DX化を目指す過程での業務変革や生産性向上に必須の技術として、近年注目を集めているのがPRAです。
しかし、RPAという単語を聞いたことはあっても、RPAとはいったい何かを知らない方も多いでしょう。
そこでこの記事ではRPAとは何なのかや、AIやVBAとは何か、代表的なRPA3選などについて解説していきます。
業務自動化ソリューション「RPA」とは
RPAとはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略語です。
これまで人間が対応しなければならなった業務を、人間に代わって行うことを、機械学習の機能を持つロボットが代替し自動化する取り組みです。
現在、国内の金融機関を中心に、RPAの導入によって提携業務を自動化する企業が増えています。
概要
RPAの代表的な機能は、人間がパソコン上で行っている定型業務の代替です。
ここでいう定型業務とは伝票作成や伝票受領後の入力、メールマガジンの送信といった、操作手順が決まっており繰り返し行う必要がある業務を指します。
PRAではこれらの手順をシステムに登録することで、業務を人間の代わりに行うロボットを作成し、業務を自動化できます。
ただ、現在RPAには3つのクラスが存在し、単に定型業務を自動化する以上のこともできるようになっています。
RPAの3つのクラスを紹介
RPAの3つのクラスとは以下の3つです。
| クラス1 | RPA（Robotic Process Automation） |
|---|---|
| クラス2 | EPA（Enhanced Process Automation） |
| クラス3 | CA（Cognitive Automation） |
それぞれのクラスのRPAとは、いったいどのようなものなのかを解説します。
クラス1：RPA（Robotic Process Automation）
RPAとは従来型の定型業務の自動化に特化したロボットです。
入力作業や検証作業など、ルーチンベースの業務に適用される最も一般的なRPAです。
クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）
EPAとは、クラス1のRPAとは違い、AIとの連携によりデータ解析が可能になり、ある程度は非定型業務も自動化できるRPAです。
主に画像解析や音声解析に使われることが多いです。
クラス3：CA（Cognitive Automation）
CAとは、高機能なAIとの連携によって、クラス1・クラス2のRPAとは違い、複雑な内容の業務も自動化できるRPAのことです。
データ分析も同時にできるので、経営戦略に活かすことも可能です。
AIやVBAとの違い
RPAと紛らわしい用語にAIやVBAがありますが、これらの間には明確に違いが存在します。
そこで、ここからはAIやVBAとは何かや、AIとの違いについて詳しく説明します。
AIとの違い
AI（Artificial Intelligence）とは、学習能力を持ち、自らが判断する能力を持ったプログラムのことです。
AIとRPAとの違いとは、判断能力があるかどうかです。
RPAとは与えられた命令を忠実にこなすソフトウェアロボットで、判断能力は備わっていません。
一方、AIは自分で判断できる点がRPAとは異なっています。
そのため、RPAで高度な処理を行うためには、AIとRPAの連携によってAIの思考能力を活用することが必要です。
VBA（マクロ）との違い
VBA（Visual Basic for Application）とは、Microsoftのアプリケーションの拡張機能で、Excelの操作を自動化するプログラムです。
RPAとVBAとの違いとは、Office アプリケーション以外を自動化できるかどうかです。
VBAはMicrosoftのアプリケーションの拡張機能なので、原則としてMicrosoft Office上で動作するデータしか操作できません。
それに対し、RPAはPC内で行われる作業を全般的に自動化できます。
RPAでできることとは？導入の目的は？
ここまでRPAとはいったい何なのかや、紛らわしい用語との意味の違いを解説してきました。
ただ、これだけではRPAを導入するメリットがよくわからない方もいるでしょう。
そこでここからは、RPAでできることやRPA導入のメリットとは何なのかについてお伝えします。
導入するメリット
まず、RPA導入のメリットとはいったいどのようなものなのでしょうか？5つ紹介していきます。
ヒューマンエラーがなくなる
RPA導入の大きなメリットの一つに、ヒューマンエラーの発生を防げる点が挙げられます。
RPAはロボットなので、人間とは違い単調・長時間の作業によって、集中力が低下することが無いからです。
定型業務を人間が行うと入力ミスや作業漏れ等により、取引先からの信用を失う恐れがありますが、RPAでの自動化を行えばこれらのリスクを抑えられます。
単純作業における従業員のケアレスミスに悩んでいるのであれば、ぜひRPAを導入するといいでしょう。
業務効率がアップする
定型業務であればRPAは人間よりも高速で処理できるので、処理速度が向上に業務効率がアップします。
さらに人間とは違い24時間365日稼働できるので、深夜や休日に処理すべき作業が発生した場合でも、即座に対応できるのもRPAの強みです。
また、人間とは違いミスの心配がないので、確認・修正にかかっていた時間を省けるのも業務効率向上につながります。
対応しなければならない定型業務が多く、時間を取られている場合でも、RPAを導入すれば解決できる可能性が高いでしょう。
付加価値の高い業務に集中できる
RPA導入により人間が単純作業を処理する必要がなくなるので、付加価値の高い仕事に集中できるようになります。
付加価値の高い仕事とは、データ分析や企画・戦略立案などのロボットにはできない仕事を指します。
ロボットとは違って、決まり切った手順以外を行えるのが人間の強みです。
こういった業務に従業員が集中できるようになることで、企業のビジネス全体のクオリティアップにつながるでしょう。
コスト削減に繋がる
RPAを活用すれば様々なコストの削減に繋がります。
ここで言うコストとは単純作業を行う人間を雇用する人件費や、業務内容を教える教育費いった費用を指します。
さらに、これまで労働者が残業して定型業務を処理していた場合、毎月の残業代も削減できます。
このように考えると、RPA導入には初期費用がかかるものの、費用対効果は非常に高いと言えるでしょう。
働き方改革推進になる
RPA導入は働き方改革の推進にも繋がります。
働き方改革とは、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現することです。
定型業務の削減により労働時間を減らす効果があり、残業の削減や有休休暇の取得率向上につながるためです。
その結果、従業員のストレスの軽減や労働時間の削減といった、働き方推進になることが分かるでしょう。
ツールを選ぶ際のポイントや注意点を解説
RPAツールを選ぶ際のポイントや注意点とは、どういったものでしょうか？
ここではツール選びのポイントや注意点とはどういった内容なのかを、解説していきます。
ツールを選ぶ際のポイント
RPAツールには様々な種類があり特徴が異なるので、RPAを導入する業務内容に合わせて適切なものを選ぶことが大切です。
RPAには大きく分けると汎用型と特化型があるので、これらのどちらを導入するかから決めるのもいいでしょう。
汎用型のRPAとは？
汎用型とは、設定によってあらゆる業務に利用できるタイプのRPAです。その名のとおり汎用性が高いのがメリットです。
ただし、業務プロセスをプログラムに組み込む必要があり、初期設定に手間がかかりるのが欠点です
特化型のRPAとは？
一方特化型とは、勤怠管理や会計処理など、特定の業務に特化したRPAです。
汎用型とは違い、業務プロセスが初めから組み込まれているので、複雑な設定は不要ですぐにツールを使用できるのが特徴です。
ただし、ほかの業務には利用できないので、環境によっては不便なのがデメリットと言えます。
このように一口にRPAツールとは言っても、ツールによってタイプが異なるので、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。
ツールを選ぶ際の注意点
ここまでRPAツールを選ぶ際のポイントを解説してきました。
一方で、ツール選びの注意点とはどういったものでしょうか？
ここからは注意点について解説していきます。
動作するOSが限られる
RPAツールは動作するOSが限られる点に注意が必要です。
OSとはパソコンを操作に必要なアプリケーションのことで、WindowsやMac、Linuxといった種類が存在します。
これらのうち、ほとんどツールはWindows環境下でしか動作しないので、ほかのOSを業務に使っている場合、パソコンの使用環境変更や新規ツールの開発が必要です。
急な不具合への対応が必要
RPAに急な不具合が発生した場合、対応が必要になる点にも注意が必要です。
RPAは24時間365日作動するため、深夜や休日といった対応しにくいタイミングで不具合を起こす可能性があります。
そういった場合にも対応できるよう、ベンダーのサポートが柔軟なツールを選んだほうがいいでしょう。
RPAツール導入の手順
RPAツールを活用する際は、導入の手順を抑える必要があります。
ここでは、適切な手順とはいったいどのようなものなのかを解説します。
1. 現在の業務プロセスの振り返る
最初に行うべきなのが、現在の業務プロセスの振り返りです。
業務の見直しによって自社の業務全体を見える化でき、RPAを導入すべき箇所が分かりやすくなるからです。
単純作業が多く処理に時間がかかっている業務がはっきりしたら、PRA導入候補として確定しましょう。
2. 採用するRPAツールを決める
どの業務にRPAを導入するかが決まったら、採用するRPAツールを選定し決めていきましょう。
ツールを決める際には、以下のような面を比較します。
- 得意・不得意な分野
- サーバー費用や工数
- 年間ライセンスなどの費用面
これらを考慮しツールを選定していきます。
4. 無料トライアルでPRAを導入する
導入するツールが決まったら、実際にPRAを導入していきます。
このとき、いきなりシステムを購入して導入する前に、できるだけ無料トライアルで費用をかけずにテスト導入しましょう。
無料トライアル期間に簡単な定型業務を実際に自動化し、どういった効果があるのかを体験します。
そして、RPA導入の効果や操作方法を確認し、本当にそのツールを導入する価値があるかを確かめます。
5. 効果測定および課題の検証
トライアル導入により、RPAツールによる自動化が可能かどうかや、どの程度作業時間を短縮できたかを計測しましょう。
RPAツールとは、これまで人間が行ってきた定型業務を自動化し、負担を軽減するために活用するために存在するものです。
業務時間の短縮が実現できなければ、導入する意味がないので効果測定および課題の検証を確実に行いましょう。
6. RPAツールを導入する
無料トライアルでRPAツールの効果が確認できたら、実際にPRIツールを導入しましょう。
システム導入と社内全体への説明を行ったうえで、運用によって業務の自動化をスタートします。
7. 効果検証し改善する
RPA導入後、ある程度の時間が経過したら、テスト導入のときと同様に効果測定を行いましょう。
期待通りの効果が生まれた場合は、別部門でもRPAを導入できるか検討し、業務効率をさらに上げられるように計画しましょう。
もしも想定よりも効果が出ない場合は、再度ビジネスの全体像を見直し、ほかにもRPAによって自動化できる業務が無いかを確認します。
業務全体を見直せば、RPAで自動化できる箇所を発見できることも多いので、その場合はRPAの運用方法を変更することを考えましょう。
代表的なRPAツール3選
ここまでRPAとは何なのかについて解説してきましたが、具体的に代表的なRPAツールにはどのようなものがあるのでしょうか？
ここでは、代表的なRPAツール3選を紹介していきます。
Uipath（ユーアイパス）
Uipath（ユーアイパス）とは、様々な定型業務を自動化できる、ルーマニアの企業が開発したRPAツールです。
また、開発企業のUipath（ユーアイパス）社とは、2005年にルーマニアで創業された企業で、日本法人であるUiPath株式会社は東京都千代田区に存在しています。
2019年の時点で日本では1,000社以上に導入されている、代表的なRPAツールの一つです。
機能の多さや操作の簡単さに特徴があり、直感的な操作で定型業務を行うロボットを開発できます。
Power Automate
Power Automateとは、マイクロソフト社が提供している注目のRPAソフトウェアです。
プログラミングレスで手軽に定型業務を自動化できるようになっており、簡単に設定できるのが魅力です。
データ入力やリサーチ作業、リスト作成など定型業務の自動化に利用できます。
Velox BRMS
Velox BRMSとはソフトバンク株式会社が開発した、ビジネスルールマネジメントシステムです。
レッドハット株式会社が提供する「Red Hat Decision Manager」をコアエンジンとしており、ITスキルの有無を問わず誰でもRPAを作成できる点に特徴があります。
ちなみに、レッドハット株式会社とは、世界を代表するオープンソース・ソリューションである、アメリカの企業「Red Hat, Inc.」の日本支社です。
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| 取引情報の管理 | メールなどから取引情報を抜き出し保存および管理 |
|---|---|
| 顧客情報の管理 | 大量の顧客情報を自動でデータベース化 |
| システム管理 | トラブル発生時に最適解を提示 |
| ネットでの情報収集 | キーワードを指示して文字・画像データを収集 |
こういった業務を直感的な操作で自動化でき、設定後はクリックするだけで業務を完了できます。
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「MICHIRU RPA」はわずか月額5万円で導入できるという運用コストの低さも魅力です。
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記事まとめ
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略語です。
導入することで、これまで人間が行ってきた定型業務を自動化でき、生産性向上や経費削減、労働者のストレス解消といった効果に繋がります。
ここでいう定型業務とは、伝票作成や伝票受領後の入力、メールマガジンの送信などの多くの企業にとって必須の業務です。
これらを自動化することで、自社の業務負担が減らせる場合には、自社にRRPAを導入する価値があると言えるでしょう。
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