請求書業務を自動化するメリット・注意点・業務フローもご紹介！

企業間の取引に欠かせない請求書業務は、一見シンプルなようでいて、多くの工程が含まれています。

そこで、近年注目されているのが、請求書業務の自動化です。

請求書業務は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）・OCR（光学文字認識）などを活用することで、業務を効率的に自動化できます。

本記事では、コストを削減するだけでなく、ミスの発生を最小限に抑え、業務の標準化やペーパーレス化の促進に繋がる「請求書業務の自動化」について、ご紹介していきます。

請求書業務を自動化する方法

請求書業務の自動化は、専門的な知識と、大規模システムの導入をイメージしがちですが、クラウドサービスやソフトウェアを活用することで、中小企業や個人事業主でも簡単に自動化できます。

ここからは、請求書業務を自動化する方法について、わかりやすくご紹介していきます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットによって、パソコン上の定型業務を自動化することです。

RPAの導入は、顧客情報の入力・データの作成・メールの自動送信・データベースへの登録といった一連の業務を、正確かつ迅速に対応できます。

特に、RPAは、既存のシステムやソフトウェアとも連携できるため、社内のIT環境を大きく変更することなく、スムーズに導入できる点も魅力です。

また、RPAは、Excel・会計ソフト・ERPシステムなどと連携することで、複数の業務プロセスをまとめて自動化できます。

さらに、RPAは、24時間稼働が可能なので、夜間や休日でも、請求書業務を自動で処理することができるため、業務全体のスピードと効率が向上します。

おすすめツール：MICHIRU RPA

画像出典：業務を自動化するRPAツール【MICHIRU RPA】

シンプルプラン	月額50,000円
アシストプラン	月額100,000円
初期費用	100,000円
無料トライアル	1ヶ月間

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OCR（光学文字認識）の導入

OCR（Optical Character Recognition / 光学文字認識）は、紙の書類や、画像データに記載された文字情報を、デジタルデータとして読み取る技術です。

請求書業務は、OCRを導入することで、紙やPDFファイルをスキャンするだけで、記載された企業名・請求金額・取引内容・請求日などの情報を、自動でデータ化することができます。

また、OCRは、AI（AI-OCR）や機械学習と連携することで、請求書のレイアウトや、形式が異なる場合でも、文字情報を高精度で認識できるため、さまざまな形式に対応可能です。

さらに、読み取ったデータは、そのまま会計ソフトや、ERPシステムと連携できるため、請求書の処理からデータ管理までを、一気通貫で自動化できます。

クラウドサービスの導入

クラウドサービスは、請求書の作成から送付・管理・保存までの業務を、インターネット上で一括管理できるため、場所やデバイスを問わず、リアルタイムで確認や編集ができます。

クラウドサービスの導入は、テレワークや、在宅勤務が普及する現代の働き方にも、柔軟に対応できるだけでなく、複数の担当者が同時に情報を共有・管理することも可能です。

また、クラウドサービスは、自動バックアップ機能や、高いセキュリティ対策が施されているため、データ紛失（情報漏えい）のリスクも、最小限に抑えられます。

さらに、多くのクラウドサービスでは、電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法制度にも対応しており、法令遵守の観点からも安心して利用できます。

おすすめサービス：kintone

画像出典：kintone（キントーン）

ライトコース	月額1,000円（1ユーザー）
スタンダードコース	月額1,800円（1ユーザー）
ワイドコース	月額3,000円（1ユーザー）
初期費用	無料
無料トライアル	30日間

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おすすめサービス：弥生会計

画像出典：弥生会計 Next

エントリープラン	年間34,800円（月額2,900円）
ベーシックプラン	年間50,400円（月額4,200円）
ベーシックプランプラス	年間84,000円（月額7,000円）
初期費用	無料
無料トライアル	最大3ヶ月間無料

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管理システムの導入

管理システムには、請求書データの自動保存・検索機能・ステータスの管理機能が搭載されており、取引先ごとの請求履歴や、入金状況をリアルタイムで把握することができます。

そのため、担当者は、未収金の管理や、催促業務も効率的に行えるため、キャッシュフローの改善にも繋がります。

おすすめシステム：freee

画像出典：クラウド会計ソフト / freee

スターター	月額5,480円
スタンダード	月額8,980円
アドバンス	月額39,780円
初期費用	要問い合わせ
無料トライアル	30日間

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おすすめシステム：invox

画像出典：invox-受取請求書

ミニマム	月額1,078円
ベーシック	月額10,780円
プロフェッショナル	月額32,780円
初期費用	無料
無料トライアル	あり

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電子請求書発行システムの導入

電子請求書発行システムは、請求書の作成から送付・管理までを、オンライン上で一元管理することができるので、クラウド上での共有がスムーズに行えます。

そのため、企業側は、紙にかかっていた印刷費や、郵送コストが削減できるだけでなく、送付ミスや記載漏れといった人的ミスも削減可能です。

さらに、電子請求書発行システムの導入は、過去の請求履歴や、入金状況の確認もスムーズに行えるため、業務の透明性や効率が飛躍的に向上します。

特に、近年は、クラウド型の電子請求書発行システムが主流となっており、インターネット環境があれば、どこからでも操作が可能なので、多様な働き方にも柔軟に対応できます。

おすすめシステム：楽楽明細

画像出典：楽楽明細

料金イメージ	月額25,000円〜
初期費用	100,000円
無料トライアル	あり

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Excel（エクセル）の活用

日常業務で使用しているExcelは、表計算やデータ管理に優れたツールであり、特別なシステムを導入しなくても、工夫次第で請求書業務の効率化や自動化を実現できます。

特に、中小企業や個人事業主にとっては、コストをかけずに、業務改善（自動化）を図れる点が魅力です。

Excelを活用すれば、請求書のテンプレートをあらかじめ作成しておくことで、顧客情報や取引内容を入力するだけで、自動的に請求書が完成します。

さらに、関数やマクロ（VBA）の活用は、合計金額・税額・日付の自動計算が可能になり、入力ミスや計算間違いを防ぐことができます。

加えて、Excelは、データベースを構築して、フィルター機能やピボットテーブルを活用することにより、請求状況・未入金の確認・月ごとの売上分析なども簡単に行えます。

このように、Excelの活用は、請求書の発行から管理業務を効率化し、作業時間の大幅な削減が可能です。

請求書業務を自動化するメリット

ここまでは、請求書業務を自動化する「方法」を詳しく解説してきました。

取引件数が多い企業は、正確性やスピードが求められる請求書業務を効率化するために、自動化ツールの導入が非常に効果的です。

ここからは、請求書業務を自動化する「メリット」について、わかりやすくご紹介していきます。

作業時間の削減

請求書業務は、取引などで欠かせない業務ですが、毎月手作業で行っていると、請求内容の確認・入力ミスのチェック・取引先ごとのフォーマット調整・郵送・PDFの送付などが発生し、業務担当者の大きな負荷になっています。

特に、取引先が多い企業は、請求書業務にかかる時間が膨大なので、自動化による作業時間の短縮に、大きなメリットを感じやすいです。

請求書の自動発行や送付機能を備えたシステムは、ボタンひとつで、複数の請求書をまとめて処理できるため、従来の手間がほとんどなくなります。

また、請求書業務の自動化は、入力ミスや記載漏れなどの人為的トラブルも減少させるので、確認作業にかかる時間が短縮できます。

これにより、経理担当者は、請求以外の業務にも集中できるため、生産性の向上と、情報管理の効率化が可能です。

人的ミスの防止

請求書業務は、経理や事務担当者にとって、日常的な業務の一つですが、手作業だと、どうしても人的ミスが発生します。

特に、入力ミス・重複発行・送付漏れ・期日管理の不備などは、企業の信用問題に直結し、今後の取引を左右するトラブルの原因にもなります。

また、繰り返し発生するミスは、取引先との信頼関係を損なうだけではなく、経営の悪化にも発展する可能性があります。

そこで、多くの企業では、請求書業務の自動化サービスを積極的に導入し、請求書の作成や、送付をテンプレート化することで、データ入力と計算ミスを防いでいます。

さらに、顧客情報や請求内容は、システム上で一元管理できるため、情報の不整合や転記ミスが起こりにくく、アラート機能を活用することで、送付漏れや発行遅れの防止も可能です。

業務効率化の向上

請求書業務は、膨大な時間と労力がかかるだけでなく、ミスや漏れが発生しやすいという課題があります。

特に、取引先が多い企業では、業務の煩雑さが担当者の負担となり、業務効率を低下させる原因となっています。

そこで、企業側は、自動化システムを導入することで、請求書の入力・作成・発行・照合・送付・データ集計までを、一括で効率よく処理・管理することが可能です。

請求書業務の自動化は、担当者の負担が削減されるだけではなく、必要な情報の検索や、過去の請求データもスムーズに確認できるので、業務全体のスピードが向上します。

人的コストの削減

取引件数が多い場合は、請求関連の業務だけでも、複数のスタッフを配置しなければならず、人的コストもかかります。

特に、人的コストは、企業の固定費として大きな負担となり、利益圧迫の一因にも繋がるため、請求書業務を自動化する企業が増えています。

請求書発行システムやクラウド型サービスを導入すれば、人の手で行っていたデータ入力・内容確認・PDF作成・メール送信・送付状の作成・送信履歴の管理までを、システム上で自動化できます。

また、請求書業務の自動化は、これまで請求書業務に費やしていた人員を、別の業務に回すことができるので、人的リソースの最適化とコスト削減が可能です。

慢性的な人手不足に悩む中小企業では、今後の人件費高騰を見据えて、請求書業務の自動化をおすすめします。

ペーパーレス化の促進

印刷・封入・郵送・ファイリング（保管）といった一連の作業には、請求書の発行や管理に、大量の紙を使用しており、紙資源の大量消費と、保管スペースなどの課題もつきまといます。

特に、近年では、環境意識の高まりや、働き方改革の推進により、企業全体でペーパーレス化への関心が高まっており、請求書業務の自動化が注目されています。

請求書業務を自動化すれば、請求書を印刷・郵送する必要がなくなり、すべての請求データをデジタル上で一元管理できます。

また、クラウドサービスを活用すれば、取引先とのデータ共有もスムーズに行えるため、紙の使用量を大幅に削減できます。

さらに、請求書データは、システム上に自動で保管・整理されるため、紙のファイリング作業や保管場所の確保も不要になり、業務効率の向上とコスト削減の両方を実現できます。

ペーパーレス化は、企業の環境対策の一環としても評価されるため、取引先や顧客からの信頼向上にも繋がる取り組みです。

社内業務の標準化

請求書業務は、担当者ごとにやり方が異なったり、独自の手順や、フォーマットが存在することも少なくありません。

属人化や業務のばらつきは、ミスの発生・情報の食い違い・業務の引き継ぎがスムーズにいかないといった課題を引き起こします。

そこで、有効的なのが、請求書業務の自動化を通じて、社内業務を標準化することです。

自動化システムの導入は、請求書の作成から管理までを、統一したルールやフォーマットで行えます。

これにより、請求書業務は、誰が担当しても同じ品質・同じ手順で業務を遂行できるため、業務の属人化を防ぐことが可能です。

また、新入社員や異動者が業務に携わる際は、マニュアルやシステムに沿って作業するだけなので、教育コストも削減できます。

顧客満足度の向上

請求書の発行・送付は、単なる事務作業に思われがちですが、取引先や顧客との信頼関係に繋がる重要な接点でもあります。

仮に、請求書の発行遅延や内容に不備があった場合は、取引先に不信感を抱かせてしまい、ビジネスチャンスの損失にも繋がりかねません。

しかし、企業側は、請求書業務を自動化することで、これらのリスクを減らし、顧客満足度を向上させることが可能です。

特に、PDF形式でのメール送付・クラウドサービスでのデータ共有は、郵送にかかる時間や、コストを削減しながら、必要なタイミングで確実に請求書を届けられます。

また、請求内容や履歴をデジタル管理することは、問い合わせに迅速かつ、的確に対応できるため、取引先からの信頼を獲得できます。

請求書業務を自動化する際の注意点

ここまでは、請求書業務を自動化する「メリット」を詳しく解説してきました。

多くの企業では、業務効率化や人的ミスの削減を目的に、請求書業務の自動化を検討・導入していますが、システムを導入するだけで自動化は完了しません。

ここからは、請求書業務を自動化する際の「注意点」について、わかりやすくご紹介していきます。

導入コストの発生

請求書業務の自動化は、ミスの削減や業務効率が向上する一方で、導入コストについて理解しておく必要があります。

導入コストとは、ソフトウェアやシステムを利用する費用だけでなく、設計・開発・カスタマイズ・セキュリティ・システムのアップデートなどです。

また、導入コストは、ツールの種類によっても異なるので、自社業務の規模感や業務内容を踏まえて、慎重に検討する必要があります。

セキュリティ対策

請求書業務を自動化する際は、請求書に「取引先の企業名」「住所」「電話番号」「銀行口座」「請求金額」など、非常に重要な個人情報や、機密情報が含まれています。

万一、これらの情報が外部に流出した場合は、企業としての信用が大きく損なわれ、法的なトラブルや、多額の損害賠償が発生するリスクもあります。

そのため、請求書業務を自動化する際は、業務効率化のメリットだけに目を向けるのではなく、セキュリティ対策を万全に整えておくことが重要です。

セキュリティリスクを回避するためには、信頼性の高いサービスを選ぶだけでなく、データの暗号化・アクセス権限・二段階認証の導入などを徹底する必要があります。

システム障害発生時の対応

請求書業務を自動化する際は、システムに依存することになるため、システム障害へのリスクも無視できません。

請求書は、企業の売上やキャッシュフローに直結するので、システムが停止してしまうと、発行・送付・入金確認といった一連の業務が滞ってしまい、取引先との信頼関係にも影響します。

特に、ベンダーサービスを利用している場合は、自社で直接コントロールできない部分も多く、障害発生時の対応スピードや、復旧体制が不透明なケースもあります。

そのため、自動化を導入する前には、システム障害が発生した場合の対応フローや、バックアップ体制をしっかりと確認・整備しておくことが欠かせません。

社内システムとの連携可否

請求書の発行や管理は、単独の業務として存在するわけではなく、受注管理システム・販売管理システム・会計システム・顧客管理システム（CRM）など、さまざまな基幹システムと密接に関わっています。

そのため、請求書業務を自動化するためには、既存システムとスムーズに連携できるかどうかを、事前に確認しておくことが重要です。

システム間の連携がうまくいかない場合は、せっかく自動化ツールを導入しても、情報の二重入力や、データの不整合など、新たな問題が発生するリスクもあります。

そのため、自動化システムを選定する際は、現在利用している基幹システムや、業務フローをしっかり洗い出して、どのように連携できるのかを確認することが大切です。

運用ルールの明確化

請求書業務の自動化は、業務効率の向上と、人的ミスの削減など、多くのメリットが得られます。

しかし、自動化の効果を最大限に引き出すためには、事前に運用ルールをしっかりと整備し、関係各所が内容を理解・遵守することも大切です。

運用ルールの明確化とは、請求書業務の各ステップにおいて「誰が」「いつ」「どのように」対応するのかを、細かく定めることを指します。

各ステップにおいては、請求書の発行タイミング・承認フロー・エラーが発生した場合の対応方法・システムの権限設定など、具体的かつ実践的なルールが必要です。

また、運用ルールを明確にすることは、担当者の属人化を防ぎ、誰でも一定の品質で、業務を遂行できる環境を整えられます。

業務のブラックボックス化

請求書業務の自動化は、作業負担の軽減や、ミスの防止など、多くのメリットを得られますが、同時にブラックボックス化へのリスクも高まります。

ブラックボックス化とは、業務の流れや各工程が、担当者や限られた人しか把握できていない状況を指します。

ブラックボックス化を放置した場合は、トラブル発生時に原因の特定が困難になり、組織としての柔軟な対応力が低下してしまいます。

そのため、請求書業務は、自動化に頼りきるのではなく、業務フローやシステムの仕様を定期的に見直し、社内で共有する体制（見える化）を整えておくことが必要不可欠です。

請求書業務を自動化する際の作業フロー

請求書業務の自動化は、会社ごとに作業フローなどが異なりますが、以下のような手順が一般的です。

まとめ

本記事では、コストを削減するだけでなく、ミスの発生を最小限に抑え、業務の標準化やペーパーレス化の促進に繋がる「請求書業務の自動化」について、ご紹介してきました。

請求書業務の自動化は、メリットや注意点もありますが、RPAやOCRを活用することにより、作業効率を大幅に促進することが可能です。

請求書業務の自動化を検討する際は、本記事でご紹介した「RPA」や「OCR」などを活用してみては、いかがでしょうか？

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