業務を自動化し生産性を向上させるために、RPA導入を検討する企業が増えています。
しかし、自社のどんな業務にRPAを活用できるのか分からず、導入の検討が進まない企業も多いのではないでしょうか。
そこで、今回はRPAにはどんな業務が適しているのかといった「RPAの向き不向き」について解説していきます。
また、RPAの活用に向いている具体的な業務例についても紹介していますので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
RPAには向き不向きがある！見分ける方法を解説
RPAを活用できる業務には向き不向きが存在します。
ここでは、その見極め方法について5つ挙げて解説しますので、せっかく導入したRPAが無駄にならないようチェックしてみてください。
ポイント① 定型化（ルール化）された業務か
ルールや手順が決まっていて、処理に人の判断が不要な定型業務は、RPAを活用した自動化に向いています。
そのため、毎日実施するようなルーティンワークにRPAを適用すると、慣れからくるヒューマンエラーが低減されたり、退屈な作業から解放され従業員のモチベーション向上にも繋がるため、導入におすすめな業務です。
【定型化された業務例】
- 請求書作成
- 領収書登録
- 経費処理
- 伝票処理
- 決算報告書作成
ポイント② 処理するデータ量は多いか
人が作業すると膨大な時間がかかる大量データを処理する業務も、RPAが得意とするところです。
人であれば、長時間同じことを繰り返すと作業効率は落ちますが、RPAは処理スピードを落とすことなく正確に作業することができます。
そうすることで、RPAを導入した業務は生産性が向上し、人もクリエイティブな業務に集中できるといった効果が期待できます。
【処理するデータ量の多い業務例】
- 全社員の勤務状況チェック業務
- 顧客情報の入力やデータ抽出
ポイント③ 例外が多い業務ではないか
RPAは決まっている条件に従って業務を自動化することは得意ですが「事前に想定できない」ような例外処理が多く発生する作業はRPAに不向きです。
厳密には導入可能ですが、例外が発生する度に「原因の確認・対応策の検討・改修・問題解決」といった作業が発生し、自動化する前より工数がかかってしまう可能性があります。
ポイント④ ルール変更が多い業務ではないか
定型化（ルール化）された業務や、データ量の多い業務であったとしても、頻繁に作業ルールが変更されるような業務はRPA導入に不向きです。
RPAで自動化している範囲ないであれば、どんな些細なルール変更だとしても必ず修正が発生します。
その結果、仕様変更のたびに何度も修正が発生するため「もう手作業で対応した方が早い」となり、RPAを導入した意味がなくなってしまう可能性があります。
ポイント⑤ パソコン上で完結する業務か
RPAは「USBを挿す」「プリンターのボタンを押す」といった物理的な工程を自動化することはできません。
RPAの導入前提として「パソコン上で処理が完結していること」が必要ですので、もし作業工程の中に物理的な手順がある場合は、作業を前後に分けてRPAを導入するか、その工程をなくすような運用にする必要があります。
自動化に向いている業務例
RPA向きな業務について、具体的な例を3つ挙げて解説します。
RPA向き業務① 日次・月次などの報告書作成
日次・月次などの報告書作成など各種レポート作成は、決まったフォーマットにデータを記載するような手順で実施されることが多いため、RPA導入に向いている業務です。
こういった業務は、必要ではあるものの「慣れれば誰にでもできる作業」なため、どうしても担当者のモチベーション低下に繋がってしまう可能性があります。
そういった面でもRPA導入に向いていますので、優先的に自動化対応することで、リスク軽減に努めましょう。
RPA向き業務② 請求書の処理
RPAは設定した内容に沿って正確に処理を進めることが可能なため、請求書作成など「正確さを求められる作業」の自動化に向いています。
また、RPAはさまざまなシステムを横断した作業の自動化にも向いているため、顧客データベースや在庫管理システムなど、請求書作成に必要なデータの所在が複数に分かれていても問題なく自動化が可能です。
RPA向き業務③ システムなどへのデータ入力
基幹システムへの顧客データ入力業務や、交通費管理システムへの交通費入力など「決まったフォーマットに対してデータを入力するような業務」はRPA向きの作業です。
また、入力するデータが大量であっても、RPAであれば正確かつスピーディーに対応できます。
そのため、人であれば疲れや慣れから発生してしてしまうヒューマンエラーがありませんので、ミスの削減にも繋がります。
自動化に向いていない業務例
RPAに不向きな業務について具体的な例を3つ挙げて解説します。
RPA不向き業務① 意思決定が必要なクリエイティブな作業
イベント企画や経営方針の計画など、意思決定が必要となるクリエイティブな業務にRPAは不向きです。
RPAは該当箇所をクリックするや、決まったページにアクセスするなどの「あらかじめ決められている手順」を登録することで、何度実行しても同じ品質で稼働できるような仕組みです。
そのため、状況に合わせて処理内容が変化するような業務の場合、所定の手順が無いため、RPAを活用した自動化はできません。
RPA不向き業務② 他部署との業務調整など
他部署との連携や、顧客とコミュニケーションを取りながら進めるような「臨機応変な判断が必要な業務」はRPAに不向きです。
こういった業務には「状況に応じた対応」や「先読みして行動」といったスキルが必要になってきますが、RPAは決められた作業を正確に処理することを得意としているため、適用不可です。
RPA不向き業務③ 契約書の作成やチェックなどの業務
契約書関連の業務について、法律や契約条件が変わることにより、契約書の作成内容やチェック項目、必要な書類の仕様が変わることがあります。
そういった、仕様変更が頻繁に発生する可能性のある業務にはRPAは不向きです。
たとえ自動化したとしても、仕様変更のたびにメンテナンスが必要となり、より工数がかかってしまう可能性があります。
記事まとめ：RPA導入は適性を考慮すると失敗しにくい
今回の記事では、RPA導入にはどんな業務が適しているのかといった「向き不向き」について解説しました。
RPAを導入することで、作業時間の大幅な短縮や、ヒューマンエラーの削減など、さまざまなメリットがありますので、RPAの特性をよく理解し、効果的な業務効率化を進めましょう。
そのためには、実際に導入し成功している事例や、具体的なコスト面についても知っておく必要があります。
以下の記事では、業種別の成功事例やツール費用の相場について解説していますので、ぜひご覧ください。
