社内業務の効率化を図るツールとして、近年では大手企業を中心に広く浸透しているRPAツール。
本来はロボットを使うことで大幅な業務効率化が出来るRPAツールですが、正しく運用ができていないと十分な投資対効果が得られない、といったことがあるのも事実です。
運用後におけるリスクや課題とその解決策を事前に知っておくことで、RPA運用において十分な効果を得たいところですが「有益な情報がまとまっているサイトがない」などの不安から、うまく進めていけないといったことが現状だと思います。
そこで本記事では、これからRPAツールの運用を考えている方・また既に運用中の方にも役に立つよう実際の現場で起こりうる課題とその解決策について解説させていただきます。
記事後半では、解決する上で一番役に立つRPAツールについても簡単に触れさせていただきますので、是非最後まで読んでみてください。
RPAツール導入と運用における3大リスク
まずは、RPA導入・運用におけるリスクについて3つ記載させていただきます。
企業規模、業種等に関係なく発生し得る内容となっておりますので、是非皆様にご覧いただきたい内容です。
リスク1.作成者や管理者の異動・退職
1つ目は、自動化における作成者・及び業務推進者の部署移動や退職によるリスクです。
元々担当していた人がいなくなってしまうことによって、担当者不在でRPA運用が進まないだけでなく、仮に代替えメンバーが見つかったとしても、ノウハウやスキルが継承されず1からやり直し、といったこともあり得ます。
部署移動が多い企業の方は、特に上記記載のリスクが強いと思いますので、せっかく築盛したノウハウが無駄にならないよう、対策を練っていきたいところです。
2.作成に時間がかかりすぎてしまう
リスク2つ目は、RPA自動化作成業務に時間がかかってしまうことです。
作成に必要以上に時間がかかってしまった場合、本業の業務に影響があるだけでなく、作成の為に残業してしまっているなど、業務時間削減のための取り組みが業務時間を引き延ばしているという本末転倒な悪循環を生み出してしまいます。
また、せっかく完成しても作成に時間がかかりすぎているため、その作成時間分の効果を十分に出せず結果あまり意味のない取り組みになってしまうこともあります。
RPA運用は、あくまでも本業優先の中で行う取り組みですので、作成に時間をかけず効率よく進めていくことを意識して進めていきたいところです。
リスク3.十分な投資対効果が得られない
リスク3つ目ですが、満足できるような投資対効果が得られないことです。
リスク2でも記載した内容と若干被るところもありますが、業務自動化がなかなか進まない、あるいは自動化した業務があまり効果が得られなかった、といったことから、RPA導入をしたことによるメリットを十分に受けられていないケースです。
また一番問題なのは、投資対効果が得られていないにも関わらず、効果がでていないことに気が付いていないパターンです。
目の前の業務をたくさん自動化しているから効果がでているような気がしていても、実際は通常業務が楽になるほど十分な効果が得られていないといったケースは多々あります。
少々乱暴な言い方かもしれませんが、RPAは業務効率がしっかりとできていないとあまり意味がありませんので、効果がでているかどうか、常に慎重に確認して行っていきたいところです。
運用上のリスクを解決する対策方法とは？
解決法1.社内運用体制の見直し
作成者、推進者の異動・退職リスクに対して、作成者や業務推進者が属人化しない、あるいはノウハウがうまく引き継がれるような運用体制づくり・ルール策定をすることが重要です。
具体的に、日頃から作成者主催による社内勉強会を行い、RPA運用の知識やノウハウを共有、また定例会でRPAの取り組み実績を共有することで、RPAを運用することのメリットをより身近に感じてもらうこと。
さらに作成に関しては、導入当初は専任の担当者一人で進めていきつつも、ある程度慣れてきたところで、複数人で作成をまわしていくことで、徐々に他のメンバーにも作成を覚えてもらうことが大事になってきます。
属人的な運営にならないよう、勉強会などのイベントをうまく使い、常に共有していく意識していくことが重要です。
解決法2.ベンダーによるサポートの活用
作成に時間がかかりすぎてしまうことの解決策として、RPAのベンダーによる作成レクチャーを受けることです。
RPAのメリットとして、プログラミングなどとは違い作成が非常に簡単なことが挙げられますが、必要最低限の知識を覚えるにはある程度時間が必要な事。
ツールにもよりますが十分な書籍や教材が揃っていないことが非常に多い事から、独学で運用を進めていくには大変なことが多いです。
プロからのレクチャーを受けることで設定や作成における知識が簡単に吸収できるだけでなく、作成におけるちょっとしたコツなど、各現場に合ったやり方などもレクチャーしてもらえますので、是非そういったサービスが使えるRPAツールを選ぶことが重要です。
解決法3.業務選定ルールの策定
十分な投資対効果が得られないことの解決策として、業務選定ルールを策定し、投資対効果が得られる業務の見極めをしっかりと行えるようにすることです。
投資対効果が得られない＝効果が少ないということですが、その原因は主に
- 作成した時間に対しての効果割合が低い
- 運用開始後にトラブルがよく発生する
- 作成した業務が一部の部署のみにしか適用できない
などが挙げられ、これらは主にいきなり難しい業務に着手しようとしたことが原因です。
アーリー・スモール・サクセスが基本となってきますので、まずは簡単に作成できる業務から取り掛かることを心掛けることが大事です。
そのための基準として、まずは作業手順5までの業務からとりかかる、など具体的なルールを策定して作成から運用をスムーズに進め、作成後は、作成したものと似た別部門の業務を自動化していくことでの運用の横展開を意識、運用効果を全社的に展開し、効率よく効果を上げていくことが大事となってきます。
サポート体制が充実したMICHIRU RPAがおすすめ
MICHIRU RPAとは？
以上課題に対しての解決策を述べさせていただきましたが「作成や運用においてはベンダーによるサポートが必要」ということを述べさせていただきました。
充実したサポートが得られるベンダーが少ないのが現状ですが、その中でも優れたサポートを提供しているのがMICHIRU RPAです。
MICHIRU RPAは、国産RPAでインストール後わずらわしい設定などがないため、エンジニアがいない現場でもすぐに運用いただけるRPAツールです。
また、MICHIRU RPAで最大の特徴として挙げられるのが導入から運用コストの低さです。
業務自動化支援ツール「MICHIRU RPA」の料金形態は以下の通りです。
| 初期導入費用 | 10万円 |
|---|---|
| 月額利用料金 | ５万円 |
| サポート料金 | 無料（一部有償サービスあり） |
MICHIRU RPAのサポート体制
気になるサポートですが、作成レクチャーはもちろん、作成前に必要な業務選定アドバイス、またレクチャー後も各種教材を使用したフォローサポートがついています。
＜解決法3＞のところでも述べさせていただきましたが、作成スキルが身についたとしても業務選定がうまく出来なければ十分な投資対効果が得られず、あまり意味がありません。
この部分において、プロからのサポートを受けることでより効果の高い業務選定ができるようになりますので、全体を通してさらに効率よくRPAの運用を進めていくことが可能となります。
またMICHIRU RPAのユーザー様であれば、無料で何回でも操作勉強会に参加することが可能。
ハンズオン形式でExcel業務の自動化等、業務でよく使うものを題材にして定期的に勉強会が行われており、ユーザー様より人気のコンテンツとなっています。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか。
RPA運用におけるリスクを回避する解決策として「業務選定ルールや体制づくりを変える」など日頃から簡単に取り組める積み重ねが大事となってきます。
日頃から自分たちで意識しながら進めていくことも大事ですが、やはりうまくいかない部分もでてきますので、プロによるサポートをうまく活用することでより効率的に運用を進めていくことがポイントです。
MICHIRU RPAは、数あるツールの中でも最もサポートが充実しているRPAツールとなりますので、今後の運用リスクを回避するツールとしてはおすすめのツールです。
価格も月額5万円～と非常に低価格でご利用することができますので、ツール選びでお悩みの方は是非この機会にMICHIRU RPAをご検討ください。
