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RPAお役立ち情報「RPAで業務効率化」

RPAツールによる業務効率化について導入対象やその効果を解説

RPAツールは、オフィスのロボットと言われます。ロボティック技術を用いて、PC上の操作を自動化し、業務効率化を推進するソフトウェアです。

RPAツールは、定型的作業の時間短縮効果が絶大です。24時間自動で働いてくれるRPAツールを導入すると、業務効率化を進めることができて、作業をより短時間で完了させることができます。

人間のような複雑で高度な判断を行うことはできませんが、定型的作業は何度でも自動で休まずにおこなうことができます。

そこで、どんな業務にRPAツールを導入すると業務効率化の観点から効果的か、また、導入の上での留意点は何か、RPA導入が適切と考えられる業務をご紹介しつつ、ご説明します。

株式会社MICHIRU 取締役 CTO

この記事の監修担当者:
斎藤暁

医療施設法人やホンダ子会社のIT領域責任者などを経て独立。AI技術やシミュレータなど、複雑なアルゴリズムを駆使したシステムを提供している。自然言語処理によるシステムの技術は日米で特許を取得、その発明者でもある。2018年11月株式会社MICHIRUを創業。

RPAツールで業務効率化はどこまで進む?先進事例で解説

大手企業では数万時間・数十万時間の削減事例も出るくらい、業務効率化の効果は劇的なものです。8割~9割の時間削減・時間創出が可能になった事例も少なくありません。

先進事例はメガバンクなど

大手企業の中でも、メガバンクの自動化による業務効率化は著名で、先進事例とされます。創出時間(RPAツールにより作業を代替し、不要になった時間)で図ると

例えば、三井住友銀行の事例では、2017からRPAツールの導入を開始、現在では1400台のロボットを使い、年間で100万時間以上の業務時間の削減を行っています。

メガバンクでのRPA導入による業務・作業自動化は、極めて大きな業務効率化があったことが数字で簡単に理解できます。

自治体も力を入れている

また、お役所の仕事も、RPAによる自動化で現在変わろうとしています。自治体には膨大な書類が業務に使われ、反復される作業が極めて多く、業務効率化しないと、労働力人口の減少についていけません。

より少ない若年労働者の数によっても多くの高齢者への行政サービスが行えるようにするには、IT技術による自動化・業務効率化は不可欠です。

総務省は、将来の労働力人口の不足を理由に、ITツールによる自動化を進める「スマート自治体」を推進しています。うち、RPAツールについては総務省主導で実証実験を行い、大都市を中心に導入が進んでいます。

最近はRPAツールが中小企業にも普及が広がっています。現在は、UiPathやWinActorのような代表的な製品だけでなく、クラウドRPAを中心に、低価格・高機能のツールの数も増えています。導入・業務効率化をすすめるチャンスが中小企業にも十分あります。

こんな業務には効く!業務別の時間削減・業務効率化

RPAツールは、定型的・反復される作業を自動で行うことに向いています。かかる作業に人手の代わりとして、RPAを導入すると、時間削減効果をあげやすく、業務効率化を進めやすくなります。

確実な業務効率化を目指すなら、次にあげるような業務に導入すべき、と考えられます。

書類作成業務

業務効率化の効果が出やすい業務には、書類作成業務があります。「ひな型」を転写・一部を入れ替える、といった作業はRPAが大いに得意としている作業です。RPAのシナリオ作成も比較的に簡単です。

議事録の作成・請求書・納品書の作成、定型フォームへの入力による書類作成作業などは、RPAが自動で進められ、かつ、まとまった量のある業務です。業務効率化の効果をあげやすい業務と考えられます。

チェック業務

コンテンツのチェック・数字の照合・入力項目のチェック作業などにRPAツールが使えると、人の目より迅速・正確にチェックしてくれるので、仕事の質も改善でき、業務効率化効果もわかりやすいものがあります。

人間はもっとクリエイティブな仕事に時間を使うことができるようになり、働く人のモチベーションも上がるでしょう。

入力・転記業務

経理・財務のエクセルシートへの自動入力や、経費精算・人事システムへの自動入力等が代表例です。これらの業務も、RPAツールによる業務効率化を推進しやすい業務です。

ダウンロード業務・アップロード業務

大量のデータダウンロード・アップロードを人手で行うと、非効率なうえに、間違いもよく起こるものです。そこで、RPAツールによる自動化で、業務効率化を図りましょう。これも、定型的・反復される業務です。

データ・情報収集業務

Webの情報を人の手で拾うことは非常に時間がかかったり、あるいは見つけること自体に困難を生じることも中にはあります。

この点、極めて多くのデータからでもRPAなら拾いたい情報を正確に拾ってくれます。探す工程・転写する工程・収拾したデータを入力して整理する工程、すべてにRPAツールが使える可能性があります。

データ収集業務については導入事例が多数ありますが、この業務も業務効率化が非常に進みやすい業務と言えます。

経理・財務業務等

経理・財務関係、あるいは給与計算などの業務は、反復して単純に数字を転写・入力する業務が多く、RPAツールによる自動化に向いているものが多くあります。自動化による業務効率化を進めやすい典型的な業務です。

もう少し具体的に言うと、ダウンロートの上転記作業を行い、繰り返して同じフォームを使う・同じパターンでの入力作業を行うといった場合、RPAツールを利用すると業務効率化が進めやすいと考えられます。

日本CFO協会のアンケート(2018年)では、RPAを導入した作業・業務の中で、最も多かったのが「レポーティング」(38%)でした。

例を挙げると基幹システムやデータベースにログインしてデータをダウンロードし、Excelに転記するような業務がこれにあたります。自治体にも、経理系の業務に利用した導入事例が多数見られます。

こうした業務は、定型的で、反復的に行われる上に、シナリオも簡単です。業務効率化の効果が高確率で出やすい業務と言えるでしょう。

業務効率化で得られるメリットとは?

業務効率化を推進するうえでは、対象の業務を理解しておき、次のような効果が確実に得られるかを検討します。

正確性をより短い時間で確保可能

何度も人の目で確認をするということは非常に時間がかることですので、業務効率化が課題となります。

この点、自動で照合・チェックをしてくれたり、転記や入力を自動で繰り返し行ってくれるロボットなら、チェックや照合の工程を繰り替えることなく、1回で終えられます。

また転記・入力も同じものを正確に繰り返してくれます。より短い時間で正確に作業するのが、RPAツールです。

働き方改革の実現・生産性の向上

業務効率化により、単純作業による業務時間を短縮できます。単純作業をやっているために残業が多く、働き方改革が求められている職場であれば、大きな成果が期待できます。

長年日本社会の課題であり、働き方改革の課題のは生産性の向上ですが、時間に対するアウトプットの量を一定とすると生産性の向上が見られたといえますし、また、浮いた時間を収益活動に使えば、さらに生産性を向上させることができます。

労働環境の改善

作業時間の短縮・業務効率化が進み、長時間労働が目に見えて削減されれれば、働く人の心と体が健康になり好循環が生まれる職場になります。

RPAツールによる自動化でもたらされる業務効率化は、さらに労働環境を改善させることとなります。

本質的業務へのリソース集中

人口が減る傾向にあるのに、好みは多様化してブームを仕掛けにくい、研究開発や付加価値の高いサービスへの時間投資が必要、など、現代の企業の悩みは尽きません。

業務効率化による時間創出効果を狙う一方、その時間は本質的業務に振り向けることとし、単純作業はできるだけロボットにさせるようにしましょう。

慢性的な人手不足の改善

今後、2030問題=と言われるように、慢性的に人手は不足する傾向にあります。進行する少子高齢化のためです。

こうした事態を見据えて商売をしている人の中には「単純作業の整理・RPAへの置換をすすめ、生き残りを」とする会社もあるくらいです。業務効率化・RPAへの人手の置き換えにより、人手不足を改善することができます。

コストカット

業務時間が減ると、残業時間が減り、残業代に関するコストカットにつながります。
また、教育研修の時間・コストも減らすことができます。

RPA導入、より効果を上げるためのポイントとは?

RPAツールの導入による業務効率化の効果を上げる大前提は、RPAが行うことができる定型的・反復する業務を絞り込んで、これらにRPAツールを導入することですが、その他にも留意点があります。

業務効率化は何のため?導入目的をはっきりさせよう

わかりやすい目的・効果測定をするのは、よりRPAツールの定着を推進することにつながります。

「達成したら早く帰れる」などと、メリットをより明らかにすること「業務効率化はこんなに進んで○○時間浮く見込み」など、具体的なプラス面・従来との違いや改善される点を周知徹底しましょう。

RPAの対象業務・十分な理解を促進しよう

非常に大事なポイントですので、繰り返しとなりますが、RPAツールを導入するのが有効な作業・業務は、業務効率化を推進しやすい作業・業務です。

先ほどご紹介した業務が典型例で、定型的・反復する業務は自動化の効果が出やすく、しかも大量なら、時間短縮の効果が大きく出てくるのです。

逆に、複雑な判断が必要な業務はRPAには向いていません。このような業務に対応させようとすると、コストばかりがかかってしまい、得られる成果は低くなります。

導入に際しては、RPAに適した業務を見極めることが重要です。

ITスキルが足りない?フォローアップも大事

メンバー間で、ITスキルはばらばらであるのが会社の常です。

そんな中で「RPAを導入する」というと、業務効率化で自分の作業・業務負担が軽くなるにも関わらず、アレルギーを起こすように嫌がる方がいるのも事実です。

RPAツールは基本的にプログラミングが不要です。学習プログラムによりスキルを身に着ければ、誰でもロボットが動くためのワークフローやシナリオを作ることができるのは、RPAの特徴の一つです。

評価基準を整備することに加え、基本操作を親切に教え、さらにワークフロー・シナリオが簡単に書けるようにする教育研修を行うと、スキルに自信がついてメンバーがさらに積極的にRPAを活用し、多くの業務を効率化したくなります。社外のセミナーも活用してみましょう。

MICHIRUなら、サポートもセミナーもおまかせ

RPAを導入しやすい、そして業務効率化の効果を上げやすい業務は、どこのRPAベンダーの商品でもおおむね決まっていると考えられます。

しかし、フォローアップ・サポートが必要な時に、特に国産ではないベンダーの製品の場合には、不安になったりすることもあるでしょう。

MICHIRUは初期費用10万円、月5万で利用できるとともに、利用者は無償で参加できるハンズオンセミナーをオンライン開催しています。ハンズオンセミナーの受講者は、受講を完了すると、一通りの操作を習得することが可能です。

まとめ

RPAのツールは、

  • 24時間休みなし
  • 研修もする必要ない
  • 反復して正確に作業する

3つの注目すべき特徴があります。

これらの特徴のため、業務時間の短縮・業務効率化に資するうえ、労働環境の改善・より収益につながる本質的な業務への集中等、多くの点でメリットが生じます。

逆に自分が何もいわないと唖然とすることがあります。

この記事でご紹介したように、定型的業務にRPAツールを導入することを検討し、ロボットの3つの特徴を生かして業務効率化を行ってみましょう。