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RPAお役立ち情報「RPA導入」

RPAツールの導入メリットとその効果を検証

株式会社MICHIRU 取締役 CTO

この記事の監修担当者:
斎藤暁

医療施設法人やホンダ子会社のIT領域責任者などを経て独立。AI技術やシミュレータなど、複雑なアルゴリズムを駆使したシステムを提供している。自然言語処理によるシステムの技術は日米で特許を取得、その発明者でもある。2018年11月株式会社MICHIRUを創業。

RPA導入が増加する理由

RPAとは、直訳すると『ロボットによるプロセスの自動化』です。近年、少子高齢化が急速に進む日本では労働力不足が大きな懸念になっています。

そのため、システム導入などによる業務の自動化や運用方法の改善に取り組む企業が増えています。その中で、なぜRPAが企業から注目されているかというと、複数のシステムにまたがって業務の自動化が出来ることとノンプログラミングで自動化が出来る利便性などのメリットがあるからです。

そのため、すでに大企業中心にRPAを導入した事例が増えていますし、今後は中小企業も含めてRPAに取り組む機会が増えてくると考えられています。

なお、RPAの導入のメリットは大きく以下の3つに集約されます。

  1. 生産性の向上
  2. 企業とそこで働く人の競争力改善
  3. 全社的なITリテラシーの向上

これらのメリットの詳細を解説していきます。

生産性の向上

RPAを導入することで業務の自動化や運用方法の改善がされると、作業自体のヌケモレが無くなります。また、作業の成果物に失敗が無くなります。それに付随して、成果物へのチェックと失敗があった場合のリカバリーや支援が不要になります。

つまり、業務自体と業務に失敗がないかをチェックする業務と失敗が発生した場合のリカバリー業務、それぞれに費やしていた労働力が不要になります。その結果、長時間労働や残業の改善が出来ます。

RPA化することで業務時間と頻度の制約もなくなります。そのため、業務に必要な時間が多いがために頻度を減らしていたデータ収集などが概ね必要な頻度で実施することも可能になります。

企業とそこで働く人の競争力改善

RPA導入は企業の生産性を上げ、その効果により企業の競争力が改善されます。具体的には、適切なタイミングで作業が完結できます。その結果、依頼から納期までの時間を短縮することが出来ます。

また、人の作業による労働が不要になるため、残業代や人件費などのコスト削減につながります。同じく人件費を増やすことなく、人員の異動により売上や利益を増加させる業務や部門の人員配置を厚くすることが出来ます。

具体的には、単純作業に費やしていた人の時間は、セールスなどの売上や利益を増加させるための仕事に転換することが出来ます。管理部門などの本来会社経営に対して改善が出来るポジションにいるスタッフは、競争力の核であるコア・コンピタンスを高めるために時間を使うことが出来ます。

これらの事から、RPA導入によってサービス・商品のリリース速度の向上やコア・コンピタンスを高めて企業の競争力を改善することが出来ます。また、RPA導入企業で働く人が単純作業からより企業価値を高める業務時間を増やすということは、コア・コンピタンスを高める能力やノウハウを蓄積することになります。

単純労働作業しかしない人であれば、いずれは代替できる能力でしかありません。しかし、企業価値を高める方法を実現できる人材は代替が難しく価値が高まったと言えます。つまり、その人の競争力や価値が改善したということが出来ます。

全社的なITリテラシーの向上

RPAを導入する過程では、業務に入り込む必要があります。RPA化する業務は当然として、その前後の業務の方法を理解することが必要になるからです。そのため、ロボット化するプロセスとRPA業務が身近で動くことを経験するスタッフはITリテラシーの向上が求められます。

このITリテラシーの向上は、今後どのような形であれ労働者人口が減少する日本の社会の中で事業を行う企業においては必須事項ということが出来ます。また、自社の業務を自動化するために要件化や業務改善の方法を提案できる力は、今後業務の自動化やIT化が進んでいく社会の中で有力な能力と言えます。

運用によって効果が期待できる業務は?

RPAに向いている業務は、作業のやり方が文章化できる繰り返しの業務です。こういうと、単純業務のみと誤解されがちですが、定型化できる業務であれば複雑な業務であってもRPA化することが出来ます。

複数のアプリケーションをまたいだ情報入力や、アップロードやデータ保存、メール送信などが出来ます。そのため、アプリケーションからアプリケーションの情報入力やメールでの定型の問い合わせ対応やデータ収集・加工などが向いている業務と言えます。

RPA導入の流れ・手順をプロセス別に紹介

RPAに関わらず、企業に何か新しいものを導入する場合の判断は、他社事例などから予測できる導入が成功した場合の効果がツール導入などのために発生するコストや課題解決のための運用変更や体制変更などの負担より多い場合に導入を決めるというのが大半の場合です。

≪導入判断≫導入による効果(予想)> 導入による負担 ただし、ここでポイントとなるのが導入による効果の多くはあくまで他社事例や“予想”や“期待”であることです。一方で、導入費用等は計算や見積もりに記載された費用は必ず発生するものです。

また、予想や期待から全社に一度に導入することで、現場の混乱や期待通りの成果が得られないことや通常業務を阻害する要因になることもあります。

そのため、全面的な運用にのせる本格導入を行う前に、予測が正しいのかという効果検証や本格導入を行う上での課題を見つけるためのテスト導入が本格導入の前の手順として必要になります。

この検証を前提にして導入判断をすることで『ダメだったらやめたらよい』という、検討時間を短縮することが出来ます。また、新しいものを導入する時に、社内には様子見や不安視する人が必ずいます。

その人たちにも、効果検証の結果や自社の事例やそこから得られた課題の解消を共有することで、スムーズな本格導入を行うことができます。

これらのことから、RPA導入においてもこのテスト導入が必要です。RPA導入と一言で言っても、前述のとおりRPAは業務の自動化です。そのため、RPAを行うための手段やツールは複数あるからです。

その複数あるツールや手段の中で、自社の環境下で最適な答えや事例を作るためには、効果検証は必須と言えます。この章では、効果検証の概念や具体的なやり方について解説します。

PoCとは

PoCとは、Proof of Conceptの略で概念の実証をする事をいいます。より日本語として馴染み易い言葉としては、『実証実験』や『効果検証』と言い直す事も出来ます。ITシステムやツールなどの導入の時のスモールスタートやテストと同じと考えても差し支えないと言えます。

ビジネス環境の急激な変化に適応するため、各企業は常に変化することが求められています。その中で、RPAなど新しいビジネスツールやビジネスアイデアの導入や導入検討を迫られる機会が増えています。

その時に、今までのビジネスの延長上にない“未知”のツールや技術やアイデアを導入しようとする時には、PoCを用いることが推奨されています。

具体的にPoCが必要なプロジェクトやツール導入は大きく以下の2つに分けることが出来ます。

① 今までのビジネスや業務や技術に対する乖離が大きい
② ビジネスモデルなどの全体像の刷新・変化/改革を伴う(場合)

細部の大きな業務や大枠のモデルに変化する場合には、変化による影響が大きくなります。そのため、大きい影響へのストレス・抵抗による導入の遅れや実際に導入した後の予期しないマイナス影響が発生することも考慮する必要があります。

そのため、影響を最小化させるためには、まずは影響を限定的に留めて効果を確認する効果検証を行うことが必要になるのです。

RPA導入におけるPoC(効果検証)のやり方

RPA導入を行うために必要なPoCの手順は以下の4つのステップになります。

PoCの手順

  1. PoCの要件決め
  2. RPAの開発
  3. RPAのテスト運用
  4. 検証結果/導入判定

それぞれのステップで実施すべきことのポイントを解説します。

①PoCの要件決め

PoCを行う際に注意しなければいけない事は、PoCを行うことが目的にならないことです。つまり、RPA導入をするかどうかを判定するためにPoCを行うということです。そのため、まず要件は主に以下のことを決めます。

  • RPA導入の効果測定/導入判定基準
  • RPA化する業務の選定
  • RPA化を実現するために導入するツール・ソリューション
  • PoCのメンバーとスケジュール

上記の中でも『RPA導入の効果測定/導入判定基準』は非常に重要な要素になります。具体的には、RPA導入を行うのか(もしくは導入を見送るのか)の、判定する項目を決める必要があります。判定基準は、大枠で以下の2点を中心に決定します。

実現難度
本当にやろうとすることが実現できるのか、ということと実現させるための技術的な課題や運用の課題解決のための難度はどの程度か。

費用対効果
効果とその効果を得るためのコストがどの程度発生するのか、ということを数値化して把握します。一般的に、実現難度が高くなれば費用は高くなります。

②RPAの開発

実際にRPAを実施するためのツールを導入して、開発を行っていきます。なお、RPAツールは複数ありますが、製品によっては1ヶ月無料トライアルが出来るツールもあります。PoCの結果、導入を見合わせる場合もあるため、PoCでのツール導入は各業者と契約期間等の調整を行っておきます。

対象業務を選定し、RPA化していく過程ではどのくらい手間と時間がかかるのかを測定することは必須です。また、RPAを開発するスタッフを社内に置くのか社外に置くのかでコストも必要な時間も変わってきます。RPA化の前準備として、実際の業務内容の手順書作成が必須になるため、その作成時間も実測します。

ここで重要になるのは、何に時間が発生したかということを適切に記録することです。何にどれだけ時間がかかっているのかは、後々の判定や課題発見に大きく影響してきます。

③RPAのテスト運用

選定した業務をRPA開発が出来たら、実際にRPAを現場環境で実働させます。RPAテスト運用においては、実際に本番環境下でRPAを稼働させて開発時と同じ正しい成果物が出てくるかと、前後を含めた運用に適応できるかということを確認します。

テスト運用時点で、想定される業務の範囲でRPAが正確に動くということは前提になります。そのため実際の環境下で稼働するRPAテストで留意すべきは、実際の業務はビジネスフローに組み込まれているため、『RPAが起動するタイミングの適切さ』と『成果物が適切に次のフローに受け渡され活用できるか』という2点になります。

全ての業務はビジネスフローに組み込まれているため、前後の業務と連携が必要になります。RPAが単独で行う業務ではない限り、前の業務が完了したのちに稼働し、RPAの次の業務が支障なくできるのかということを確認します。

また、実際のRPA導入においてはRPAを稼働させることでビジネスプロセスやフロー自体を変えることもあります。この現場の運用の変更にかかる負荷と適応力が自組織にあるのかもテストにおけるチェック項目になります。

④結果検証/導入判定

結果検証は、想定していた効果が出たかを実際に自動化した業務によって得られた時間やコストの削減など測定可能なものから検討していきます。また、同じく効果を得るためのコストや負担は想定していた通りかどうかも確認します。

そして、選定したRPAツールやRPA化した業務が適切だったのか、全体的なRPA導入をする場合の懸念点や課題が何であるのかということを取りまとめます。

その上で、RPA自体のコンセプトやプロジェクトを継続すべきかやめるのかの根本かつ大きな判定を行います。そのうえで、RPA導入を進めるという判断・判定になった場合には、全社展開をするのか部分展開にするのかという範囲の決定や、RPAツールやRPAすべき業務の洗い出しなどの細部の条件を決めていきます。

そのうえで、RPA導入について今後進めていくために必要な、予算や担当チームやスケジュールなどを決定します。

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