RPAの導入を失敗しないために知っておくべきことを解説！

近年、多くの企業が、人手不足の解消や働き方改革の一環として、RPA（Robotic Process Automation）を導入しています。

しかし、実際には、思ったような成果が出ず、運用が定着しなかったり、逆に業務が複雑化してしまったりと、導入に失敗するケースも少なくありません。

本記事では、RPAの導入に失敗する原因を詳しく解説するとともに、失敗しないための成功ポイントもご紹介します。

RPAの導入に失敗する原因

近年、業務の自動化ニーズが高まる中で、RPAを導入する企業も増えていますが、期待した効果が得られずに、プロジェクトが頓挫するケースも少なくありません。

失敗の原因は、ツール・業務選定の誤りや、現行プロセスを改善せずに、そのまま自動化することなど、企業ごとに異なります。

ここからは、RPAの導入に失敗する原因について、詳しく解説していきます。

失敗の原因１：ツール選定のミスマッチ

ツール選定のミスマッチとは、自社業務の特性・システム環境・運用体制に合わないRPAツールを導入してしまい、期待していた成果を得られない状態を指します。

RPAは、業務の自動化と効率化を目的に導入されますが、各ベンダーのツールには得意分野と不得意分野があり、単に有名だから / コストが安いからという理由で選ぶと、後々大きな問題に繋がります。

例えば、基幹システムやクラウド環境との互換性を十分に検証しないと、安定稼働せずに、トラブルが頻発します。

また、企業側は、ライセンス体系や拡張性も考慮しないと、運用規模が拡大するにつれて費用が膨らみ、費用対効果を損なうリスクもあります。

さらに、注意点としては、開発・保守のしやすさなどを見落とすと、運用フェーズで担当者に過度な負担がかかり、現場に定着しないケースも多発します。

自動化を成功させるためには、ベンダーのサポート体制（教育コンテンツの充実度など）や、導入目的・将来的な拡張性に合致したツール選びが重要です。

失敗の原因２：教育（スキル）不足

多くの企業は、RPAツールを導入しても、現場担当者や開発者に十分な研修を行わず、必要な知識が育たないまま運用を開始してしまいます。

その結果、現場では、ロボットが停止しても原因の特定や修正が遅れ、プロジェクトが頓挫するケースが多いです。

RPAは、プログラミング知識が不要なので、専門知識を必要としませんが、操作が簡単というわけでもありません。

効果的な対策としては、RPAの操作が難しいと感じる現場に対して、研修カリキュラムやハンズオン型トレーニングによるサポート体制を整備し、実践的な経験の蓄積が効果的です。

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失敗の原因３：運用体制に不備がある

RPAは、導入したら終わりではなく、しっかりと運用体制を構築して、業務の自動化を定着させる必要があります。

具体的には、稼働監視の仕組み（アラート設定やログ集約）・エラー発生時の対応フロー・バージョン管理・自動化の優先順位・サポート体制などです。

運用体制の早期整備は、RPAを業務改革の推進力へと転換するために重要であり、経営層や現場からの理解や協力を得やすくなります。

失敗の原因４：非効率のまま自動化

非効率な業務をそのままロボット化した場合は、非効率な業務を高速で繰り返すだけになり、期待したコスト削減や業務改善を得られません。

また、運用ルールが未整備のケースでは、属人的な作り込みや草の根的なスクリプトが蓄積され、長期的な維持管理が困難（失敗）になります。

対策としては、RPAを導入する前に、業務フローの可視化と標準化を行い、フローチャートを作成してボトルネックを特定し、不要工程の削減や統合を実施することです。

企業側は、現場担当者を巻き込んで、例外パターンやデータ入力の整備を進めることで、ロボットの安定稼働が期待できるようになり、単なる「自動化」から真の「業務効率化」へと繋がります。

失敗の原因５：過度な期待

RPAは、業務の自動化や効率化を実現する強力なツールですが、過剰な期待（人手を完全に置き換えられる / 導入すればコスト削減ができるなど）を抱くと、現実とのギャップが発生します。

RPAの特徴は、ルール化された反復作業を自動化できる点であり、例外処理や判断が必要な業務は困難です。

また、導入初期には、シナリオの作成や運用テストなど、人の関与が必要不可欠であり、ロボットの管理やメンテナンスも継続的に必要です。

導入効果を生み出すためには、RPAの適用範囲と限界を正しく理解した上で、現実的なKPIを設定することです。

失敗の原因６：業務選定の誤り

典型的な誤りとしては、例外処理が多く判断を要する業務や、データ形式が不統一で処理が安定しない業務を選んでしまうケースです。

また、工数の削減効果が小さい業務を選んだ場合は、費用対効果が見合わず、投資回収が難しくなります。

RPAの導入を成功させるためには、業務フローを可視化し、処理時間や頻度・例外処理の発生率を分析して、自動化の効果が大きい業務を選定することです。

さらに、業務選定を行う際は、単に作業の置き換えではなく、効率化や品質向上に繋がる業務を優先する必要があります。

企業側は、経営層や現場担当者を巻き込みながら、導入効果の見える化やKPI設定を行うことで、業務選定の精度を高め、RPA導入の失敗リスクを大幅に低減できます。

【失敗しない】RPAについて知っておくべきこと

RPA（Robotic Process Automation）は、企業の業務自動化や効率化を目的に、近年普及しているテクノロジーですが、特性を理解しておかないと期待した効果が得られません。

導入の失敗を防ぐためには、RPAの特性・導入プロセス・自動化対象業務の選定・運用（サポート）体制などを理解しておく必要があります。

ここでは、RPAについて、あらかじめ知っておくべきことを解説していきます。

自動化には時間を要する

RPAは、業務効率化やコスト削減を実現しますが、導入直後から大幅な効果を得られるわけではありません。

自動化のプロセスには、業務フローの可視化・シナリオ開発・テスト・例外処理（エラー）の対応・運用体制の構築など、多くのステップが必要であり、それぞれに時間と工数がかかります。

特に、複雑な業務や例外処理が多いプロセスでは、シナリオ開発に想定以上の時間がかかることもあります。

また、非効率な業務をそのまま自動化した場合は、後から修正や改善が必要となり、さらに時間が延びるケースも少なくありません。

RPAの導入を検討する際には、短期的な成果だけでなく、段階的な運用体制の整備・教育（トレーニング）の時間も考慮する必要があります。

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パソコン業務のみに限定

RPAは、人がパソコン上で行う「定型的」かつ「ルール化された操作」を、ソフトウェアロボットに代行させる技術で、人の判断を伴う業務や、物理的な作業を自動化できません。

例えば、RPAは、請求書データの転記・システム間の情報入力・メール送信・データ集計といった、パソコン上で繰り返し行う業務には適していますが、電話対応や会議での意思決定などは対象外となります。

そのため、企業側は、RPAの特性を理解せずに「業務全体を自動化できる」と誤解してしまうと、思ったほどの効果が出ないため、期待外れ（失敗）で終わるケースも数多く存在します。

RPAの効果を最大化するためには、自社の業務プロセスを整理し、パソコン上で実施されている反復作業を洗い出すことが重要です。

そのうえで、効率化を促進する際は、AIやOCRなど他の技術と組み合わせることにより、広範囲な業務改善を目指せます。

実行中のパソコンは利用不可（デスクトップ型）

デスクトップ型のRPAは、サーバー型やクラウド型と異なり、実行中にパソコンを利用することができません。

デスクトップ型の場合は、RPA実行中にユーザーが画面をクリックしたり、ファイルを開いて作業を進めたりすると、エラー（失敗）や業務停止の原因に繋がります。

そのため、デスクトップ型のRPAを導入した企業では、ロボット（実行）専用のパソコンを用意するのが一般的です。

ライセンス料（コスト）の発生

RPAツールを利用する際は、利用権利（ライセンス）を取得する必要があり、プランによってコストが異なります。

ベンダーと契約する際は、ライセンスの種類（フローティングライセンス / ノードロックライセンス）をはじめとし、同時稼働台数や年間利用料などを確認しておく必要があります。

【失敗しない】RPAの導入に成功するポイント

RPAの導入を成功させるには、失敗しない運用体制と、教育（サポート体制）の整備が必要不可欠です。

ここでは、RPAの導入を失敗させない「成功ポイント」について、詳しく解説していきます。

ポイント１：適切なツールの選定

RPAには、強みや特徴が異なるツールも多数存在するため、自社に適するツール選びを行わないと、期待した効果を得られず失敗に繋がります。

そこで、RPAの導入を失敗させないためには、ベンダーのサポート体制・料金体系・導入事例（口コミ / 評判）・拡張性（機能性）・既存ツールとの親和性など、多方面から確認することが大切です。

特に、RPAは、短期的な費用面だけで判断すると、自動化規模を拡大する際に、ライセンス費用が膨らんでしまい、費用対効果を損なうリスクがあります。

そのため、RPAを導入する際は、どの業務を優先的に自動化するのか、同時稼働のロボット数はいくつ必要かなど、具体的な条件を明確にしてから比較・検討を行うことが大切です。

ポイント２：自動化に向いている業務の選定

自動化に向いている業務は、ルールが明確で反復性が高く、処理量が一定以上ある作業です。

例えば、請求書データの入力や照合・顧客情報のシステム登録・日次 / 月次のレポート作成・在庫や受発注のデータ管理などは、代表的な対象業務となります。

これらの業務は、単純ながら時間を要したり、人的ミスも起こりやすいため、RPAを導入することで、工数の削減と精度向上が可能です。

逆に、判断や例外処理が多い業務・属人的なノウハウに依存する業務・作業頻度が低い業務は、自動化に向いていません。

自動化に向いている業務を正しく選定することは、単なる効率化にとどまらず、現場の働き方改革や全社的な生産性の向上に繋がります。

ポイント３：業務プロセスの整理と標準化

RPAは、既存の業務手順をそのまま自動化するため、業務フローに無駄や属人化が残っていると、非効率のまま引き継いでしまい、期待した効果が得にくいです。

例えば、担当者によって処理手順が異なる業務は、例外処理が増えるため、安定稼働が難しくなります。

そのため、まずは、現行業務を整理し、工程に無駄やバラつきがあるのかを可視化して、標準化を徹底することが大切です。

標準化の徹底は、不要な承認ステップや重複作業を削減できるので、RPAの開発工数も削減され、導入スピードが加速します。

また、標準化された業務は、ドキュメント化が容易になるので、メンテナンスや将来的な新規ロボットの開発効率も向上します。

ポイント４：スモールスタート

RPAは、幅広い業務を自動化できるポテンシャルを持っていますが、いきなり大規模展開してしまうと、運用ノウハウが十分に蓄積されていないため、エラーやトラブルの発生リスクを高めます。

エラーやトラブルの発生は、現場の混乱や導入コストの増大に繋がり、挙句「RPAは使えない」という誤った印象を持たれてしまい、導入に失敗してしまいます。

失敗を防ぐためには、効果測定がしやすく、自動化のルールが明確で、反復性の高い小さな業務に導入することです。

例えば、日次レポートの作成や請求書データの転記などは、導入初期から成果を実感しやすく、現場従業員にもRPAの導入メリットが理解されやすいです。

さらに、小規模な成功体験を社内で共有すれば、他部門への横展開もスムーズになり、全社的なRPAの推進に繋がります。

ポイント５：現場からの理解を得る

自動化の恩恵を受けるのは、日々業務を担っている現場の従業員なので、現場からの理解や協力を得られないと、優れたRPAツールを導入しても意味を為しません。

また、現場がRPAに不安や抵抗を感じている状態では、導入効果が半減したり、運用が定着せず失敗に終わることもあります。

そのため、企業側は、自動化を検討する段階で、現場の声を取り入れて、従業員の安心感と納得感を高めることが大切です。

加えて、RPA担当者は、現場がRPAに関する知識をつけられるように、トレーニングやハンズオンの機会を設けることも重要です。

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ポイント６：継続的な改善

継続的な改善は、RPAの導入を成功に導き、その効果を長期的に維持するために、必要不可欠です。

RPAは、一度導入したら終わりではなく、システム環境の変化や業務プロセスの見直しに合わせて、調整と改修を行う必要があります。

例えば、RPAは、基幹システムのアップデートや帳票フォーマットの変更が発生すると、正しく動作しなくなるケースが多発します。

このようなリスクを防ぐためには、RPAの稼働状況を定期的に確認し、ログを分析して、改善点を洗い出す運用体制を構築することが大切です。

まとめ

本記事では、RPAの導入に失敗する原因を詳しく解説するとともに、失敗しないための成功ポイントもご紹介してきました。

RPAの導入を失敗しないためには、自動化に適した業務の見極め・適切なツールの選定・現場からの理解を得ること・スモールスタートで成功体験を積み重ねることです。

RPAを導入する際は、無料トライアルなどを活用しながら、自社に適したツールを検討してみてはいかがでしょうか？

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