RPAを導入すべき企業は？業務に取り入れる際の手順についても解説！

2025年4月21日2025年5月2日

RPAツールを業務に導入する手順（進め方）や基礎知識をご紹介！

人手不足・コスト削減に悩む現代社会では、業務効率化を目的として、生産性の高いAIツールに注目しています。

そこで、特に注目されているのが、パソコン上の定型業務を自動化できる「RPA」です。

この記事では、RPAの基礎知識や、活用（導入）すべき企業について、詳しく解説しています。

記事の後半には、RPAの具体的な導入手順や、導入方法をご紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

RPAを導入する前に知っておきたい基礎知識

まずは、RPAの導入手順を紹介する前に、RPAに関する「基礎知識」について解説していきます。

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で、普段実施している「定型業務」などを自動化する技術です。

RPA自体は、2017年ごろから注目され始め、金融業界を中心に導入が進められていましたが、労働環境の変化や新型コロナウイルス蔓延などによって、急速に普及しました。

RPAが急速に普及できた理由は、プログラミングスキルが不要な製品も多く、導入後すぐに業務効率化を開始できる点が特徴的だからです。

RPAの種類

RPAには、3つの種類があり「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」に分けることができます。

	デスクトップ型	サーバー型	クラウド型
特徴	特定のパソコン（個人のパソコンでも可）にRPAツールをインストールするだけなので手軽に導入が可能	専用のサーバーを準備する必要がある／サーバーにRPAツールをインストールして導入環境を構築／パソコンよりも性能が高く大量のデータ処理などに向いている	インターネットを介して提供されているRPAツール／バージョンアップなどはベンダーが実施するため保守がラク
導入規模	個人業務／部内の業務など小規模	全社的に自動化を進めるなど大規模	クラウド上で実施している業務など小〜大規模
コスト（費用）	安価	高額	安価
導入ハードル	低め	高め	低め

3つの種類には、それぞれ特徴があり、メリット／デメリット・導入規模・コスト（費用）・導入ハードルなどが異なるため、自社に合うRPAを検討する必要があります。

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RPAを活用すべき企業

RPAは、定型業務に導入することで「生産性」が向上するなど、多くのメリットが存在します。

ここからは、RPAを活用すべき企業について、詳しく解説していきます。

人手不足に悩んでいる企業

少子高齢化などを理由に、人手不足が深刻な企業では、限られたリソースで業務を回す必要があります。

そこで、RPAを導入した場合は、単純作業やルーティンワークといった「人が実施しなくても良い業務」を自動化できます。

業務の自動化は、人手不足の解消だけではなく、従業員が価値の高い業務に集中できるメリットもあります。

業務が特定の個人に依存している企業

業務が特定の個人に依存している場合は、担当者が不在・退職してしまうと、業務が滞るリスクがあります。

また、何かトラブルが発生した際は、復旧までに時間がかかってしまう可能性もあります。

そこで、RPAを導入する場合は、自動化に伴って「該当業務を標準化」する必要があるため、属人化の解消および、業務の継続性が確保され、特定の個人に依存しない体制を構築できます。

人的ミスが多い企業

人的ミスは、人が作業を実施していると、どうしても発生してしまいます。

そして、発生したミスは、業務品質の低下を招き、顧客満足度の悪化や、損害賠償にまで発展してしまうことがあります。

しかし、RPAは、設定した通りに手順を実行するので、人のように「疲れ」や「慣れ」からミスを起こす心配がなく、品質の向上に繋がります。

業務効率化を目指している企業

業務効率化は、働き方改革など、労働環境の変化に対応するべく、多くの企業にとって重要な課題です。

そこで、企業がRPAを導入すると、業務が自動化されるだけではなく、人が作業するよりもスピーディーに対応できるため、企業全体で生産性の向上に繋げられます。

コストを見直したい企業

RPAを導入した場合は、業務の自動化を通じて、人件費を含めた業務にかかるコストを削減することができます。

他にも、残業で対応していた業務や、繁忙期などで一時的に業務量が増えるタイミングも、RPAでカバーできるため、業務全体の効率化が図れます。

また、近年では、OCR（光学文字認識）と呼ばれる技術と、RPAを組み合わせて活用する会社も増えています。

OCRは、紙媒体をデータ化できるため、データ化した内容をRPAで処理するといった「相乗効果」が期待できて、紙運用にかかるコストも削減できます。

OCRとは

OCR（光学文字認識）とは、印刷された文字や手書きの文字をデジタルデータに変換する技術です。

これまで、企業では、紙書類などアナログな情報があることにより、保管スペースや管理コストの増大・膨大な入力作業と品質の低下など、さまざまな課題を抱えていました。

OCRは、そんな課題を解決するテクノロジーで、RPAツールと連携することで、業務効率化を促進するメリットがあります。

AI-OCRとは

AI-OCR（人工知能光学文字認識）とは、従来のOCR技術にAIを組み合わせた技術で、文字の認識精度が向上しており、識字率の低さをカバーすることができます。

AI-OCRは、手書き文字や、より多様なドキュメント処理が可能になり、手書き関連の文書が多い自治体や医療業界、金融業界などでも活用されています。

株式会社 MICHIRU | IT & AI syste…

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定型業務が多い企業

RPAは、定型業務の自動化を得意としているため、導入することで大きな効果が期待できます。

また、定型業務の中には、精神的な負担の大きい業務（金銭）などもありますが、RPAの導入によってストレスから解放され、従業員満足度の向上にも繋がるメリットがあります。

【RPAの導入におすすめな定型業務】

定型業務	業務例
データ入力業務	システムへの顧客情報入力・取引データの入力・交通費精算データの入力など
請求書処理	請求書の作成／発行・ダブルチェックの作業・メール送付など
定期的なレポート作成	日次・週次・月次の業務報告書や分析レポートの作成など
データの集計	販売管理システム・在庫システムなどからのデータ修正作業
データのスクレイピング作業	ウェブサイトからの情報収集作業
定期的なデータバックアップ	基幹システム・管理システムなどのバックアップ作業など

RPAの具体的な導入手順や方法

RPAの導入効果を最大化するためには、導入手順や方法が重要です。

ここでは、RPAツールを導入する際の進め方（流れ）を「5つのステップ」に分けて、詳しく解説します。

導入手順1:RPAに関する担当者を選定する

RPAツール導入の第一歩として、RPAプロジェクトを推進する担当者を選定します。

RPAは、業務に「導入すれば終わり」というツールではなく、継続的に運用していく必要があります。

そのため、担当者を選定しないと、トラブル発生時の対応や運用検討といった管理が不十分になり、立ち上げた自動化プロジェクトが失敗する割合が高くなります。

【RPA担当者の選定ポイント】

業務効率化に積極的であること
円滑に現場とコミュニケーションが取れること
課題の発見や管理するスキル　など

導入手順2:RPAに任せる業務を選定する

次は、RPAに任せる業務を選定します。

RPAを活用すれば、定型業務を自動化できますが、なかにはRPAが苦手としている業務も存在するため、適用する前に業務を選定する必要があります。

RPAの効果を最大化するためには、業務ルールが「明確ではない」「想定外の処理が多い」といった業務は避けて、以下のポイントを押さえておくのが良いです。

ポイント	説明
業務が定型であること（同じ作業を繰り返す）	処理ごとに手順が変わるような業務は選定対象から外す
デジタルデータであること	紙媒体や手書き情報を扱いたい場合は「OCR」を活用 ※デジタルデータへの変換が必要
定期的に発生する業務であること	設定したスケジュールに沿って24時間365日実行可能柔軟な運用が可能
大量のデータ処理している	大量データを扱う際にリスクのあるヒューマンエラーも低減
パソコン内で完了する業務であること	自動化する業務はパソコンで完結できる業務を選定
判断が必要ない業務であること	人による判断が必要な手順の自動化は不可