RPAツールを他システムと連携するメリットは？活用・導入事例をご紹介！

2025年6月19日

RPAツールと連携可能なシステムについて詳しく解説！

近年、注目されているRPAですが、単なる業務自動化に留まらず、企業全体の効率化やDX推進に大きく貢献しています。

しかし、RPAだけの活用では、作業できる範囲が限定的で、導入メリットを最大化できません。

そこで、本記事では、RPAツールを他システムと連携するメリットについて、導入事例などを交えながら、詳しく解説していきます。

後半には、RPAツールと連携可能なシステムもご紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

RPAツールを他システムと連携するメリット

RPAは、人間が繰り返し行う定型業務をロボットに置き換える技術ですが、単体での導入だと限定的な効果に留まります。

ここからは、RPAツールを他システムと連携する「メリット」について、詳しくご紹介していきます。

自動化できる業務が増える

RPAツールは、他システムと連携することにより、自動化できる業務の幅を格段に広げることができます。

なぜなら、RPAと他システムを連携していない場合は、RPAにより自動化できる部分と、人手が必要となる部分に別れてしまい、業務効率が改善されにくい状況になるからです。

しかし、企業側は、RPAツールと他システムをデータ連携することにより、手作業を廃止して効率的に一連の業務プロセスを自動化できます。

また、RPAツールは、システム連携できる数に制限がないので、基幹システムからダウンロードしたCSVファイルをERPシステムに登録することも可能です。

顧客管理システム	顧客に関する情報を一元的に管理するシステム顧客に合わせた対応や戦略検討が可能
ERPシステム	企業が実施している会計・人事・生産・物流・販売といった基幹業務の情報の一元管理が可能

人的ミスを削減できる

RPAツールは、他システムと連携することにより、人的ミスを大幅に削減することができます。

特に、複数のシステムを操作する業務では、デスクトップ画面にさまざまなウィンドウを開いて作業するケースがあります。

そうすると、人は、入力ミスや入力漏れを起こりやすくなります。

また、人的ミスは、担当者が集中していても、疲れ・慣れ・ストレスといった状況から、どうしても防ぎきれない場合もあります。

そこで、RPAは、決められたシナリオ通りに稼働するため、他システムとデータ連携するような複雑な業務でも、人的ミスを発生させることなく、処理を進めることができます。

スケーラビリティの向上

RPAツールは、他システムと連携することにより、スケーラビリティの向上が期待できます。

なぜなら、RPAは、設定したシナリオに従って、スピーディーに処理することが可能なので、繁忙期や閑散期といった業務量の変化に対して、柔軟に対応できるからです。

また、RPAツールは、生成AIなど他システムとデータ連携することで、複雑で幅広い業務の自動化も実現できるため、ビジネス成長にあわせたスケーラビリティの向上が期待できます。

RPAツールを他システムと連携する際のデメリット

ここまでは、RPAツールを他システムと連携する「メリット」について、詳しくご紹介してきました。

ここからは、RPAツールを他システムと連携する際の「デメリット」に関して、わかりやすく解説していきます。

開発コストが追加で発生

RPAツールは、他システムと連携することにより、開発コストが追加で発生する可能性があります。

なぜなら、RPAは、さまざまなシステムとデータ連携できるツールが多いものの、社内で使用しているシステムが古い場合、他ツールとの連携難易度が高くなり、開発工数とコストが増加するからです。

そのため、効率的に運用するには、古いシステムを刷新し、継続的にかかるランニングコストを削減することが大切です。

また、開発を外注している場合は、自社の人材で内製化することで、開発コストを抑えることもできます。

連携先システムの変更に弱い

RPAツールは、他システムと連携することにより、連携先システムの変更に伴って、正しく機能しない場合があります。

なぜなら、RPAは、自動化したいシステムのユーザーインターフェース（ユーザーが視覚的に操作する場所）を読み込み、その要素をシナリオとして設定することで、自動化を実現しているからです。

そのため、RPAは、データ連携しているシステムの仕様やレイアウトが変更されると、設定していた要素が変わってしまい、自動化の処理が停止する可能性が生じます。

他システムとの連携を導入する場合は、システム変更をあらかじめ想定しておいて、変更時のマニュアル策定を検討しておくことが大切です。

障害発生時の原因特定に時間がかかる

RPAツールは、他システムと連携することにより、障害発生時の原因特定に時間がかかる可能性があります。

なぜなら、RPAは、他システムとデータ連携することで、自動化できる業務の幅が広がり、業務に関連するシステムが多くなるため、エラーの原因を特定することが難しくなるからです。

他システムとの連携を導入する場合は、障害発生時にスムーズに対応できるように、トラブルシューティングの手順書や仕様書など、問題を特定するガイドラインを作成すると安心です。

【一例】RPAツールと連携可能なシステム

ここまでは、RPAツールを他システムと連携する際の「デメリット」について、詳しくご紹介してきました。

ここからは、RPAツールと連携可能なシステムの一例をご紹介していきます。

ERP

ERP（Enterprise Resource Planning）は、RPAツールと連携することにより、企業が実施しているさまざまな業務プロセスの効率化と、品質の向上が期待できます。

たとえば、営業部門で活用した場合は、作成した見積書を手作業で入力することなく、RPAで情報を読み取り、ERPシステムへと連携して登録業務を自動化できます。

例）SAP

SFA

SFA（Sales Force Automation）は、RPAツールと連携することにより、営業活動の可視化や、データ分析といった営業活動に関わる業務を効率化することができます。

RPAツールは、営業レポートの作成や名刺登録といった単純業務の自動化が得意なため、SFAと連携することで、営業担当者が顧客データの分析に集中できるようになります。

CRM

CRM（Customer Relationship Management）は、RPAツールと連携することにより、顧客情報の登録などにかかる時間を、大幅に削減することができます。

なぜなら、CRMシステムを使った業務は、顧客データの登録・メールマーケティングなど多岐にわたるため、膨大な時間を要するからです。

しかし、CRMシステムは、RPAと連携することで、顧客データの入力・更新・顧客分析結果のメール配信などをリアルタイムに行えるため、生産性が向上し、企業としての競争力を高められます。

例）salesforce

OCR（AI-OCR）

OCR（Optical Character Recognition/Reader）は、RPAツールと連携することにより、手書き文書などをデータ化することができるので、業務効率が向上します。

たとえば、営業先で交換した名刺などは、OCRを活用して、営業管理システムに登録することで、名刺管理や顧客情報検索を効率化できます。

また、AIを搭載したAI-OCR（Artificial Intelligence Optical Character Recognition）は、フォーマットの異なる帳票の読み取りや、高度な文字認識技術によって、さまざまな文書をデータ化することが可能です。

AI-OCRは、RPAと連携することにより、手作業で実施していた請求書データの登録・出張や立替経費の精算といった業務を自動化できるので、作業負担を大幅に削減できます。

AIチャットボット

AIチャットボットは、RPAツールと連携することにより、非定型業務や、コミュニケーションが必要な業務を自動化することができるため、生産性の向上が期待できます。

AIを活用した対話型のチャットボットは、人が行う顧客とのコミュニケーションを代替えできます。

そのため、業務にAIチャットボットを適用する場合は、対話情報を収集し、取得した情報をRPAへ連携することで、生産性の向上に繋げられます。

会計システム

会計システムは、RPAツールと連携することにより、人手不足の解消・ミスの削減・業務時間の短縮などを期待できます。

たとえば、伝票データを会計システムに登録する作業は、人が行うと手間もかかり、作業ミスを防ぐためのダブルチェックを実施するので、どうしても時間がかかります。

また、繁忙期などは、処理する件数が増えることで作業時間が増加し、人的ミスのリスクも高まります。

しかし、会計システムは、RPAと連携することで、人を介さない業務プロセスに変更できるため、工数の削減や人的ミスの解消と共に、業務効率化を図ることができます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、RPAツールと連携することにより、勤怠に関連する業務を自動化できるため、残業時間の削減や業務効率化を実現できます。

勤怠管理は、勤務情報の確認・収集・集計・給与計算など多岐にわたり、業務時間が膨大になり、人的ミスの発生リスクも潜んでいます。

しかし、勤怠管理システムは、RPAツールと連携することで、勤怠データの登録作業や、長時間労働者の検知など、さまざまな業務をスピーディーに対応できるようになります。

業務管理システム

業務管理システムは、RPAツールと連携することにより、データ入力やレポート作成などを自動化できるため、業務効率化が期待できます。

従来の業務プロセスでは、基幹システムからデータをダウンロードして、業務管理システムへ必要な情報を登録してからレポート作成するため、大変時間のかかる作業でした。

しかし、業務管理システムは、RPAツールを連携することで、すべてのプロセスを一括で自動化できるので、大幅に工数を削減することが可能です。

例）kintone

RPAツールと他システムを連携した事例

ここまでは、RPAツールと連携可能なシステムの一例について、詳しくご紹介してきました。

以下は、RPAツールと他システムを連携した事例です。

業種	連携システム	業務の内容	導入効果
製造業界	ERP	在庫情報をシステムに登録	作業時間80％削減入力ミスの削減
小売業界	会計ソフト	売上データの仕訳処理	毎日2時間の工数削減経理業務の負担軽減
医療業界	勤怠管理システム	勤怠データの自動登録	人事の処理工数50％削減申請ミスの削減
物流業界	業務管理システム	配送実績の集計とレポート配信	レポート作成時間を1/5に短縮即時報告の実現