RPAで自動化できる業務事例について詳しく解説！

近年、労働環境の改善や、働き方改革を行う企業が増えたため、業務自動化を実現する「RPAツール」が注目されています。

この記事では、RPAで自動化できる業務と自動化できない業務・RPAを活用した業務事例などを、詳しく解説していきます。

記事の後半では、業務を自動化できる「おすすめのRPAツール」もご紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

RPAで自動化できる業務

RPAは、業務が発生するタイミング（毎日、毎週、月末など）や、業務フロー・手順が決まっている定常・定型業務（ルーティンワーク）を自動化することができます。

そこで、RPAが、どんな業務の自動化に向いているのか知っておくことで、自動化対象業務・ツールの選定、ロボット開発といった導入フェーズが効率よく進みます。

ここでは、RPAの導入に向いている「定常業務」と「定型業務」について解説します。

定常業務は、日次で送付しているレポートや、月次で報告している会議資料など、決まったタイミングで発生している業務を指し、RPAの自動化に向いています。

なぜなら、RPAは、24時間365日稼働可能なので、あらかじめスケジュールを設定しておくと、作業タイミングを見落とすことなく、業務を進められるからです。

また、定常業務は、手順が明確なことも多く、誰でもスムーズに業務を進められるため、業務内容をRPAに置き換えやすいという特徴もあります。

定型業務は、誰が作業しても同じ結果になるように、手順やルールが明確に定められているため、RPAの自動化に向いています。

なぜなら、RPAは、人がパソコン上で行う「ファイルを開く」「実行ボタンを押す」といった作業を、シナリオとして登録することにより、何度実行しても同じ結果を得ることができるからです。

さらに、RPAは、データ量の多い業務も得意としているため、システムから大量のデータをダウンロードし、各ファイルに転記するといったことも自動化できます。

その結果、人であれば、疲れや慣れから発生させてしまうヒューマンエラーを削減し、品質を維持したままスピーディーに自動化することが可能です。

RPAは、業務効率化を実現し、企業が抱えている課題を解決するツールですが、自動化できない業務も存在します。

ここからは、RPAで自動化できない業務について、詳しく解説していきます。

RPAは、手順やフローが決まっている業務を自動化するのは得意ですが、正否を判定しなければならない業務や、顧客の状況に合わせた企画提案など、状況に合わせて判断が必要となる業務を自動化できません。

もし、判断を含む業務を自動化したい場合は、判断が必要となる箇所までを自動化したり、業務の手順を変更することが必須です。

RPAは、感情労働と呼ばれるような、コミュニケーションが中心となる業務（顧客からの問い合わせやクレーム対応）を自動化することができません。

一方、AIの進化によって、発展した感情認識技術を活用することにより、顧客の感情に応じたメッセージを送信するなど、感情を理解する業務に関しても自動化する流れがあります。

AI技術の進化は、今まで対応できなかった業務も自動化できるので、人がよりクリエイティブな作業に注力できます。

RPAは、ルーティンワークのように、あらかじめ手順が定まっている業務の自動化は可能ですが、顧客の状況によって対応が変わるカスタマーサポートや、定型文ではないチャットサポートには向いていません。

他にも、RPAは、タスクの進捗状況や外部環境などの変化により、柔軟な対応が必要になる業務（プロジェクトマネジメントなど）への自動化が難しいです。

RPAは、ルール（手順）が決まっていれば自動化できますが、頻繁にルールや仕様が変わる業務の自動化には向いていません。

なぜなら、作業フローに変更があった場合は、RPAに設定しているプロセスも改善する必要があるため、ルール（手順）が変わる度に、修正しなければならないからです。

変更頻度が高い場合は、メンテナンスに工数がかかり、修正作業のたびに仕事が一時ストップするので、業務品質の低下にも繋がります。

結果、RPAを使わずに作業した方が早いという不満も発生するので、ルール（手順）が変わりやすい業務は避けておくと良いです。

ここまでは、RPAで自動化できる業務と自動化できない業務について、詳しく解説してきました。

ここからは、RPAで自動化できる業務事例を、部門別にご紹介していきます。

人事	勤怠管理・通知 / 労務管理 / 人事考課の集計・資料作成 / 給与計算 / 採用者情報の管理 / 人事通達などの自動通知 / 入退社手続きの簡略化 / 休暇申請など各種申請書処理
経理	請求書の作成・発行業務 / 経費精算 / 資産管理タイミングの通知（減価償却など） / 入金確認・消込管理 / 買掛・支払い管理 / 交通費申請対応
総務	備品の発注業務 / 在庫管理業務 / メール配信による全社連絡 / 反社システムのチェック / 報告書などの書類作成 / 社内イベントのスケジュール調整 / 定常的に実施している事務作業全般
営業	問い合わせ対応 / 見積書の作成 / 販売状況の通知 / 営業レポートの作成 / CRM・SFAシステムへ営業数値のデータ更新 / フォローアップメールの送信 / ファイルダウンロード
マーケティング	競合他社の価格調査 / 口コミ・評価の収集 / 広告運用レポートの作成 / 見込み顧客へのメールマーケティング / ソーシャルメディアモニタリング
IT	データ入力や移行 / インシデント管理 / レポート作成 / システムの稼働監視 / 差分確認などのテスト

ここでは、RPAで自動化できる業務事例を、部門別にご紹介してきました。

ここからは、RPAで自動化できない業務事例について、具体的に解説していきます。

判断力を伴う業務	部下などの人事評価 / 経営戦略の検討・決定 / リスク管理 / コンプライアンス事案の対応
感情を理解する業務	クレーム処理など顧客対応業務 / 人事考課後のフィードバック・フォローアップ面談 / 医療現場の患者ケア / チームマネジメント
柔軟な対応を求める業務	プロジェクト管理 / 営業活動 / 例外対応が必要なトラブル処理 / 面接時のヒアリング作業
ルール（手順）が変わりやすい業務	一時的なトレンドで発生した業務 / 法改正などの影響を受ける業務 / 市場の動向やニーズによって方針が変わる業務 / フォーマットが頻繁に変わるシステムを介した作業