「RPAのメリットは理解できてきているけれど、実際に自社で導入するとなると何をRPA化か見極められない」
「導入を検討しているものの、対象業務の絞り込みにつまずいて導入に踏み切れない」
RPA導入を検討している企業において、このような声は少なくありません。
そこでこの記事では、RPAでの自動化に向いている業務・向いていない業務をわかりやすく解説するとともに、導入事例や自動化に適した業務例をご紹介します。
対象業務の絞り込みはRPA導入において重要なポイント。これからRPAの導入を検討している方は一度目を通しておくと役立つ内容となっていますので、参考にしてみてください。
RPAでの自動化に向いている業務とは？
RPA導入において非常に重要なポイントとなるのが「対象業務の見極め」です。
自動化に向いている業務を正しく理解することで、はじめてRPAを有効に活用することができます。
ここでは、RPAでの自動化に向いている業務の特徴を確認してみましょう。
自動化に向いている業務①定型化された業務
定型化された業務とは「一定の手順やプロセスに基づいて繰り返し行われる業務」のことです。
このような業務はRPAが得意とする領域なので、業務の効率化ができるだけでなく人の作業によるヒューマンエラーの削減（＝品質向上）という点のメリットも期待できます。
自動化に向いている業務②人間の判断を必要としない
RPAはあくまでも、ルールベースでプログラムされた自動化ツールです。
事前に設定された条件やルールに従って業務を実行することを得意とする一方で、人間の観察や判断が必要となるシーンでは正しい判断ができないというデメリットがあります。
RPAで自動化する業務は必ず「人間の判断を必要としない業務」である必要があります。
自動化に向いている業務③同じ作業を繰り返される
ルール化された繰り返し作業は、RPAの得意とする領域です。
例えば、データ入力・ファイルの移動・定型のメール送信など、毎回同じ手順で行われる作業はRPAでの自動化が非常に効果的。
繰り返しの単純作業をRPAに任せることで、膨大な時間を節約すると同時にヒューマンエラーの減少によるメリット見込めるでしょう。
自動化に向いている業務④大量のデータ処理が必要な業務
大量のデータを手動で処理する場合にはエラーやミスのリスクが付きものですが、RPAを用いれば高速かつ正確な処理が可能です。
具体的には、請求書の処理・Excelなどを用いたデータ入力・複雑なデータの抽出などの業務に効果的です。
自動化に向いている業務⑤決まったサイクルで実行される業務
RPAツールでは、シナリオを設定しておけば決まった日程時間に作業を実行できるので、決まったサイクルで実行される業務にも効果的です。
例えば毎日発生するデータ入力を平日提示後の18時～など定期的な業務のスケジュールに合わせて、自動化することができます。
RPAでの自動化に向いている業務は上記のようなものが挙げられます。
RPAはあくまでも人の作業を模倣することを得意としたロボットですので、上記でお伝えしたような「人の判断が入らない単純的な作業」がRPAでの自動化に向いている業務と言えそうです。
向いていない業務とは
それでは反対にRPAでの自動化に向いていない業務とはどのようなものでしょうか？
向いていない業務をRPA化してしまうと、ミスを多発してしまって、返って本来必要なかった業務が発生してしまうといった可能性も。
対象業務を選定する際には必ず、向いていない業務の特徴についても確認しておきましょう。
①複雑な判断が必要な業務
RPAはAI（人工知能）とは異なり、基本的には規則ベースの処理を行います。
そのため上記でもお伝えした通り、人間の洞察力や専門知識が必要な場面では、RPAでの自動化はおすすめできません。これは、RPAが誤った判断をする可能性があるためです。
ただし、万が一上記のようにRPAでエラーが発生した場合には、管理者にメールでエラー通知が送信されるように設定することはできます。
人間による作業と自動化に向いている業務とをうまく切り替えることがポイントです。
②ルールの変更や複雑な作業
RPAはあらかじめ決められたシナリオ通りに、単純な動作を何度も繰り返す作業に向いているロボットです。
そのため、ルールの変更や複雑な作業が頻発したりすると、場合によってはシステムエラーになってしまい結果的に作業が中断してしまったりというデメリットも。
そのような事態になってしまうと、本来の目的である業務効率化から離れてしまうため注意が必要です。
RPAで自動化できる業務例を部門別に解説
ここまで読んでいただけた方は、RPA化に適した業務とそうでない業務の特徴はご理解いただけたと思います。
ここからはPRAで自動化できる具体的な業務について、部門別に解説します。対象業務見極めの参考にしてみてください。
経理部門
経理部門では、定型的なデータ入力や請求書の処理などが日常業務です。
これらの繰り返し作業は膨大な時間を必要とするだけでなく、ヒューマンエラーのリスクが高い業務でもあります。
数値の計算やデータの整理など、RPAの導入により大幅な業務時間の削減・エラー削減で品質向上を見込める部門です。
RPAツールにより効率化できる経理の業務例
- 定期的な入金・支払い業務
- 経費精算集約
- 請求書や支払い明細の発行、メール送付
- 入金確認業務
人事部門
採用面接など対人コミュニケーションをともなう業務の多い人事部門ですが、同時に面接日程の調整や勤怠管理などのパソコン作業での単純作業も少なくありません。
このような単純作業をRPAで置き換えることによって、本来人事が行うべき社員とのコミュニケーションや評価などよりコアな業務に専念できるでしょう。
RPAツールにより効率化できる人事の業務例
- 従業員の勤怠管理
- 給料計算
- 新入社員の登録や社員データの更新
- 社宅管理、慶弔・災害処理
営業部門
営業部門では、対人コミュニケーションが中心である一方で、営業メールの一斉送信や見積書・請求書の作成など事務的な業務も必要とされます。
RPA導入で事務作業の負担を削減することにより、電話や対面での営業活動・交渉などに時間を割くことが可能になります。
RPAツールにより効率化できる営業の業務例
- 顧客データ管理
- 見積書や請求書の作成
- 営業メールの送信
- メールリストや電話リストの管理
- スケジュール調整
これらは全てRPAで自動化させることができる業務です。
またRPAの活用は部門を超えて広がっており、これらの例は一部に過ぎません。
RPAによって業務効率化に成功した導入事例を紹介
三井住友銀行
三井住友銀行はRPAツールベンダーであるUiPathを活用し、紙帳票のデータ化などの業務を自動化させました。
このRPA導入によって、2017年度から2019年度までの3年で約350万時間、およそ1,750人相当の業務量をRPAによって削減し業務改革を実現。
また三井住友フィナンシャルグループは、三井住友銀行のみならずグループ全体でRPAプロジェクトに取り組んでいるRPA導入の代表的な成功事例です。
2020年にスタートした新中期経営企画では、グループ全体の業務改革として開始3年でさらに約300万時間（1,500人相当の業務量）の業務量削減を目標としてRPAをはじめとした業務改革を行っています。
日本通運株式会社
物流サービスを展開する日本通運株式会社では、非IT職員も含めた約18,000人の事務系業務をRPAによって自動化することに成功しました。
日本通運株式会社は、少子高齢化による労働人口の減少に危機を感じ、社員のための働きやすい環境づくりを目的としてRPAを導入しています。
同社では実際に、RPAの導入によって125の業務で自動化を実現。これにより年間約340万時間の削減効果を実現した事例です。
記事まとめ：自動化に向いている業務を見極めて有効活用しよう！
この記事では、RPAでの自動化に向いている業務の特徴と具体的な業務例について解説しました。
自動化に向いてる業務・向いてない業務を正しく理解しておくことで、RPAを有効活用できるでしょう。
また以前は大企業を中心に導入され、料金も高額だったRPAツールですが、近年では価格もUIもよりユーザーにやさしい製品が多くでてきました。
中でも、低予算でRPA化が実現できるRPAツール「MICHIRU RPA」は中小企業を中心に人気が高まっています。
MICHIRU RPAは、低価格ながらもパワフルな使い心地で、高いコストパフォーマンスが魅力のツールです。
始めてのRPA導入をお考えの企業さまは、まずはMICHIRYまでご相談ください。
