ホワイトカラー業務との相性抜群！RPAツールで自動化できる業務例を紹介

2023年12月13日

ホワイトカラー業務はRPA導入による業務の効率化が期待できる！

定型作業を自動化できる「RPA（Robotic Process Automation）」は、日々実施している業務プロセスを最適化し、業務効率化を図ることができるツールとして注目を集めています。

中でも、ホワイトカラー業務と呼ばれる事務作業などの「デスクワークを中心とした業務」は、RPAとの相性が良いためツール導入による業務の効率化が期待されています。

しかし「RPAでどんな業務が自動化できるの」や「RPAを導入するメリットはなんだろう」といった疑問から、導入に踏み切れない企業もあるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、RPAで代替できるホワイトカラー業務例や、導入のメリットについて解説します。

また、RPA導入の注意点についても解説していますので、最後までご覧いただければ幸いです。

RPAとは

RPAとは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で、ロボットと呼ばれるデジタルレイバー（仮想知的労働者）を使用し、ホワイトカラー業務などの「パソコンを使用した業務」を自動化できるツールです。

ロボットというと、オートメーション化された工場のラインにて機械的なアームなどが作業している状況が思い浮かぶかもしれませんが、RPAのロボットはExcelやWordのような「ソフトウェア」になります。

そのRPAツールと呼ばれるソフトウェアを使って、自動化したい処理内容をツール内に記録していくことで業務の自動化を実現することができます。

そんなRPAツールですが、自動化を実現するにあたって「得意な業務」と「不得意な業務」が存在します。

ホワイトカラー業務のような「定型作業」や「一定のルールが定義されている繰り返し業務」などは、RPAが得意としている業務になります。

RPAツールで自動化できるホワイトカラー業務例

まずは、RPAツールで自動化できる具体的な業務例について解説します。

勤怠管理

従業員の残業状況や日々の勤怠を承認するといった勤怠管理業務は、人事部門や管理者にとって負担の大きい業務の一つです。

特に昨今では、働き方改革の影響からテレワークの普及などワークスタイルの変化から管理が煩雑になっているため、勤怠管理の効率化は重要視されています。

そこでRPAを導入すれば、勤怠管理の作業を自動化することができます。

例えば最終承認など「人の判断が必要」な部分は除き、勤怠管理システムから「確認すべき条件に絞ったデータ」をダウンロードし、データをメールで送るといった使い方ができます。

また、各情報を自動で収集することで、従業員一人ひとりの総労働時間や有給休暇の消化率の把握も簡単に行えるといった点にメリットがあります。

在庫管理

在庫切れによる販売機会ロスや、過剰に在庫を抱えることによる管理費増大など、在庫管理は企業の売上を左右する重要な業務です。

それゆえ、在庫管理を担当している従業員にとって、負担の多い業務となっています。

そこへ、RPAを導入すると確認工数が削減され、大幅な業務効率化へ繋げることができます。

例えば、在庫の数を確認しエクセルに転記するというロボットを、定期的なスケジュールで稼働するように設定にしていれば、在庫数の増減が一覧で確認できます。

また、確認できた在庫に対し閾値を設定しておけば、適切なタイミングで生産部門に対する指示を、メールで自動送信するといったことも可能になります。

それから、メールの送り先に営業担当者も入れておけば、外出先でも在庫数を把握でき効果的な営業活動へと繋げられるといった生産性の高い活動ができます。

定期的なレポート作成

営業部門やマーケティング部門では、さまざまなデータを収集し分析しレポート作成をしています。

しかし、情報の収集は複数のシステムからデータを取得する必要があり、人の手で実施するには時間がかかります。

また、情報の分析やレポート作成についても地道な繰り返し作業のため、すべてを人の手で実施するのは大変な作業です。

RPAであれば、複数のシステムを横断したデータ取得が得意なため、効果的な自動化が実現できます。

また、分析やレポート作成についても、一定の決まったルールがあれば人が実施するよりもスピーディーに対応ができるため、今まではリソースがなく着手できていなかった「コアな分析」についても注力が可能になります。

基幹システムからのデータ抽出

基幹システムからのデータ抽出作業は、各担当者が対応するべきデータを抽出する場合に実施しますが、その対象件数が多くなればなるほど時間がかかります。

また、繁忙期などで対象件数が膨大になってくると「短期的に人材を募集」し対応するケースもあり、負担の多い作業です。

そこでRPAを活用すると、ミスなくスピーディーにデータを抽出することが可能になります。

例えば、夜間や早朝に基幹システムからのデータ抽出作業を実施するロボットをスケジュールしておけば、担当者が出社したタイミングですぐに後続処理に取り掛かることできるため、時間の有効活用ができ生産性を向上させることが可能です。

請求書の作成

経理部門ではホワイトカラー業務を多く実施していますが、中でも月末に行う請求書の作成業務には多くの時間がかかっています。

そして、誤記や記入漏れといったミスが許されないため、担当者の精神的負担が大きい業務でもあります。

RPAであれば、請求書の作成に必要な情報を会計システムから取得し、フォーマットの指定位置に転記する形で請求書の自動作成ができます。

また、最終承認後に完成した請求書をメールに添付し、相手に送信するといったフローも自動化することが可能です。

その結果、担当者の時間的な負担が軽減されるだけではなく、誤記や記入漏れといったミスを防ぐことも可能になり、業務効率化へと繋げることができます。

ホワイトカラーの業務にRPAを導入するメリット

RPAを導入することによって、さまざまなメリットを得ることができます。

代表的なメリットを4つ挙げて解説します。

品質向上が期待できる

RPAはプログラムされた操作を安定的に実行するため、設定自体が間違っていなければ、ミスが発生することはありません。

また、人が作業している時であれば「疲れ」や「慣れ」がきっかけでミスが発生する可能性がありますが、RPAでは発生しないです。

そういったことから、RPAに業務を置き換えることで品質の向上が期待できます

業務効率化が可能

人が作業していると、効率化のネックとなる「さまざまな事象」が発生します。

ある業務を同じ手順で実施していても作業効率にムラが発生したり、病欠などで作業が実施できない場合もあります。

しかし、RPAであれば24時間365日いつでも稼働が可能で、病欠で休むこともないため継続的に作業ができることから効率化を図ることができます。

また、人よりも処理スピードが早く、同じ対応時間でも多くの作業を実行することが可能なため、生産性の向上に繋げることも可能です。

人件費などのコスト削減

RPAの導入にもコストはかかりますが、利用しやすいツールだと月額数万円程度で利用できるため、人件費などのコスト削減に繋げることができます。

また、繁忙期といった一時的に業務量が増える場合、人海戦術として短期の人材を募集し対応することがありますが、RPAを導入することで新たな人材を募集せずに済むため、不要なコストの削減になります。

属人化の防止

人が作業を行うと、どうしても属人化してしまう部分が出てきてしまい、担当者が病欠すると作業が進まなくなってしまったり、引継ぎされた担当者が混乱してしまうなどのトラブルが発生する可能性があります。

RPAを導入すると、自動化するまでの過程で「業務を可視化」するステップがあり、既存のやり方を整理したり、ルールの見直しが行われるため、属人化の防止に繋がります。

また、ロボット開発ルールとして仕様書を作成するルールにしておけば、可視化した業務が仕様書に記載されるため、新たな属人化を招く心配がなくなります。

導入時の注意点

RPAを導入することで、さまざまなメリットがあることを解説しました。

しかし、ホワイトカラー業務にRPAを導入する場合はいくつか注意すべきポイントがあります。

これからRPAを導入しようとしている方は、ここで解説する注意点を参考にしてみてください。

担当者が使いこなせるツールを選ぶ

RPAはホワイトカラー業務の効率化に適したツールですが、効果的に使用する為には、自動化する業務を理解している「現場担当者」が使い方を理解しておく必要があります。

担当者が使い方を理解していないままロボットを実行してしまうと、誤記や誤作動が発生し「人が実施するよりも工数がかかってしまう」など不要なトラブルを招いてしまうリスクがあります。

そうならないために、RPA導入前には無料トライアルなどを利用して、実際に開発を行うことでツールの操作感や「将来的に利用ができそうか」について確認しておきましょう。

あわせて、導入後はRPAに関するノウハウなど知見を纏めておき、マニュアルやQ＆A集として社内に共有するのも有効な方法です。

シンプルな業務から自動化を適用する

RPAは単純な定型作業の自動化を得意としていて、その中でも「一定のルールに従った業務」への適用に向いています。

言い換えれば、複雑な分岐が存在するような業務だったり、人の判断が必要な業務については不得意なため、業務によっては対応できないケースが出てきます。

そのため、RPA導入初期は「分岐の少ない単純な定型業務」をピックアップし適用することをおすすめします。

そうすることで、開発から効果が出るまでのサイクルを短縮でき、すばやく効果を実感することができます。

また、効果を実感することでRPA推進も好循環になり、スムーズな導入が実現可能です。

RPAの運用体制を構築する

RPA導入による効果を最大限にするためには、管理・運用体制を構築する必要があります。

導入に失敗してしまう理由の一つとして「導入の決定がトップダウンによるもので、導入の目的が不明瞭であり、RPAへの理解が浅いこと」が要因として挙げられます。

そうすると、現場はRPAの性質を理解していないため、適切な自動化業務の候補を出せなかったり、ロボットで起こったトラブルに対し適切なヒアリングが行えず、必要以上に対応工数がかかってしまう可能性があります。

その結果、PRAの社内利用が思ったように進まず、最悪のケースとしてはプロジェクト自体がストップしてしまいます。

そういった結果にならないように、RPA導入前から各部署との協力体制を構築しておきましょう。

管理・運用体制を構築する時のポイントとしては、以下が考えられます。

ポイント	内容
ロボット開発部門の明示	どの部署が主担当として開発を行うのか
運用管理体制の明示	開発されたロボットはどこで運用管理するのか
トラブル発生時の対応フロー	トラブルが発生した時は、どんなフローで連絡するのか。またトラブル連絡する時の連携してほしい情報など
RPAで自動化する業務と自動化しない業務の明示	データを更新してしまうロボットはリスクがあるため開発しないなど