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RPAお役立ち情報「RPAの種類」

RPAツールの種類と選び方 特徴を比較検討

RPA(Robotics Process Automation)ツールは、事務作業を自動化するソフトウェアです。

「オフィスのロボット」と呼ばれるように、ロボット技術を利用して、自動で事務作業を行います。オフィスの定型的業務に利用すると、多くのメリットが出てきます。

業務の効率化・労働時間の短縮および労働環境の改善・人為的ミスの予防など、企業の課題に有効です。

一方、RPAツールの導入を検討している企業は、どのツールを選んだら、自社が直面している課題に最も有効なのか、検討する際の悩みも尽きないようです。

本稿では、RPAツールの種類と選び方をご紹介し、導入の検討にあたり参考にしていただくことをねらいとしてツールの種類と選び方についてまとめました。ぜひ導入の際の比較検討にお役立てください。

株式会社MICHIRU 取締役

この記事の監修担当者:
相馬章人

2014年に医療・ヘルスケアITベンチャー企業に入社。人工知能やIoT技術を使用したプロダクト開発およびプロジェクトマネジメントを経験。2018年フリーランスのソフトウェアエンジニアとして企業・大学と連携し機械学習を用いた自然言語解析を行うプロジェクトに参画。2018年より株式会社MICHIRUに参画。主にカスタマーサクセスを担当。

3種類のツールの概要

RPAツールは、ロボティクス(robotics)技術を使い事務作業を自動化します。そのため、「オフィスのロボット」と言われています。その特徴を簡単に言うと、パソコン上での作業を自動化することで、オフィス内の業務を自動化することです。

多くの方がイメージされるAIと違い、自律的に学習するほどの高度な人工知能を有しているわけではありませんが、シナリオ=簡単なプログラムをもとに、定形的な条件に従って判断をしながら作業を進めることができます。

代表的な製品には、WinActor、UI Path、Bizroboなどがあります。最近では日本でも多くのベンダーがRPAツールを開発し、従来のRPAツール製品の欠点を補う機能を付けているものなど、RPAツールも日進月歩です。

金融業・製造業・サービス業・小売業・公共機関など、ほぼ業種を問わず導入実績があり、事務作業のある会社であれば導入の必要性が認められる業務があります。

職種別では、経理・人事など、データを多く扱う種類の業務で有効な事例が多く見られます。

大企業を中心として導入が進んでいましたが、中小企業に向けたRPAツールも多く開発されており、よりすそ野が広がっているところです。それと同時に、自社により合ったツールを選ぶことが課題になっています。

RPAツールにも種類があり、どの種類から選定するか検討することにより、ツールの選定も行いやすくなります。

RPAツールには、大きく分けて

  • インストール型
  • サーバ型
  • クラウド型

の3種類があります。ロボットの実行環境や管理方法で種類が分かれているのです。
選定の検討の前に、それぞれの種類について違いやメリット・デメリットについて少し詳しく見ていくことにしましょう。

インストール型の特徴

インストール型のRPAツールは、ソフトウェアをPCにインストールし、インストールしたPC上でPRAが事務作業を行います。インストール型ではロボットがPCの中にいる、と考えておくとわかりやすいでしょう。

特定の場所・PCといっても、この種類のRPAツールも社内LANなどのネットワークにつないで利用をすることはできますので、この種類のRPAツールも1台だけで利用する(スタンドアローン形式)とは限りません。

複数台のPCをネットワークで連携させることにより、より多くの作業を行うことができます。比較的に小さい規模の会社でも使いやすい導入形式です。

メリット

インストール型はPC一台から導入可能なので、小さい会社組織・業務量が比較的に少ない場合でも試験的に導入するなど、柔軟な導入が可能です。

また、1台1台独立して利用することが可能ですから、管理をそれぞれの業務を遂行するメンバーに任せたいときなど、管理を組織で大掛かりに行う必要もありません。小回りが利きやすいことが大きなメリットになるのがこの種類のRPAツールです。

デメリット

半面、極めて多くの業務を行う場合や、中央集権型の管理をしたい場合はインストール型をスタンドアローン形式で使うことは非効率です。大企業の業務を大幅に効率化したい、といった場合は工夫が必要です。

また、この種類のRPAツールでは管理や、RPAシナリオの作り方など業務が属人化ないしブラックボックス化しやすい傾向もあります。

RPAシナリオの作成を複数の担当者で担当する、RPAシナリオの作り方を統一するなど、属人化・ブラックボックス化を防ぐ取り組みが必要になります。

サーバ型の特徴

サーバ型は、サーバにRPAをインストールし、サーバ内のデータや、サーバと接続しているPCのデータを集約して処理ができるようにしているRPAツールです。したがって、ロボットはサーバの中にいます。

ロボットを集約することができますので、サーバは1台でも大量のロボットを配置することができます。

そのため、オンプレミス型のRPAツールにくらべると、この種類のRPAツールははるかに大量のデータを処理することができる特徴があります。

結果この種類のRPAツールは大企業を中心に、大量の事務処理を行う場合に導入される事例が多く見られています。

メリット

ロボットを大量にサーバ内において大量の事務処理をすることが可能なので、業務の効率化を図る効果を最大限に引き出せるのはRPAの種類の中でもサーバ型です。

また、サーバ型では自社で集中的に管理ができることから、セキュリティの面でも管理の手間・情報漏洩のリスクが少ないといえます。

これらのメリットのため、大企業で導入される傾向が強く、大幅な業務効率の向上が見込めるのがこの種類のRPAツールです。

デメリット

サーバ型の場合、導入コストが大きくなりがちです。

また、サーバ型で大量の事務を処理するということになると、導入のための準備に多くの時間を費やすことになります。

人員の手当ても必要です。サーバにインストールしたソフトウェアをメンテナンスする専門のIT人員をおく、BPOなどを上手に当初は利用するなどして手間をかけ、サポートやトレーニングをしながら進めないと、メリットを最大限引き出すよりも、通常業務を圧迫しがちになります。

クラウド型の特徴

クラウド型は、クラウドサービスとしてRPAツールを提供するものです。この種類のRPAツールは、サービスとしてRPAツールを提供しています。

もう少し単純に言うと、企業側でソフトウェアのインストールの必要はなく、クラウドサーバに接続すると、RPAをすぐに利用できるのです。

RPAの技術者がいなくても、またシステムサポート人員がいなくても、サービスとしてRPAを業務に利用することができますので、この種類のRPAツールは、導入のハードルが低い特徴があるといえるでしょう。

メリット

導入の手間が最もかかりにくいのがクラウド型のRPAツールの特徴です。多くの台数のロボットを使っても、サーバにインストールの手間はかかりませんし、メンテナンス・サポートもクラウドサービスのベンダー側で行います。したがって、人員の付則を補う効果もあります。

コストも、自社でサーバやPCにインストールして使うのではなく、使った分を支払う料金体系になることもあり、導入時は低く抑えられるのもメリットです。

デメリット

クラウド型の場合、自動化できるアプリケーションが限られている事が多く、自動化できる業務も限られることがデメリットとなります。

また、セキュリティも課題になります。クラウドサービスのセキュリティが向上しているとはいえ、適切に管理する必要があり、もしも管理が不十分な場合、その構造から社外にデータ流出しやすいため、利用時にはデータの取扱について十分に検討する必要があります。

RPAツールの選び方は3種類から上手に選ぼう

以上でご紹介した3種類のRPAツールですが、3種類の比較を簡単にまとめると次のとおりです。メリット・デメリットを比較し、どの種類のツールを利用するか、決めてみましょう。

オンプレ型

メリット:コンパクトに導入・運用が可能 試験導入しやすい
デメリット:中央集権型管理しにくい 企業規模により処理の限界

サーバ型

メリット:大規模なオペレーションも効率化
デメリット:導入コスト・人員が多くかかる

クラウド型

メリット:インストールなし・導入コスト低
デメリット:アプリケーションが限定。セキュリティ管理の難しさ

そして、実際にツールを選ぶ際には、3種類の比較に加えて次のポイントも考慮しながら選んでみましょう。

RPAで業務は本当に自動化可能?「自社の業務のソリューションとして適切か」

RPAツールの選定の前に、自社の業務を整理し、RPAの導入対象となる業務を見極めて、作業をRPAのシナリオに乗せやすく整理をすることは導入の前に必須の作業です。

RPAツールには、得意不得意があり、定型化された作業の効率を高める反面、非定型で複雑な判断が必要な仕事に有効とは言えないためです。

この作業は、RPAツールの選定をする前に済ませておきたいものです。すでにお伝えした通り、どんな業務を、どのくらいの量RPAツールに実行させるかによって、選ぶべき種類が変わってくると考えられるからです。

導入前にチェックすべきは 人員・ライセンス形態・コストなど

RPAにどういう業務をさせるか、そしてどの種類のRPAツールを利用するか、これらがおおむね決まったら、さらに導入の際に検討をしておきたいのが次にあげる要素です。

人員の配置は具体的に検討

人員の配置について、誰かRPAツールの利用の準備やサポートをしてくれる人員がそもそもいるのか、そしてそのメンバーの日常業務をどうするのか、考えておく必要があります。

RPAツールを導入した場合に、使いかたの「講師役」になる人員を決めることも、より効果的な導入を促進することになります。外部のアウトソーサー・専門コンサルタントも必要なら起用してみましょう。

また、RPAツール導入対象となる業務を行う人員の配置、そして必要であれば、当該の業務の担当からの担当替えも含めて考えることも必要です。

会社規模・業務規模に合わせる

会社規模・業務規模は、特にRPAツールの種類との関係で重要な要検討ポイントになります。メリット・デメリットの比較衡量に加えて、規模に合わせた段階的検討が必要です。

例えば、会社規模が大きい場合は、RPAツールの導入は、サーバ型で行うことが考えられます。

ただし、大きな会社でも、多くの事例でPC数台から導入し、その後サーバ型に移行することを考えるケースが多数派です。導入は段階的に考える必要があるでしょう。

また、サーバの補充や、必要があれば社内LANの設計変更なども考えなければなりません。大きなオペレーションの場合、できる限り未来に向かって長期見通しをもって導入することが必須になります。

これに対して、中小企業では、サーバ型を選ぶことは現実的ではないケースが多く、オンプレ型・クラウド型の検討が中心になります。

実際の業務がどれだけRPAの導入で効率化されるか、業務とRPAの相性を実機に触ってみる、テストシナリオを描いてみる、といった業務との関係での検討に重点を置いて検討しましょう。

セキュリティ 管理の手間と自社ルールをチェック

自社のセキュリティとRPAツールの導入で検討課題が多くなりがちなのはクラウド型のRPAツールです。クラウドサービス提供者のセキュリティ体制と、自社のオペレーション上のセキュリティに関するルールが、RPAツールの導入に耐えられるものか、導入前に十分検討する必要があります。

ロボットの管理は人の管理と同様に考えて、アカウントを正しく割り当ててアクセス権をコントロールする必要があります。

RPAツールはロボットがデータを探して、次々にシナリオにしたがった処理をしていくという性質を持っています。セキュリティ面での異常があっても、急に処理が止まらないものです。

企業全体での外部からの侵入・ウィルス対策や、個々のパスワードの設定・認証形式が本当に安全かなど、RPAツールの導入の前にベンダーの意見も交えて、詳細に検討するのがおすすめです。

導入費用・ランニングコスト

費用・コストは上記のとおり企業規模・業務規模によって変動するところが大きいため、費用・コストを中心に選ぶと結局は使いにくかった・効率化が思ったほど得られなかった、となりがちです。

費用・コストは重要な検討課題であることは言うまでもないですが、比較検討の要素としてこれだけで選ばない、ということに注意し、所期の導入効果を中心に考えてみましょう。

ライセンス形態

コストの面で無駄がないソリューションを導入したい、という場合には、ライセンス形態を検討の要素として考えておくとよいでしょう。

例えば、最新の技術により、複数台の契約ライセンスを、ライセンスサーバを利用することにより、さらに多くのPC端末でシェアし、使った分だけ課金される特徴的な「フローティングライセンス」なども登場しています。

ライセンス形態の違いに着目して、コストを考えることのは合理的といえるでしょう。

MICHIRUならRPAツール選びの悩みも解決

株式会社MICHIRUのRPAツール「MICHIRU RPA」はPCにインストールして使えるRPAツールです。

今までのRPAツールの半分のコストで導入可能・技術改良を重ねて、フローティングライセンスを採用し、コスト面での工夫が特徴的です。

  • セミナーで実際に操作し、業務との相性を検討できる
  • メーカーが自動操作セットの初回作成をサポート

と、国産ならではのきめ細かいサービスを受けることができる点も、中小企業のオペレーションに親和性があります。

セミナーで実際に触ってみること、講師に質問しながら自社の課題を検討することができるので、導入前の準備に役に立てることができます。

セミナーで操作のトレーニングもできるので、自社にトレーニングができる人員が確保しにくい場合にも利用価値が高いセミナーです。

まとめ

以上のように、3種類のRPAツールにはそれぞれメリット・デメリットがあるので、比較考量しながら自社に合ったものを選びましょう。

ただし、3種類からどれを選ぶかはあくまでも「大枠」の選定なので、ツール選びのポイントとして挙げたところを参考にしながら、自社の業務・規模に合ったツール選定をしましょう。