MICHIRU RPAを知ったきっかけを教えてください

会社の業務改善の一環としてペーパーレスなどに取り組み始めた際に、業務効率化に関するツールや方法についてウェブで調査していた時にRPAの存在を知りました。

複数の製品を比較し、その中からMICHIRU RPAを選びました。サポートが手厚いこと、RPAの操作感が分かりやすいことがMICHIRU RPAを選ぶ決め手となりました。また、月額費用が安価であることも継続利用できそうだと判断した理由です。

現在稼働している自動操作セットの数と削減できた時間を教えてください

現在は20個の自動操作セットが稼働しており、月に16時間削減することができました。

RPA導入後は、まず自分の業務の隙間時間を使って所属するシステム管理部の業務から自動化していきました。そのため、20個の自動操作セットのうち半数以上はシステム管理部で稼働しています。

現在は、自動化によって生まれた時間で他部署の業務のヒアリングや自動操作セットの作成を行っています。

特に効果のあった業務について詳しく教えてください

特に効果のあった業務は、お客様への返金に伴う基幹システムへの顧客情報の転記作業 です。

自動化前の作業手順ですが、まず担当者が紙の返金対象者リストを見ながら対象顧客の情報をデータベースから検索します。1件につき氏名や住所、電話番号、口座番号といった約20項目の情報を基幹システムへ手作業で転記するという流れでした。この作業を月2回、約50件を1人の担当者で処理していました。

問題となっていたのは、ダブルチェックの時間を入れると2名体制で約半日程度の時間を費やしていたこと、転記ミスのリスクがあること、電話対応をしながらの作業なので、どこまで入力したか確認しなくてはならず戻り作業が多いことでした。

一方で自動化後は、担当者が紙のリストから1項目のみをエクセルファイルに入力するだけでよくなりました。

RPAは顧客番号を元に、データベースから対象者の情報を検索してエクセルファイルに出力します。そして、その中から必要な情報（約20項目）を基幹システムへ1件ずつ自動で転記します。

今まで20項目もあった手入力作業が1項目（顧客番号）だけになり、作業時間を大幅に削減することができました。また、転記ミスの心配がないのでダブルチェックをする手間もなくなりました。

同じような仕組みを基幹システムへ実装しようとすると、開発費用が大きくなってしまうため手作業で処理していましたが、MICHIRU RPAによって今までの既存の環境で自動化することができました。今後、業務のやり方が変わっても自分たちでRPAの自動操作セットを修正すればよいので、追加費用がかからないこともメリットだと思います。

RPAの運用について 今後チャレンジしたいこと・解消したい課題を教えてください

現在、各部へ業務の洗い出しを一度依頼して、ある程度は洗い出すことができたんですが、その後に継続して積極的に取り組んでもらえるような意識付けができていないところが課題としてあります。

RPAは業務を自動化することができ、自動化して生まれた時間を他の業務に使えるようになる便利なツールという認識が社内に行きわたっていないと感じているので、社内メンバー全員を対象とした操作勉強会などを開催して解消していきたいと考えています。

最終的には社内全体でRPAの推進に取り組んでいけるようにしたいです。自動操作セットの作成はシステム管理部で行っていく予定ですが、他業務から洗い出された業務に対してきちんとヒアリングして、自分たちで精査して業務の手順のアドバイスや自動化の可否を判断をできるようになりたいです。