RPAのメリットを最大限に活かすためには、デメリットへの対策を用意しておくことが重要

少子化による人手不足やAI技術の進化に伴い、業務改革や効率化、いわゆるDX化が推進されるようになりました。
RPAというフレーズを様々なシーンで耳にする方も多いのではないでしょうか。

日本においても2010年代にRPAツールが上陸して以降、大企業での導入を皮切りに中小企業においてもその普及率は高くなっています。

その一方で、RPAツールの導入により得られるメリットやデメリットにどのようなものがあるかイメージの付かない方も多いかと存じます。

本記事ではRPAの導入を検討している方に向けて、RPAのメリットとデメリットを分かりやすく解説します。

加えてツール選定のポイントやデメリットに対する対策も紹介しますので、是非参考にしてください。

RPA導入のメリット

RPA(Robotic Process Automation)は、ロボットを活用し業務自動化を図るためのツールです。

つまり、業務手順をシナリオ化しロボットに指示を出すことで、単純作業を代行させることが可能となります。

RPAツールの導入により得られるメリットには以下のようなものがあります。

1.業務効率化による労働時間の削減

業務の自動化を実現することで、特定の単純作業をロボットに代替できるため、業務の効率化につながります。

上述したように、RPAツールは単純作業を得意としています。

データ入力や集計、メールの自動返信など、多岐に渡る単純作業にかかる時間を圧縮することが可能です。

RPAの導入により慢性的な残業の解消だけでなく、人間の得意とするクリエイティブな業務に充てる時間の創出が期待されます。

新たな事業を生み出すきっかけ作りにもつながるでしょう。

したがって、RPAツールの導入によって得られる労働時間の削減は、従業員のモチベーションだけでなく生産性の向上にもつなげることが可能です。

2.人的ミス削減による業務品質の向上

人間の集中力は90分が限界だと言われています。

単純作業において思わぬミスを引き起こす可能性は、時間の経過と比例して高くなると言って良いでしょう。

そんな人間の欠点をカバーできるのがRPAツールを活用するメリットです。

RPAツールは業務自動化に向けたシナリオを作成し、それを実装することで初めて運用がなされます。

機械的に処理が行われるため、きちんとしたシナリオが設計されていることを前提とした場合、ヒューマンエラーを起こす可能性はありません。

したがって、人的ミスの削減につながり業務品質の向上が見込めます。

3.DX化推進による人手不足の解消

多くの中小企業において人手不足の解消は喫緊の課題です。

2023年に日本商工会議所が発表した「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」によると、調査対象の中小企業3120社のうち約68%の企業が人手不足であると回答しています。

さらに人手不足による事業への影響について聞かれると、現有人員でやりくりしている」との回答が77.2％にも上りました。

人手不足の影響で新規市場の拡大や納期の遅れなど、問題が発生している事例も多々ありますが、その解決策となり得るのがRTAツールの導入をはじめとしたDX化の推進です。

繰り返しとなりますが、RPAツールを活用するメリットはルーティン業務の自動化により業務効率化を期待できることです。

RPAの導入により作業時間が短縮され、人手不足の解消につなげることが可能となります。

日本商工会議所「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」
https://www.jcci.or.jp/20230928_diversity_release.pdf

RPA導入のデメリット

RPA導入によって業務の自動化がなされることで、効率化や品質の向上といった大きなメリットを享受できます。

一方で、RPAに限らず言えることですが、新たなことを始める場合、別の課題や弱点が発生することが往々にしてあります。

本章では、RPAを導入する中で生じ得る可能性のあるデメリットを3点解説します。

1.自動化により業務がブラックボックス化する

シナリオ作成に携わった従業員がいる間は、業務プロセスを理解しているため、思いがけないシステムエラーやシナリオの変更などに対応できます。

一方で、これまで手動であった作業が自動化されるため、時間が経つにつれ業務内容や手順が不明瞭となります。

退職や他部門への異動により業務の管理や引き継ぎがされなかった場合、自動化されている業務がブラックボックス化するというデメリットが発生する恐れがあります。

したがって、関連する業務には複数人の担当者を用意したり、RPA導入にあたりマニュアルを作成するなどブラックボックス化が起きない方法を事前に用意しておくことが必要です。

2.定期的なメンテナンスが必要

RPAのデメリットには定期的なメンテナンス作業に時間を取られてしまうことが挙げられます。

定期的なメンテナンスが必要な理由は、RPAの導入後に連携しているシステムのアップデート等が発生した場合、エラーや誤作動を引き起こし正常な稼働がされない可能性があるためです。

また、エラーにより正常な稼働がされない間は復旧作業が必要となるため、通常の業務にも支障をきたすといったデメリットも発生します。

つまり、RPAによる作業の自動化という恩恵を得るために、定期的なメンテナンスは必要不可欠です。

3.運用コストが発生する

最後に、RPA導入のデメリットには、運用コストが発生することが挙げられます。

国内において流通しているRPAツールの多くはサブスクリプション制となっており、契約形態に応じてライセンスが付与されます。

後述するRPAツールの種類によっても発生するコストに違いは生じますが、年額100万円以上の費用が発生することも珍しくありません。

さらに、RPAツールの導入時にはイニシャルコストがかかることもデメリットの一つと言えるでしょう。

したがって、RPA等の自動化ツールに大きな予算を割くことが難しい場合、種類やツールの比較検討をしっかりと行うことが重要です。

【失敗しない】ツール選びのポイント

ここまで、RPAツールのメリットおよびデメリットを紹介しました。

RPAの機能には一長一短があることを認識し、自社に合ったRPAツールを選定することが必要です。

本章では、RPAツールを選定する上で失敗しないためのポイントを以下の3点に分けて解説します。

デメリットに対する対策を講じる

RPAツールの導入によって少なからずデメリットが発生することがあります。

しかし、デメリットに対する対策を万全に行うことでより導入による効果を最大化することが可能です。

RPAツールの導入によるデメリットへの対策として、マニュアルの作成は不可欠であると言えます。

正確なマニュアルを作成することで、デメリットとして挙げた業務のブラックボックス化を防ぐことに加えて、運用ルールを明確に定めることが可能です。

運用ルールの取り決めは、稼働中にエラーが発生した際の適切な対処にもつながります。

RPAの導入により発生し得るデメリットは会社によって千差万別であると言えます。

社内での情報共有や打ち合わせを行い、デメリットを解消することのできるマニュアルを準備しましょう。

無料トライアルを活用する

多くのRPAツールでは無料トライアルを実施しています。

無料トライアルを活用する上で確認すべき点は以下の3点です。

1. 自動化したいソフトやアプリの動作確認
2. シナリオ作成の操作性
3. 費用対効果

自動化したいソフトやアプリが正常に動作するかは大前提ですが、操作性が悪くシナリオ作成に時間がかかる場合は、費用対効果が得られないといったデメリットが生じます。

無料トライアルを活用することは、自社に合ったRPAツールを選ぶ判断材料となるだけでなく、事前に発生する可能性の高い課題やデメリットを洗い出すことも可能とします。

ツールの比較・検討を行う

RPAツールは価格や種類に応じて、自動化できる業務が異なります。

価格は無料のものから1ライセンス100万円程度の商品があり、幅広い価格帯のRPAツールが国内で流通しています。

また、フルスクラッチで開発している企業も存在します。

種類は「サーバ型」、「デスクトップ型」、「クラウド型」と呼ばれるものがあり、それぞれ独自の特長を有しています。

サーバ型

サーバ型は自社サーバーにインストールするため、社内環境に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。

ランニングコストは比較的高くなる傾向にあり、大規模クラスの業務や組織に向いていると言えます。

デスクトップ型

デスクトップ型はPC1台から始められるため、小規模かつ低価格でのRPA導入が実現できます。

サーバ型と違い組織的な管理が不要であるといったメリットもある一方で、稼働中はそのPC上で他の作業ができない点や、属人的になりやすいといったデメリットも存在します。

クラウド型

クラウド型はインターネット上での作業を自動化できるRPAツールであり、ネット環境があればすぐ始められるため、RPAの導入に対するハードルが低いと言えます。

さらに、稼働中も並行して作業ができるため利便性が高い点もメリットの一つです。

一方で、対応できる業務が限定的になりやすい点や、セキリュティリスクが付きまとう点がデメリットであると言えるでしょう。

業務の洗い出しと自社に合ったツールの選定を

このように、RPAと一口に言っても種類に応じてメリット・デメリットが生じます。

最適なRPAツールを導入するためには、自動化したい業務を洗い出し、自社の予算に応じた種類およびツールを検討することが肝要です。

また、種類や価格だけでなく、操作性やサポート体制などもRPAツール選びには重要な要素であると言えます。

口コミや無料トライアルを活用し、RPAツールの万全な比較・検討をしましょう。

記事のまとめ

本記事では、RPAツールを導入することによるメリット・デメリットを解説しました。
RPAツールを導入するメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット	デメリット
・業務効率化による労働時間の削減	・自動化による業務のブラックボックス化
・人的ミスの削減による業務品質の向上	・定期的なメンテナンスが必要
・DX化推進による人手不足の解消	・運用コストが発生する

RPAツールは正しく活用することで業務の自動化を図ることが可能ですが、デメリットに対する対策を講じなければ、費用対効果は低くなります。

選定するRPAツールによって得られる効果は異なります。
RPAツールの導入を検討する際は、コストや機能、操作性などを注意深く比較し、自社に最適なツールを見つけましょう。