日々の定型作業などを自動化してくれるRPAですが、近年多くの企業で採用され導入が進んでいます。
ただ、「どのツールを使えばいいのか」「ツールを導入するメリットは？」「どれぐらいの価格なのか」と悩まれている方も多いのではないでしょうか。
今回は、そんなRPAツールの種類や導入するメリット、選定する際のポイントについて解説していきます。
業務自動化ソリューション「RPA」とは
PRAとは「Robotic Process Automation(ロボティック プロセス オートメーション)」の略です。
データの転記作業やファイルのコピーなど定型的な作業を自動化し、業務全体の効率を上げるソリューションになります。
少子高齢化に伴う「生産年齢人口」の減少や、「働き方改革」などの世の中の流れからRPAの重要性が高まっています。
RPAに向いている業務として、人の判断を伴わない「単純作業」一定のルールにしたがって作業する「定型作業」同じ作業を繰り返し行う「反復作業」に向いています。
一方、複雑な処理や臨機応変な判断が求められる作業はRPAには向いていません。
概要
RPAはこれまでは手作業で実施していた作業をロボットが代わりに実施するため、「売り上げにつながる作業時間の確保」や「人為的なミスが削減されることによる品質UP」など生産性の向上が見込める活動になります。
RPA活用例
基幹システムからのデータDL＆指定Excelファイルへの転記をする
基幹システム(売上、品目などすべてのデータが管理されているシステム)からデータをダウンロードし、指定した項目のデータを自部署内で使用しているExcelファイルの指定場所へ転記します。
転記完了後、転記完了した旨のメール通知とファイルサーバへの保存を行います。
毎時間、指定したフォルダにファイルが格納されたかを確認する
指定したフォルダに該当のファイルが格納されたかを監視し、格納されたことを検知したら後続の処理としてファイルダウンロード、指定したメンバーへのメール通知を行います。
交通費精算システムへのデータ登録
Excelファイルに記載された交通費精算の内容を、毎週決まった時間にロボットを稼働させシステムへ下書き登録します。
人間がダブルチェックを行い最終申請を実施します。
RPAとAIの違い
上記の様な業務を自動化できるRPAですが、「AIやマクロ」と混同されることが多いです。ここでは、内容の違いについて解説します。
まず、AIとは「Artificial Intelligence」の略称で直訳すると「人工知能」となります。
その直訳通りAIは「頭脳」となりえるツールのため、データに基づいた分析・判断や作業の振り分けを行うなどが行えます。
一方、RPAはあらかじめ人が決めたルールに従い業務を遂行するシステムなため、AIのように自分で考えて学習したり、判断することはありません。
RPAとマクロの違い
マクロについて、あらかじめ人が決めたルールに従い業務を遂行するシステムという面ではRPAと同じですが、自動化範囲はOffice系アプリのみに有効です。
RPAはパソコン全体を範囲として複数のアプリやソフトウェアと業務自動化を実現できます。
また、マクロに関しては「VBA」というプログラミング言語を使用し記述する必要がありますが、RPAは一般的にノーコード(開発時にコードを記述しない方法)での開発が可能です。
RPAツールは3種類
RPAツールの種類には、自社サーバーや自社PCにソフトウェアをインストールする「デスクトップ型」「サーバー型」と、クラウドサーバー上のソフトウェアをWeb経由で使用する「クラウド型」の3種類に分けることが出来ます。
デスクトップ型
デスクトップ型の特徴は、開発したロボットがパソコンのデスクトップ上で稼働する「オンプレミス型」のRPAツールです。
デスクトップ型RPAは「RDA（Robotic Desktop Automation）」と呼ばれることもあります。
個別のパソコンにRPAツールをインストールして開発を行い稼働させるため、パソコン内で完結する業務に適しています。
したがって大規模な管理は不要で運用コストは安価に済みます。
※オンプレミス：情報を管理するシステムを自社内に設置して運用する方法のこと
メリット
デスクトップ型のRPAツールは特性上、個別のパソコンにインストールして使用するため、まずは1台のパソコンにインストールして利用するという「スモールスタート」が可能です。
初期費用が多くかかってしまうと二の足を踏んでしまいますが、スモールスタートであれば不要なIT投資へのリスクが軽減されます。
また、RPAをインストールしたパソコンをRPA用として使用するだけなため、組織的な管理体制も不要となります。
デメリット
デメリットとしては、管理が「属人化しやすい」点が挙げられます。
各パソコンで個々が独自にロボットリニューアルしたり、状況に合わせた改修を行うという強みはありますが、その内容を利用ユーザまたは開発者しか理解していない状況が発生します。
そうすると、そのメンバーが異動や退職でいなくなった場合に、メンテナンスできる人がいなくなりRPAが廃れてしまうリスクがあります。
ただし「属人化しやすい」ということを認識しておけば、ロボットの仕様書を作成しておくなど運用面でカバーできる可能性もあります。
デスクトップ型RPAツール例
- UiPath
- WinActor
- Power Automate Desktop
- BluePrism
サーバー型
サーバー型は、デスクトップ型とは違い「自社のサーバー」にRPAをインストールし開発・運用を実施します。
デスクトップ型とは違い、各部署のメンバーがRPAのサーバーにアクセスしロボット開発やロボット実行が行えることが特徴です。
また複数の端末で処理が可能だったり、データの一括管理やロボットを同時並行稼働させ大量のデータ処理を行うこともできます。
メリット
ロボットをサーバーで管理し運用しますので、自部署だけではなく横断的な運用が可能になります。
ロボットの実行ログもサーバーに保存することができますので、履歴やエラー内容などの確認が容易になり運用しやすいというメリットがあります。
また、セキュリティ面でも自端末でロボットを稼働させる場合は、ショルダーバックなどに気を付ける必要がありますが、サーバー型であればサーバ本来のセキュリティにプラスしてサーバー内での稼働になるため画面をみられる心配がありません。
デメリット
サーバー型は大規模なプロジェクトに対し、業務効率化を図るのに向いています。そのため、初期の導入コストやランニングコストが高くなる傾向があります。
あらかじめ、どの業務を自動化し「どれぐらいの業務効率化」が図れるのかを評価しておく必要があります。
また、サーバー上にRPAの環境を構築しているため、場合によっては開発や維持管理に専門知識を持つ人材が必要になるケースもあります。
したがって、スモールスタートでRPAを開始したい企業には向いていない型になります。
サーバー型RPAツール例
- UiPath
- BizRobo!
- パトロールロボコン
- Blue Prism
クラウド型
クラウド型は、PRAツールを提供しているベンダーが管理するクラウドサーバーにインターネット経由でアクセスしRPAを利用します。
デスクトップ型と違いRPAツールはベンダーで管理していますので、サーバーや端末の管理、システム障害の対応やアップデートなどは提供元のベンダーが実施します。
したがって、運用の手間や費用が抑えられます。
また、クラウド環境のためサーバーや端末準備などで発生する初期費用を安く抑えられ、ベンダーによっては即日導入に対応しており、スピーディーにRPAが開始できます。
メリット
インターネットからWebページを経由してアクセスする利用形態のため、ログインIDやパスワードがわかっていれば、どのパソコンからでも利用が可能です。
クラウド型は、スケーラビリティが高く必要に応じてリソースを拡張することができます。
また、ベンダーが提供しているサービスを利用するため、最新バージョンへのバージョンアップ作業は発生せず、ツールは自動的に最新の状態に保たれます。
デメリット
インターネット接続が必要不可欠ですので、操作速度など自社のネットワーク環境に依存する部分が出てきます。
また、ツール自体はベンダー側で管理しているため、何か問題が発生した際に自社だけでは解決できない部分がでてくる可能性があります。
クラウド型RPAツール例
- Robotic Crowd
- AUTORO
- UiPath(クラウド型もあり)
- WinActor(管理のみクラウド対応)
本当に必要？導入する目的とメリットとは
ここまでRPAツールについて解説してきましたが、次は導入する目的とメリットについて解説します。
RPA導入に関する失敗事例の一つとして、導入はしたものの「成果がでているかどうかわからない」というケースがあります。
これは、RPA導入の段階で導入後のイメージや目的を明確にしていなかったことが原因です。
RPAの導入は日々起こっている課題の解決や、余剰時間を創出し新たなビジネスへ割り当てることにあります。
したがって「どんな問題を解決したいのか」について、導入前に明確にしておくことが必要不可欠になります。
導入の目的例
- 深刻な人材不足が発生している(発生する予定がある)
- 手作業でのミスが多発している
- 本来の業務外のタスクに手を取られている
- 時間のかかる定型業務に時間をとられ、売り上げにつながる本来の業務が進めることができない
あらかじめ導入する目的について明確にしておくことで、導入前後の違いが分かりやすくなり成果を図りやすくなります。
RPA導入はゴールではなく「目的を実現するための手段」なため、導入目的は明確にしておくことが必要不可欠です。
続いてRPAを導入する事によって得られるメリットについて解説します。以下の7点が挙げられます。
- 手作業が削減されることによる業務効率化
- 時間の有効活用
- コストの削減
- 作業ミスの抑制
- 対応スピードの向上
- 業務見直しのきっかけになる
- スケジュールを短縮できる
1. 手作業が削減されることによる業務効率化
RPAは設定した業務フローに沿って処理を実施します。
それにより、今までは手作業で実施していた定型作業が人の判断が不要な作業について自動化が行え時間を削減する事ができます。
また、黙々と作業するRPAは作業終了時間などの予測もしやくすく業務スケジュールが立てやすくなります。
2. 時間の有効活用
定型作業や単純作業を自動化したことにより捻出された時間を使用して、業務の改善活動や新しいビジネスの検討など「売上につながる活動」に注力できるようになります。
また、捻出された時間を使用して、より時間を創出するための自動化案など好循環な活動が行えます。
3. コストの削減
今まで定型作業、単純作業で発生していたコストを削減することができます。
また、「月初の請求書発行作業」や「決算月に発生する作業」などピークが明確な作業の場合、ピークを乗り切るための従業員確保など多くの人件費がかかっていましたが、RPAにより自動化が実現すれば「人件費の削減」や「不要な残業の発生」などの費用を抑えられコストの削減が見込めます。
4. 作業ミスの抑制
人間による作業を実施している限り「ヒューマンエラー」がゼロになることは無いと思います。
単純な転記作業や入力作業だとしても「集中力が途切れてしまった」「作業途中に話しかけられミスをしてしまった」などはよくあるケースです。
RPAはロボットになるため、人間のような集中力などは関係なく粛々と作業を進めてくれるためミスを発生させることはありません。
また、ミスが発生しないことによるメリットとして、今まではミスが発生する度に実施していた「ミスの原因分析」「ミスの対策」などの時間もなくなるため、有効な時間を確保する事もできます。
5. 対応スピードの向上
単純にRPA化を実施すると、人間が作業をするより早くなるため作業スピードは向上します。
今までは、作業員起因で発生していた成果物の提供遅れなどが発生しなるためサービス向上にも繋がります。
たとえば、基幹システムなどから膨大なデータを取得し分析をするような作業があった場合、データの取得に時間がかかるため大事な分析作業への余力が少なく品質の低下につながる可能性があります。
このデータの取得をRPAに任せれば、人間は分析に注力する事ができ今までより高パフォーマンスな対応ができる可能性があります。
6. 業務見直しのきっかけになる
RPAを導入する際は、今まで手作業で実施していた業務フローをそのまま自動化するのではなく事前に業務の調査やフローの分析が必要不可欠です。
そのため、今まで属人化していた作業や従来の業務を振り返るきっかけになり、実は不要な作業が存在しており廃止することで品質向上を図ることもできます。
結果的に自動化が行えない業務があったとしても、分析したことによる業務効率化が行えます。
7. スケジュールを短縮できる
ロボットは24時間365日稼働が可能なため、今までは営業時間があり一気に進められなかった作業をまとめて進められるようになります。
そうすることで業務全体の作業時間を大幅に短縮することが出来ます。
ツールの選び方を解説
RPAツールは数多くのベンダーが提供しているため、どの製品が自社に合っているか迷うことがあると思います。
そこで、RPAツールを比較する際のポイントを7つ解説します。
- 自社の導入予定規模にあっているか
- 自動化する業務に合った機能があるか
- コストに見合った効果が期待できるか
- 横展開ができそうか
- サポート体制は整っているか
- 無料トライアルが準備されているか
- 継続して利用できるか
1. 自社の導入予定規模にあっているか
RPAツールには単純な作業を自動化するのが得意なツールや、複雑な業務に対応するようAIやOCR機能を搭載した自動化ツールが存在します。
そのため、適用する業務範囲や内容によって選定するツールが変わってきます。
導入範囲が広い場合、比例して費用も高くなるため、あらかじめ導入規模について明確にしておく必要があります。
2. 自動化する業務に合った機能があるか
PRAツールは製品ごとに「会計ソフト業務の自動化を得意としている」や「求人情報管理の自動化を得意としている」など様々な特徴を持っています。
自動化候補の業務に対し導入候補のRPAツールが合っているか(適した機能があるか)を確認する必要があります。
確認する場合は、自動化したい業務をフローチャートにまとめ「どうような動作・処理が必要か」を整理しツールを比較するのがおすすめです。
3. コストに見合った効果が期待できるか
RPAツールの導入には相応の費用が発生します。
自社の業務を自動化した際に、そのコストに見合った効果が出ている必要があります。
そんな費用対効果を最大限に高めるためには、対象業務の機能要件を明確にしツールを比較することが必要不可欠です。
「大は小をかねる」理論で不必要な機能や使いきれない高すぎる性能は、コストを無駄に増大させてしまう要因となります。
自社のIT投資費用と対象業務に必要な機能とのバランスを考え最適な製品を選ぶ必要があります。
4. 横展開・横断的に使用ができそうか
導入目的が1つの部署でしか使用しないと用途が明確な場合は不要ですが、スモールスタートで1部署からスタートした場合は横展開・横断的な使用ができるかについて確認しておく必要があります。
RPAが得意とする定型作業の自動化は、どの部署にも存在しています。
他部署の事例を参考に、自分の部署でも自動化したいという流れができた場合、全体の業務効率化につなげることができます。
ただし、RPAツールの選定時に横展開できないものであった場合、その好循環が断たれてしまいます。
そのため、導入時は導入後のイメージを明確にし横展開の有無について検討しておく必要があります。
5. サポート体制は整っているか
RPAツールの運用にはある程度の知識が必要とされるものがあります。
「ITリテラシーの高くないメンバーが多い」「専門的な知識に不安がある」場合には、サポート体制が整っているツールを比較し選定する必要があります。
また、定期的に無料セミナーを開催していたり、学習環境が準備されているツールもあるため自社の環境に合わせて選定します。
6. 無料トライアルが準備されているか
ホームページやセミナー、本などで情報収集し自社に最適だと思われるツールを選定しても、実際の使い勝手や操作感について確かめる事は重要です。
そのため、RPAツールを導入する前に無料トライアルが可能なツールを選ぶことで無駄なIT投資リスクを抑えることができます。
7. 継続して利用できるか
RPAツールは導入して終わりではなく、「ロボット開発」「運用」を繰り返し行っていきます。
そのため、「市場にあわせたツールのバージョンアップがされているか」「ユーザが使いにくいと感じている部分のアップデートはされているか」など、状況に合わせたアップデートがされているか確認します。
こういったアップデートがされていないツールだと、時間の経過と共に古くて使えないツールとなってしまうため注意が必要です。
おすすめのRPAツール4選！
有名なツールや話題になっているツールを中心に、おすすめのRPAツールをご紹介します。
Power Automate Desktop
「Power Automate Desktop」はMicrosoft社の製品です。
そのため、Office製品の自動化に強いのが特徴です。
分かりやすいインターフェースでローカルアプリケーションの自動化、Webアプリケーションの自動化を行うことができます。
WinActor
「WinActor」は、NTTグループで開発された国産のRPAツールです。
日本企業が開発したツールのため、開発時の説明文などが日本語で書かれており使い方が分かりやすく始めやすいツールです。
Windows端末上の操作を記録して、大量のデータ入力や定型業務の自動化が行えます。
batton
クラウド型のRPAツールのため、導入後すぐに利用することができます。
スマホのようなインターフェースでIT知識がなくても操作しやすいように作られているのが特徴です。
また、RPA化が頓挫しないようにチャットサポートをはじめサポート体制が整っています。
MICHIRU RPA
中小企業に導入が多いデスクトップ型のRPAツールです。
インターフェースがユーザーフレンドリーで、プログラミング経験が全くない人でも簡単に短時間でRPAシナリオを作成できることが特徴です。
また、導入の初期費用とランニングコストが抑えられており導入しやすいツールになります。
初めてのRPAは低コストで導入できる「MICHIRU RPA」がおすすめ
「MICHIRU RPA」はシンプルなユーザーインターフェースで、プログラミング経験がない方でも操作しやすいように設計されています。
エクセル操作をはじめキーワードを指定し文字・画像データの収集や、大量の顧客情報をリストにしデータベース化するなどの作業などで活躍します。
また、ITについての知識や技術・経験が豊富でなくても現場のスタッフたちでカスタマイズやメンテナンスもできる汎用性の高いRPAツールです。
最大のおすすめポイントとして、「他社RPAの約半分のランニングコスト」で自動化を実現できます。
はじめての導入で高コストのかかるRPA導入には勇気がいると思いますが、「MICHIRU RPA」であれば低価格で運用出来るため始めやすく、特にWebライセンス認証やUSBライセンスキーにより、1つのライセンスを複数端末で利用できる点もポイントです。
導入後も定期的にMICHIRUアップデートを実施し、「お客様のあったらいいなに寄り添ってくれる」など製品メリットが多くあります。
記事まとめ
今回、「おすすめのRPAツール4選」や「ツールの種類や導入メリット、選定ポイント」について解説しました。
RPAというワードが市場に出てから数多くのRPAツールがベンダーより提供されています。
色んな特色や違いをもったRPAツールが登場し、インターネットにも多くの比較サイトやRPAランキングの一覧を載せたサイトが多く存在しています。
自社の業務に合わせたツールを選定することがしやすくなった反面、ツール選定に迷いRPA導入を失敗してしまう一つの要因にもなってしまっています。
RPAツールの導入を検討する際の前提は「どの業務を対象に、どれぐらいの規模で自動化を実施するのかを明確にする」ことが大事です。
PAを導入することで「新たな業務負担」とならないよう、今回解説した点に注意し比較検討することをおすすめします。
