RPAは企業の日々繰り返される業務の効率化を実現する強力なツールです。
しかし、導入にはいくつかのステップが必要であり、効果的にRPAを運用していくためには欠かせないプロセスがあります。
本記事では、RPA導入についての具体的な流れとRPA導入を成功に導くための注意点について解説します。
RPA導入を成功させるためにぜひ参考にしてください。
RPA導入の流れ・手順【準備から運用まで】
業務を自動化させたいと考え、RPAを導入する際にはどのような流れ・手順で準備すれば良いのでしょうか。
以下は、実際にRPAを導入する際の具体的な流れ(手順)です。
- 現在の業務内容・業務量を洗い出す
- 自動化したい業務の決定
- 導入するRPAツールを選定
- 無料トライアルで操作感を確認
- 業務の一部からRPAを導入
- 改善点を洗い出し、RPAを修正する
- 本格導入後、保守・運用・改善をする
では、それぞれの工程について詳しくみていきましょう。
流れ①現在の業務内容・業務量を洗い出す
まずは現在行なっている業務内容とその作業量を洗い出しましょう。
これはRPAの導入を成功に導くためのベースとなるため、必ず行なってください。
業務プロセスを洗い出すことで、どの部分にRPAを導入すればいいのかが可視化されるため、より効率的に考えることができます。
流れ②自動化したい業務の決定
次に、洗い出した数々の業務の中から自動化したい業務を決定します。
ここでポイントとなるのは、単純かつ定型的な業務を選ぶことです。
RPAは複雑かつ人的判断が必要となる業務には向いてないというデメリットがあり、ルールが決まっている単調な業務を得意としています。
また、あれもこれもと自動化する業務を増やしてしまうと、統率が取れなかったり現場担当者が混乱してしまうことがあります。
まずは業務の一部を自動化し、徐々にその範囲を広げていくとより効果的に運用することができるでしょう。
流れ③導入するRPAツールを選定
自動化したい業務が決定したら、導入するRPAツールを選定しましょう。
現在多くのベンダーが様々な種類のRPAツールを展開していますが、それぞれ特徴や得意とする業務が異なるため、複数のツールを十分に比較検討した上で自社に最適なツールを選択しましょう。
また、導入・運用にかかる費用が予算内に収まるのかどうかについても確認しましょう。
RPAを導入する際に必要となるシナリオ作成を任せられるのか、自社で作成を行う必要があるのかもツールを選ぶ際のポイントです。
流れ④無料トライアルで操作感を確認
導入するRPAが決まったら、無料トライアル等で実際の操作感・使用感を確認しましょう。
多くのRPAツールは１週間から1ヶ月の無料トライアル期間を設けており、操作方法やサポート体制など、実際に導入した時のことを具体的にイメージしながらチェックすることができます。
企業にRPAツールを運用できるエンジニアやIT知識のある人材がいない場合には、現場レベルで運用可能か、システムエラー等に対応することができるのかを確認する必要があります。
また、ベンダーによるサポート体制もチェックすると、より良いRPAツールを選べるでしょう。
流れ⑤業務の一部からRPAを導入
無料トライアル等でRPAツールの使用感を確認し、導入することを決定したら、本格導入する範囲を決めましょう。
ここで重要なのが、一部の業務から自動化つまりスモールスタートをすることです。
小規模範囲で導入をスタートすることで、組織の混乱を最小限にすることができ、効率的に運用することが可能になります。
流れ⑥改善点を洗い出し、RPAを修正する
一部の業務にRPAを導入したら、改善点を洗い出してRPAを修正するなど、課題解決のための対応を必ず行なってください。
RPAを導入すると多くの改善点が出てくることがほとんどで、今後導入の範囲を広げていくためにも、問題点の解決は不可欠となります。
自社内でのRPAの定着度、業務が適切に自動化されているかどうかについても必ずチェックしましょう。
流れ⑦本格導入後、保守・運用・改善をする
RPAツールは導入して終わりというわけではありません。
効果的に運用してくためには、保守・改善を進める必要があります。
ベンダーが展開するセミナーや他社の導入事例を学ぶ場など、ゆくゆくはRPAを内製化できる環境を整えるのもおすすめです。
導入を成功させるために注意したいこと
RPAの導入を成功させるために、注意したいことがいくつかあります。
これらを蔑ろにしておくと、うまくRPAを活用できず運用を辞めてしまうということにつながってしまいますので、要チェックです。
RPAのメリットを最大限に活かせるよう、以下のことについて注意しましょう。
導入目的や成功の基準を事前に決定しておく
RPAツールの導入目的や成功の基準を事前に決定しておく「事前準備」は、RPA導入を成功にみちびくためのカギとなります。
同じRPAツールを使っていても、その目的や目標は企業ごとに異なります。
また、自動化したい業務が明確でなかったり、解決したい問題が何か決まっていない状態で導入してしまうと、うまく活用することができません。
そのため、RPAツールを円滑に導入し、コストパフォーマンスを上げるためには、事前準備をしっかりすることが重要となります。
RPA導入支援サポートがあるかどうか確認
RPAの導入を検討する際には、導入支援サポートなどの補助サービスが受けられるものを選ぶと良いです。
RPAは一定のIT知識が必要な場合があり、初心者にとってシナリオ作成などは難しく、大変だと感じるでしょう。
「RPAの導入が初めてでも使いやすい！」と謳っている場合でも、しっかりとした導入支援サービスがあると安心ですよね。
RPAツールの魅力を最大限に活かし、有用的に導入するためにも、導入支援サポートを受けられるサービスを選びましょう。
小規模範囲からスタート
RPAツールを導入する際には、多額のコストと時間がかかるため、一気に社内の業務を自動化させたいと考える方も多いのではないでしょうか。
しかし、いきなり複数の業務にRPAを導入した企業の多くは、RPAの導入を失敗しているという事例があります。
RPAを初めて導入する場合、一気に複数の業務を自動化させてしまうと、RPAの管理や改善、社内ノウハウの共有などが追いつかず、RPAツールの効果を十分に発揮できなくなってしまうのです。
まずは自動化したい業務を1つに絞り、スモールスタートしましょう。
小規模範囲で導入をスタートすることによって、失敗するリスクも低くなり、社員のRPAについての知識を育てながら運用していくことが可能になります。
記事まとめ
今回は、RPAの導入の流れについてわかりやすく解説しました。
RPAを導入する際には、自動化したい業務に適したRPAツールを選択することによって効果的な運用が見込めるため、本記事で紹介した流れに沿って、慎重に検討しましょう。
業種別の成功事例やRPA導入に必要な費用相場についても詳しく知りたい方は、以下の記事からご確認いただけます。
