近年、DXなど業務効率化を進める上で、RPAだけではなく「OCR（AI-OCR）」というワードも目にすることが増えてきました。
OCRとは、申込書などの紙媒体や画像に記載されている文字を読み取り、パソコン上で編集や検索ができる「テキストデータ」へと変換してくれる技術で、RPAによる業務効率化が進むにつれ、OCRの需要も高まってきています。
しかし、RPAとOCRは「できる事」や「役割」に違いがあり、正しく理解した上で活用しないと期待している効果が出ない可能性があります。
そこで、今回の記事では、RPAとOCRの特徴や違い、2つの技術を連携するメリットや活用事例について詳しく解説します。
自社で導入を検討している方は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
RPAとOCRの違いとは
RPAとOCRは、いずれも業務の自動化と効率化のためのツールです。
しかし、RPAは「パソコン上の作業を自動化」することが得意であり、OCRは「手書き文字や活字を文字データ化」する機能を持っているため、目的や機能が異なります。
そんなOCRとRPAの基本的な情報と、それぞれの違いを表にして解説していきます。
| RPA | OCR（AI-OCR） | |
|---|---|---|
| 使用目的 | 繰り返し行われる定型作業や単純作業を自動化することができます | 紙媒体や画像ファイルに含まれる文字情報を読みよりデータ化することができます |
| 特徴 | 一定のルールに沿って作業されている業務の自動化が得意で、自動化することによりコスト削減など業務効率化を実施することができます | 紙媒体をデータ化し、パソコン上で編集や検索が可能になるため、業務をスムーズに進めることができるようになります |
| 活用事例 | 基幹システムからのデータダウンロード／請求書などの作成作業／メールの自動送信／レポート作成など | アンケートや申込書など紙媒体の手書き帳票データ化／PDFや画像ファイルからのデータ取得 |
RPAとは
RPA（Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション））とは、人がパソコンで行っている「定型業務」や「単純作業」を、代わりに自動実行してくれるソフトウェア、またはその仕組みのことを言います。
各ベンダー（販売業者）が提供しているRPAツールを使用することで、データ入力・転記、データ集計・加工、メールの送受信といった作業が自動化できます。
OCRとは
OCR（Optical Character Recognition（オプティカル・キャラクター・レコグニション））とは、紙媒体の文書やファイル、画像やPDFファイルに含まれる文字を認識して、テキストデータに変換する技術のことです。
OCRを活用することによって、紙媒体の情報をデータ化することができるため、名刺情報をシステム管理したり、顧客が記載した申込書をデータとして保管したりできます。
ただし、手書き文字や薄い文字などは認識精度が低下する可能性があるため、OCRを利用する場合は注意が必要です。
AI-OCRとは
OCRに関連した技術で、AI-OCR（Artificial Intelligence Optical Character Recognition（アーティフィシャル・インテリジェンス・オプティカル・キャラクター・レコグニション））があります。
AI-OCRとは、従来のOCR技術にAI（人工知能）の要素を組み合わせたもので、認識精度が下がるとされていた手書き文書なども高い精度で認識できるようになります。
RPAとOCRを連携するメリット
RPAとOCRを連携することで得られるメリットを、3つ挙げて解説します。
メリット① 自動化範囲の拡大
RPAを使用し業務を自動化する場合、情報はデータ化されている必要があるため、紙媒体などアナログな情報で作業している業務は自動化の対象外となっていました。
しかし、OCRを用いることでアナログな情報がデータ化されるため、今までは対象外とされていた業務も自動化の範囲内になるため、より効果的に自動化を推進することができるようになります。
メリット② 業務品質の向上
手作業で実施しているデータ入力や、差分チェックなどはヒューマンエラーを起こす可能性があります。
特に大量のデータを扱うような業務や、単純な業務だと「疲れ」や「慣れ」からミスを起こしてしまうリスクが高まります。
そんな業務に対しRPAとOCRを導入すると、人のように疲労や注意散漫でミスを起こすことがないため、ヒューマンエラーが大幅に削減されます。
そうすると、ミスが発生した際の分析やダブルチェックといった作業に時間をかける必要がなくなるため、生産性の向上につなげることが可能です。
メリット③ コスト削減
RPAとOCRを連携すると、ルーティンワークなどの業務が自動化され、従業員は「より戦略的な業務に集中」できるようになります。
そうすると、ルーティンワークにかけていたコストが削減され、残業時間の削減や人的リソースの有効活用が可能となります。
連携の具体例
RPAとOCRを組み合わせた自動化の事例について、3つ挙げて解説します。
事例① 経理業務の帳票処理
経理部門では、月末や年度末は繁忙期となっており、担当者が残業をすることで何とか対応しているケースも少なくありません。
そんな業務へRPAとOCRを導入すると、紙媒体の情報はOCRによってデータ化され、基幹システムへのデータ入力や請求書の作成などは、RPAを活用して自動化することが可能なため、大幅に作業時間を短縮することができます。
結果として担当者の残業時間を削減し、コストの削減やモチベーションアップに繋げることができます。
事例② 名刺情報の管理業務
最近では、デジタル名刺が登場しデータ化が進んでいるものの、紙の名刺を使用してる人も多く、名刺管理に時間を取られている人も多いと思います。
そこで、PRAとOCRを導入すれば、名刺をAI-OCRで読み込み、取り込んだ名刺情報をRPAで専用システムに登録することが可能になります。
そうすることで、必要なときにスムーズに情報を確認することができるため、効果的な営業活動へと繋げることができます。
事例③ 口座振替用紙のデータ入力処理
顧客が手書きで記入した口座振替用紙の情報をシステムに入力する作業は、人的ミスが発生する可能性が高く、作業効率も良くない業務です。
また、顧客の金銭情報に関わる作業のため、担当者の精神的負担が多い業務でもありました。
そこで、RPAとOCRを導入し、口座振替用紙に記載された顧客名、口座番号などを読み取り、その情報をRPAが金融システムや顧客管理システムに入力することで作業を自動化することが可能です。
そうすることで、作業の正確性が向上し、担当者の精神的負担の軽減にも繋げることができます。
まとめ：毎日の業務自動化ならMICHIRU OCRがおすすめ
今回の記事では、RPAとOCRの違いや、組み合わせることでどんなメリットがあるのかについて解説しました。
RPAやOCRの技術については、年々進化していますが、特にOCRの技術では苦手とされていた手書き文字のデータ処理などが、AIの登場により大幅に精度が向上しています。
そのため、紙媒体を使った業務が多い企業は導入することで、大きな効果を期待することができます。
そんなOCR技術を搭載したツールをお探しなら「MICHIRU OCR」がおすすめです。
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