近年、日本企業にとってDX推進は最重要課題となっています。
DX推進を達成するためのカギともいえるRPAについて、気になっている方や導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、RPAとはどんなツールであるのか、また、導入するメリットやデメリットについてプロ監修の元、詳しく解説していきます。
株式会社MICHIRU 取締役
この記事の監修担当者：
相馬 章人
2014年に医療・ヘルスケアITベンチャー企業に入社。人工知能やIoT技術を使用したプロダクト開発およびプロジェクトマネジメントを経験。2018年フリーランスのソフトウェアエンジニアとして企業・大学と連携し機械学習を用いた自然言語解析を行うプロジェクトに参画。2018年より株式会社MICHIRUに参画。主にカスタマーサクセスを担当。
RPAとは
業務効率化を推進する人にとって、RPAという言葉を耳にしたことはあるでしょう。
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とはオフィス業務における定型業務に代表される単純な作業をロボットが代行し、データ入力や計算処理などを人に代わって行うソフトウェアです。
単純な事務作業をロボットが代行
企業の中で事務作業を行う場合、人間がパソコンの前に座り、資料を見ながら一から入力を行うのが主流でした。
そろばんや電卓を使って計算し結果を用紙に手書きしていた時代に比べたら、エクセルなどのソフトウェアを用いてデータを処理することができ、業務効率は改善されたといえるでしょう。
自社内にITの知識やプログラム開発、エンジニアとしてのスキルがある社員はなかなか見当たらないものです。
現代では業務のIT化が進み、また市場のニーズが多角的に変化するようになっていることから、より早くデータを処理することが必要になっています。
しかし、少子高齢化により人材は不足しており、人手をかけずデータを処理する仕組みが求められています。
そこで単純な事務作業を代行するRPAツールを導入すれば、これまで作業を行っていた人の負担は減りますし、他の業務に注力させることが可能になります。
総務省でもRPAツールの導入を推奨
総務省でもRPAツールの導入を推奨しています。働き方改革では外国人労働者の受け入れを拡大するなど、生産労働人口の減少の中で労働力を確保するのが急務となっています。
その一手と期待されるのがRPAツールの導入です。総務省の調査では2017年においてRPAツールを導入済と導入中の会社が約20％と、今後の注目を集めていくことは間違いありません。
どのようなRPAを導入すればいいのか分からない担当者もいるでしょうが、RPAは2021年には100億円規模になると総務省も予測しており、すでに市場には国内シェアを多く誇る「WinActor」や「UiPath」など多くの製品があるので、自社に適したツールを選択することができるでしょう。
※参考：総務省 RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html
業務効率化方法の一つとしてのRPA
業務効率化のためにERPを導入している企業もあります。
このERPとは企業内の「会計」「人事」「生産」「物流」「販売」などの基幹となる業務を1つのデータベースで統合し情報を一元化することで業務を効率化するためのシステムです。
すでにシステムが導入されている場合、RPAはそのシステムを操作することができ、システム内の情報を活用することが可能です。
また、業務効率化を実現するためにBPOという手法もあります。検索サイトでRPAと入力すると、RPAのほかにAIやBPOという言葉がよく見られます。
このBPOとはIT化ではなく作業を外注（アウトソーシング）して業務効率化を実現。
主な事例として、オフィスでは請負業者に秘書業務や事務業務を代行し、製造業の現場では梱包や検品・検査工程といった特定の資格が必要ない簡単な業務を外注しています。
BPOを導入する場合でもRPAと組み合わせることで、単純作業はRPAが行い人間は判断が複雑な作業やPCでできない作業を行い、より業務を効率化することが可能です。
AIとの違い
IT関連用語として、RPAとよく比較される言葉でAI（人工知能）があります。
RPAは「ロボティクス・プロセス・オートメーション」の略であり、ロボットという言葉からAIと混同されることも少なくありません。
しかしながら両者には明確な違いがあります。
RPAは指示された作業を行うだけであり、単純な条件分岐などを除いて判断を行うことはありません。
これに対しAIは一般的には学習と推論を行うものであり、データから判断モデルを作成（学習）し、そのモデルに基づいて判断（推論）を行います。
またAIと一口に言っても利用されているケースは様々ですが、Webショッピングサイトで商品をレコメンドする、SNSで問題のあるコメントを抽出する、など製品やサービスの裏側で利用されることが多くなっています。
単純作業を代行するRPAツールを導入すること、AIを利用したサービスを導入することは、どちらも業務効率化達成の一手となるでしょう。
ただ、AIの場合はそれを利用したサービスを導入することとなりますので、業務にあったサービスがあるかを検討する必要があります。
まずは、人間が行っている単純作業を代行させるところから始めるのであれば、RPAがおすすめです。
期待される効果とは？
RPAで期待されることは業務効率化です。RPAツールを導入することで特に効果があるものをみていきましょう。
人手不足の解消につながる
RPAは人手不足の解消が期待されます。2025年には団塊世代が後期高齢者となり、少子高齢化が深刻な問題になっていきます。
どこの会社も慢性的な人手不足に陥り、少ない人員でいかに効率よく仕事できることは重要なポイントです。
また、社員の有給休暇や急な病欠など、作業を行っていた人が休まなければならない場合、だれかが代行しなければいけません。
また、担当者が退職する場合や異動する場合には他の人に業務を引き継ぐ必要があります。
作業が属人化してしまっている場合、他の人が作業できず業務がストップしてしまうことも。
RPAで業務を自動化することで、業務の属人化を防ぎ、急な人員の欠員にも対応できます。また、人間の判断が必要ない業務であればRPAで24時間稼働させることも可能です。
不要な人件費を削減
従来では入力作業やデータ抽出作業で繁忙期には期間従業員やパートを増員して対応していた企業も少なくありません。
これをRPAツールで行うことにより、不要な人件費が必要なくなります。
複雑な判断を必要とする業務や窓口業務などは人間にしかできないもので、このような業務にかかる人件費は必要なものです。しかし単純作業はそうではありません。
人件費は企業にとって大きなコストと、表裏一体のリスクを抱える問題です。
月給20万円の社員が3名で作業していると仮定すると、単純計算で年間720万円の人経費が発生しています。
3名で行っていた作業を1名でできるようになればその削減効果は480万円となり、RPAの導入コストと比較してもかなり削減できることに。
RPAでコスト削減を実現することができれば、費用を設備投資や新規プロジェクトの予算に回すことが可能となります。
コア業務に人を回せるので組織力の強化を図れる
RPAを導入するのにコア業務とノンコア業務を把握しておく必要があります。
コア業務とは企業が売上や利益を実際に出している部門の業務のことをいいます。一方でノンコア業務とはコア業務をサポートする事務や秘書などの部門の業務です。
企業には自社の強みといえる営業や生産のコア業務があり、ここへ重点的に人を配置することで売上や利益を増大することができます。
しかし、コア業務を行う部門でも人材が不足しておりノンコア業務を兼務することで、本来注力するべきコア業務に時間を避けないこともあるのではないでしょうか。
このようなケースではいつまでたっても自社の強みを活かすことはできません。
RPAでノンコア業務をフォローすることで、ノンコア業務に割いていた人材がコア業務に注力できるようになり、組織全体の人手不足を解消することが可能です。
その結果として、組織力の強化、売上や利益の増大を図れます。
RPAとはコストを削減できるだけでなく、自社の強みを強化できるといった効果も期待できるでしょう。
RPAとOCRを連携して紙のデータ入力を簡素化
RPAを導入するにあたり、紙に記載している日報などの書類を自動で読み込ませたいという要望もあるでしょう。
そのような場合、OCRを利用することで自動入力が可能になります。
OCR（Optical Character Recognition：高額文字認識）とは、画像上の文字を文字データとして抽出することができるソフトウェアです。
企業内で様々なシステムが導入されている場合でも、部署間の連絡や顧客・パートナーとのやり取りを紙で行っていることは少なくありません。
この場合、紙に記載されている文字は、そのままではパソコン上でデータとして扱うことができないためRPAでも処理することができません。
そこで活躍できるのがOCRです。
紙の書類をスキャナーなどで画像化し、その画像上の文字を文字データとして抽出することができるため、紙に記載されている文字列をRPAで自動処理することが可能。
このようにRPAとOCRを組み合わせることで単体では不可能な業務を自動化することができ、より業務効率化をすすめることができます。
導入する場合のメリット及びデメリット
RPAを導入する場合メリット・デメリットがあります。ここではそれぞれについて詳しく説明します。
導入するメリットとは
導入するメリットの一つとしてミスの低減があげられます。
人間が単純作業を繰り返し行う場合、ちょっとしたケアレスミスだけでなく長時間のデスクワークによる疲れから思いがけないミスも誘発するものです。
また、処理のスピードも向上します。RPAは疲れを知らないものですし、人が休憩する間も絶えず動かすことが可能です。
こちらが指示した内容を終了するまで休みなく正確に動作することができるため、繰り返し行う単純作業にRPAを導入することで大きく効率化を図れます。
導入するデメリットとは
RPAを導入し定型作業を自動化することは十分メリットがあります。
しかし、RPAもパソコン上で動作することから、システム障害やパソコンの故障などが発生した場合には、業務が動かなくなってしまいます。
このような状況では、業務も止めなければならないのがRPAを導入するデメリットといえます。
コンピュータウイルスや不正アクセスなどに対しては十分に対策を行う必要あります。
加えて、複数台のパソコンで同じ業務を行うことができるよう準備しておけば、1台のパソコンが故障などで業務ができなくなった場合でも短時間で対応することが可能です。
RPAを導入する前の注意点
RPAを導入する前の注意点をみていきましょう。
何が効率化を図れるのか、本当に自社で必要なのかじっくり検証しておく
RPA導入のメリットを十分に引き出すためには、RPAで自動化する業務を十分に検討する必要があります。
業務効率化が図れるといって何も考えずにRPA導入を進めると、そもそもRPAでは自動化できない業務であったり、自動化しても効果が小さかったり、とRPAを導入するメリットを十分に受けることができません。
自社において、RPAを使って自動化すると効率化できる業務はなにか、RPAの導入を進める上で個々の業務に対して十分に検証する必要があります。
また、RPAツールについて情報収集を十分に行い自社に適したRPAツールを導入するように検討を進めましょう。
自社に情報システム部門がありプログラミングへの知識が十分にある場合には、プログラミングが必要なRPAツールを導入することができますが、プログラミングに対する知識が十分でなかったり、RPAのシナリオ作成を専任で行う担当者がいない等の場合、プログラミングが必要のないRPAツールがおすすめです。
社員の不安や不満をしっかりとフォローする
RPAが単純な定型業務を自動化すると、それまでに単純なデータ入力を仕事に従事してきた社員は、新しい仕事を担当したり、異動となる場合もあるでしょう。
会社のためとはいえ、業務効率化を図ることが目的、といわれると、これまで一生懸命働き、貢献した自分の仕事を「旧式の効率の悪い仕事」と言われているように感じてもおかしくはありません。
仕事の付加価値が上がることを説得的に説明してモチベーションダウンを防ぐ
このように異動・業務の仕事の分担を変えるなど、変化が生じる社員のモチベーションが低下しないように注意しなければなりません。
RPAを使いこなし業務を効率化していくためには、業務全体のフローを考えたり、あるいはRPAのシナリオを自ら作成したりすることが必要になり、結果として個々のスタッフのスキルも変化していきます。
RPAを使いながら業務を進めていくことは、これからの時代に必要なスキルであり、付加価値を生むことができるようになるスキルです。
RPAを導入する中でスタッフをしっかりとフォローし、どうしてRPAが必要なのか、これからRPAを導入することでスタッフ個人にどのようなメリットがあるかなどを面談やミーティングでしっかりとわかりやすく説明するように心がけましょう。
業務自動化なら「MICHIRU RPA」がおすすめ
RPAツール選定にお悩みなら、MICHIRU RPAがおすすめ。
MICHIRU RPAはデータ入力や報告書作成、定型リサーチなどの、手順が決まった業務を簡単に自動化できるツールです。
直感的な操作で使いこなせるので、プログラミングが分からなくても全く問題ありません。
また、無料期間終了後は他社の半額程度の月額5万円程度で利用でき、ランニングコストが低いのもMICHIRU RPAの特徴です。
低価格ながらも、1アカウントの契約でPC5台まで同時稼働できるというパワフルな使用感で中小企業から絶大な支持を受けています。
RPAの導入をお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
RPAを導入すると単純で繰り返しの多い定型業務を人からロボットが代行することが可能です。
人手不足の解消や人件費のコスト削減、コア業務への集中化を図れるので組織力の強化が見込めます。
また、正確に素早く長時間稼働することができることもメリットといえるでしょう。
もちろん、システムダウンに伴うデメリットも懸念されますし、しっかりと検討しないと業務効率化を図れないことは否定できません。
しかしながら、RPAを使って業務効率を上げることは企業に大きな価値をもたらします。
社員全体の仕事の付加価値がRPAであげられることを関係者に納得してもらい、前むきに取り組んでもらいましょう。
