RPAツールを利用すると、オフィスでの作業の自動化を図ることができます。特に大量の事務を処理する金融業界や自治体で、経理などの大幅な業務の効率化・コスト削減・ヒューマンエラーの削減の効果を上げています。
本稿では、RPAツールの活用事例と、どんな業務に特に有効なのか、そして各業界でどんな使われ方をして効果を上げているのか、事例に則してご説明します。
導入により大きな効果を上げるために押さえておきたいポイントが、活用事例や各業界での利用状況から理解できますので、ぜひ参考にしてください。
株式会社MICHIRU 取締役
この記事の監修担当者：
相馬 章人
2014年に医療・ヘルスケアITベンチャー企業に入社。人工知能やIoT技術を使用したプロダクト開発およびプロジェクトマネジメントを経験。2018年フリーランスのソフトウェアエンジニアとして企業・大学と連携し機械学習を用いた自然言語解析を行うプロジェクトに参画。2018年より株式会社MICHIRUに参画。主にカスタマーサクセスを担当。
RPAツール導入の効果とは？
RPAツールを利用すると業務の自動化を実行できますが、次のような効果があると考えられています。
- 業務時間の短縮
- 業務の自動化による効率アップ
- 教育研修費・人件費などのコストカット
- 作業が正確になる
これは、RPAツールがPCでの事務作業を自動化し、なおかつ、24時間休まずに働くことができること、そして反復する作業はいつでも同じ品質でこなせることから生じる効果です。
これらの効果はさらに、業務時間を短縮させて、労働時間を短縮し、職場環境をよくする効果を生みます。また、本質的・創造的業務に集中ができるので、生産性、ひいては売り上げを向上させることができます。
Webや雑誌・本で取り上げられている活用事例では、RPAツールを活かし、上記のような効果を複数あげているものが多く見られます。
有効な業務内容・向いてない作業
メリットばかりのように見えるRPAツールにもデメリットがあります。
その最も重要なものは、全ての業務に有効とは言えない点です。活用事例では、有効な業務・作業を選んでRPAツールでの自動化を導入しています。
では、どんな業務・作業を自動化のターゲットにしてRPAツールでの自動化を行っているのでしょうか。
経理・人事・総務などの定型的業務・ルーティン作業
自動化が向いている業務は、部門を問わず定型的で反復して行われる事務作業です。
また、RPAツールによる自動化は、大量の事務処理であればあるほど、業務時間の短縮や、コストカットの効果が数字で見えるようになりやすいという特徴があります。
そのため、金融関係などの経理・会計・税務などで大量に発生するシステムへの数字の入力や転記、人事データの入力・転記・チェック、あるいは固定資産台帳や、什器備品目録を扱う総務などのバックオフィス部門の作業で、活用の余地が大きいといえます。実際に大企業の活用事例などを見ても、バックオフィスから導入を進めた事例が多く見られます。
部門を問わず、システムへの入力・転記・チェック・定型文などの作成業務を行うところであれば、業務の効率化の効果が出ます。
バックオフィスだけでなく、多くのデータを扱う営業・購買・小売や製薬等の在庫管理関連業務・倉庫・不動産関連業務・マーケティング、研究開発など、ターゲットとなりそうな業務・事務作業を行う部門は活用を検討したほうがよいでしょう。
RPAに向いている業務を見極められれば成功間違いなし
RPAでの自動化に向いている業務は、定型的・反復される大量の業務です。こうした業務を自社で見つけ、RPAに自動化している会社ではすでに導入に成功していると言っても過言ではありません。
RPAの活用事例・導入成功事例を収録している雑誌の特集や本が市場にはありますが、これらの事例をまとめて読むと、参考になるものが多く見つかります。
それらに見られる共通点は、向いている業務を小さな作業単位まで見える化したうえで整理し、ターゲットを明確化して導入が簡単な業務から進めたことといえます。
取り上げられている活用事例では年間で数千～数万時間、あるいは年間で8割・9割と業務時間を削減したといった「劇的」な効果がでているのです。
RPAに向いていない業務も把握しておこう
これに対して、RPAツールの導入・業務の自動化に向いていない業務は、向いている業務の反対、ということになります。
向いている業務の見極めについては、難航する会社もあり、それがRPA導入の失敗につながっている導入事例もあります。
非定型業務・反復されない、そして個別の判断が必要な業務を自動化しても、効果は上がりませんし、不適切です。無理して導入しても、それは典型的な失敗事例で終わってしまうでしょう。
また、複雑すぎるシナリオ・ワークフローを書いてしまい、RPAツールにトラブルが起こりがちになってしまう失敗事例に見るように、あまり複雑な動きを求めても効果的ではありません。長いシナリオからスタートすることもまた感心できません。
ただ、判断を必要とする業務は、AIとの組み合わせの活用事例だと話は違ってきて、導入から活用まで、スムーズに進められることもあります。
例えば、AI-OCR＋RPAツールの組み合わせソリューション導入および活用事例では、まさに「字が判読できるか、できないか」の判断を自動でしています。
すでにある活用事例でも、さらにAIとの連携を進めている事例が見られます。
RPAツールでは、限界がある業務を、判断が得意なAIに行わせることができると、RPAの活用事例もさらにその範囲を広げることができるのです。
どんな業界で導入されているの？
定型的な事務作業・反復される事務作業であれば、全業界でRPAの導入が可能です。ただし、活用事例が多く見られる業界・業態があるので、以下でご紹介します。
1. 金融サービス・銀行などでのRPA活用事例
金融サービスでは、メガバンクで特に活用事例が多く見られます。また、その効果もけた違い、と言ってよいものです。
①三菱東京UFJ銀行
三菱東京UFJ銀行の活用事例は、銀行の事例としては特色があります。コンプライアンス部門を主なターゲットとし、作業の自動化導入を強力に推し進めたものとなっています。
大量のデータの細かい照合・チェック、文書が多く発生しがちなコンプライアンス部門でRPAツールの導入を実施しました。
その結果、コンプライアンス部門の従業員の仕事の6～7割を圧縮して、削減できた業務をより重要な業務時間に充てるなど、実質的なリスク管理の面でより有意義な時間を創出することに成功、活用事例として引用されることも多くなっています。
今後は、2023年度までに9500人分の作業を削減し、2024年までには2000業務を自動化する予定とのことです。
②みずほ銀行
みずほ銀行は金融業界屈指のフィンテック先進企業で、2016年からRPAツールの導入を進め、年約77万時間にも及ぶ人的作業の自動化に成功しました。
AI OCR+RPAの活用事例もよく知られています。
③三井住友銀行
三井住友銀行での業務時間の削減も、RPAツールの代表的な活用事例として知られています。
RPAツールによる業務の自動化で、導入から約1年で約110万時間もの作業時間を削減した実績があります。きわめて大型の運用によるRPAツール活用事例です。
RPAベンダー・コンサルティング会社との協力で、300万時間の作業時間の削減を図る予定とのことです。
2. 保険業界でのRPA活用事例
金融業界でのRPA活用事例としては、もっとも歴史が長いのが、日本生命保険相互会社（日本生命）の事例です。Web記事や、本でも取り上げられる機会の多い活用事例です。
RPAという言葉が生まれる前の2011年から、ソフトウェアロボット＝RPAによる業務の自動化をテストし2014からRPAを本格稼働させています。
その結果、日本生命は、49業務・年間5万時間の業務時間削減に成功しています。2018年から支社の経理などのバックオフィスへも展開し、全社的にRPAによる自動化に取り組んでいます。
さらに、現在は、事務プロセスの一連の業務を自動化するために、AI-OCRや、RPAをBPMS（ビジネスプロセス・マネジメントシステム）のモジュールとし、それぞれを関連付けして組み込むなど、一歩進んだ自動化活用事例を生み出しているところです。
3. リース業界でのRPA活用事例
総合リース業の昭和リースでの契約作業・事務作業のRPA化も、導入成功事例の一つです。
年間23000時間を削減できることを試算したうえ、2018年9月までに34業務に適用し、すでに8,358時間分のRPA化に成功しました。
4. 自治体でのRPA活用事例
自治体および地方公共団体も、RPAの活用に取り組んでいます。2040年には、団塊ジュニア世代が65歳以上の高齢者になる一方、20歳代前半の人口がその半分となる世の中で、どれだけ自治体等のサービスを維持できるかが課題です。
RPAやAIを活かしたスマート自治体を実現する取り組みを、総務省・各自治体等ともども取り組んでいます。
活用事例も多く、すでに大都市圏では、3割以上の自治体が導入しています（神奈川県調べ、2019年）。代表的な事例を挙げると次のとおりです。
- コロナ禍の中、7万件超の特別給付金を給付するためにAI-OCR＋RPAを活用した東京都武蔵野市の事例
- 各行政機関をつなぐ区民の足として重要なコミュニティバスのパス発行業務の自動化にRPAを導入し始めて徐々に広げている港区の事例
次々と実証実験で業務を効率化し、導入範囲を広げるつくば市の事例
総務省のHPや書籍でも自治体での導入から活用の過程が確認できますので、導入の参考にご覧になさってください。
データ利活用が進む製造業・建設業での活用事例
製造業・建設業では、実際にモノを作るのはFAである、あるいは建設作業は事務作業ではないため、RPAの積極活用事例がやや目立ちません。
今後はビッグデータの取得・利活用をIoTとRPAをつなぎ自動で行う必要があることから、今後需要が大きくなり、成功事例も増える可能性が高いと考えられます。
IoTとRPAとの組み合わせソリューションを活用する製造業
製造業でも、バックオフィスの事務作業をRPAで自動化することが可能です。
もともとFAのロボット技術による自動化にはなじみがあるので、PC作業の自動化にも抵抗が少ないようです。
また、製造業では、IoTツールを利用して大量のデータを収集し、バックオフィスとFAまでを自動化しようという試みがなされています。
スマートファクトリーの実現に、RPAはFAと並んで大きな役割を果たします。今後、よりこの動きが加速し、RPAの活用事例も増え、運用も大規模なものとなるでしょう。
建設業でもRPAツール活用へ
建設業は３Kと言われてきましたが、施工管理や営業所・経理・人事事務など、多くの事務作業でRPAツールの活用事例が増えています。
特に、大手ハウスメーカーは活用事例も豊富にあります。作業に従事する人の労務管理をIoT＋RPAの組み合わせで解決するような例や、危険な作業の現場にIoT機器を置き、データをRPAで整理、リスク管理に活用する事例なども出てきています。さらに、設計にも活かす方法を大手ゼネコンを中心に模索中です。
生産性を上げよりDXに対応し、現代化を急速に進める業界としてのイメージアップを図るためにも、積極的にRPAツールによる業務の自動化への活用事例を増やしているところです。
大手・自治体だけじゃない？中小企業でも活用事例続々
最近はRPAツールの低価格化や手軽に使える料金プランの設定が進み、中小企業でもRPAツールの活用事例が増えています。
中小企業で特に活用事例が多く見られるのは、税理士法人・社会保険労務士法人といった士業や、保険代理店などの事務所です。
これらの事務所では大量の紙と情報を抱え、転記・入力等の単純作業が多く発生するため、正しくターゲットとなる業務を見定めればRPAの導入が成功しやすい傾向にあります。
その上、税理士業界は高齢化が進んでいる業界でもあり、人手不足への備えからも自動化の流れが加速しています。
製品別ではWinActor、UiPathの事例が目立つようですが、帳票の電子化、入力・転記などの単純作業・反復作業の自動化や、電子申請システム・契約管理システムを絡めた活用事例が見られます。
MICHIRU RPAは中小企業でも導入しやすいRPAツール
「RPAは高い」そんな常識を破る製品が国産のRPAツールでも次々最近登場しています。予算が限られがちな中小企業の活用事例が増えているのはこうした製品の変化を背景にしています。
MICHIRU RPAも、価格の点で中小企業が導入しやすいRPAツールです。
初期費用が10万円、運用費用は月々5万円から利用することができます。
しかも、フローティングライセンスを採用しているため、1ライセンスの契約であっても、複数のPCで使用することが可能です（ただし、1ライセンスにつき同時実行は1台まで）。
RPAの操作が学べるセミナーを定期的に開催していることや、国産のツールで、かつ日本語によるフルサポートもご利用になれること等、中小企業でのRPA活用を支える体制を整えていますので、ぜひ導入をご検討ください。
RPA活用事例に関する記事のまとめ
RPAの各業務・業界での活用事例をご紹介いたしました。
RPAによる事務作業の自動化は、人手不足による近い将来に起こる危機を回避したり、事務ミスによる思わぬ損失を回避したりすることができます。リスク管理や、経営戦略上、ひいては国家戦略上も重要なツールです。
MICHIRU RPAは導入しやすい価格帯の国産ツールです。ぜひ導入をご検討ください。
