人事業務にRPAを導入する際のポイントと具体的な活用事例を解説！

人事業務は、社員情報の管理や勤怠データの集計、採用活動に関わる書類作成など、多くの時間と労力がかかる業務を行なっています。

そのため、人事に関わる業務は、正確さを求められるので、従業員がストレスを抱えやすい環境です。

本記事では、人事業務にRPAを導入するメリットをはじめ、RPAの業務活用事例をご紹介しています。

後半には、人事業務にRPAを導入する際のポイントも解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

人事業務にRPAを導入するメリット

人事業務にRPAを導入することは、単なる業務効率化にとどまらず、企業の成長を支える重要な施策です。

ここからは、人事業務にRPAを導入するメリットについて、詳しくご紹介していきます。

メリット1：人材不足の解消

RPAは、日本の社会問題となっている人手不足の解消に効果的です。

なぜなら、RPAは、手間のかかる業務を自動化するため、人間の手で作業を行わなくても、業務を実施できるからです。

従って、企業は、RPAを導入すれば、人事業務に確保できる労働力が限られていても、効率的に業務を進められるようになります。

また、RPAは、従来の業務にかかっていた人件費・残業代・繁忙期に外注していた外注費用なども削減することができるので、限られた財源を有効に活用することができます。

メリット2：人的ミスの削減

RPAは、設定されたシナリオに従って自動化できるため、手作業による入力ミスや、計算違いなどの人的ミスを削減できます。

特に、人事業務は、繁忙期などにケアレスミスが増加する傾向なので、RPAを活用することにより、業務量が膨大でも正確に処理することが可能です。

メリット3：業務効率化と生産性の向上

RPAは、人事部が実施している処理を自動化できるため、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

なぜなら、RPAは、自動化する際に業務を可視化するため、非効率的な作業工程が表面化されるからです。

そして、非効率的な作業行程は、状況に合わせて「廃止」または「最適化」されるため、業務を効率化することが可能です。

業務担当者は、自動化することで、手間のかかっていた定型作業から解放され、より戦略的な業務に注力できるようになり、企業としての生産性の向上に繋がります。

メリット4：属人化の解消

RPAは、人事業務で発生することが多い、属人化を解消することができます。

なぜなら、RPAによる自動化は、作業工程を洗い出すところからスタートするからです。

作業工程の洗い出しは、一部の担当者しか把握していなかった業務を表面化できるので、属人化により発生していた「担当者不在時の業務停止」や「不十分な引継ぎ」から解放され、業務品質の向上に繋げることができます。

人事業務でのRPA活用事例

ここまでは、人事業務にRPAを導入する「メリット」を解説してきました。

ここからは、人事業務でのRPA活用事例について、詳しくご紹介していきます。

人事業務1：勤怠管理

勤怠管理は、一人ずつチェックしていく必要があるため、管理する対象人数によって、膨大な時間がかかる業務です。

しかし、RPAを導入した場合は、勤怠データのチェックや、集計といった作業を自動的に行うことができるため、手作業での集計作業が不要になり、業務効率が大幅に向上します。

人事業務2：給与計算

給与計算は、労働者の給料に直接関わる業務なので、人的ミスが発生しないよう、細心の注意を払う必要があります。

そのため、人事担当者は、高いプレッシャーを感じながら業務を進めており、常に精神的な負担がかかっています。

しかし、RPAは、従業員の勤怠データを自動的に収集したり、給与計算することができるので、人の手を介さずに作業を進められます。

また、企業側は、人事担当者を精神的な負担から解放できるため、離職率の低下や、従業員の満足度向上に繋げることが可能です。

人事業務3：採用活動

採用活動は、人事業務の中でも、多くのリソースを要する仕事です。

また、採用活動の多くは、人の判断によって進めていく業務ですが、応募者情報の管理や、案内メールの送信などにRPAを導入することが可能です。

人事担当者は、RPAを導入することで、空いた時間を活用して採用計画の策定や、候補者とのコミュニケーションなど、重要な業務に時間をかけることができます。

人事業務4：人事評価

人事評価は、評価の対象である勤怠状況・職務評価・会社への貢献度など、それぞれのシステムで管理されていることが多く、手間がかかります。

人事担当者は、それぞれのデータを集計し、各人のデータを付き合わせながら、一つずつ評価していく必要があるため、大きな負担となっています。

そのため、人事評価をする際は、評価に必要なデータの集計や、グラフ化などにRPAを導入することで、自動的に処理できるため、人事評価者の負担を大幅に軽減することができます。

人事業務5：全社連絡

全社連絡は、全社員に一括で同じ情報を共有できる反面、メール送信時の宛先間違いや、添付ファイルの誤りなどで、個人情報が漏洩する可能性のある作業です。

しかし、RPAは、設定された内容に沿って、正確に送信することができるため、一括送信時の誤送信を軽減できます。

そのため、RPA化した全社連絡では、人事異動・社内イベント告知・健康診断の案内など、さまざまなケースで活用することが可能です。

人事業務6：入社・退職手続き

入社・退職手続きは、人事システムや勤怠システムへの情報登録 / 削除・各システムのアクセス権限の付与 / 廃止など、多岐にわたります。

そのため、人事業務は、人が作業すると時間がかかり、人的ミスの発生リスクも伴います。

しかし、RPAを導入した場合は、各システムにログインして、社員情報の更新や、処理状況をメールで共有するなど、さまざまな業務を自動で行うことが可能です。

人事担当者は、作業時間を大幅に短縮することができるだけではなく、ミスが削減されることで、該当プロセスの業務効率を向上します。

人事業務にRPAを導入する際のポイント

ここまでは、人事業務でのRPA活用事例について、詳しく解説してきました。

ここからは、人事業務にRPAを導入する際の「ポイント」をご紹介していきます。

ポイント1：無料トライアルの活用

無料トライアルの活用は、本格導入する前に、どのような機能を備えたツールなのか、費用対効果を検証できるため、RPAの導入を検討するために効果的です。

RPAの無料トライアルを活用する際は、具体的な運用イメージを検討するためにも、自社の業務を洗い出しておき、どの作業に適用するのか決めておく必要があります。

ポイント2:スモールスタート

スモールスタートは、RPA導入時のリスクを抑えつつ、効果的に自動化を進めることができます。

重要な情報を扱う人事部門では、はじめから大規模な自動化に着手してしまうと、ミスが発生したときの影響範囲が大きくなってしまいます。

そのため、自動化する業務は、影響の少ない簡単な作業から始め、徐々に範囲を広げていくことで、スムーズにRPA導入をすすめることが可能です。

ポイント3：サポート体制の充実度

サポート体制の充実度は、RPAの円滑な導入や、トラブル発生時の対応などに影響するため、非常に重要なポイントです。

なぜなら、RPAは、業務を自動化したら終わりではなく、システムの変更や、バージョンアップなど、定期的にメンテナンスを実施する必要があるからです。

そのため、トラブルの発生を防止するためには、適切な指示を受けられるサポート体制が肝になります。

また、企業側は、運用に関するサポート（アドバイス）を受けることで、RPAの効果を最大化できるので、サポート体制の充実度を確認しておくことが大切です。

まとめ

本記事では、人事業務にRPAを導入するメリットをはじめ、RPAの業務活用事例について、詳しくご紹介してきました。

人事業務にRPAを導入することは、業務効率化だけでなく、組織全体の働き方改革や人材戦略の強化にも繋がります。

RPAツールの導入を検討する際は、本記事を参考にしながら、無料トライアルを利用してみてはいかがでしょうか？

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