金融業界を中心とした大手企業への導入に始まり、今では中小企業でも活用が盛んになってきているRPA。
手間のかかる業務を自動化することで、業務効率化を図れるツールだと言われていますが、具体的にどのような業務に適用できるかご存じでしょうか。
RPAはその仕組み上、対象業務によっては自動化できないケースもあるため、すべての業務を置き換えできるわけではありません。
そこで、RPAの仕組みや、自動化の対象業務かどうかの見極め方について解説をします。
また、部門別の導入事例も解説しますので、RPAを使ってできることを理解し、どんな業務にRPAを適用していくかについて、検討するための材料になれば幸いです。
正しく対象業務を選定することが、RPA導入を成功させる近道になります。
復習：RPAの仕組みについて
RPAとは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、ロボットと呼ばれるデジタルな労働者（仮想知的労働者）を使用し、パソコンを使った業務を自動化できるツールです。
人が行っていた業務をただ代行するだけではなく、指示した通りに素早く正確に処理できるため、労働力不足の解消だけでなく、業務品質を向上させることも可能です。
RPAの仕組み
RPAは、あらかじめ人が作成したロボットに基づいて、パソコン上の業務を自動化するような仕組みになっています。
ロボットといっても、製造業で利用されているような物理的な機械アームではなく、シナリオと呼ばれる「値を取得する」や「ファイルを開く」などのプログラム済み部品を組み合わせて作成されたソフトウェアです。
そのソフトウェアを実行することで、あらかじめ作成されたシナリオが稼働し、対象業務を自動処理するという仕組みになります。
また、RPA製品にもよりますが、ロボット開発するための専門的なスキルは不要で、準備されている部品をドラッグ&ドロップで組み合わせていくことで作成できます。
そのため、普段ITに関わっていないメンバーでも開発が可能です。
RPAの特徴
RPAは、上述した通り、あらかじめ人が作成したロボット（シナリオ）に基づいて、パソコン上の業務を自動化するような仕組みになっているため、一定のルールに従って処理が進む業務の自動化は得意です。
しかし、処理の中に人の判断が必要であったり、作業者個人の経験などが考慮されるようなルールが一定ではない業務の自動化は苦手としています。
近年では、AIが搭載されたRPA製品も登場していますが、まだ人の判断を代わって対応するというよりは、どのような作業をしているか汲み取り、業務シナリオを自動で作成する機能としてAIが活用されているケースが多いです。
RPAとExcelマクロとの違い
RPAと似た役割をするツールに「Excelマクロ」があります。
どちらも作業を自動化するという点は同じですが、ExcelマクロはOffice製品の自動化を得意としています。
RPAであれば、社内の基幹システムやWebサイト、Salesforceといったプラットフォームも含め横断的な自動化が可能です。
しかし、ExcelマクロはOffice製品に特化しているため、Office製品との親和性は高いですが、他のソフトウェアを含んだ業務の自動化はできないところに大きな違いがあります。
対象業務かどうかの見分け方
効果的に活用すれば、大幅な業務効率化へと繋げることができるのRPA導入ですが、対象業務をしっかり選定しないと、思ったより効果が出なかったり、ロボットのメンテナンスに時間がかかり、今よりも工数が増えてしまう可能性があるため注意が必要です。
そこで、対象業務を選ぶ選定基準について、5つ挙げて解説します。
業務手順が定型であること
「RPAの特徴」でも解説しましたが、自動化対象とする業務についてはルールが決まっている定型作業である必要があります。
業務プロセスの中に「作業ごとに手順が変わる」「人が判断して分岐を進める」といった手順が含まれている場合は、RPA導入での自動化は出来ませんので注意しましょう。
また、対象業務の中に非定型なプロセスがあったとしても、一定のルールに沿った処理へ変更できるのであれば、対象業務としても問題ありません。
定期的に発生する業務であること
不定期に発生する業務ではなく「定期的に発生する」業務はRPAに向いています。
RPAはスケジュールに沿ってシナリオ実行が可能なため、あらかじめ設定しておけば24時間365日休まずに稼働することができます。
それによって、業務の日報報告や、週次でのレポート作成、毎月の勤怠管理や請求書管理といった業務の自動化ができ、大幅な業務効率化へと繋げることが可能です。
大量のデータ処理をしている
単純な業務であっても、扱うデータ量が多かった場合、RPA導入での自動化に向いています。
処理すべきデータが大量にある場合、手間もかかりますし、早く処理をしなければという意識からヒューマンエラーへと繋がってしまうリスクもあります。
そのため、RPAを導入し対象業務を自動化することで、大幅な負担軽減になりますし、従業員の精神的な負荷も軽くなるという効果が期待できます。
パソコン内で完了する業務であること
RPAは、パソコン内で実施されている業務を自動化するという仕組みであることから、パソコン上で実施するデータダウンロードや、Excelファイルへの転記といった業務の自動化は問題ないです。
しかし、業務プロセスの途中で「手作業」や「プリンターで印刷」などの処理が含まれると、一連の流れとして自動化を行うことはできません。
そのため、RPA化する対象業務については、終始パソコン上で作業が行われる業務を選定しましょう。
データがデジタル化されていること
大前提として、RPAで取り扱うデータに関してはデジタル化されている必要があります。
たとえば、手書きの申込書や紙媒体の印刷物などを含んだ業務の場合、RPAツール単体による自動化は難しいです。
どうしても、デジタル化されていない紙媒体を使った業務を自動化したい場合には、RPAと「OCR（光学的文字認識）」と呼ばれるデータ読み取り技術を組み合わせる必要があるため、RPAのみを導入するよりコストが割高になる可能性があります。
そのため、自社の業務を洗い出した時には、デジタル化された業務が多いのか、紙媒体をベースに処理している業務が多いのかを明確にしておきましょう。
【部門別】RPA対象業務6選！導入事例と合わせて紹介
RPAを導入した具体的な事例について、部門別に6つ挙げて解説します。
【経理部門】交通費などの金額チェック作業の自動化
経理部門が実施している交通費や出張費などの申請金額をチェックする作業について、Exelファイルや交通費管理システムなど、複数のシステムを横断して対応する業務なため、RPAの活用に向いています。
従業員が入力してくる交通費のチェック業務は、各種システムを利用し、実際の運賃と申請金額に相違がないか確認しなければなりません。
また、申請に差異（ミス）がある場合は、対象の従業員に対し連絡する必要があり、すべての申請に対応すると膨大な時間が掛かってしまいます。
そこでRPAを導入すると、交通費のチェックから通知メールまでを自動化できるため、業務効率化へ繋げることができます。
【経理部門】入金の消込作業を自動化
毎営業日に発生し、1件ずつ目視で実施する消込作業は、頻度も高く単純な業務であるためRPAの導入に向いています。
また処理量も多いため、すべての対応をミスなく処理するのは、ベテランの作業者であっても至難の業で、ビューマンエラーが発生してしまう可能性を秘めています。
そこでRPAを導入し、手作業で行っていた作業を自動化することで、消込作業に費やしていた多くの時間と労力を削減でき、担当者はより重要な業務に専念できるようになりました。
【人事・総務部門】勤怠の超過時間を集計する業務の自動化
全職員の勤怠をチェックするような業務事例について、データ量の多さや正確性が求められることから、RPA導入に適した対象業務と言えます。
たとえば、担当者が手作業で勤怠状況をシステムで参照し、そこから勤務時間が超過している職員を別途エクセルに転記するような業務があった場合、管理対象人数によっては長時間かかり、精神的にも大変な作業になります。
そこへ、RPAを導入することでスピーディーに対応を進めることができますし、担当者の精神的な負担も軽減することが可能です。
【人事・総務部門】在庫管理業務の自動化
各商品の在庫管理については、企業としても重要な業務ではありますが、都度在庫数を入力したり、在庫状況を確認したりするのは相当な労力がかかります。
そこで、RPAを導入すれば在庫システムへの入力も自動で行えますし、その結果について担当者へメールを送信することも可能です。
また、スケジュールで定期的に稼働するように設定しておくことで、都度在庫を確認しにいかなくても自動で確認することができるようになります。
【労務部門】入退社手続きや給与明細書配布の自動化
労務部門で担当しているような「入退社手続き」や「給与明細書の配布」などについては、一定のルールに基づいて作業されているため、RPAにて自動化するのに向いています。
従来の手作業では、慎重に進める必要があり、作業＋ダブルチェックと二重に工数が必要となることや、専門性の高い業務でもあるため、対応できる従業員が限定されるような業務でした。
しかし、RPAを導入することで、属人化が解消され、担当していた従業員のリソースも確保することができるようになりました。
その結果、戦略的なマネジメントや、従業員の役に立つ施策づくりに時間をかけられるようになりました。
【営業部門】営業レポート作成の自動化
営業担当が実施しているレポートの作成について、Excelや顧客管理システムに登録された情報をもとに、RPA化することが可能です。
レポートについては、基本的にフォーマットが決まっており、入力するデータも取得元と転記先が決まっているケースが多いです。
そのため、あらかたはRPAでレポートを作成し、担当者は必要に応じて加筆・修正するだけで済むため、会議に向けた準備の手間を削減することができます。
今回の記事では、RPAを適用すべき業務の見分け方や、部門別のRPA導入事例について解説をしました。
RPAは作業手順が定型であることや、パソコン内で業務が完結している作業の自動化は得意としていますが、人の判断が必要とされる不定型な業務の自動化が苦手です。
そのため、業務の見極めを行わず導入を進めてしまうと、思ったより自動化できる部分が少なかったり、メンテナンスに手間のかかるロボットが出来てしまう可能性があります。
そうならないために、業務の棚卸をおこない、RPAが得意としている対象業務に該当しているかチェックしていきましょう。
そうして対象業務が見極めができたら、以下の記事を参考にRPAツールの選定をしてみてください。
