人手不足の解消や業務効率化につながるツールとして、銀行業界をはじめ、製造業や地方自治体などさまざまな業界で活用されています。
そんな注目を集めている「RPA」ですが、具体的にどういった事例に適用できるか分からず、導入に踏み切れていない方も多いのではないでしょうか。
そこで、RPAの具体的な導入事例を業界別に解説しますので、導入検討時の参考にしていただければ幸いです。
【事例を見る前に】RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字をとった略称です。
パソコン上で実施している業務の自動化が可能で、処理スピード向上による「生産性向上」や「コスト削減」といった効率化を実現するテクノロジーになります。
RPAを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- 手作業が自動化され工数を削減できる
- 従業員の業務負荷と残業時間を減らせる
- ヒューマンエラーの低減につながる
- 24時間365日、稼働が可能なため生産性を向上できる
こういった特徴があることから、日本の社会的な課題となっている「労働力不足」への対策として注目されており、さまざまな企業で導入が進められている状況です。
RPAの活用事例10選
それではRPAについて、実際にはどのような業界や業務で導入されているのか、活用事例を10パターン挙げて解説します。
活用事例① 請求書発行作業を自動化（総務・経理）
毎月、経理担当者が実施している請求書を決済サイトから手作業でダウンロードし印刷するといった業務について、毎月請求書の数が増えており、手作業での対応に限界を感じたため、RPAの導入に踏み切りました。
その結果、決済サイトでのダウンロード条件設定から、請求書発行〜印刷までの業務をすべて自動化することに成功しています。
そして、該当の経理業務の人手が不要になったことにより、大幅な工数削減に繋がっています。
活用事例② 賃貸情報サイトから転記事務の自動化（不動産）
賃貸情報サイトから条件に合う物件情報を取得し、Excelに転記す業務が毎月大量に発生するため、専任の担当者を配置しないと業務が回らないような状況でした。
そこでRPAを導入し、毎月数万件のデータの取得と転記作業をすべて自動化することで、人手が不要となりました。
その結果、専任で担当していた人材を別業務へ配属できるようになっただけではなく、ヒューマンエラーが発生しなくなったため、業務品質の向上にも繋がっています。
活用事例③ WEB管理システムへの登録作業を自動化（新聞・メディア）
新聞記事の内容をWEBコンテンツとして掲載するため、新聞記事データベースから大量の記事を選定し、WEBコンテンツ管理システムに1件ずつ手作業で登録する業務がありました。
その業務については、膨大な時間が掛かるだけではなく、WEBコンテンツを公開時間に合わせ、早朝出勤が必要な状況だったため、業務効率化を実現するためにRPAを導入しました。
その結果、人が実施していた手作業はすべてRPAで置き換えることができたため、時間と労力が大幅に削減されました。
また、早朝出勤の必要もなくなったため、従業員の負担も軽減されています。
活用事例④ WEBサイト移管に伴う複製作業の自動化（情報サービス）
新WEBサイト開設に伴い、旧サイトからの記事の移し替えが必要でしたが、移管対象の記事が数百件にもおよぶため、手作業で1記事ずつ移管を実施すると膨大な時間と手間が掛かることから、RPAを導入しました。
その結果、記事の移管業務に人手が不要となっただけではなく、記事数の多さによりどれぐらいで完了するか想定出来なかった移管業務を、たった数日で完了することができています。
活用事例⑤ データ集計と役員への報告メールを自動化（小売業）
複数店舗を展開している小売業の会社で、基幹システムより各店舗の報告書をダウンロード、データをまとめた上で役員へのメール報告をするといった業務があり、報告書をひとつひとつ手作業で開き、データをまとめる作業を行っていたため、膨大な時間を要していました。
そこでRPAを導入し、データダウンロードからメール報告までの一連の流れを自動化することができたため、工数の削減だけではなく、ヒューマンエラーの削減や、属人化の解消に繋がっています。
活用事例⑥ 入札情報のチェック業務（営業）
官公庁や地方自治体などの行政機関が発注している入札について、複数の指定サイト（建築・土木・設備工事業など）を閲覧して定期的に入札情報を確認する業務について、営業担当が手作業で1件ずつ確認をしていたため、作業に時間がかかっていました。
そこでRPAを導入し、サイトの確認と確認した情報を纏めてメール送信するように自動化するように業務改善を行いました。
その結果、営業担当の業務工数が削減されただけではなく、必要な情報をタイムリーに得られるようになり、効果的な営業活動が行えるようになりました。
活用事例⑦ 職員全員の超過勤務時間を集計する業務の自動化（人事）
人事担当者は、手作業で勤怠管理対象の名簿をリストアップし、勤怠システムで勤務状況を参照の上、超過勤務時間のある職員の勤務データをエクセルに纏めるといった業務を実施していましたが、データ確認や転記に時間が掛かることからRPAを導入しました。
その結果、一連の作業を自動化することができ、業務工数の削減とヒューマンエラーが削減されたことによる生産性向上にも繋がっています。
活用事例⑧ データバンクへの症例の登録を自動化（医療）
患者が入院などをした際に記録している症例データについて、日本脳卒中データバンクに登録する必要があります。
その症例データの登録作業は毎月発生し、登録項目も多かったため、作業には膨大な時間がかかっていました。
また症例登録については、単純ですがミスの許されない作業なため、実務担当者の精神的な負担にもなっている状況でした。
そこでRPAを導入し、該当作業を自動化することで、導入前には2時間程度掛かっていた作業が、30分程度で完了するようになり、大幅な工数削減と担当者の負担軽減に繋がっています。
活用事例⑨ AI-OCRを活用した納品書のデータ登録を自動化（物流）
倉庫業など物流業界に従事している企業で、業界で深刻化している人手不足を受けた生産性向上の対策として、RPAの導入を決定しました。
RPAを適用した業務は、納品書をシステムへ登録する作業や差分を確認する照合作業で、扱っている納品書の種類が多く、作業に時間がかかっていました。
また、納品書伝票についても年間で300万枚程度処理する必要があるため、作業の煩雑化やヒューマンエラー、従業員の作業負担など課題のある業務でした。
そこでRPAを導入し、紙帳票については「AI-OCR」とRPAを組み合わせてデータ化し、納品書の照合についてはRPAを使って自動化することで、1日あたり約2時間の余力を創出できるようになりました。
また、メンタル面でも担当者の負担を軽減することができるようになっています。
活用事例⑩ 患者の明細データからのデータ算出を自動化（医療・介護）
病院で使用している電子カルテの管理日誌メニューから、医療/看護必要度の明細データを出力し、看護必要度を算出の上、担当部署へ報告するといった業務がありました。
しかし、明細データの確認が目視であることや、ミスがないかデータを見直すことが業務時間を圧迫し、担当者の大きな負担となっていました。
そこでRPAを導入し、電子カルテから明細データの出力から、担当部署へのメール報告まで全ての業務を自動化することで、年間114時間の余剰時間の創出が可能となりました。
また、担当者の精神的な負担も軽減され、本来注力したい業務へ集中できるようになりました。
導入に失敗しないためのポイント
RPAは業務効率化に効果的なツールですが、導入しただけで効果があるわけではありません。
ここでは、RPA導入に失敗しないために必要なポイントを3つ挙げて解説します。
ポイント① 業務の洗い出しと自動化業務の選定
RPAを導入する際は、自社の業務を洗い出し「どの業務に対して自動化を適用するのか」について検討しておく必要があります。
RPAは、人の判断を介さない定型作業や単純作業の自動化を得意としていますが、自社にそういった業務が存在しない場合、RPAを導入しても効果が出ません。
また、RPAを適用できる業務があっても、その業務を自動化できる機能を備えたRPAツールの選定できていないと、効果の低い導入になってしまいます。
そのため、RPAの導入を検討する場合は、最初に業務の洗い出しと可視化を実施しておきましょう。
ポイント② スモールスタートで実施する
RPA導入に失敗してしまうケースの一つとして、いきなり大規模な範囲へ自動化を推進してしまう事例があります。
せっかく導入したRPAですので、すぐに効果を出したい気持ちはわかりますが、まずは規模の小さい定型業務などからRPA化しましょう。
そしてRPAにより業務効率化の経験を積み、徐々に自動化範囲を広げていくことで、最短で効果的な自動化を行うことができます。
ポイント③ 企業全体の活動として取り組む
こちらも、RPA導入に失敗してしまう事例の一つですが、経営陣だけが業務効率化に積極的な状況に陥り、現場の従業員が消極的なケースです。
RPAを使った業務効率化は現場業務を自動化することで、生産性の向上など業務効率化を実現する活動なため、現場スタッフの協力は必要不可欠です。
そのため、RPAの導入にはどんな目的があるのか、どういう経営方針でRPAを推進しているのかなど、しっかりと情報連携し企業全体の活動として取り組む必要があります。
記事まとめ
今回の記事では、RPA導入の活用事例と、導入しないためのポイントについて解説しました。
RPAは業務効率化ツールとして、言葉だけが先行していしまい、どんなことができるのかや、どんな導入事例があるのかなどがわからず、導入に踏み切れていない方も多いと思います。
しかし、RPAは「労働力不足」や「DX推進」といった課題に効果的なツールであり、事例でも紹介した通り、経理部門の請求書作成作業や、営業部門の入札確認など、さまざまな業種や部門で活用されています。
そのため、今回紹介した内容を参考にしながら、RPAの活用がデメリットとならないようRPAツールの導入を検討していただければ幸いです。
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