業務を自動化するRPAとは?ツールの導入メリットをわかりやす解説!

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは?仕組みをわかりやすく解説!

業務を自動化するRPAとは?ツールの導入メリットをわかりやす解説!

RPAは、パソコン上で行われる定型業務に対して、ソフトウェアロボットが自動で実行する技術であり、経理・人事・事務など、さまざまな分野で活用されています。

本記事では、今注目を集めている「RPAとは何か」について、わかりやすく解説していきます。

内容は、RPA初心者の方でもわかりやすくなっているので、少しでも「RPAとはなんだろう?」と気になっている方がいらしたら、ぜひご覧ください。

目次

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは、企業で繰り返し行なっている業務を、ソフトウェア上のロボットによって自動化する技術のことです。

具体的には、データ入力・集計・請求書の処理・メールの自動送信・Webサイトからの情報収集など、ルールに従って行われる事務作業を人間の代わりに実行します。

RPAは、業務を迅速かつ正確に処理できるため、多くの企業で生産性の向上や業務効率化を目的に導入が進んでいます。

基本的に、RPAは、通常のアプリケーションのようにインストールして利用する「ソフトウェア型のツール」なので、既存の業務システムやアプリケーションと連携して動作できます。

また、RPAは、プログラミング知識がなくても利用できるツールも多く、現場主導で自動化を進めることが可能です。

RPAの仕組みをわかりやすく解説

RPAの仕組みをわかりやすく解説

RPAは、特定の業務プロセスに沿って「操作手順」を記録し、ルールに従ってタスクを処理するため、人間が行っていた業務と同じように実行できます。

これにより、企業側は、繰り返されるルーチンワークを自動化できるので、人的ミスの削減や、作業時間の短縮が可能になります。

RPAの基本的な仕組みは、わかりやすく解説すると、以下の3つとなります。

RPAの基本的な仕組み
  • 画面操作の自動化
  • データ処理の自動実行
  • システム間の連携

例えば、RPAは、Excelファイルのデータをシステムに入力・転記したり、Webサイトの情報を取得して、報告書を自動作成するなど、人の手を介さず正確に行うことができます。

各企業は、RPAの仕組みを理解することで、どの業務が自動化に適しているかを、正しく見極めることができるため、より効果的に活用することが可能です。

RPAの種類とは

RPAの種類とは

RPAは、大きく分けて「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類あり、自動化する業務や、運用方法に応じて分類されています。

企業がRPAを導入する際は、利用目的に応じた種類を選定する必要があります。

ここでは、RPAの種類について、わかりやすく解説していきます。

デスクトップ型のRPAとは

デスクトップ型のRPAは、ユーザーのパソコン(デスクトップ環境)にインストールして使用するため、個人または部門単位の業務自動化に適しています。

デスクトップ型は、ソフトウェアロボットが各ユーザーのPC上で動作し、日々繰り返される「定型業務」を自動で処理することが可能です。

活用メリットをわかりやすく解説
  • 導入が比較的簡単で初期費用が抑えられる
  • 中小企業やスモールスタートしたい企業に向いている
  • プログラミングの知識がなくても操作可能なツールが多い
  • 現場主導で業務改善を進めることができる
活用デメリットをわかりやすく解説
  • ロボットをそれぞれのPCに個別設定・管理する必要がある
  • 全社的な自動化にはやや不向き
  • ロボット稼働中はPCの操作ができない

サーバー型のRPAとは

サーバー型のRPAは、サーバー上でソフトウェアロボットを一元的に管理・運用するため、大規模な業務自動化や全社的な導入に適しています。

サーバー型は、複数のロボットを集中管理することで、業務プロセスを自動化するだけでなく、スケジュール管理・稼働状況のモニタリング・エラー対応を一括制御することが可能です。

そのため、サーバー型は、複数の部署をまたがる複雑な業務や、高いセキュリティを伴う案件にも対応できます。

活用メリットをわかりやすく解説
  • 内部統制の強化ができる
  • 拡張性が高い
  • 障害発生時の対応が迅速に行える
活用デメリットをわかりやすく解説
  • 導入コストが高い
  • 初期設定に手間がかかる
  • 専門的な知識が必要になる

クラウド型のRPAとは

クラウド型のRPAは、クラウド上に構築されているため、インターネット経由で利用することが可能です。

そのため、クラウド型は、サーバーや専用のインフラを自社で保有せずに、業務自動化を実現できます。

特に、テレワークを推進している企業には、柔軟な運用を可能にする自動化ソリューションとして、クラウド型のRPAがおすすめです。

活用メリットをわかりやすく解説
  • 導入までのスピードが早い
  • 初期費用が抑えられる
  • 利用状況に応じてプランの拡張や縮小ができる
  • 保守・管理の手間が少ない(ベンダー任せ)
活用デメリットをわかりやすく解説
  • オフライン環境では利用が制限される
  • セキュリティ体制が低い
  • ベンダー側の環境に左右されることがある

RPAを導入するメリットとは

RPAを導入するメリットとは

RPAを導入するメリットは、企業の業務効率化や生産性の向上などを促進し、人手不足・人的ミスに対する課題を解決できる点です。

RPAは、働き方改革やDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進が求められるなかで、業務の自動化と省力化を図る重要な施策となっています。

ここからは、RPAを導入するメリットについて、わかりやすく解説していきます。

業務効率化を促進

RPAは、人が時間と労力をかけて行っていた業務を自動化できるため、企業全体の業務効率化が飛躍的に向上します。

特に、RPAは、データ入力・帳票作成・メール送信・システム間のデータ転記などが得意なので、ルール化された作業をミスなく、迅速に遂行することが可能です。

また、RPAによる業務効率化は、単なる作業時間の短縮にとどまらず、より戦略的で、価値の高い業務に注力できる環境を創出します。

生産性の向上

RPAは、業務効率化を促進することにより、限られたリソースをより戦略的で、付加価値の高い業務に集中させることができるため、企業全体の生産性を向上します。

また、従業員は、単純作業から解放されるため、モチベーションが向上するだけではなく、業務へのストレスも削減できます。

そのため、企業側は、生産性の向上とともに、職場環境の改善を実現することが可能です。

人的ミスの削減

RPAは、定型業務をルールに基づいて、正確かつ自動で処理することができるので、人的ミスを大幅に削減することができます。

特に、RPAは、事前に設定した業務フローやルールに従って動作するため、感情・体調に左右されることなく、常に一定のパフォーマンスを維持することが可能です。

人的コストの削減

RPAは、パソコン上の業務をソフトウェアロボットが代行するため、迅速かつ正確に処理することができるので、人的リソースの最適化が図れます。

特に、RPAが担う業務は、主にデータ入力・集計・レポート作成・情報転記など、ルーチンワークが中心です。

これらの作業を人間が行う場合は、長時間労働が必要となり、それに応じて人件費も発生します。

しかし、RPAは、同じ作業を短時間かつ、低コストで実行することが可能であるため、人的コストを大幅に削減できます。

属人化の解消

RPAは、属人化を解消し、業務の透明性と継続性を確保することで、組織全体のパフォーマンスを高められます。

属人化とは、特定の業務が一部の社員のみに依存している状況で、その人がいなければ業務が回らない状態を指します。

こうした状況は、急な退職や休職が発生した際に、業務の停滞・品質低下を招き、企業にとって大きなリスクとなります。

しかし、企業側は、RPAを導入することで、今まで特定の担当者に依存していた業務を、誰もが同じように作業できる環境作りを構築できます。

業務品質の向上

RPAは、事前に設定されたルールに従って作業するため、人的ミスや作業のばらつきがなく、常に同じ処理が確実に行われるので、業務全体の品質が安定します。

特に、企業側は、時間に追われることなく、十分な作業時間を確保できるため、業務の遅滞を防げるため、高品質な業務の遂行が可能です。

RPAを導入する際のデメリットとは

RPAを導入する際のデメリットとは

RPAは、定型業務を自動化するため、業務効率化や人的ミスの削減など、多くのメリットをもたらしますが、導入・運用に際して注意すべき課題も存在します。

ここからは、RPAを導入する際のデメリットについて、わかりやすく解説していきます。

導入コストの発生

導入コストの発生は、RPAを活用する際に、多くの企業が直面する代表的なデメリットの一つです。

RPAの導入は、数多くのメリットをもたらしますが、一定の初期費用や継続的な運用コストが発生します。

そのため、RPAの利用は、一時的な負担だけでなく、継続的な投資として捉える必要があるため、成果を見極めたうえで導入することが重要です。

業務フローの整理・標準化が必要

RPAは、定型業務を自動化する優れたツールですが、その効果を最大化するためには、業務プロセスを明確にし、業務手順を整理・標準化しておく必要があります。

特に、長年の慣習で成り立っている業務では、現場ごとに業務手順が異なっていたり、属人的に処理されているため、RPAの導入が難しい場合もあります。

そのため、RPAを導入する際は、業務内容を洗い出し、作業手順を可視化・ドキュメント化し、誰でも理解できる状態にする必要があります。

業務変更に柔軟な対応が困難

業務変更に柔軟な対応が困難であることは、RPAを導入する際に、大きなデメリットとなります。

RPAは、設定されたルールに従って定型業務を自動化するため、業務内容や作業手順が変更になった場合、ロボットが正しく動作しません。

つまり、RPAは、柔軟性に欠けるという性質を持っているので、変化の多い業務は安定的な運用が難しい場合があります。

ブラックボックス化の危険性

ブラックボックス化の危険性は、RPAを導入する際に見過ごされがちなデメリットです。

RPAを導入した場合は、ロボットによって作業が自動化されるため、業務の中身が見えにくくなります。

そこで、注意すべき点としては、自動化する業務への理解が浅いままRPAを導入すると、業務プロセスがブラックボックス化し、他のメンバーが理解できない状況が生まれる危険性です。

不具合が発生する可能性

RPAは、予期せぬ状況に対応できず、作業が急に停止したり、誤動作を起こしたりするリスクもあります。

注意点としては、業務環境やアプリケーションの仕様が変更された場合、ロボットが正しく動作できない点です。

RPAが自動化できる業務は、臨機応変な判断を伴うものではなく、設定されたルールに従って作業できることなので、前提条件が崩れると簡単にエラーを起こします。

RPAで自動化できる業務をわかりやすく解説

RPAで自動化できる業務をわかりやすく解説

ここまでは、RPAを導入する際のデメリットについて、わかりやすく解説してきました。

ここでは、RPAで自動化できる業務を一覧表で、わかりやすく解説します。

自動化できる業務
競合他社の価格調査 ECサイトや比較サイトから商品名・価格・在庫状況などを自動で取得
口コミの収集 指定サイトから商品名・評価・コメントなどを定期的に抽出し一覧化
レポートの作成 各種データを取得して指定フォーマットでレポートを作成・送信
勤怠情報の集計 勤怠システムやタイムカードからデータを収集し給与計算を自動化
在庫管理 倉庫や販売管理システムからデータを取得し在庫数を集計
顧客情報の登録 Webフォーム・メール・Excelなどから顧客データを抽出して登録
請求書の発行 売上データや取引情報を取得して請求書を作成・送付・保管
入金消込 銀行口座の入金データを取得して会計システムと連携・照合
問い合わせ対応 問い合わせ内容を取得してCRM・FAQシステムと連携して処理
メール配信 指定のタイミングでテンプレートに沿ったメールを送信
データ入力 Webフォームなどから取得したデータを所定のフォーマットに入力
労務管理 各種申請情報の取得・社内システムへのデータ登録など
データの転記 リストを読み取って必要な項目を抽出・転記
システム登録 Excel・CSV・メールなどから取得したデータを登録

RPAとは何かについてわかりやすくまとめ

RPAとは何かについてわかりやすくまとめ

本記事では、今注目を集めている「RPAとは何か」「RPAの仕組み」について、わかりやすく紹介してきました。

RPAは、作業工程を自動化するため、業務効率化や生産性の向上を目指す企業向けで、多くのメリットをもたらします。

業務自動化を検討する際は、本記事を参考にしながら、自社に適したツールを導入してみてはいかがでしょうか?

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