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RPAお役立ち情報「RPAとは」

RPAとは

RPAとは何か?業務効率が改善する仕組みや理由を解説

最近、ビジネスや実務で多く耳にすることになったRPAとは、一体どんな仕組みでメリットがあるのでしょうか。

また、企業の担当者や経営者でこれからRPAの導入を検討している人も多いと思います。

そこでここではRPAとはどんなツールであるのか、詳しく分かりやすく解説していきましょう。

株式会社MICHIRU 取締役

この記事の監修担当者:
相馬章人

2014年に医療・ヘルスケアITベンチャー企業に入社。人工知能やIoT技術を使用したプロダクト開発およびプロジェクトマネジメントを経験。2018年フリーランスのソフトウェアエンジニアとして企業・大学と連携し機械学習を用いた自然言語解析を行うプロジェクトに参画。2018年より株式会社MICHIRUに参画。主にカスタマーサクセスを担当。

RPAとは

業務効率化を推進する人にとって、RPAという言葉を耳にしたことはあるでしょう。RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とはオフィス業務における定型業務に代表される単純な作業をロボットが代行し、データ入力や計算処理などを人に代わって行うことです。

単純な事務作業をロボットが代行

従来では人がデスクワークとしてパソコンの前に座り、資料を片手間に一から入力を行っているのが主流でした。

簡単にみえて面倒であり、必要ツールがそろばんと電卓、計算結果を用紙に手書きという時代に比べたら、エクセルのマクロを用いてにデータ入力できるのも立派な業務効率改善といえます。エクセルのマクロをさわれる社員はいるでしょうが、自社内にITの知識やプログラム開発、エンジニアとしてのスキルがある社員はなかなか見当たらないものです。

しかし、情報社会でIT化が進み、市場のニーズが多角的に変化する現代では、マーケティングに必要なデータの抽出や詳細化、少子高齢化による人材不足といった問題があり、人が行う仕事を減らす仕組みが求められています。そこでタイピングを伴う単純な事務作業にRPAツールを導入すれば、これまで作業を行っていた人の負担は減りますし、他の業務に注力させることは可能です。

総務省でもRPAの導入を推奨

実際に総務省でもRPAツールの導入を推奨しています。働き方改革では外国人労働者の受け入れを拡大するなど、生産労働人口の減少の中で労働力を確保するのが急務となっています。その一手と期待されるのがRPAの導入です。総務省の調査では2017年においてRPAを導入済と導入中の会社が約20%と、今後の注目を集めていくことは必然的です。

どのようなRPAを導入すればいいのか分からない担当者もいるでしょうが、国内シェアを多く誇る「WinActor」や「UiPath」など、RPAは2021年には100億円規模になると総務省も予測しているので、多くの開発業者が今後増えて自社に適したツールを相談することができるでしょう。

※参考:総務省 RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

業務効率化の手法として確立

業務効率化を図るのにERPを導入している会社もあります。このERPとは部門ごとにバラバラとなっているシステムを1つのデータベースで統合しており、部門別の連携も可能となっています。RPAとは連携することもできますので、部門別のデータも経理や管理部のほうでスピーディーに一括管理することが可能です。

業務効率化を導入するのに、BPOという手法があります。検索サイトでRPAと入力すると、RPAのほかにAIやBPOという言葉がよく見られます。このBPOとはIT化ではなく単純作業を外注(アウトソーシング)して業務効率化を実現しています。

主な事例として、オフィスでは請負業者に秘書業務や事務業務を代行し、製造業の現場では梱包や検品・検査工程といった特定の資格が必要ない簡単な業務を外注しています。

RPAとは業務効率化の手法として確立しており、単純作業を外注するのにBPOかRPAのどちらを導入するか社内での検討が必要といえるでしょう。

AIとの違い

IT関連用語として、よく比較される言葉でAI(人工知能)があります。AIとは何かといわれてすぐにロボットと答える人も少なくないでしょう。ロボット・コンピュータ・プログラム開発などの単語が並んでくると、人の代わりに接客案内で会話をする自立歩行型ロボットと混同する人も少なくありません。

ITに興味がない人ほど、SF映画などの影響でロボットやコンピュータといえばAIとすぐに誤認しがちです。確かにRPAとは人の作業をロボットが代行するイメージになるので、「物体のロボットを導入してオフィスに常駐しているのか」と認識することは自然ともいえます。

RPAは実際にデスクに座って作業するわけではありません。AIとは学習能力があり、単純作業だけではなく、コンピュータが自らの判断を持って入力されたデータから改善案などを推奨しています。これに対し、RPAが開発者の意図とは異なるような判断をすることはありません。RPAを導入しても定められた手順通りのことは遂行できますが、AIのように予測や分析ができないのです。

オフィスで業務効率化を図りたい場合、AIとRPAはどちらも人が行うよりも効率化を狙えます。ただ、正確性とスピードを持って単純作業のみを導入するのならRPAがおすすめとなり、データの分析や予測をして自動対応したい場合にはAIが優れています。

両者を社内で導入し、上手に使い分けることはもちろん、どちらも連携できるような開発を依頼すれば、さらなる業務効率化の推進へとつながるでしょう。

RPAで期待される効果とは

RPAで期待されることは業務効率化です。RPAを導入することで特に効果があるものをみていきましょう。

人手不足の解消につながる

RPAは人手不足の解消が期待されます。2025年には団塊世代が後期高齢者となり、少子高齢化が深刻な問題になっていきます。どこの会社も慢性的な人手不足に陥り、少ない人員でいかに効率よく仕事できることは重要なポイントです。

また、社員の有給休暇や急な病欠など、入力作業を行っていた人が休まなければならない場合、だれかが代行しなければいけません。他の人が作業できない可能性もありますので、業務がストップしてしまうこともあります。その場合、休みが半日や1日とは限りません。慶弔や不慮の事故に遭われた場合には数日間ほど会社に出勤できないことは十分考えられます。

ロボットですので24時間フル稼働が可能となり、RPAとはこのような急な人員の欠員にも対応できます。

人件費を大幅に削減

従来では入力作業やデータ抽出作業で繁忙期には期間従業員やパートを増員して対応していた企業も少なくありません。これをRPAツールで行うことにより、新たな雇用が必要なくなります。

突発的な仕事が入ったときやデータのミスが発覚した場合の修正作業など、急きょ残業が発生するケースもあるでしょう。RPAとは突発的なイレギュラーにも対応できますし、人が作業するのと違ってミスがないので修正することはありません。

人件費は企業にとって大きなコストを抱える問題です。月給20万円の社員が作業していると仮定すると、賞与も合せたら総支給で年間300万円の人件費が予想されます。もし複数人が作業しているなら、2人なら600万円となるので、RPAの導入コストと比較してもかなり削減できるのがうかがえます。

RPAでコスト削減を実現することは、その浮いた経費を設備投資や新規プロジェクトの予算に回すことが可能となります。

コア業務に人を回せるので組織力の強化を図れる

RPAを導入するのにコア業務とノンコア業務を把握しておく必要があります。コア業務とは企業が売上や利益を実際に出している部門のことをいいます。一方でノンコア業とはコア業務をサポートする事務や秘書などの部門です。

仕事には自社の強みといえる営業や生産のコア業務があり、ここへ重点的に人を配置して売上や利益を追求しないと企業として成り立ちません。とはいえ、部門ごとに人手不足に陥り、営業の仕事に注力したいのに他の作業を兼任しているので、顧客のフォローが疎かになっていることはもちろん、もっと顧客の確保に時間を回したいと考えている現場もあるでしょう。

このようなケースではいつまでたっても自社の強みを活かすことはできません。そこで、RPAで定型業務をフォローすることは、これまで作業していた人員を他の部署の業務に回せますので、組織全体の人手不足を解消できます。その結果として、組織力の強化を図れます。

RPAとはコストを削減できるだけでなく、自社の強みを強化できるといった効果が期待できるでしょう。

OCRと連携して紙のデータ入力を簡素化

RPAを導入するにあたり、紙ベースでの日報や書類を自動で読み込ませたいという部署もあるでしょう。OCRとは光学文字認識というITツールで、紙データを文字データに変換可能です。

エクセルでの入力業務を自動化したとしても、24時間フル稼働の工場などでは、各部署から送られてくる日報が手書きというのも珍しくありません。理想としては全設備にタブレット端末を配備して、現場からいつでもデータをサーバーに送り、RPAで自動処理が終われば、共有のパソコンからすぐに最新データを反映したいものです。

しかし、理想とはいうものの、稼働する設備台数が多くなればなるほど、データを入力するタブレット端末も多く必要です。工場内が広くタブレット端末の取り合いになってムダなダウンタイムが生じれば業務効率化になりません。とはいえ、タブレット端末をすぐに手配できずにいると、そのまま風化する恐れがあります。

また、職人肌の作業者にタブレット端末を渡しても、余計に業務効率が悪くなる恐れもあり、なかなか従業員全員に浸透していないケースもあります。

特にミドル・シニア世代の現場作業者で叩き上げの職人気質の場合は、RPAを導入しても手書きの何が悪いとなって、自分たちとはお門違いということからへそを曲げてしまうことも考えられます。職人とは根本的にデスクワーク組が現場へ介入するのを嫌う性質があります。

そこで活躍できるのがOCRです。紙ベースの書類であってもデータ化してくれるので、RPAで自動処理が可能となります。このように自社内における業務効率化とは、ただ単にRPAを導入するだけではなく、他のツールと連携することでより業務効率化を強化できるでしょう。

導入する場合のメリット及びデメリット

導入するメリットとは

RPAを導入するメリットとして、作業者のミスが減ります。ミスとはさまざまですが、データ入力のケアレスミスに始まり、長時間のデスクワークによる疲れから思いがけないミスも誘発するものです。もちろん、普段は人が作業してもチェックするのでミスは少ないものです。ただ、単純作業を繰り返すのでどうしても集中力が持たないこともあり、タイピングミスが生じる可能性は高くなってしまいます。

また、スピードも全然違います。エクセルも自動計算をしますが、それ以上に人と比べると入力スピードが桁違いです。ロボットとは疲れを知らないものですし、人が休憩する間も絶えず動いています。こちらが指示した内容を完全に終了するまで止まりません。正確さだけでなく早さも兼ね揃えているのなら、圧倒的にRPAを導入したほうが効率化といえるでしょう。

コア業務に人を優先的に回せるのと同時に、これまで単純作業を繰り返していた社員のモチベーションも上がります。新しい業務を覚えることはやりがいも増え、職場が活性化されていくでしょう。

導入するデメリットとは

定型作業にはRPAの導入で十分メリットがあります。しかし、100%大丈夫とはいうものの、ロボットが業務を行うので、突発的なシステム障害が発生したときにツール自体が動かなくなる恐れがでてきます。一度システム障害が発生すると、データ入力ができないことはおろか、業務も止めなければならないのがRPAを導入するデメリットといえます。

特にウイルス対策は万全の態勢で臨む必要があるでしょう。エクセルに直接入力する場合はオフラインで稼働すれば業務は止まりませんので、万が一に備えてRPAをオフラインで使用できる環境に整えておきましょう。

メリット デメリット
ヒューマンエラーの減少 システム障害が起きると
作業が止まる
作業スピードが上がる ウィルス対策が必要
人材の選択と集中が図れる

RPAを導入する前の注意点とは

RPAを導入する前の注意点をみていきましょう。

何が効率化を図れるのか、本当に自社で必要なのかじっくり検証しておく

RPAを導入するのはメリットが多いのですが、それはあくまでもRPA化をすることは人手不足の解消やコスト削減につながる業務を選択しているからです。すぐに業務効率化が図れるといって何も考えずにRPA化を進めると、必要以上にコストがかかる恐れがあるのでRPAを導入する意味がありません。

自社の作業において、どのような業務がRPAに向いているのか、実はほとんどコスト削減にならないのではないかなど、RPA化のシナリオを進める上で自社にとって業務効率化となるのかじっくり検証する必要があります。また、開発側の担当者と入念な打ち合わせを行っておき、自社に適したRPAツールを導入するように心がけておきましょう。

異動となる社員の不安や不満をしっかりとフォローする

また、今までデータ入力を仕事として実践してきた社員は、新しい仕事を覚えるのに不安を抱くこともあります。入社時から数年経過していると、新しい配属先には自分よりも後輩の社員に仕事を教えてもらわなくてはならない葛藤もあります。業務効率化を図るならもっと早く異動したかったという不満も捻出してしまいます。

さらに、いくら単純作業とはいえ、これまで長年手作業に貢献してきた社員の中にはプライドを持って自分の仕事を推進してきたという人もいます。会社のためとはいえ、業務効率化を図るからといって、これまで貢献してきたものが効率の悪い仕事と言われているように感じてもおかしくはありません。

これらのように異動となる社員のモチベーションが低下しないように注意しなければなりません。RPAを導入する前にしっかりとフォローし、どうしてRPAが必要なのか、これから異動先での業務でどのように活躍してほしいかなどを面談やミーティングでしっかりとわかりやすく説明するように心がけましょう。

まとめ

RPAとは定型業務となる単純性の仕事を人からロボットが代行することでIT化し、慢性的な人手不足の解消や人件費のコスト削減、コア業務への集中化を図れるので組織力の強化が見込めます。また、ロボット作業による入力のミスを無くす正確性と疲れを知らず24時間フル稼働できるというスピード性が最大のメリットといえます。

もちろん、IT化はシステムダウンに伴うデメリットも懸念されますし、しっかりと検証しないと自社で業務効率化を図れないことは否定できません。さらにこれまで手作業で貢献してくれた異動となる社員の仕事ぶりを評価してフォローするようにしていきましょう。