RPA（＝Robotics Process Automation）ツールは「オフィスのロボット」とも呼ばれ、代表的製品には、UiPathやWinactorなどがあります。
大量反復される定型的な業務や、人手で行うとミスが発生しがちな業務にRPAを使うことで、大幅な業務時間の短縮が可能です。
そのため、残業時間を削減や、人件費などのコストカットなどのメリットが生じます。
これらのメリットにより、優先度の高い経営課題を解決できることから、多くの業界でRPAツールの導入がブームとなっているのです。
そんなRPAツールにも、デメリットや注意点など、知っておきたいマイナス面があります。
RPAの導入を成功させ、その力を最大限に引き出すためには、デメリットを知ったうえで適切に対処することが重要です。
そこでこの記事では、RPAツールのデメリットとそれらを抑えるための対策を解説していきます。
RPAツールの導入が企業で進む背景
定型業務や大量に繰り返される業務に対してRPAツールを活用することで、業務時間の短縮を図ることができます。
例えば、自動画像認識による突合・チェック業務、資料から一定のデータを抽出する業務、データの確認業務などへの導入事例が多く、これらはいずれも大量反復、定型的、そしてヒューマンエラーを起こしやすい作業です。
RPAは人手不足解消に有効であると同時に、政府主導で進められている働き方改革での労働時間の制限を遵守し、残業時間を削減するためにも有効な手段であると考えられます。
またRPAツールの導入によって定型業務が減ることで、より本質的で重要な業務に人員を充てることができるでしょう。
これによって一層の業務改善を測ることもできます。
導入事例が増えてきているRPAですが、その需要拡大とともに製品の種類も増えてきています。
RPAは、法令を遵守する・業務を効率化するという目的を超えて、企業活動に大きな成長をもたらすツールとして期待されているのです。
RPAを導入する場合のデメリット及び注意点と対策
しかし、RPAツールの導入にはデメリットもあります。また、取り扱い上の注意点もあります。
RPAのデメリット
- 全ての業務に適するとは限らない
- 情報漏洩のリスク
- 業務のブラックボックス化
- ツールの不具合による誤作動やトラブル
- ツールの停止による業務停止
- 導入や人材育成に関するコスト発生
これらのデメリットを上手にコントロールし、注意点については導入をする前からよく理解しておくことが重要です。
また事前に対策を練っておくことで、RPAの運用を成功へと導くことができます。
ここでは、上記のデメリットとそれへの対策を詳しく解説していきます。
全ての業務を自動化できるとは限らない
RPAはすべての業務を自動化できるわけではなく、対象業務に限界があり、このことが一つのデメリットとして挙げられます。
RPAツールは今までの導入の成功事例から、反復される業務や定型業務あり、また正確性の問われる業務に向いているといわれます。
それ以外の業務に無理に利用しようとすると、要件定義・シナリオ作成・検証およびユーザーテスト・さらに運用に非常に多くの時間を費やしてしまい、効果もあまり実感できません。
時間・費用のデメリットが発生し、業務時間の短縮やコストカットのメリットを上回るような事態も生じます。
単純かつ定型的で、量が多い業務であれば、節約できる時間もコストも見通しが立てやすいものです。
逆に、非定型的な業務や人間による判断が必要な業務には向かないので、適用すると様々なデメリットが生じます。
対策
RPAを活かすためには、業務の性質をよく考えた上で導入する必要があります。
さらに、会社の業務実態にあったRPAツールを導入することで、より効果的にRPAを運用することができます。
情報漏洩のリスク
RPAは、オフィスで稼働させるツールです。
例えるなら「一人の人が作業をするのと同じことである」と情報セキュリティ上は理解する必要があります。
そこで、通常職員に割り当てられるユーザーアカウントを割り当てし、IDパスワードを設定、権限や利用できるシステムの範囲を当初から明確に決めて運用する必要があります。
生じるリスクとして、IDやパスワードの乗っ取り、RPAがインストールされているサーバやPCが外部から攻撃を受けることや、RPAのアクセス権設定とコントロールが不十分であることから生じる情報漏洩が挙げられます。
データをピックアップし、それに対して決められた処理をするのがRPAの性質です。
アクセス権を明確に決めておかないと、RPAはサーバー内の本来アクセスする必要のない領域で、あるいはネットワーク上で作業をしてしまう、という可能性が0とは言い切れません。
あるいは外部からの攻撃の場合、確率は高くはないですが、外部からRPAの操作をされてしまうようなことも可能性としては考えられます。
例えば、成果物をチェックしたところで、RPAにはアクセス権があるべきでない資料にアクセスしていたことが発覚した、などという顔が青くなってしまうような話もあります。
情報漏洩のリスクがあることは大きなデメリットの一つです。
対策
上記の通り、RPAツールにはその性質から生じる情報漏洩のリスクがありますが、これはコントロール可能なリスクです。
社内で思わぬ情報漏洩を招かないためには、サーバー・データ、あるいはシステムに対するアクセス権の明確化、パスワードによるデータ・ファイルの管理、ネットワークのセグメント化が対策になります。
あるいは、そもそもネットワークには接続せず、デスクトップ型のRPAツールをスタンドアロン式で導入することも一つの手です
外部からのアタックや侵入が原因で情報漏洩の恐れが生じた場合、100％事態は防げませんが、各種の侵入予防装置や、検出装置を使用することも予防の措置としては有効です。
いずれにしても情報セキュリティ体制を遵守すること、そしてRPAにアクセス権・作業するデータの格納場所に明確な限界を設けておくことがこのデメリットの対策になります。
デメリットやリスクへの対策は文書化し、RPAツール使用時の共通ルールとして関係者にわかりやすいところにおいておくこと良いでしょう。
業務内容がブラックボックス化する可能性
RPAによる作業は、どのように作業をするか決める側、すなわち業務フローを決定するメンバーやシナリオ作成を行うメンバーにはクリアにわかります。
しかし、その他のメンバーに作業プロセスは見えません。
RPAのしている作業内容がわからないメンバーにとっては、業務の中に「ブラックボックス」があることと同じになり、そこでなにが起こっているのか、理解することもできません。
全員が業務に関する共通の理解を形成しにくい点、全体の業務の流れを把握しにくくなる点はデメリットになります。
対策
対策として、業務の実行前に十分な検証を行い、RPAに何をさせているのかを業務手順書などで文書化し、情報共有および理解の助けにするようにしましょう。
RPAツールの不具合による誤作動やトラブル
RPAの大きなデメリットの一つとして、RPAに不具合が生じ、誤作動が起こる可能性があることも挙げられます。
プログラミングや運用の不適切性だけでなく、場合によっては、思わぬバグや不具合が出ることもあります。
また、RPAには作業内容を知らせる機能はありません。
そのため、仮に途中で仮に間違った作業があってもチェックがしにくいというデメリットがあります。
反復される業務において大量の間違いを繰り返してしまうような事態が起こる可能性があるのです。
特にサーバー型のRPAにおいてこのような不具合が起こると、処理数が大きいだけに多くの驟雨性が必要となります。
対策
不具合による誤作動やトラブルの対策として、成果物として出てきたデータのチェックを一定数ごとに行い、不具合に早く気付くようにすることをおすすめします。
またRPAを初めて導入する場合は、小さなタスクから使ってみることも重要です。
さらに、運用前には十分にテストを行いましょう。
RPAツールの不具合による業務停止
RPAツールによっては、不具合のために作業を停止する製品もあります。
作業がRPAツールに依存しすぎていると、不具合の解消を図ることができるまで大幅に作業日程を遅らせる必要があるケースも。
対策
対策としては、RPAツールが不具合を起こした場合のバックアッププランを立てて、作業を人手、あるいはバックアップ用に用意したRPAツールに切り替えられるようにすることが考えられます。
さらに、ツールの不具合を事前に見つけやすいようにするため、専門人員を確保することなども対策になります。
なおRPAツールの不具合による業務停止は、大地震などの災害時にも起こる可能性があります。
RPAの業務停止にどう備えるかを検討し、文書化しておくことをおすすめします。
導入による運用や人材育成によるコストが発生
RPAを導入する際は、ツールの不具合やトラブルに適切に対応できる人員が必要になります。
また情報漏洩のリスクがあるため、情報セキュリティ体制の強化が必要になるケースもあるでしょう。
導入の前提として、または導入に伴ってコストがかかることになりますが、このこともRPAツールのデメリットとして挙げることができます。
特にサーバー型のRPAツールの場合は、対応できるITサポートなどの専門人員を配置することが必要になりますが、これにもコストがかかります。
専門人員は、社内で用意できなくても外注可能ではあります。
しかし現在、RPAに対応する技術や知見をもったエンジニアは数がそれほど多くありません。
技術を持った人に業務委託しようとすると、外注でも獲得競争が激しく、業務委託の費用も相当になることが考えられます。
長期的に見れば、作業効率の向上、法令の確実な遵守を助ける効果などのメリットがありますが、もしも作業の時間をカットできなければコストは増えてしまうでしょう。
対策
専門人員の配置に際しては、市場に存在する数少ない人材の争奪戦になっているのが現在の状況ですが、育成したほうがコストもかからないのではないかと思われます。
まとめ
以上の通り、RPAツールには業務の効率化を進めるメリットだけでなく、重大性の高いものも含めたいくつかのデメリットがあります。
しかし、それらのデメリットには対応策があります。
忘れがちになってしまうところだと思いますが、いずれのデメリットやリスクに対しても「RPA運用に関する文書＝ルールブック」を整備しておくのが良いでしょう。
デメリットの抑え込みには、IT、情報セキュリティの担当部署の他、法務部・コンプライアンス部など、ルールに強い部署も巻き込んで行うことをおすすめします。
デメリットを正しく理解して、本運用前にデメリットを抑える対策を取ることが非常に需要です。
事前に対策をとっておいたうえで、ぜひ運用に活かしてください。
