おすすめの業務改善方法と基礎知識をわかりやすく解説！

2025年は、働き方改革・デジタル化の加速・AI・自動化の普及によって、業務改善の考え方やアプローチも大きく進化しています。

そのため、企業側は、従来のやり方にとらわれず、時代に合った改善方法を知ることが大切です。

本記事では、2025年の最新動向を踏まえて、具体的な業務改善方法に加え、誰でも実践しやすい「フレームワーク」を用いた改善手法について、詳しくご紹介していきます。

業務改善方法の基礎知識

企業や組織は、より効率的で無駄のない業務を実現するために、知っておくべき考え方や、取り組みがあります。

ここでは、業務改善方法の基礎知識である「業務改善の8原則」と「業務改善の3M」について、詳しく解説していきます。

業務改善の8原則

業務改善の8原則とは、企業や組織が日々の業務を、より効率的に進めるための考え方や、実践方法をまとめたものです。

区分	業務改善の視点
廃止	不要業務の排除
削減	業務量の縮小
容易化	手順の簡素化
標準化	業務の統一化
計画化	業務の計画性
同期化	業務の効率化
分業分担	負担の平準化
IT化	業務の自動化

業務改善は、単なる効率化にとどまらず、無駄を省くため、現場の作業負担を減らし、企業全体の生産性と競争力を高めます。

業務改善の3M

3Mは、ムリ（無理）・ムダ（無駄）・ムラ（斑）の頭文字を取ったもので、現場でよく使われる業務改善のキーワードです。

効率的で生産性の高い職場環境は、この3つ（3M）を的確に見つけ出して、取り除く必要があります。

業務改善の3M	説明
ムリ	能力や時間を超えた過度な負担や要求
ムダ	付加価値を生まない不要な作業や工程
ムラ	業務量や品質のばらつき

業務改善のフレームワーク

ここまでは、業務改善方法の基礎知識である「業務改善の8原則」と「業務改善の3M」について、わかりやすくご紹介してきました。

業務改善は、現場のムダ・ムリ・ムラを減らし、従業員の負担軽減と、サービス品質の向上を実現するために、欠かせない取り組みです。

しかし、業務の改善は、思いつきや場当たり的に実施しても、なかなか継続的な成果に繋がらないので、フレームワークを活用する必要があります。

ここからは、業務改善のフレームワークを解説していきます。

QCD

QCDは、Quality（品質）Cost（コスト）Delivery（納期）の頭文字を取ったもので、あらゆる分野で、幅広く活用されています。

業務改善を行う際は、何を基準に見直すべきか分からず、方向性がぶれてしまうケースもありますが、QCDを軸にすることで、改善のポイントが明確になります。

QCDは、3つの要素をバランスよく改善することが重要で、一方に偏りすぎると、逆効果になる場合もあるため、注意が必要です。

PDCA

PDCAは、Plan（計画）Do（実行）Check（確認）Act（改善）の頭文字を取っており、4つのステップを繰り返すことで、継続的な業務改善と品質向上を実現する手法です。

ECRS

ECRSは、Eliminate（排除）Combine（結合）Rearrange（入替）Simplify（簡素化）の頭文字を取ったもので、現場の作業や業務フローを見直す際の「順序」と「視点」を示しています。

ECRSは、生産性の低下・コスト増大・従業員の負担を排除し、効率的で無駄のない業務プロセスを実現します。

KPT

KPTは、Keep（続けること）Problem（問題点）Try（挑戦すること）の頭文字を取った振り返り手法で、企業やチームの業務改善を行う際に、効果的なフレームワークとして活用されています。

KPTの活用は、現状の良い点を継続しながら、課題を明確化することで、次に挑戦すべきアクションを具体化できるため、業務の生産性の向上と組織の成長に直結します。

BPMN

BPMNは、Business Process Model and Notation（ビジネスプロセスモデリング表記法）の略で、業務プロセスを視覚的に分かりやすく、図で表現するための国際標準の記法です。

特に、BPMNは、企業や組織が業務改善を進めるうえで、業務の流れと課題を明確に把握し、関係者間で共通認識を持つ際に役立つフレームワークです。

そして、BPMNは、業務の開始から終了までの流れ（各タスク・担当者・意思決定ポイント・分岐・条件など）を、標準化された記号と図形で明確に示します。

これらは、現場担当者から経営層まで、誰もが業務プロセスを正確に把握できるので、無駄や非効率的な部分を見つけやすくなります。

ロジックツリー（決定木分析）

ロジックツリーは、課題や問題を階層構造で整理し、原因や解決策を論理的に分解するフレームワークです。

特に、業務改善の現場では、問題の本質を見つけ出すために、有効的な手法として、多くの企業や組織で活用されています。

また、ロジックツリーは、別名「決定木分析」とも呼ばれていて、データ分析や意思決定の場面でも活用できる手法です。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は、市場に製品やサービスを提供するまでの活動を「価値の連鎖（バリューチェーン）」として捉え、どのように競争優位や、利益に繋がっているのかを分析する手法です。

このフレームワークは、マイケル・ポーターが提唱したもので、企業の強みや課題を明確化し、戦略的な業務改善を実現するのに有効です。

おすすめの業務改善方法

ここまでは、業務改善のフレームワークについて、詳しくご紹介してきました。

業務改善は、現在行っている業務プロセスや働き方を見直し、より効率的で、生産性の高い仕組みに変える取り組みを指します。

近年、多くの企業が、人手不足・コスト削減・働き方改革・DX（デジタルトランスフォーメーション）推進といった課題に直面しており、業務改善の必要性は高まっています。

ここからは、おすすめの業務改善方法を解説していきます。

方法1：RPAの導入

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、定型的なパソコン業務をソフトウェアロボットによって、自動化する技術のことです。

近年、多くの企業では、働き方改革・人手不足・業務効率化の意識が高まっており、業務改善の具体的な手段として、RPAの導入を進めています。

また、RPAは、既存システムに大きな変更を加えず、簡単に導入できるケースが多く、コストや手間を抑えながら、業務改善を実現できるのも大きな魅力です。

MICHIRU RPA

画像出典：業務を自動化するRPAツール【MICHIRU RPA】

料金プラン	月額利用料	サポート体制
シンプルプラン	50,000円	メール / チャット / 操作勉強会
アシストプラン	100,000円	＋月4回のリモートサポート

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方法2：OCRの導入

OCRとは、Optical Character Recognition（光学文字認識）の略で、紙の書類や、画像データの文字情報をデジタルデータとして読み取り、テキスト化する技術のことです。

近年、OCRは、企業・自治体・医療機関など、幅広い現場で導入が進んでおり、業務の効率化やミスの削減に貢献しています。

企業側は、OCRを導入することで、手書き書類・印刷物・PDFファイル・画像データなどから、必要な情報を素早く抽出することが可能です。

また、OCRは、RPAやAIと連携することにより、より高度な業務改善を実現できます。

方法3：クラウドサービスの導入

クラウドサービスは、インターネットを通じて、サーバー・ソフトウェア・データストレージなど、ITリソースを必要に応じて利用できます。

特に、クラウドサービスは、低コストかつ、柔軟に業務効率化とデジタル化を実現できるので、場所や時間を問わず業務が可能です。

また、インターネット環境さえあれば、オフィス・自宅・外出先でも、システムやデータにアクセスできるため、テレワークやハイブリッドワークの推進にも貢献します。

データは、クラウド上で安全に保管されており、PCの故障や災害時にも情報を守れるので、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。

方法4：管理システムの導入

管理システムとは、企業や組織の業務を、効率的かつ一元的に管理するITツールや、ソフトウェアの総称です。

管理システムは、業務の見える化・情報の共有・データの一元管理を実現し、無駄やミスの削減をしながら、業務効率化を実現できるため、多くの企業で導入が進んでいます。

これらのシステムは、業務内容に合わせて導入することにより、情報が散乱することなく、一元的に把握できるようになるため、業務の抜け漏れや人的ミスの防止に繋がります。

特に、複数部署・拠点が存在する企業では、リアルタイムでの情報共有が可能になるので、業務全体のスピードと精度が向上します。

方法5：チャットツールの導入

チャットツールは、企業や組織内のコミュニケーションを効率化するためのITツールで、テキストメッセージのやり取りをリアルタイムで行えます。

近年、チャットツールの導入は、テレワークの普及や働き方改革の推進により、業務改善の具体的な方法として注目を集めています。

従来のメールでは、確認や返信に時間がかかり、情報伝達のタイムラグが発生していましたが、チャットツールならリアルタイムでの情報共有や、気軽に相談ができるため、業務の無駄やストレスを大きく減らせます。

さらに、チャットツールは、ファイル共有・タスク管理・ビデオ会議機能と連携できるものも多く、業務に必要な機能を一元化できるのも大きなメリットです。

例えば、Slack・Microsoft Teams・Chatworkなどは、他の業務システムやクラウドサービスとも連携できるため、情報管理の効率化や業務プロセスの見える化を実現します。

方法6：オンライン会議の導入

オンライン会議は、パソコン・スマートフォンを通じて、会議（打ち合わせ）を行う仕組みで、場所や時間に縛られずに、円滑なコミュニケーションを取ることができます。

近年、オンライン会議の導入は、テレワークや在宅勤務が一般化する中で、業務効率化とコミュニケーションの向上に大きく貢献するため、業務改善方法として注目されています。

特に、従来の対面会議では、移動時間や交通費が発生するだけではなく、会場確保と準備に手間がかかっていました。

しかし、オンライン会議を活用すれば、場所を問わず、即座に会議を開始できるため、時間を有効に使うことができます。

また、オンライン会議では、資料の画面共有・録画機能・チャット機能を活用することで、会議内容の理解度と、情報の正確性も高まります。

方法7：業務フローの改善（マニュアルの作成）

業務フローの改善は、日々の業務手順や流れを見直し、無駄と非効率な作業を排除して、よりスムーズで、効果的な業務遂行を目指す取り組みです。

特に、属人化や業務のばらつきが課題の企業では、マニュアルを整備することで、業務手順やルールが明確化されるため、誰が担当しても一定の品質で業務を遂行できます。

複雑な業務や細かな手順が必要な業務では、マニュアルがあることで、作業の再現性が高まり、組織全体の生産性向上に直結します。

方法8：アウトソーシングの活用

アウトソーシングは、自社業務の一部を、外部の専門業者やパートナー企業に委託することで、業務効率化・コスト削減・生産性の向上を目的に活用します。

近年、アウトソーシングは、労働力不足などが進む中で、競争力を維持・強化するための業務改善策として、多くの企業から注目されています。

アウトソーシングを活用は、専門性を求められる業務や、定型業務を効率よく処理できるため、生産性・業務品質の向上が期待できます。

また、外部業者は、専門知識や最新のノウハウを持っているため、自社だけでは実現できない高品質なサービスや、スピーディーな対応が可能です。

業務を改善するメリット

ここまでは、おすすめの業務改善方法について、詳しくご紹介してきました。

近年、多くの企業では、業務改善の重要性を強く認識していますが、具体的なメリットを理解できておらず、改善に取り組めていないケースも少なくありません。

ここからは、業務を改善するメリットを解説していきます。

メリット1：労働環境の改善

労働環境の改善とは、従業員が安全で快適かつ、効率的に働ける職場環境を整えることで、業務改善において欠かせません。

労働環境を整備することは、働き方改革や人手不足が深刻化する中で、従業員の満足度を向上させたり、生産性・競争力を高めるメリットもあります。

まず、労働環境の改善を実現するためには、業務フローや作業手順を見直し、無駄や非効率なプロセスを削減することが大切です。

労働環境の改善は、従業員のモチベーションや、仕事への意欲向上にも大きく影響し、ストレスと不満が軽減され、離職率の低下（人材の定着率向上）に繋がります。

メリット2：生産性の向上

生産性の向上とは、限られた時間やリソースの中で、より多くの成果と、付加価値を生み出すことです。

また、企業が競争力を高めていくためには、ITツールや自動化技術（RPA / OCR / クラウドサービスなど）を活用して、単純作業やデータ処理を効率化し、付加価値の高い業務に時間を割くことです。

業務改善のメリットとしては、作業効率が上がることで残業時間が減り、ワークライフバランスの向上や、働きやすい職場環境の実現に繋がります。

メリット3：不要なコストを削減

不要なコストの削減とは、無駄な出費や効率の悪い業務をなくすことで、企業経営をより健全で、効率的なものにすることです。

特に、ITツールや自動化システム（RPA / クラウドサービスなど）の導入は、定型業務とデータ処理の効率化が進むため、人的リソースをより重要な業務に集中させることができます。

また、不要なコストの削減は、オフィスのペーパーレス化・在庫管理の見直し・エネルギー使用量の適正化など、細かな改善にも繋がります。

コスト削減によって生まれた余剰資金は、新規事業への投資・人材育成・福利厚生の充実に活用することで、企業全体の競争力も強化します。

メリット4：業務の効率化

業務の効率化とは、日々の業務プロセスを見直し、無駄な作業や時間を削減することで、生産性を高めることです。

現代のビジネス環境は、日々目まぐるしく変化しており、限られた時間と人材で、最大限の成果を求められる場面が増えています。

そのため、業務の効率化を実現することは、企業の競争力を高めるうえで、欠かせないポイントであり、社員一人ひとりの負担軽減と、ミスやトラブルの発生率の低下に繋がります。

特に、デジタルツールやITシステムの活用は、単なる時間短縮だけでなく、コスト削減・サービス品質の向上・顧客満足度の改善を実現します。

メリット5：人手不足の解消

業務改善とは、業務プロセスを見直して、無駄や非効な作業を排除し、より少ない人員でも高い成果を出すことです。

近年、中小企業や地方企業では、少子高齢化の影響によって、働き手の数が減少傾向にあるため、必要な人材を十分に確保できない状況が続いています。

そんななか、業務改善を進めることは、人材不足という深刻な課題を根本から見直し、効果的な解消方法を見出します。

具体的には、業務の標準化・マニュアルの整備・業務フローの最適化・ITツールやシステムの導入を行い、属人的な作業や、無駄な工程を減らすことです。

これらは、限られた人員でも、スムーズに業務を回せるため、人手不足による業務の停滞や、ミスの増加を防ぐことができます。

業務を改善する際の手順（方法）

ここまでは、業務を改善するメリットについて、詳しくご紹介してきました。

業務改善は、単なるコストカットだけでなく、従業員の満足度向上や、働きやすい環境づくりにも繋がる取り組みです。

ここからは、業務を改善する際の手順（方法）を解説していきます。

業務を改善する際のポイント

ここまでは、業務を改善する際の手順（方法）について、詳しくご紹介してきました。

業務を改善する際は、従業員の意見を取り入れながら、実現可能な改善策を立案し、段階的に進めていくことが大切です。

ここからは、業務を改善する際のポイントを解説していきます。

改善目標を具体的に設定する

業務改善を成功させるためには、最初の段階で、改善目標を具体的かつ明確に設定し、誰が見ても達成状況を判断できることがポイントです。

なぜなら、数値や期限を明確にすることは、改善活動の進捗や成果を客観的に把握できるため、組織全体のモチベーション向上にも繋がるからです。

優先順位を定める

業務改善を成功させるためには、課題の優先順位を正しく定めることがポイントです。

なぜなら、優先順位を決める際には、改善による効果の大きさ・実現のしやすさ・現場への影響度などを、客観的に判断することが大切だからです。

優先順位が明確であれば、関係者間で認識のズレや、無駄な混乱を防ぐことができるため、業務改善をスムーズに推進することができます。

小さな改善から実施する

実際の現場では、いきなり大きな改善を行うと、コストや時間がかかるだけでなく、現場が混乱したり、従業員の抵抗感を招くリスクがあります。

そこで、効果的なのが、日常業務の中にあるちょっとした無駄や、非効率な部分を見つけて、小さな改善から着手することです。

また、小さな改善を繰り返すことは、現場の改善意識も高まり、短期間で効果が見えやすいため、関係者のモチベーションアップにも繋がります。

現場の声や意見を大切にする

現場の声や意見を大切にすることは、業務改善を成功するために、とても重要なポイントになります。

なぜなら、現場の声や意見を無視してしまっては、優れた改善策と計画を立てたとしても、現実とかけ離れた内容になり、効果を十分に発揮できないからです。

特に、現場の最前線で働く従業員は、日々の業務を通じて、具体的な課題・無駄・非効率な部分を肌で感じています。

そのため、業務改善を進める際には、現場の声にしっかりと耳を傾け、現実に即した改善策を検討することが大切です。

業務改善に成功した事例

業務改善は、企業や組織において、単に効率化やコスト削減を目指すだけでなく、生産性の向上・従業員の働きやすさの実現・顧客満足度の向上に繋がる重要な取り組みです。

以下は、業務改善に成功した事例です。

	改善内容	効果	ポイント
製造業	生産ラインの作業フローを見直し	生産性の20％向上	現場の意見を反映した業務改善
IT企業	業務マニュアルの整備	作業ミスの大幅な削減	小さな改善からの積み重ね
小売業の実店舗	在庫管理システムの導入	在庫ロスと発注ミスの減少	ITツールの効果的な活用
サービス業界	顧客対応マニュアルを統一	クレーム件数が大幅に減少	改善目標を具体的に設定
建設業	現場と本社間の情報共有ツール導入	伝達ミスの減少と業務スピードの向上	デジタルツールの活用
物流会社	配送ルートの最適化とシステムの導入	配送時間の短縮と燃料コストの削減	データ分析に基づく業務改善
医療機関	診療予約システムの見直しと改善	患者待ち時間の短縮と業務効率の向上	顧客満足度向上を意識した改善策
教育機関	事務作業の標準化とペーパーレス化	処理時間の短縮とミスの減少	業務のデジタル化と標準化
コールセンター	対応マニュアルの改善と研修制度の導入	対応品質の向上と新人育成の効率化	人材育成と標準化による業務効率改善

業務改善方法に関するまとめ

本記事では、2025年の最新動向を踏まえて、具体的な業務改善方法に加え、誰でも実践しやすい「フレームワーク」を用いた改善手法について、詳しくご紹介してきました。

フレームワークの活用は、業務の課題を効率的に整理し、無駄のない的確な改善策を見つけることができます。

業務改善方法に悩んでいる企業は、本記事でご紹介した「RPA」や「OCR」などを活用してみては、いかがでしょうか？

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