近年、多くの企業が、働き方改革を進める中で、業務効率化のツールを導入しています。
そこで、特に注目されているのが、業務を自動化する「RPA」と「OCR」です。
この記事では、業務を自動化する「RPA」と「OCR」の違いと、２つを連携するメリットをご紹介しています。
記事の後半には、RPAとOCRの連携で実現できることも解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
RPAとOCRについて
RPAとOCRは、業務効率化を促進するツールとして、多くの企業で導入されていますが、その活用シーンは全く異なります。
ここでは、RPAとOCRについて、詳しく紐解いていきます。
RPAとは
RPAとは、Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、人間がパソコン上で行なっている定型業務を、ロボットによって自動化する「ソフトウェアロボット技術」のことです。
ソフトウェアロボットは、人間が行なっている定型業務を指示（シナリオ）通りに記憶し、データ入力やメールの送受信などを自動で実行します。
OCRとは
OCRとは、Optical Character Recognition（オプティカル・キャラクター・レコグニション」）の略で、手書き・印刷された文字などを抽出する技術があり、日本語で「光学的文字認識」と訳します。
OCRは、抽出した文字情報を編集可能なテキストに変換し、パソコンで編集・保存することも可能です。
そのため、OCRの技術は、帳票・名刺・書類のデジタル化など、多くの職種で活用されています。
AI-OCRとは
AI-OCRとは、Artificial Intelligence Optical Character Recognition（アーティフィシャル・インテリジェンス・オプティカル・キャラクター・レコグニション）の略で、OCRにAI（人工知能）技術を融合させていて、認識精度が下がる「乱筆文字」も高い精度で認識します。
帳票・名刺・契約書などの重要書類を大量に扱う場合は、OCRよりも精度が高い「AI-OCR」の方がおすすめです。
RPAとOCRの違い
RPAとOCRは、業務効率化を促進するツールですが、活用目的が全く違います。
RPAとOCRの違いについて、以下の表でまとめました。
RPAとOCRの違いを比較
| RPA | OCR（AI-OCR） | |
|---|---|---|
| 使用目的 | 定型業務の業務効率化 | 文字情報のデジタル化 |
| できること |
|
|
| 対象の業界・業種 | 全ての業界・全ての業種 （事務職に特化） |
全ての業界・全ての業種 |
RPAとOCRを連携するメリット
RPAとOCRを連携するメリットは、大きく分けて「業務効率化の促進」「人的ミスの削減」「人的コストの削減」の3つになります。
ここからは、3つのメリットについて、詳しく解説していきます。
業務効率化の促進
OCRは、文書などから文字情報を抽出し、編集可能なテキストに変換することが可能なので、これまでRPAの対象外だった業務も自動化できます。
企業は、RPAとOCRを連携することによって、OCRが作業した内容をRPAが引き継いで処理できるので、より多くの業務を自動化できます。
人的ミスの削減
人間が行うデータ入力などは、どれだけ注意をしていても、入力ミスや入力漏れなどの「人的ミス（ヒューマンエラー）」を起こす可能性があります。
しかし、企業は、RPAとOCRを連携することによって、データの抽出からシステム入力までを一貫してできるので、人的ミスを大幅に削減し、生産性も向上します。
人的コストの削減
従業員は、業務プロセスの自動化によって、定型業務（ルーティンワーク）から解放されるため、残業時間を削減することができます。
また、企業側は、残業時間などの無駄な人的コストを削減することで、これまで以上に人材を有効活用し、従業員が活躍できる場と成長の機会を創出できます。
RPAとOCRの連携で実現できること
ここまでは、RPAとOCRを連携する「メリット」について、詳しくご紹介してきました。
ここからは、RPAとOCRの連携で業務効率化できる業務を、わかりやすく解説していきます。
経費の計算
経費の計算は、RPAとOCRの技術によって、レシートをスキャンするだけで、必要な情報が経費精算システムに自動入力されます。
アナログだった経費計算は、RPAとOCRを連携させることで、データの入力が迅速に行えるようになり、業務効率化を促進します。
FAX・手書き注文書の取り込み
RPAとOCRは、FAX・手書き注文書をデジタル化して、そのままデータをシステムに自動入力（登録）することが可能です。
FAX・手書き注文書のデータ入力は、RPAとOCRによって自動化されるため、入力ミスや入力漏れが大幅に減少し、膨大な枚数も素早く処理できます。
手書きアンケートの集計
手書きアンケートは、手動で集計することが多く、データ入力に膨大な時間がかかるため、入力（登録）ミスが発生しやすい業務です。
そこで、企業側は、RPAとOCRを活用することで、手書きアンケートを迅速かつ正確に入力（登録）できるようになり、いち早く効果的なアプローチを生み出せます。
勤怠カードのデータ入力
手書きや印字の勤怠カードは、勤怠情報がデジタル化されていないため、給与計算の時に、自動で計算することができません。
そこで、労務管理をミスなく行うためには、手書きや印字の勤怠カードをOCRによってデジタル化し、RPAが勤怠管理システムに転記する方法をおすすめします。
労務管理は、アナログだった給与計算をデジタル化することによって、正確性と生産性が向上します。
契約書・申込書・発注書の自動登録
契約書・申込書・発注書は、紙ベースからデジタルに移行されつつありますが、紙で保管する企業も数多く存在します。
そこで、企業側は、RPAとOCRを活用することで、これまでの保管形態を変えずに、業務を効率化することが可能です。
従業員は、OCRで紙書類をデジタル化し、RPAが管理システムに自動登録することで、データ入力の手間がなくなり、次の作業に移るまでのスピードが上がります。
名刺の宛先に自動でメールを送信
名刺交換は、コロナを機にデジタル化されたものの、信頼関係を構築する上で「紙での交換」を主体とする企業も多く、管理に手間がかかります。
そこで、RPAとOCRを導入すれば、名刺をOCRで読み込み、取り込んだ情報をRPAがシステムに登録すると、手間をかけずに名刺管理を自動化できます。
さらに、メールの送受信をRPAで自動化した場合は、名刺の宛先に営業メールを自動送信することも可能です。
口座振替用紙のデータ入力
口座振替用紙のデータ入力は、入力ミスが発生しやすいため、従業員の精神的負担も大きく、効率的ではありません。
そこで、企業は、口座振替依頼書に記載されている「口座名義人」「口座番号」などをOCRで読み取り、読み取ったデータをRPAが自動入力することで、生産性の向上と共に、従業員の精神的負担を軽減できます。
まとめ
本記事では、RPAとOCRの違いや連携メリットについて、詳しく解説してきました。
RPAやOCRの技術は、年々進化しており、OCRの技術では難しかった「乱筆文字」のデータ処理なども、AIの登場によって大幅に精度が向上しています。
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