現在地方自治体ではRPAの利活用が盛んに進められています。
今後、少子高齢化が進行しても行政サービスの質を維持することがどの自治体でも共通の課題です。
そこで地方自治体も現在DXを進めるべく、国の主導の下でこの数年でRPAの実証実験や本格導入が相次いでおり、民間企業の導入率を大きく上回っています。
以下では、自治体でのRPA導入の背景や、自治体でRPAを活用する際にはどんな業務を自動化できるのかを詳しくご紹介します。
民間企業でも参考にできる点が多くありますので、導入・利活用の検討材料になりましたら幸いです。
地方自治体でのRPA導入・活用の必要性とは
現在日本では少子高齢化が進んでいますが、2040年には高齢者人口が4000万人となり、1.5人の現役世代で1人の高齢者を支える時代になるといわれています。
行政サービスも同様に、高齢者の行政サービスの需要は増大する一方、現役の職員は減少傾向にあり、深刻な人手不足が課題とされています。
すなわち、高齢者の利用度合いが高い行政サービスを提供する地方自治体は、少子高齢化が進み続けると「自治体職員の仕事が多くなる、しかし人手は少なくなる」との厳しい状況に立たされると予測されているのです。
この予測のもと、近時では公務員のなり手がいない、という課題もクローズアップされています。
2021年には公務員試験の受験者が過去最低を更新しています。
地方自治体も含め「役所」が魅力的な職場ではないとされると、今後の行政サービスの見通しは暗いものとなってしまうでしょう。
自治体のDX・RPA活用を後押しする政府の計画・ガイドラインとは
そこで政府（総務省・デジタル庁）が主導し「自治体行政スマートプロジェクト」のもとで地方自治体のDXすすめています。
「革新的ビッグデータ処理技術導入推進事業」のRPA導入補助事業などで、補助金を交付、地方自治体のPRA導入を後押ししています。
またRPAについては各種ガイドラインをまとめ、導入・利用のあり方についても各地方自治体をリードし、RPA導入を強力に推進しています。
1,788団体のうちRPAを導入している都道府県・指定都市が100%、その他の市区町村は45％と非常に高い導入率になっていることがわかります。
これらの施策は、行政事務を改善し業務効率化を進めること、職員の働き方も改善することが主な目的とされています。
また、DXが進み、行政の効率化・迅速化が進むと、住民の利益になることは言うまでもないため、予算をかけて取り組むに値することなのです。
RPAの成功事例と対象業務
RPAツールは地方自治体のDXの目玉とされ、多くの業務にRPAツールが活用できるものと考えられています。
実際に、自治体業務の中でもバックオフィス業務には多く活用され、さらに窓口業務への活用も進んできています。
どんな自治体の業務にRPAが活用できるのか
地方自治体の業務は、定型的で、反復される業務が多いとされています。
実際、書類も様式が決められ、どの住民にも平等に行政サービスが提供できるように工夫されています。
RPAが得意とする業務は、定型的で反復される業務なので、RPAは特に自治体のDXに効果があると考えられます。
一方、RPAのできる業務はもともと単純なデスクトップ上の作業であり、アナログの書類が多い自治体の業務に導入しようとすると、紙のデータからデジタルデータへの変換が必要になります。
そのため、AI-OCRとの組み合わせによる効率化を図る自治体が多いのも特徴の一つです。
具体的には、次のような業務にRPAが活用されています。
納税・財務会計業務への導入
自治体の中でもバックオフィスの事務全般にRPAはそもそも導入しやすいものですが、特に、財務・会計事務関連の業務には導入しやすいものです。
計算・入力・転記などの定型的な業務が多いこと、また各自治体ともシステムの入れ替えが進む中で、データの整形や入力といった事務も増えていることからRPAを十分に活用できる背景があります。
納税事務のうち計算・入力・転記業務、納税通知書発送業務、財務・会計・出納業務での計算・入力・転記業務などはRPAと相性の良い業務です。
「お金関係の業務」全般、RPAとの相性が良いため、導入の成果をあげやすいと見込めます。
市川市、金沢市、奈良市など、「RPA先進自治体」の導入事例も、こうしたお金関係の業務から手を付けているようです。
受付や窓口事務・問い合わせなどの導入
RPAの自治体での導入について、今後導入が進むと考えられているのは、申請・申し込みなどを伴う住民サービス業務や窓口業務です。
実際、より住民の暮らしに近い窓口業務や、住民の事務手続きにも以前よりRPAの利活用は進んできています。
東京の各自治体を中心に、高齢者へのバス券、パス類の交付、補助金などの交付の申請受付～交付業務などの導入事例があり、業務の効率化と住民サービスの質の向上に役立っています。
こうした窓口業務でも、申請・申し込みを伴う業務にはデータの修正や転記・システムへの入力が必要ですが、RPAが得意としているところです。
多くの住民からのニーズに応える事務は、接客などの高度な判断を伴う業務ではなく、かつ反復継続されるので、RPAを導入すると効率化が達成できます。
これにより住民サービスの質も上げることができるでしょう。
接客には、すでに番号札の交付などが人の手を使わず自動化されている事例が多く見られます。
今後は、現在一部の先進事例でも利用されているAI・チャットボットをつかったより高度な自動化もより多く見られるようになるはずです。
自治体の導入事例に学ぶ失敗を避ける工夫とは
日本では、金融機関が中心となってRPAの導入事例を早くから積み上げています。
自治体は後発だったのですが、現在では金融機関並みの普及率があります。
「RPAに向いた業務が多い」という自治体ならではの特徴があることも確かに原因ですが、自治体の導入事例を見ると、以下のような特徴があります。
これらのプロセスは、民間企業でも大いに参考にできるものと思われます。
実証実験を行う時間を十分に確保している
主に2018年～2019年にかけて総務省主導で多くの自治体が実証実験から始め、効果について報告書をまとめ公表しています。
対象業務・効果などが公開されていますが、本格導入の前に十分な時間を確保して効果を検証しています。
対象業務を絞り込んでスタートしている
自治体では、実証実験の段階から対象業務を小さく絞り込んでいることも特徴です。
スモールスタートから、テスト・試行段階を経て運用を徐々に大きくするあり方はRPAの導入時の基本ですが、RPA業務に合った小さな作業から無理なくスタートしています。
効果を見てから無理せず大きな運用へと移行していく流れは、民間企業でも大いに参考になる導入の在り方です。
総務省を通じて情報公開し、導入の在り方を自治体間で比較検討しやすくしている
自治体での導入が成功する背景には、成功・失敗の事例を自治体相互で情報交換できる仕組みを持っていることがあげられます。
どの自治体も、今後参考にできる事例を総務省のデータで共有できることにより、失敗が避けられるようになっていたことが高い普及率に繋がっているとみられます。
民間企業ではこの仕組み自体は参考にしにくいですが、なぜ導入が失敗に終わったか、導入の際にどのように課題を克服したかなど、他社事例を参考にすることは有益です。
総務省のページ・各自治体の報告書などの参考資料が多く公開されていますので参考にしてみてはいかがでしょうか。
まとめ
地方自治体のRPA導入状況は、当初大都市圏が中心でした。
2019年時点で大都市圏での普及率が60％、その他の自治体で30％ほどにとどまった導入率がのが現在では67%と、民間企業を大きく上回っています。
2022年時点で、1,788団体のうちRPAを導入している都道府県・指定都市は100%、その他の市区町村は45％と民間企業を大きく上回っています。
自治体のDX推進の在り方とその背景、導入の具体例をぜひ参考にしてみてください。
