生産性の向上を目的に、RPAを導入し業務の効率化を行っている企業が増加しています。
RPAは単純作業や定型作業の自動化が得意なため、人手不足の解消だけではなく、従業員のリソースを確保し、より生産性の高い業務に時間を充てることができるなどのメリットがあります。
しかし、RPAを導入したものの「シナリオ作成の手順が分からない」や「シナリオの作成に手間取る」といった状況が散見され、期待通りにRPAを活用できていないという企業も少なくありません。
そこで、本記事ではRPAシナリオの基本的な情報から、作成方法や失敗しないためのポイントについて解説します。
また、後半ではRPAシナリオの作成代行についても解説していますので、RPAを導入する時の参考にしていただければ幸いです。
【基礎】RPAシナリオとは？
RPAシナリオとは、自動化する業務手順のことで「ロボットに何をどのように処理してほしいか」を記したものです。
RPAは導入後は、自社で自動化したいと考えている業務を選定し、独自にシナリオを作成する必要があります。
そんなRPAシナリオの作成方法は、簡易型と開発型の二つに分けることができます。
【簡易型】RPAシナリオ作成の特徴
簡易型のシナリオ作成は、自動化したい作業をパソコン画面上で実施し、その作業を録画・ロボットに学習させる手法です。
普段通りの作業を実施することでシナリオ作成ができるため、RPAツールを触ったことがない人でも簡単にシナリオが作れるといった特徴があります。
一方で、高度な作業には向いていないというデメリットもあります。
【開発型】RPAシナリオ作成の特徴
RPAツールで準備されている開発環境を使用し、ファイルを開く、クリックするといった操作をプログラムし、ロボットに学習させる手法です。
この手法では、多岐にわたる操作をシナリオに組み込むことができますが、簡易型よりは難易度が高く開発に時間がかかる傾向があります。
RPAのシナリオ作成方法・手順
RPAのシナリオは正しい順序で作成を進めないと、手戻りが発生したりなど不要な時間がかかってしまう可能性があるため、適した方法や手順で進める必要があります。
手順① シナリオの作成目的を明確にする
RPAシナリオを作成する前に「作成する目的」について明確にしておきましょう。
例えば、A業務だけのシナリオ作成で良いのか、関連するB業務、C業務もシナリオ作成が必要なのかといった判断は、ゴールが明確でないと決定することができません。
そのため、どんな課題を解決したいのか、どういう結果を期待しているのかといったことを明確にし、RPAに任せる業務を判断しましょう。
手順② 業務手順を可視化する
RPAシナリオの作成目的が明確になったら、業務手順の可視化を実施します。
自社で実施している業務を洗い出し、その業務には何のデータを使用しているのか、処理の判断は何をもとにしているのかなどの情報を、全て明確に可視化していきます。
可視化することにより、自動化対象とならなかった業務でも、特定の人しか作業できなかった業務の内容が明らかになることで属人化が解消されたり、不要な工程を発見し改善することによる効率化も期待できます。
手順③ シナリオを作成する
業務の可視化が完了したら、シナリオの作成を進めていきます。
ただし、頻繁に動作が止まったりするような設計では、安定的な運用ができないため、可視化した業務手順に沿って、ミスのないように確認しながら作成を行います。
また、RPAツールの仕様によっては、自動化できない工程が発覚することがあるため、他に自動化できる手段の有無や、全て任せるシナリオ作成代行などベンダーのサポートも確認しながらシナリオ作成を進めていきましょう。
手順④ シナリオをテストする
シナリオ作成が完了したら、実際にテストしてみます。
RPAを動かしてみると、シナリオ作成不備によるエラーや、想定外の処理停止など、さまざまな事象が発生することがあります。
そのため、しっかりと検証を行い、本番稼働時のリスクを最低限にしておきます。
手順⑤ 本番稼働
テストが完了したら、本番稼働へと進みシナリオの運用・保守管理を実施します。
今後、RPAを導入したことが負担とならないよう、エラー時の対応マニュアルや定期的なメンテナンスを実施するガイドラインなど体制作りも検討しておきましょう。
失敗しないためのポイント
RPAのシナリオ作成には失敗しないためのポイントがあります。
ここでは、2つのポイントを挙げて解説します。
ポイント① 作業時の注意点は必ず洗い出す
人が作業をしているときは、あまり意識することなく進めている「例外（イレギュラー）対応」など、基本的な手順ではない作業が必ずといっていいほど存在します。
そのため、業務手順を可視化する際は、基本的な作業手順とは異なる「例外対応」についても洗い出しておき、シナリオにあらかじめ組み込んでおく必要があります。
ポイント② 客観的な意見を取り入れる
シナリオ作成には、客観的な意見を取り入れるために「第三者」にも参加してもらいましょう。
RPAシナリオは自動化対象の担当者だからといって、必ずしも良いシナリオを作成できるとは限りません。
いつも通りの作業手順が先入観として存在し、実は作業に不要な手順も「普段、実施しているから」という理由でシナリオに組み込んでしまい、本当の意味で効率的な改善にならないケースもあります。
そのため、第三者にチェックしてもらうことで、1人では気が付かなかった客観的な意見や改善案が見つかることもありますので、積極的に意見をもらう機会を設け、良い意見を取り入れていくのをおすすめします。
RPAシナリオ作成をスムーズに進めるコツ
プログラミング知識がなくても、RPAシナリオを作成するコツを理解していれば、スムーズにシナリオが作成できます。
ここでは、作成のコツを5つ挙げて解説します。
簡単な業務からシナリオを作る
RPAシナリオを初めて導入する場合、大きな効果を期待するあまり、いきなり複雑な業務や、規模の大きな業務のシナリオ作成を進めてしまうことがあります。
そうすると、業務が複雑なため、シナリオ作成に時間がかかったり、シナリオ作成後のメンテナンスに手間がかかったりなど、思ったよりも効果を感じられない結果になってしまいます。
そのため、はじめは簡単な業務の自動化からはじめ、慣れてきてから複雑な業務の自動化に着手するようにしましょう。
操作しやすいRPAツールを選ぶ
RPAツールは、どんな機能があれば操作しやすいかを検討しておき、できるだけ自社の希望に沿ったツールを選ぶようにしましょう。
市場には、さまざまなニーズに合わせたRPAツールが多く存在しています。
検討時に「大は小を兼ねる」の理論で、使いもしない機能がついた高額なツールを選定してしまうと、操作が難しかったり、ツールの理解に時間がかかったりなど、不要なIT投資となってしまう可能性があります。
そのため、業務を可視化するタイミングで「どんな機能があれば自動化できるのか」を検討しておき、その中でも操作しやすいツールを選定するようにしましょう。
サポートやサンプルの充実したRPAツールを選ぶ
RPAツール側が準備しているサポートや、過去事例などのサンプルが充実しているツールを選定しましょう。
RPAツールによっては、RPAのシナリオ作成を代行してくれるサービスがあったり、どんな業務が自動化に向いているかをアドバイスしてくれるようなツールがあります。
また、ツールの過去実績といった参考にできるサンプルが充実していると、自社の課題解決に生かすこともできます。
RPAツールを選定する時は、サポート内容や過去事例といった切り口でも検討しておきましょう。
シナリオ作成は代行依頼も可能
RPAシナリオの作成は、RPA販売元への作成依頼や、シナリオ作成代行をサービスとして提供している企業に委託することも可能です。
シナリオ作成には、一定のITスキルが必要なため、開発者のITスキルに応じて時間がかかってしまうケースもあります。
また、自社内でITスキルのある人材を準備し、教育する必要もでてきます。
しかし、シナリオ作成の代行依頼をすると、経験豊富なエンジニアが対応するため、精度の高いシナリオが時間をかけずに手元に届きます。
そうすると、シナリオ作成時間に充てるはずだった工数やRPA担当者の育成工数を、他の業務に与えることができるため、効率よく自動化を進めることができます。
次の記事では代行費用や代行会社を紹介
今回の記事では、業務を自動化するときに必要な「RPAシナリオ」の作成方法や、失敗しないためのポイントについて解説をしました。
RPAシナリオは業務自動化するにあたり必ず作成が必要で、その作成には色んなコツや一定のITスキルが必要になります。
そのため、自社で作成するときは、操作のしやすいRPAツールやサポート体制の充実したツールを選ぶことで、スムーズなシナリオ作成が行えます。
他にも、自社で作成しない場合の対応として「シナリオ作成代行サービス」を提供しているベンダーがあり、そこでは専門のエンジニアが精度の高いシナリオを作成してくれます。
市場にはさまざまなニーズがあり、選択肢が多く存在していますので「自社に必要なサービスは何なのか」について、あらかじめ検討し適切なサービスを選定するようにしましょう。
シナリオ作成代行の費用や、サービスを提供しているベンダーについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
