近年、企業の業務プロセスを効率的化し、生産性を向上させる手段として注目されているのが業務自動化ツール、「RPA（ロボティックプロセスオートメーション）」です。
導入が進む中、多くの企業が効率向上や生産性の向上を期待しています。
しかし、実際に導入してみたはいいものの、思いもよらぬ問題点が浮上してしまい、運用が頓挫してしまった＝RPA導入が失敗に終わってしまった企業も存在します。
この記事では、そのような事態を防ぐべく、RPA導入前に確認しておきたい4つの問題点とそれに対する対策について詳しく解説します。
業務自動化ツール、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）とは
そもそもRPAとは、ソフトウェアロボットを利用して、日常的で繰り返し行われる業務を自動化するデジタルテクノロジーです。
これにより、従来従業員が行うべきだったルーティンワークから解放され、より戦略的でクリエイティブな仕事に注力できるようになります。
RPA導入のメリット
RPAには様々なメリットがあり、代表的なものとして以下の4つが挙げられます。
- 生産性の向上
- エラーの削減
- 時間の節約
- スケーラビリティの向上
それぞれのメリットについて、簡単に解説していきます。
1. 生産性の向上
RPAの導入によって、企業が業務プロセスの自動化に成功すれば、従業員は人間にしかできないより高度な業務に集中できるようになります。
判断や柔軟性が必要になる業務や、創作性が求められる業務などです。
これにより、企業全体の生産性が向上し、業績が向上する可能性があります。
2. エラーの削減
人間が手作業で行う業務には、ミスやエラーがつきものです。
しかし、RPAを導入することで、精度の高い業務処理が可能となり、エラーの削減が期待できます。
これにより、業務プロセス全体の品質向上を図流ことができるでしょう。
3. 時間の節約
RPAが得意とする業務は、日々のルーティンとなっている業務や繰り返しの作業が必要な定型業務です。
RPAはこれらの業務を高速かつ効率的に処理するため、人間の手によって処理していた時よりも時間を節約することができます。
従業員の残業を減らすことができたり、有給取得にもつながる可能性が高く、職場環境の改善にも役立つでしょう。
4. スケーラビリティの向上
業務量が増加すると、従来の手動処理では追いつかないことがありますよね。
RPAなら、業務のスケーラビリティを向上させ、需要の変動にも対応することができます。
これにより、企業は市場の変化に迅速に適応できる強みを持つことが期待できるでしょう。
5. 従業員満足度の向上
RPAによって、従業員は単調かつ時間のかかる業務から解放され、よりやりがいのある仕事に注力できるようになります。
これが従業員の満足度向上につながり、組織全体のモチベーションも向上するでしょう。
また先述した通り、職場環境の改善にも繋がるため、RPAは業務自動化のみならず多方面にメリットのあるツールと言えます。
導入前に確認しておきたい！問題点と対策
ここまでに紹介した通り、RPAには様々なメリットがあり、DX推進や働き方改革がトレンドとなっている現在、多くの企業がRPAを導入してそれらを実現しようとしています。
しかし、そんなRPAにも問題点は存在します。
導入前に問題点やデメリットを理解しておけば、実際にトラブルが発生したり調整が必要になった際に困ることなく対処することができるでしょう。
ここでは、RPAを導入した後に発生しやすい問題点や、失敗事例に多くみられる課題を4つご紹介します。
1. 適用範囲の明確化ができておらず、期待した効果が出ない
RPAは、人の判断を介さない定型業務の自動化に特化しています。つまり、すべての業務に適用するわけではないのです。
これを理解せずにRPAを導入した場合、自動化対象となる業務がRPAが苦手とする範囲のものならば、期待した効果を出すことはできません。
このような失敗を避けるためには、RPA導入前に、あらかじめどの業務にRPAを適用するか、またその業務のプロセスを明確にしておくことが重要です。
業務によっては逆に非効率的になる可能性もあるため、適用範囲を慎重に検討しましょう。
適用範囲を明確にするメリット
RPA導入前に、RPAの適用範囲を明確にしておくことで以下のようなメリットを見込めます。
- 効率向上の最大化
RPAは定型業務に特化しているため、そのような「RPAの得意分野」に適用させれば、効率向上の最大化を見込めます。 - コストやリソースの最適化
あらゆる業務にRPAを導入することは、コストやリソースの無駄遣いにつながりかねません。特定の業務に絞ってRPAを導入することで、コストやリソースの最適化を図れます。 - スムーズな導入と運用
適用範囲を事前に把握することで、導入から運用までのスムーズなプロセスを確立することができます。また適用範囲に深く焦点を当てることで、導入後のトラブルや調整の手間を軽減できます。
適用範囲を明確化し、効果を最大限に引き出す方法
以下では、RPAの適用範囲を明確化し、期待する効果やそれ以上の成果を生み出すための方法を確認していきます。
- 業務プロセスの分析
現行の業務プロセスを詳細に分析し、どの部分が最も効率化の余地があるかを明確にします。 - ROI（投資対効果）の検討
RPA導入にかかるコストと期待される効果を比較し、投資対効果を検討しましょう。高いROIが期待できる業務にRPAを導入することをおすすめします。 - 従業員のフィードバックの収集
実際に業務に関わる従業員の声を積極的に取り入れ、従業員がRPAを導入する価値を感じる業務にRPAを使用します。
上記の通り、適用範囲を明確にすることで、RPAの導入がより成果を上げやすいものになるはずです。
慎重な検討と計画を重ねることで、ビジネスプロセスの最適化を成功させましょう。
2. 既存システムと連携できない
RPAが既存のシステムとどのように連携できるかについても事前に検討が必要です。
システムとうまく連携できなければ、業務プロセスがより複雑になってしまったり、従業員の負担が増えてしまう可能性があります。
既存システムとスムーズに連携させ、双方を稼働させるためには、RPAツールの導入前にIT部門との綿密な打ち合わせが必要です。
システム連携の重要性
RPAを導入する目的は、業務プロセスを効率化し、生産性を向上させることにあります。
しかし、既存のシステムとの連携がしっかりとできていなければ、その効果は半減してしまいます。
システム連携が正しくできていれば、データの受け渡しや処理がスムーズに行われ、全体の業務フローがシームレスに進むことが期待できるのです。
既存システムとの連携のポイント
RPAを導入する前に、まずは以下の4点をしっかりと確認・検討することで、導入後のシステム連携や運用がスムーズに進みます。
- 相性の確認
まずは導入前に、既存システムとRPAが相性良く連携できるかどうかを確認することが重要です。異なるシステムを円滑に連携することで、データの一貫性を確保し、RPAの効果を最大限に引き出すことができます。 - セキュリティの検討
RPAには機密情報の自動処理が伴います。従って、既存システムとの連携においては、セキュリティの確保が不可欠です。アクセス権の管理やログの監視を徹底し、データ漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。セキュリティに関する問題点については、後ほどより詳しく解説します。 - 変更の影響検討
RPAの導入に伴い、既存システム側に変更が生じることもあります。この変更が業務プロセスに与える影響を検討し、従業員へのトレーニングや管理の計画を立てることが大切です。トラブルやエラー、メンテナンスを最小限に留めるためにも重要なポイントとなります。 - 費用対効果の検討
RPA導入に伴う費用対効果も検討しましょう。予算やリソースの制約がある中で、既存システムとの連携を確保するためには、慎重なコスト計画が求められます。費用と効果のバランスを取りながら、RPA導入を目指しましょう。
3. セキュリティ問題が発生する可能性
RPAを導入することで大量のデータが自動で処理されるようになりますが、その際にセキュリティの問題が発生する可能性があります。
特に機密性の高い情報が含まれる場合は、データセキュリティを確保するための対策が必要です。
この点については、専門家と協力し、適切なセキュリティ対策を講じることをおすすめします。
データセキュリティ対策が必要な理由
セキュリティ対策に講じなかった場合に起こりうる問題点と、セキュリティの重要性は以下のとおりです。
- 機密情報の保護
RPAが処理する業務には、機密性の高い情報が含まれていることがあります。セキュリティを万全にすることで、これらの機密情報が外部に漏れないよう保護しましょう。 - 信頼性の維持
企業や顧客の信頼を維持するためには、データセキュリティが不可欠です。外部からの不正アクセスやデータの改ざんを未然に防ぐことで、信頼性の高い業務遂行が可能となります。 - 法的リスクの回避
データ漏洩やセキュリティの不備は法的な問題を引き起こす可能性があります。データ法的リスクを回避し、企業の適法性を確保するためにもセキュリティ対策をすることは重要な措置となります。
セキュリティ対策のポイント
セキュリティ対策を検討する上で、以下のようなポイントを重視しましょう。
- アクセス制御の強化
データへのアクセスを厳密に制御し、権限のない者が機密情報に触れないようにします。RPA導入前に、アクセス制御の強化策を検討しましょう。 - データの暗号化
データを暗号化することで、不正アクセスによる情報漏洩を防ぎます。RPAが取り扱うデータは、専門的な暗号化技術で保護することをおすすめします。 - 定期的なセキュリティ監査
セキュリティ対策には定期的な監査が不可欠です。システムやプロセスに潜む脆弱性を見つけ、修復することでセキュリティを維持します。 - 社内教育プログラムの実施
従業員がセキュリティに対する意識を持つことも非常に重要です。RPA導入前に、社内で教育プログラムを実施して、セキュリティに対する理解を深めましょう。
4. トレーニングと教育が十分でない
RPAを効果的に活用するためには、従業員へのトレーニングと教育が欠かせません。
導入前に従業員がRPAを適切に使用できるような教育プログラムを用意しておくことで、RPAに対する理解や操作、メンテナンスの方法を社内に蓄積しましょう。
これにより、不慮の事態を未然に防いだり、適切に対処できるようになります。
トレーニングを通じて従業員のスキルを向上させておけば、導入後のスムーズな業務遂行を実現することができます。
トレーニングと教育の必要性
「RPAで業務を自動化できるのに、なぜわざわざトレーニングや教育をする必要があるのか」と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。
トレーニングと教育はRPAを効果的に運用していく中では欠かせない要素となります。
- RPAツールの理解
従業員がRPAツールを効果的に使用するためには、その基本的な理解が必要です。トレーニングを通じて、RPAツールの基本機能や操作方法を習得しましょう。 - 業務プロセスの把握
RPAに業務を任せ、自動化するため、従業員は対象となる業務プロセスを正確に把握しておく必要があります。トレーニングを通じて、現行の業務プロセスの理解を深めましょう。 - トラブルシューティングのスキル
RPA導入後に問題が発生した場合、従業員が効果的に対応できるようにするためには、トラブルシューティングのスキルが求められます。トレーニングを通じて、トラブルに対する適切な対応策を学びましょう。
トレーニングと教育のポイント
実際にトレーニングや教育を実施する際には、以下のようなポイントを重視して計画を立てるようにしましょう。
- 実践的なトレーニングプログラム
座学だけでなく、実際の業務に即したトレーニングプログラムが効果的です。業務フローに沿ったトレーニングの実施をおすすめします。 - 段階的な教育
一度に多くの情報を詰め込まないようにし、段階的な教育を行いましょう。徐々に難易度を上げながらトレーニングを進めることで、従業員の理解度が深めることができます。 - フィードバックの収集
トレーニングを受けた従業員からのフィードバックを積極的に収集し、プログラムの改善点を見つけましょう。従業員の声を取り入れることで、より効果的なトレーニングを組むことができます。これは安定した効果を得るため、またよりより職場環境の整備のためなど、将来的にも重要です。
記事まとめ
この記事では、RPA導入前に確認しておきたい4つの問題点とそれに対する対策について詳しく解説しました。
業務自動化ツール、RPAの導入は、企業にとって様々なメリットをもたらします。企業は競争力を高め、持続可能な成長を実現することができるでしょう。
しかしそんなRPAにも様々な問題点があります。
実際にその問題が起きてから対応するのと、事前に対応策を練っておくのとでは、後者の方がリスクが小さいです。
また、問題点に対する対策を講じることで、RPAの導入による効果を最大限に引き出すことが可能です。
この記事で紹介したポイントを踏まえつつ、RPAを導入することで業務プロセスの効率化を進め、競争力を強化していくことができるでしょう。
