日本は少子高齢化により「働き手」が減少しており、さまざまな企業で人手不足が課題となっています。
そんな現状から、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入し、業務を圧迫しているルーティン業務を自動化することで、人材を有効に使いたいと考えている企業が増えてきています。
しかしRPA導入には、専門的な用語や概念が多く「使いこなせないのではないか」という思いから導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事は、RPAの意味や基本的な仕組みについて詳しく解説します。
また、RPAを導入して自動化できる業務事例についても紹介していますので、自社業務を自動化するときの参考にしていただければ幸いです。
RPAとはわかりやすく言うとPC業務を自動化してくれるロボット
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った言葉で「業務工程を自動化するロボット」という意味です。
ロボットと聞くと、大規模な工場で稼働するアーム型の機械的なロボットを思い浮かべますが、わかりやすく言えばExcelやWordなどと同じソフトウェアになります。
そんなRPAですが導入することにより、パソコン上で作業している「時間のかかる単純作業」や「工程の多い煩雑な作業」を自動化することができます。
それによって、生み出された時間を使い、今までできなかったクリエイティブな業務に取り組むことができるようになります。
RPAの仕組み
RPAを使って業務を自動化するためには「RPAツール」という自動化技術を搭載したソフトウェアを使用します。
そのRPAツールには「クリック」や「値を入力する」といった自動化部品が準備されているため、自動化したい業務に合わせて部品を組み合わせることにより、一連の業務工程を自動化することが可能です。
また、RPAツールに「レコーディング機能」が搭載されていれば、パソコン上実施した業務工程をRPAツールが記録し自動化してくれます。
そういった方法で自動化した業務工程のことを「シナリオ」と呼び、そのシナリオを実行することにより、記録された作業が自動で処理されるような仕組みとなっています。
RPAが自動化できることをわかりやすく解説
RPAの特徴として「一定のルールに則っている」「複雑な分岐がない」「人の判断を必要としない」といった条件を満たしている業務であれば自動化が可能なため、自動化できる業務は多岐に渡ります。
ここでは、そんな条件を満たしている業務事例について、いくつか紹介します。
| 業務内容 | 事例 |
|---|---|
| データ入力 | 受発注情報の入力 ／勤怠データや給与データの入力 |
| データのチェック | 勤務データの漏れ確認や照合／交通費の整合性チェック |
| データのダウンロードや出力 | 日次・週次・月次のレポート作成用のデータ準備／顧客管理システムの情報集計 |
| 書類作成 | 請求書作成／経営陣への報告書作成 |
| データ送信 | 商品の受発注データ／入出金データ／在庫状況データ／社員への全体メール送信 |
導入するメリットやデメリットとは
次は、RPAを導入することのメリットとデメリットについて解説します。
どんなメリットとデメリットがあるのかを知ることによって活用の仕方も変わってくると思いますので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
メリット① 生産性が向上する
RPAを導入し業務を自動化すると、ロボットが代わりに処理するため、従業員の負担を大幅に減らし「人間が行うべき業務」に注力できます。
また、RPAは24時間365日稼働させることができるため、今までは難しかった夜間や早朝といったタイミングでも業務を進めることが可能になり、生産性の向上に繋げることが可能です。
メリット② 人的コストが削減できる
RPAを導入すると、今まで人が実施していた作業をロボットに置き換えるため、その作業にかかっていた人的コストを削減することができます。
また、RPAは業務量が増えても同じコストで処理できるため、繁忙期などで一時的に発生していた採用コスト、人件費、教育コストについても削減することが可能になります。
メリット③ ヒューマンエラーが低減できる
RPAはシナリオで決められた業務工程に従って正確に処理を進めるため、ヒューマンエラーによるミスを低減しサービス品質の向上が期待できます。
また、副次的な効果として「ミスを分析する時間も削減」できるため、全体的な生産性の向上にも繋げることも可能です。
デメリット① 導入コストがかかる
RPAを導入する際には、コストがかかります。
導入コストはRPAツールによって異なるため、十分な検討が必要ですが、ポイントとしては「導入目的を明確にする」「RPAに任せる業務を決める」「必要な機能を洗い出す」といった内容について注意し、ツール選定を行いましょう。
デメリット② 運用体制を構築する必要がある
RPAツールは導入すれば終わりではなく、開発したロボットに不具合がないか、エラーが発生した時の対応など、さまざまなメンテナンスをしていく必要があります。
そのため、RPAに関する運用体制を構築しておき、エラー時の対応など迅速に対応できる準備をしておきます。
また、運用体制を自社で準備できない場合は、RPAツールの販売元で提供しているサポート体制も確認しておき、状況に応じて活用も検討しましょう。
まとめ：次の記事ではツールの種類や選び方を解説
RPAは人手不足に有効な業務効率化ツールです。
しかし、RPAの仕組みや、ツールのメリット・デメリットについて理解しておかないと、せっかく導入しても上手く使いこなせず失敗してしまう可能性があるため注意しましょう。
また、他にもRPAツールを導入する際に知っておいた方がよい知識として「RPAの種類」や「ツールの選び方」などがあります。
その詳しい内容について、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
