経理の業務は、毎月の業務内容が決まっているルーチンワークが多く、会社によっては繁忙期も固定化されています。
そんな中、経理業務は、膨大な書類を処理する時間もかかるため、業務効率化を求められている職種の一つです。
経理業務の処理も多さゆえ、業務時間が超過する傾向もあるため、国でも推奨されている働き方改革の観点からも、経理業務の効率化は必至となっています。
そこで今、経理業務の効率アップに注目されているのが、RPAツールの導入です。
この記事では、経理業務にRPAを導入するメリットや過去の成功事例・自動化できる業務の確認方法について解説します。
経理業務とRPAは相性が良い！
RPA（Robotic Process Automation）とは、コンピューター上で行われる繰り返し作業・事務作業を自動化し、人間の労力を節約する技術です。
経理業務の業務内容を可視化すると、データは異なっても、処理を行う過程やタイミングが同じものが多く存在しています。
また、処理内容もデータの転記や印刷作業など定型業務が多く、RPA導入によって自動化しやすっくなっています。
このことから、経理業務とRPAは相性がよく、経理業務のほとんどがRPAで自動化可能であると言われています。
経理業務を自動化させるメリット
経理業務をRPAツールの導入によって、業務を自動化するメリットは、主に以下の4つです。
- 仕事の処理速度を向上
- ヒューマンエラー等のミスを削減
- 人手不足問題の改善
- コスト削減が可能
上記、RPA導入の効果をそれぞれ解説していきます。
1.仕事の処理速度を向上
経理業務には金額を計算して入力したり、間違っていないかチェックする作業等、時間のかかる作業が多いのが特徴です。
しかし、その業務内容自体は定型の業務なので、RPAツールを導入し「会計ツールに入力する金額の計算」「会計ツール入力前の値のチェック（半角、全角文字チェック等）」を全て自動化することができます。
ロボットは一定の速度で自動的に行うので、人が行っていた速度よりも早く処理が行うことが可能になります。
また、人であれば業務時間内でのみ、金額計算をおこなったり、入力文字のチェックをする業務を行いますが、RPAであれば、夜間に処理を行うことも可能です。
そのため、人が行うよりもRPAが経理業務を行った方が仕事の処理速度が上がります。
2.ヒューマンエラー等のミスを削減
経理業務には、販売ツールから会計ソフトへの転記による帳票等の作成や、そこに記載されている金額の確認などの業務が多いです。
このような定型業務は人が長時間行うと、疲労でミスが多くなり、処理する速度も下がります。
しかし、上記のような定型の経理業務をRPAが行うと、エラーなく経理業務を行うことが可能に。
RPAは人間と違い、いつでも長時間、金額計算や転記作業を行うことが可能です。
更に、常に正確な金額を求めること、（正しい計算式を入力している場合）正しい情報を転記することができます。
なので、転記の多い経理業務はRPAを導入することで、ヒューマンエラーのミスが削減されると言われています。
3.人手不足問題の改善
会社において、人材の確保は大変な業務の一つになります。
経理業務の人材が欠員した場合、会社は迅速に新しい有能な人材を確保しなくてはなりません。
そのためには、求人に応募してきた方たち（新卒者や転職者）の面接・採用を行う時間と労力が必要です。
繁忙期と重なれば会社には大きな負担となる場合もあるでしょう。
また、労働人口が不足していることもあるため、会社が想定していたスケジュールでの人材確保も、ますます難しくなってきました。
そこで力になってくれるのがRRAツールです。
RPAは人ではないので、会社は経理業務の求人を出す必要も、応募者との面接に割く時間も必要ありません。
RPAを導入すれば、上記のような人材確保に悩むこともなくなり、経理処理を人間の代わりに行ってくれるため、人手不足を解消をしてくれます。
4.コスト削減が可能
また、RPAを経理業務に導入することで、人件費のコスト削減が可能と言われています。
経理業務は定型業務が大量に、しかも集中的な期間で行うことが多く、経理業務の担当者は残業を強いられることも。
経理業務の多さによっては、一時的にアルバイトを採用して経理業務を行うことがあるかと思います。
そこで、RPAを導入し、日常的に定型の経理業務をRPAが行うことにより、経理担当者の残業時間を減らすことができ、繁忙期のアルバイトも雇う必要がなくなります。
このことから、RPAを導入すれば、経理業務にかかる人件費のコストが削減できると言われています。
また、「3.人手不足の改善できる」の方にも書いたとおり、経理業務の人材確保には、経理業務の経験者の求人募集、その募集者の面接のコストが発生します。
しかし、RPAはロボットのため、そのような工程を行わずに、導入後は自動化するためのシナリオを作成すれば経理業務を自動的に行ってくれます。
RPAの導入は、経理業務の人材確保にかかるコスト削減減が可能となります。
RPA導入によって業務が効率化した事例
RPAを活用したことによって、経理業務が効率的になった事例を3つご紹介します。
事例①.会計システムから請求書発行業務の自動化
経理業務の1つに、請求書発行業務があります。
こちらの業務のながれとしては、
- 営業担当者が会計システムへ売上データを入力する
- 経理部門の担当者はその内容から請求書を発行する
- 経理部門のの担当者は営業担当者へ発行した請求書を渡す
- 営業担当者は請求書を顧客へ送付する
この1.から4.の一連の作業がRPAを導入することにより、経理部門が関係する2.と3.の経理業務の自動化をしました。
RPAツールを導入して上記の業務を自動化したことにより、営業担当者は、売上データを会計システムに入力するだけで、RPAが請求書を自動で発行します。
このように、経理部門が行っていた、「2.経理部門の担当者はその内容から請求書を発行する」と「3.経理部門の担当者は営業担当者へ発行した請求書を渡す」という経理業務にRPAを導入ことで、経理業務の負担が減り、業務の効率化へと繋がった事例となります。
さらに、「4.営業担当者は請求書を顧客へ送付する」は、請求書を渡す顧客が、電子での請求書の受け取りが可能であれば、こりらもRPAで自動化可能となり、RPAで作成した請求書を、顧客のメールアドレスRPAが自動で請求書をメールで送信を行うことも可能となります。
事例②.社員の交通費内容確認業務の自動化
社員が客先への外出等で、その時発生した交通費を会計システムへ入力し、交通費の請求処理を行うことが多くあると思います。
この社員の交通費請求は、経理の方で、会計システムへ入力された交通費が正しい金額か確認し、精算する業務を行っています。
この「社員が会計システムへ入力した金額」が正しいかの確認作業を経理では、Webサイトで、社員が入力した出発駅と到着駅を入力して、その間の交通費が会計システムに入力された金額とあっているかという手順で確認していたとします。
この「Webサイトで、出発駅と到着駅を入力し、検索結果の金額との比較」という経理業務での確認作業を、RPAツールを導入して、ロボットに置き換えて業務を自動化しました。
1回の確認作業はさほど時間のかからない作業ですが、外出の多い営業社員が多い会社などに導入し、交通費の請求内容が正しいかの照合業務をRPAが行うことで、経理の業務は多くの時間を削減することができたとう事例もあります。
事例③.伝票情報を会計システムへ転記する業務の自動化
販売システムの売上伝票データから会計システムへデータ転記する業務は、経理業務ではどの会社でも行っている業務だと思います。
この売上伝票等のデータの転記作業をRPAを導入することで、会計システムへのデータ転記が自動的に行うことが可能となりました。
また、この転記作業は典型的な定型業務であり、時間のかかる業務であるため、人が行うとヒューマンエラーも起こってくる作業になります。
金額を入力する作業ですので、間違えは起こってはならない作業です。
RPAを導入することで、入力ミスがなくなり、業務時間の効率化も可能となります。
業務自動化が可能な業務の確認方法
経理業務のRPA導入事例にある通り、多くの経理業務はRPAが代わりにできる作業です。
とても便利で有能なRPAですが、人間の判断力を必要とする思想的作業をすることはできないといううデメリットもあります。
次に実際に自分が行っている経理業務の、どの部分がRPAを導入することによって自動化できることの判断方法を解説します。
処理を可視化する
まず、自分が行っている経理業務のどの部分が自動化できるか判断するためには、自身の行っている経理業務全体を可視化することが必要です。
具体的には、「業務フロー」という仕事の流れやプロセスを図形で表したしたものを書くとわかりやすくなります。
この「業務フロー」を作成し、自身が行っている経理業務のどの部分がRPAで自動化できるか考えていきます。
作業量が多い、頻繁に行っている業務をみつける
自身の経理業務を「業務フロー」にして作成し可視化できる状態にしたら、その中から以下のような経理業務を洗い出します。
- 作業量が多い（データの転記等の単純な業務であるが、転記項目が多い経理業務）
- 作業時間が多い（金額の計算など、決まった計算式がる経理業務）
- 頻繁に行っている（1回の作業量は多くないものの、頻繁に行う同じ経理業務）
このような条件に該当する経理業務があれば、RPAでの自動化に向いている経理業務に該当します。
反対に、作業量も少なく、作業時間が短い経理業務は、RPAで自動化しても、効率化には繋がらないので、今まで通り人が行ったほうがよい経理業務と言えるでしょう。
無料・ローコストのRPAツールを導入し試してみる
最後にRPAで自動化する経理業務が決まったら、RPAツールを導入して、経理業務を自動化するツールを作成していきます。
初めてRPAツールを導入する場合は、どのRPAツールにすればよいか迷うことと思います。
その場合は、まず無料のお試しを活用したり、ローコストでスタートさせることがよいでしょう。
中小企業におすすめ！月額5万円の「MICHIRU RPA」
多くの会社から販売されているRPAのツールですが、「MICHIRU RPA」は初期費用10万円、月額使用料5万円から利用可能となっています。
なので、「MICHRU RPA」は中小企業にも導入しやすい価格帯となっています。
また、「MICHIRU RPA」はプログラミングの知識がない方でも使い方がわかりやすく、ツールの操作性も好評です。
また、勉強方法がわからない方でも、オンラン操作勉強会が全てのプランについており、アシストプランであれば、月4回のリモートサポートもついてきます。
セミナー等も無料で開催しており、RPAの導入を考えている方、企業におすすめです。
まとめ：経理へのRPA導入により、業務効率を改善しよう！
このように、経理業務のほとんどが定型業務であり、RPAツールを導入すれば自動化が可能なものばかりです。
RPAを導入すれば、経理業務にかかる人件費のコスト削減、処理速度を挙げて効率化が図れる等、メリットが多くあります。
そのため、経理業務はRPAというロボットが代わりに行うことが可能になるので、将来的には経理業務は人が行う必要がなくなるのではないかとも言われています。
経理業務はRPA導入による、業務改善をとてもしやすくなっています。
どのRPAが良いか悩んでいる方や、導入を検討している方は是非無料のセミナーやトライアルを活用してみてください。
