RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定期的に繰り返し行われている業務などを自動化できるため、業務効率化に役立つツールとして、多くの企業から注目を集めています。
しかし、今までITに携わってきていない場合「RPAって何？」「具体的にどんな業務を自動化できるの？」「デメリットはないの？」など、分からないことが多くあって当然だと思います。
そこで本記事では、これから導入を検討しているRPA初心者の方に対し、PAとはどんなツールなのか、どんな業務が自動化に向いているのかといった内容を解説します。
初心者の方必見の情報を紹介していますので、ぜひ最後までご覧いただけますと幸いです。
【初心者向け】RPAとは？意味や種類を知ろう
RPAは「労働人口の減少」や「働き方改革」を背景に注目されはじめ、人の業務量を削減し効率化を図るためのツールとして導入されるようになりました。
しかし、まだまだ世間には浸透していない情報もありますので、ここではRPA初心者の方に向けて基本的なRPA意味や種類について解説します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の意味
RPAとは「Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、業務を自動化するためのIT技術のことです。
業務を自動化するには、RPAツールと呼ばれる「ソフトウェア」が必要で、そのソフトウェアには業務工程を自動化するための操作パーツ（クリックする、ファイルを開くなど）が準備されています。
その操作パーツを、業務工程通りに組み合わせながら自動化のシナリオを作成することで、作業を自動化することができます。
RPAの種類【クラウド型・サーバー型・デスクトップ型】
RPAツールは、導入規模やどういったメンバーが開発を担当するのかといった条件によって、3つの種類に分けることができます。
| RPAの種類 | 内容 |
|---|---|
| クラウド型 | クラウド型は、インターネットを通じてWebブラウザ上で処理する業務の自動化が得意です。そのため、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでもアクセス可能なのが強みです。また、提供元からログイン情報を入手すればすぐに使い始められるため初心者の方にも向いている型になります。 |
| サーバー型 | サーバー型は、自前のサーバーを準備し、そこへRPAツールをインストールと環境を構築することで利用開始できるタイプのRPAです。サーバーの準備が必要なため、初期コストは高くなりますが、その分大規模な導入に向いています。他にも環境の構築にIT知識が必要なため、初心者の方よりもIT担当者がいる企業への導入がおすすめです。 |
| デスクトップ型 | デスクトップ型のRPAは、パソコンにインストールして使用するタイプなため、小規模な部門や個人単位で手軽に導入できることがメリットです。また、導入コストも低く、操作しやすいツールが多いため、初心者の方にも向いているタイプのRPAになります。 |
自動化に向いてる業務と向いていない業務
初心者の方が躓いてしまうポイントとして、自動化できる業務の選定が難しい点です。
ここでは、RPAを使った自動化に向いている業務と、向いていない業務について紹介します。
「向いている業務 vs 向いていない業務」一覧表
| 向いている業務 | 向いていない業務 |
|---|---|
| データ入力・集計・転記・チェック | 人の判断が必要な業務 |
| ファイルダウンロード、アップロード、移動、コピー | 複雑な分岐を要する業務 |
| 請求書関連の処理全般 | 創造的な要素のある業務 |
| データの収集と分析 | パソコン上で完結しない業務 |
向いてる業務と向いていない業務の見分け方
自動化に向いてる業務と向いていない業務は、どういった部分で見分ければ良いのでしょうか。
RPAが得意としている業務と、苦手な業務の特徴について解説します。
RPAが得意な業務
RPAは、業務工程がシンプルな単純業務や、ルールが一定で作業ごとに変更がない定型的な業務の自動化が得意です。
また、単純作業ではあるもののミスが許されない作業や、繁忙期にだけ集中する業務などはRPAの導入に向いている業務です。
RPAが苦手な業務
一方で、作業工程の中で人の判断が必要な工程が存在したり、複雑な処理や臨機応変な判断が求められる業務の自動化は苦手です。
他にも、業務の発生が不定期であったり、ルールや仕様が頻繁に変わる業務などはメンテナンスが頻繁に発生する可能性があるため、削減時間よりも工数が増大し本末転倒になるケースがあり、自動化には向いていません。
RPAツール導入のメリット・デメリット
企業の生産性向上に効果的なRPAですが、メリットとデメリットが存在します。
RPAの導入初心者の方には、必ず知ってほしい情報になりますので、自社の状況と照らし合わせながら確認いただければ幸いです。
RPAを導入するメリット
| 生産性向上 | RPAで業務を自動化することにより、作業時間が大幅に削減され業務効率化を実現できます。そうすると、担当者に余剰時間が発生するため、今まで手が回らなかったクリエイティブな業務に時間を費やすことができるようになります。 |
|---|---|
| ヒューマンエラー低減 | 人が作業を担当している時は、疲れや慣れといった状況からどうしてもヒューマンエラーが発生してしまう可能性がありました。しかし、PRAであれば正確かつスピーディーに作業を進められるため、品質改善に大きな効果があります。 |
| コスト削減 | RPAで業務を自動化すると、人が担当していた分の時間が削減されるため、コスト削減につなげることができます。また、繁忙期にだけ残業が発生するような業務の場合、不要な残業代を削減できコストカットに繋がります。 |
RPAを導入するデメリット
| 導入コスト | RPAツールを導入するためには、コストがかかります。ツールにもよりますが、高いものだと数百万円程度のコストがかかるケースもあります。そのため、どれぐらいの費用対効果を得たいのかといった内容を検討しておき、自社にあったRPAを選ぶようにしましょう。 |
|---|---|
| メンテナンス工数 | RPAは導入して終わりというツールではなく、継続して運用していく必要があります。そのため、エラー対応や担当者変更時の引継ぎなど工数がかかります。そのため、導入前からどれぐらい運用工数がかかるのかは検討しておきましょう。 |
初心者におすすめ！ツールの選び方
RPAは需要に合わせて、多種多様な製品がリリースされているため、選ぶ側にもしっかりとした知識が必要です。
そこで、初心者の方におすすめなツールの選び方を大きく3つ挙げて解説します。
初心者におすすめ① 自社の規模や導入目的にあった機能・価格であるか
RPAの種類でも解説しましたが、RPAは自社の導入規模や目的に合わせてツールを選ぶ必要があります。
個人単位の業務を自動化するだけであれば、デスクトップ型やクラウド型で良いですが、部門間を超えて全社を導入対象として進める場合は、大規模導入に向いているサーバー型のRPAを選ぶのが好ましいです。
しかし、一般的に導入規模に比例して導入コストも上がる傾向にあるため、大は小をかねるの理論では、本意ではない不要なIT投資となってしまいます。
そのため、導入前にRPAの適用範囲や目的を明確にしておき、コストの無駄を省くようにしましょう。
初心者におすすめ② ツールの操作性は問題ないか
RPAはツールごとに操作性が異なるため「あらかじめ操作性が問題ないか」「担当者が使いやすいツールなのか」について確認しておきましょう。
RPAの販売元にもよりますが、無料トライアル期間を準備しているツールが多いですので、その期間を活用し自社業務を自動化できる機能を備えているかなど確認しておきましょう。
初心者におすすめ③ 継続的に運用できそうか
RPAは、エラー発生時の対応や、システムの仕様変更など、定期的にメンテナンスを実施する必要があるツールです。
そのため「ツールの使い方で分からない」や「エラー時の対応方法が分からない」などの課題が発生したときに支援してもらえる製品の方が安心です。
他にも、初心者の方におすすめなのは、操作に関する無料講座やセミナー、業務選定のアドバイス、開発代行サービスなどになりますので、必要なサポートが提供されているか確認しておきましょう。
次の記事では、初心者におすすめのRPAをご紹介
本記事では、初心者の方必見のRPA種類や、向いている業務・向いていない業務などについて解説をしました。
今までITに深く関わってきてない初心者の方だと「RPAって何？」や「RPAを導入すると何がいいの？」といった疑問がわいて当然わいてくると思いますので、今回の記事で解消できていれば幸いです。
また、今回は少ししか紹介できませんでしたがRPAツールの選び方について、詳しく内容を知りたい方は以下の記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。
