実施されている定型作業などはRPAと相性が良いとされています。 |
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RPAが注目されている背景
そんなRPAですが、日本で注目されだしたのは2016年ごろからで、当初は銀行や保険会社をはじめとする金融機関で導入が進みました。
そこから労働人口の減少や長時間労働の抑制などを目的とした「働き方改革」が施行され、少ない人員でも最大限の効果を出すためのツールとしてRPAが注目されるようになりました。
そういった背景もあり、現在ではビジネスのデジタル化や効率化を目指す上で、RPAは重要なツールとなっています。
RPAで自動化できることとは？業務例を紹介
それでは、RPAを導入することで「どういった業務」を自動化し、生産性の向上に繋げることができるのかについて解説します。
RPAでは、ほとんどの作業に対して自動化を適用することが可能ですが「得意なこと」と「不得意なこと」が存在します。
以下ではRPAが得意としている業務をカテゴリー分けし、モデルケースとして具体的な業務例について紹介しています。
得意な業務①：ルールが定義されている作業
RPAは「一定のルールが定義されている」作業の自動化を得意としています。
RPAツールの仕組み上、人が実施している作業を「記録」し、その記録した手順に従って自動で稼働するため、処理ルールが定義されている必要があります。
一方、作業ごとに手順が変わるような業務については不得意としているため、業務選定時には注意が必要です。
- 請求書の処理
- 顧客情報のシステム登録
- 日次・週次・月次レポートの作成
- 提出書類の不備チェック
- メールに添付されているファイルの自動保存
得意な業務②：大量のデータ処理を必要とする業務
RPAは人が実行する時のスピードより「早く正確に」処理することができるため、大量のデータを扱う業務に適用することで、大きな効果を発揮することができます。
また、人が大量のデータを処理する場合「慣れ」や「疲れ」といった事象が発生しますが、RPAであればもくもくと処理し決まった時間に業務を仕上げることが可能です。
- 勤怠管理(チェック／対象者への連絡)
- インターネットからの情報収集
- 自社の口コミ情報の収集
得意な業務③：複数のアプリケーションを横断する業務
RPAは一連の業務で使用する複数のアプリケーションを横断した自動化が得意です。
例えば、マイクロソフトが提供している「マクロ」を使って自動化を実現した場合、自動化ができる範囲は「Excel」に限定されます。
しかし、RPAであれば一連の業務内に「基幹システム」や「Excel」「メールソフト」など、複数のアプリケーションを横断しながら自動化を実現することが可能です。
- 基幹システムの情報をExcelファイルへ転記
- 競合他社の調査し結果をメールで送信
- SNS上のクチコミ収集
ツール導入によるメリット
RPAツールを導入すると、どんなメリットがあるのかについて3つ挙げて解説します。
メリット①：業務効率化による生産性の向上
RPAツールをビジネスシーンへ導入することで、大幅な業務効率化および生産性の向上が期待できます。
たとえば「意思決定や判定の必要がなく、人による作業が必須ではない業務」に対してRPAを適用することで、スピーディーかつ正確な処理が可能になるため、業務効率化へと繋げることができます。
そうすることによって、各業務の生産性が向上するだけではなく、自動化対象の業務を担当していた人員は空いたリソースを「他のよりコアな業務」へ注力できるようになるため、会社全体の生産性向上が期待できます。
メリット②：人件費の削減と人手不足の解消
RPAツールを導入することで、人件費の削減と人手不足の解消に貢献できます。
たとえば、経費精算対応などで繁忙期のみ人を募集し対応していた場合、RPAを導入することで人材を募集する必要がなくなり、人件費などのコスト削減につなげることができます。
また、業務を自動化することで作業によっては何千時間、何万時間もの工数が削減されます。
そうすることによって、リソースを創出できれば「より生産的な業務」に従事したり、そもそも今まで「必要であったにもかかわらず手を出せなかったような重要な業務」にも時間と労力を充てることが可能になります。
メリット③：ヒューマンエラー抑制による品質向上
RPAは作業時に「慣れ」や「疲れ」といったヒューマンエラーの要因となる事象が発生しないため、ミスが削減され業務品質を向上することができます。
また、給与計算業務といったミスが許されない業務をするプレッシャーからも解放されるため、エンゲージメントの向上も期待できます。
メリット④：労働環境の改善
「メリット①」にもひもづくメリットですが、今まで人が実施していた定型作業を自動化することで、通常業務後や繁忙期に集中していた残業時間が削減されることで労働環境の改善が期待できます。
また、RPAは24時間365日稼働することが可能なため、深夜や早朝といった従業員の労働時間外の時間帯でも作業を進めることが可能です。
そのため日々の運用として実施していた「データ取得のための早朝出勤をしなければいけない」や「月に何度か深夜作業の当番がある」といったことが無くなり、環境の改善だけではなく従業員の身体的負担も減らすことができます。
ビジネスシーンで人気の製品3選
それでは、RPAを導入するにあたり、どの製品を導入すれば良いのでしょうか。
今回は、RPA国内利用動向調査2020で市場調査された大手企業が使用している上位3ツールを挙げて解説します。
特徴を中心に解説しますので、自社への導入検討のアイデアとして参考にしていただければ幸いです。
UiPath
「UiPath」はルーマニアで創業された世界的に有名なRPA製品です。
特徴としては、業務効率化のプロセスを「発見・開発・管理・実行・協働・測定」の各段階に分け、各段階をサポートできる製品を用意している点も大きな特徴です。
海外製品でありながら、日本語での学習動画が豊富に準備されており、サポートについても日本語による説明やナレッジサイトなどがあるため、比較的学習しやすい環境が整っています。
RPA導入後は、個人利用から部署をまたぐような大規模なRPA導入まで柔軟なスケールアウトが可能なため、事業規模にあわせて業務効率化ができます。
また、近年ではAIを使用した業務プロセスの可視化にも取り組んでいるため、ますます利用しやすいツールになることが予想されます。
BizRobo!
「BizRobo!」はRPAテクノロジーズが提供する導入実績2,600社超の実績を持つ、国内におけるパイオニア的存在のRPAツールです。
1ライセンス購入するとPCの台数制限なくインストール可能なことや、RPAを適用したい規模にあわせたライセンスプランが用意されているため、自社の状況にあわせたプランを選択できます。
また、今までの導入実績から蓄積されたナレッジサイトや動画での学習環境が整っているため、プログラミング経験がなくてもスムーズに開発を進めることが可能です。
WinActor
「WinActor」はNTTデータが開発した純国産のRPA製品です。
純国産のツールだけあって、開発画面の説明書きなどは日本語で記載されているため、見やすいユーザーインターフェースになっています。
また、利用できるアプリケーションに制限がなく、さまざまなシステムと連携して業務を自動化することが可能です。
さらに、WInActorの操作画面はユーザーの意見を反映した結果、ユーザーフレンドリーなUIになっているため、非エンジニアのメンバーでも操作しやすいツールになっています。
ビジネスの効率化に成功した導入事例
RPAを導入し業務効率化に成功した事例について、2つ挙げて解説をします。
導入事例①：株式会社いえらぶGROUP
株式会社いえらぶGROUPは、「ITを使って不動産会社の業務を効率化する」をミッションに2008年に設立され、不動産テックの追究と普及に取り組む会社です。
いえらぶCLOUDを活用する不動産会社では多様な業務の効率化が進んでいますが、すべての業務に対し効率化できている状況ではなかったため、新たにRPAを導入し自社で顧客が利用できる自動化シナリオの開発を実施しました。
自動化シナリオは「物元各社のサイトから物件情報を抽出し自社サイトへの登録」や「自社サイトの空室ステータスを更新する」といった業務を対象に開発をすすめリリースすすころで、各顧客で業務効率化が進み「もはやロボット抜きの業務は考えられない」との声までいただいている状況です。
導入事例②：医療法人徳洲会 吹田徳洲会病院
医療法人徳洲会 吹田徳洲会病院では、経理への報告の期日が近づくと、通常業務の後に3～4時間の残業をして書類を完成させるといった状況が発生しており、何とか残業時間を減らしたいという思いからRPAを導入しました。
1年間ほどで25体のロボット開発をしていますが、その中でも「未収金の入金確認ロボット」によって効率的に業務ができるようになり、8時間程度かかっていた作業時間を1時間に短縮できるようになりました。
導入事例③：株式会社そごう・西武
大都市型からショッピングセンター型まで、国内10店舗で多様な店舗展開を行う株式会社そごう・西武ですが、消費者ニーズに応えつつコロナ禍の窮地を乗り越えようと、新たなサービスを展開するためにRPAを導入しました。
開始したサービスはデパ地下の商品を出前サービスで提供するというものです。
元々、サービス開始時は人の手で実施していましたが、徐々に注文件数が増えるにつれてヒューマンエラーが発生し、スタッフの体力消耗もあいまって処理に遅れが生じるようになりました。
その状況を改善すべくRPAを導入し「1分おきに注文を確認し、新規のものがあればすぐに発注票にしてプリントアウト」といった処理を自動化することで業務効率化に繋がり、ヒューマンエラーの削減や社員の負担が大幅に減らすことができるようになりました。
導入事例④：株式会社クレオ
新卒採用業務における膨大な学生情報および採用プロセスの管理に課題を抱えていた株式会社クレオは、その解決策としてRPAの導入を決定しました。
自動化の対象業務としては、履歴書・成績証明書など必要書類のPDFをを管理システムへ取り込む作業に対して実施し業務効率化につなげています。
また他にも導入効果として、創出されたリソースの多くを採用広報の企画や施策、そして社員教育の実施に注力することが可能となりました。
記事まとめ
今回は、ビジネスシーンで注目されているRPAについて、どんな業務に適用できるのかや、どんなメリットがあるのか、そして導入事例について解説をしました。
現在のビジネスシーンでは、働き方改革やDX推進といった言葉が飛び交う状況で、対応しなければいけないという意識はありつつも「どう対応すれば良いかわからない」「何から手をつけたら良いか分からない」という企業も多くあります。
そんな方へ、今回の記事が少しでも自社の効率化を進めるための一助になれば幸いです。
