単純作業を人間の代わりに処理するRPAは、業務効率化の手段として注目されています。
しかし、RPAは導入の仕方によっては思ったほど効果が出ないこともあるので、事前に活用方法を知っておくことが必要不可欠です。
そこでこの記事では、RPAの導入を検討している企業の方へ、RPAの概要や導入の必要性、導入時の失敗を防ぐ方法などについてお伝えしていきます。
業務自動化ソリューション「RPA」とは
ここではPRAについて、RPAの概要、3つの種類、AI・VBAとの違いを解説していきます。
概要
RPAとはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略で、パソコン上の定型業務を自動化できるロボットのことです。
導入することで、データ入力やリサーチ、レポート作成、メール対応などの定型業務を自動化できます。
RPAの導入には従業員の工数削減や、高い正確性の確保正確性の担保といったメリットがあり、働き方改革において大きな注目を浴びています。
RPAの3つのクラスを紹介
RPAには以下の3つのクラスが存在します。
- クラス1：RPA（Robotic Process Automation）
- クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）
- クラス3：CA（Cognitive Automation）
それぞれについて詳しく解説します。
クラス1：RPA（Robotic Process Automation）
もっとも一般的なRPAで、定型業務の自動化に使用されます。具体的には入力作業や検証作業などが主な活用領域です。
クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）
EPAはAIとの連携によってデータを解析し、一定程度の非定型業務も自動化できる技術です。
主に画像や音声の解析に用いられます。
クラス3：CA（Cognitive Automation）
CAとは高度なAIとの連携によって、ロボット自身が判断する能力を持ち、ほとんどの業務プロセスを自動化できるRPAです。
また、AIによるデータ分析を素早く経営戦略に活かすこともできます。
AIやVBAとの違い
RPAについて調べていると、AIとVBAといった紛らわしい用語を目にすることもあるでしょう。
これらの用語にはそれぞれ以下のように、意味があり明確に異なっています。
| 詳細 | RPAとの違い | |
|---|---|---|
| AI | 思考能力を持っており、記憶・判断・学習ができるソフトウェアで人工知能とも呼ばれる。 | PRAとは違い自分で思考できるので、定型業務以外もこなすことができる。 |
| VBA | Visual Basic for Applicationsの略。マイクロソフト社のオフィス製品を自動化できるロボット。 | オフィス製品に特化しておりそれ以外には使えない点が、RPAと異なる。 |
RPA、AI、VBAにはこういった違いがあるので、整理しておきましょう。
導入する必要性は？目的やメリットを解説
RPA導入にはコストがかかるので、本当に導入すべきかその必要性を知りたい方もいるでしょう。
そこでここではRPA導入の目的やメリットを解説していきます。
RPA導入の目的
まずはRPAはどのような目的で導入されるのかを3つ紹介していきます。
業務効率化
RPA導入の目的はなんといっても業務効率化です。
RPAは単純作業を完全に自動化でき、24時間365日いつでも稼働可能なため、迅速に定型業務を処理できます。
その結果、人間は定型業務から解放され、クリエイティブな作業に集中できるようになります。
人材不足対策
RPAの導入は人手が足りず定型作業の処理に追われる会社の、人材不足対策としても有効です。
活用することで人間の代わりにロボットが単純作業を全自動で処理するので、人が足りない分を穴埋めできるためです。
また、従業員が退職してしまった場合など、人材不足が発生し定型業務をこなしきれない場合にもRPAを導入すればすぐに労働力を確保できます。
こう考えると、人手不足にあえぐ会社にとって、人材不足の解消はRPA導入の大きな理由になりえることが分かります。
DX推進の一環
デジタルを活用したビジネスモデル変革であるDX推進の一環として、RPAを導入するのも一般的です。
RPA導入によりデジタルの活用に対する社内の意識を変え、DX推進に向け意識を醸成する効果があるからです。
デジタル技術を導入したことで単純作業から解放されれば、社内全体がデジタルの可能性に気が付きDX推進へのモチベーションが高まるのは当然でしょう。
このように、RPAは単なる業務の自動化にとどまらず、DX推進という大きな目標の達成に繋がっているのです。
RPA導入のメリット
続いてRPA導入にはどのようなメリットがあるのかを3つ紹介します。
ヒューマンエラーがなくなる
RPA導入によって得られるメリットの1つ目は、定型業務を自動化することで、ヒューマンエラーがなくなることです。
人間は長時間単純作業を繰り返すと、どうしても集中力が低下するのでミスを犯す可能性が高くなります。
こうしたミスが起こってしまうと、顧客からのクレームや売上ダウンにつながる恐れもあるため、可能であればこういったケアレスミスは避けたいところです。
その点、ミスなく作業できるRPAを活用することで、ヒューマンエラーが起こる心配がなくなり業務品質向上に繋がります。
コスト削減につながる
2つめのRPA導入のメリットとして、コストを削減できる点が挙げられます。
以前は人間が行っていた業務をロボットが代行することになり、人件費や教育費といった費用がかからなくなるからです。
また、仮に大量の作業が発生し処理に時間がかかった場合でも、残量代を支払う必要もありません。
そのため、これまで定型業務の処理に多額の人件費をかけていた企業であれば、RPAによって大きな恩恵を得られる可能性があるでしょう。
よりコアな業務に集中できる
3つ目のメリットは、RPA導入によってよりコアな業務に集中できるという点です。
RPAによって定型業務を自動化すると、その分時間ができるので、DX推進を進めるためのコア業務に集中できるようになります。
たとえばデータ分析や企画・戦略立案、コミュニケーションに時間を割けば、業務効率化や売上アップにつながる可能性も高いでしょう。
こういった単純作業よりも価値の高い業務に時間とエネルギーを使えるのも、RPA導入の大きなメリットと言えます。
RPA導入失敗の原因と防ぐ方法
RPAを導入した企業の中には、想定よりも効果を出せず、失敗に終わってしまった企業も存在します。
ここではRPA導入に失敗する理由と、失敗を防ぐ方法を説明していきます。
導入目的が明確ではない
RPA導入に失敗するありがちな理由として、目的が明確でないという点が挙げられます。
RPAを活用すると業務効率化につながるという噂を聞き、使い道を考えずに導入した結果、有効活用できないのはよくあるパターンです。
多くの企業がRPA導入によって業務効率化やコスト削減に成功しているのは事実ですが、それはRPA導入の目的を明確にしたうえで、計画的にシステムを導入したからです。
にもかかわらず、他社が導入したからというだけの理由でRPAを導入しても、同じような成果を得ることはできません。
導入前にどのようにRPAを活用するのか、自社の課題を明確にし、計画を立てたうえで導入することで初めて大きな効果が得られます。
業務の棚卸ができていない
業務の棚卸ができていない状態でRPAを導入してしまい、効果的な使い方ができないのもよくある失敗例です。
棚卸をしないとRPAをどの業務に導入すべきかがはっきりせず、導入のメリットが小さくなってしまいます。
こうした失敗を防ぐためには、現場スタッフに聞き取り調査を行い、負担の大きい定型業務がどこに存在しているのかを明らかにする必要があります。
そのうえで、業務量が多く処理に時間がかかる定型業務をRPAで自動化すれば、非常に大きな効果が得られるでしょう。
下準備なしでRPAを導入すると失敗する確率が非常に高くするので、導入の効果を最大化できるよう、事前調査を欠かさないことが大切です。
複雑な業務を自動化しようとしている
本来は自動化できない、複雑な業務を自動化しようとしているのも、ありがちな失敗パターンです。
RPAが得意とするのは、基本的に作業手順がルーティーン化されている定型業務です。
臨機応変な対応が求められる複雑な業務は、RPAには向いておらず導入してもあまり効果が得られません。
したがって導入前にRPAの特性をよく理解し、対応できる業務とできない業務を明確にしたうえで、導入する効果の高い箇所を選ぶことが重要と言えます。
導入フローはこちら！導入の際のポイントも解説
RPAを利用したい場合、どのような流れで業務に導入すればいいのでしょうか？
ここでは、RPA導入の進め方を5つに分けて解説しています。
現在進行中の業務の棚卸
まず初めに、現在進行中の業務のプロセスを見直し、どの業務を自動化すべきかを明確にしていきます。
RPAは導入することで定型業務を迅速かつ正確にこなせるロボットですが、臨機応変な判断ができないのが欠点です。
そのため、毎回同じ手順でこなせる業務に導入することで、大きな効果を発揮します。
どんな業務でも自動化できるわけではないので、どの業務であればRPAで置き換えできるのかを洗い出すようにしましょう。
RPAを導入する業務の選定
RPAを導入できる業務の棚卸が完了したら、具体的にどの業務をRPAで置き換えるのかを選定していきます。
定型業務であればRPAの導入対象になりやすいですが、とはいえRPA導入には費用がかかるので、何も考えずに全てを自動化していくのはおすすめできません。
高額な人件費がかかっている業務や、処理に時間がかかりすぎている業務があれば、そういったところから自動化すると効果的です。
また、ミスが許されない厳しい品質管理が求められる定型業務についても、ケアレスミスをしないRPAが得意とする分野と言えます。
こういった、RPAを導入すべき業務を絞り込んで行きましょう。
導入するRPAツールの選定
RPA導入対象の業務が決まったら、RPAツールを選んでいきます。
ツールには様々な種類があり、得意不得意があるので自社の業務に対応可能なものを選ぶ必要があります。
また導入の際に、サーバー費用や年間ライセンス料といったコストがどの程度発生するのかも必ず確認しましょう。
RPAツールを導入する
採用するRPAツールが決まったら実際に導入していきます。
このとき、もし選んだツールに無料トライアル期間があれば、まずは費用をかけずに試験導入してみるといいでしょう。
無料トライアルで効果を測定し、費用をかけて導入する価値がありそうであれば、本格的な導入に移ります。
必要な環境の準備や社内への説明を行ったうえで、ツールをインストールし業務の自動化を開始してください。
運用および保守を行う
導入が完了しRPAの運用がスタートしたら、システムが正常に動作し続けるよう運用していく必要があります。
日々の運用や問題発生時の対応を円滑にするため、運用及び保守の方針を定めるようにしましょう。
RPAの導入は最終目標ではなく、業務自動化の始まりに過ぎません。
トラブル発生時に困ることの無いよう、導入段階で将来のことを見据えて事前に運用や保守の方法を考えるようにしましょう。
企業及び自治体の事例
ここからはRPA導入によって業務自動化に成功した、企業や自治体の事例を紹介します。
複数業種の事例を紹介しているので、自社がRPAを導入する際の参考にしてみて下さい。
企業
まずは企業の事例を2つ紹介していきます。
楽天カード
楽天カードは12種類の業務に対しRPAを導入し、これらの業務について業務時間の75%を削減することに成功しました。
楽天カードでは約200種類に及ぶ事務作業の効率化を目指し、RPAの導入実験を実施しました。
検証の結果、12種類の業務がRPAによる自動化の対象として選ばれ、RPAの導入が実施されたのです。
今後、さらにRPA導入による自動化が進み業務効率化が図られる見込みです。
サッポロビール
サッポロビールではPOSデータの分析業務遂行のために、RPAを導入しました。
以前、同社では小売店百数十社の公開するPOSデータを分析し、業務に利用していましたが、その過程で1週間に約160回もの操作が必要でした。
そのため、連続した単純作業による従業員のミスやモチベーション低下が問題となり、RPAを導入することになったのです。
その結果、POSデータのダウンロード自動化に成功し、年間5,700時間の労働時間が節約され、1,100万円の人件費削減に成功しています。
自治体
続いて、自治体の事例を2つ紹介します。
東京都葛飾区
東京都葛飾区の事例では、源泉徴収に関連する業務の自動化のためにRPAを導入しています。
2017年にマイナンバー制度がスタートしてから、源泉徴収に関する業務が年間約10,000件となり、どのように処理するかが大きな問題となりました。
これを解決する際に解決策としてRPAを採用し、源泉徴収処理業務を自動化しました。
現在は、ほかの業務の処理にもRPAが活用されており、年間約3,000件に到達する保育園入園申し込みの処理業務の自動化にも成功しています。
鹿児島県奄美市役所
2020年4月に住民基本台帳に記録されている方全員に一律で10万円を配る、特別定額給付金支給が決定されました。
この際、鹿児島県奄美市役所では大量のデータを迅速に処理するために、RPAを導入することで対応しました。
申請書の読み取り及び登録をRPAツールで自動化することで、申請から最短で4日の給付を可能としたのです。
この結果、2020年6月初旬までに給付作業はほぼ完了し、住民サービスの向上に大きく寄与することに成功しました。
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- エクセルへの入力作業
- 請求書などの社外向けの書類作成
- 複数のシステムをまたいだデータ入力
- 定型リサーチの作業
- 社内報告用の定型リサーチ
これらの業務を、プログラミング不要の直感的な操作のみで自動化でき、設定後は1クリックするだけで数秒で処理が完了します。
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記事まとめ
RPAを導入すると単純作業を自動化でき、業務効率化や生産性向上といった効果を出すことができます。
しかし、こういった効果を得られるのは会社の業務の棚卸を行い、負担の大きな定型業務に対してRPAを導入した場合の話です。
負担の大きくない業務をRPAで置き換えても、大した効果が得られない可能性があるので、導入前にどのようにRPAを活用するかをしっかり考えるようにしましょう。
もしもどのRPAツールを導入するか悩んでいるのであれば、「MICHIRU RPA」をご検討ください。
