うまく活用できれば大幅に生産性を向上できるRPAですが、導入にあたって乗り越えるべき課題がいくつかあります。
この記事では、RPA導入における代表的な課題と、その対策について詳しく解説していきます。
これからRPA導入を考えている方や、今まさに導入中で課題に直面している方は、ぜひ参考にしてください。
RPA導入で直面する課題6つと対策
RPA導入にあたってよくある課題は、以下の6つが挙げられます。
- 自動化する業務の選定
- ツール選び
- 予算の確保
- 開発・運用人材の確保
- 効果実証
- 運用開始後のトラブル対応
具体的な課題の内容について、詳しく解説していきます。
課題①自動化する業務の選定
RPAを導入する前に「どの業務を自動化するか」を選ばなければいけませんが、その選定作業でつまずくケースがあります。
RPAは非常に便利なツールですが、決して万能ではありません。定型業務や単純作業は得意ですが、非定型業務や仕様変更の多い業務は苦手です。
そのため、RPAを導入するときは自社の業務から「RPAに適した業務」を抜き出すという課題があります。
しかし、一口に「RPAに適した業務」といっても、その見極めは簡単ではありません。複数の業務が密接に絡み合っていたり、社内インフラの制約があったりするからです。
自動化する業務を選定するときは、費用対効果も考えながら自動化する範囲を検討する必要があります。
対策：自社の業務を洗い出す
まずはRPAを適用する業務の選別のため、自社全体の業務を洗い出しましょう。
どのような業務があるのか一つひとつ整理し、担当者への聞き取りなども行って「自動化の優先度が高い業務」を見つけます。
社内の業務を洗い出しておけば、将来的にRPAの適用範囲を広げるときも柔軟な対応が可能です。
課題②ツール選び
RPAツールはさまざまなベンダーが製造・販売しており、それぞれに特性があります。
- 大企業向けで、大規模データの処理に向いているツール
- 個人レベルの業務に適したツール
- クラウドサービスの自動化に特化したツール
どの業務を自動化するかによって適切なツールも異なるため、先述の「自動化する業務の選定」とあわせて慎重に検討しなければいけません。
対策：無料トライアルで使用感を試す
自社にとってどのツールが最適か調べるためには、実際に使ってみるのが一番の方法です。
RPAツールには無料トライアルを提供しているものも多いので、まずは実際に触れて確かめてみましょう。
無料トライアルの設定は有料版に移行しても引き継げるため、お試し利用からスムーズに本格導入が可能です。
課題③予算の確保
RPAの導入担当者としては、予算確保も大きな課題の1つです。
ツールにもよりますが、初期費用として10万円～50万円、ランニングコストとしては月額10万円～100万円以上かかります。
社内で予算の承認を取るためには、しっかりとしたシミュレーションやテストを行い、効果を実証する必要があります。
また、IT導入補助金などRPA導入に使える補助金制度もあるので、自治体の募集状況などを確認してみましょう。
対策：最初は小規模で始める
予算確保や効果実証などの課題対策として、スモールスタートでの導入がおすすめです。
小規模なら予算を抑えられるので、万が一導入の見直しが必要になっても損失を少なくできます。
少ない予算から実績を積み、社内にRPAの有用性を示してから大きな予算を申請しましょう。
課題④開発・運用人材の確保
RPAの運用保守や新規ロボット開発を担う人材の確保も、導入時の課題となります。
「プログラム知識がなくても使える」というRPAツールも多いですが、IT知識が一切ない状態ではスムーズな導入ができず、トラブルが起こったときの対応もできません。
RPAについて詳しい従業員がいない場合、学習の機会を設けるか、知識のある人を中途採用する必要があります。
対策：サポートの豊富なベンダーを選ぶ
「RPAに詳しい人材がいない」「開発・運用に割ける人的リソースが足りない」といった課題がある場合は、サポートが豊富なベンダーのツールを選びましょう。
導入支援や開発・運用支援が充実しているベンダーを利用すれば、自社のリソースが少なくてもRPAを活用できます。
社内で開発・運用体制を構築する場合も、質問対応や技術サポートが迅速なベンダーを選べばスムーズに体制を作れます。
課題⑤効果実証
RPAの導入後、十分な効果を得られるかどうかも重要な課題です。期待していた効果を得られず、プロジェクトが頓挫してしまうケースもあります。
十分な効果を得られない原因としては、次のような理由が考えられます。
- RPAが効果的に使用されていない
- 目標値が高すぎる
- 見ている効果の範囲が狭い
上記のいずれかに当てはまると、十分な効果を実証できない恐れがあります。
対策1：RPAを社内に浸透させる
RPAが効果的に使用されていないケースでは、現場の従業員にRPAの意義が浸透していない可能性があります。
各部署・各担当者ごとに「慣れ親しんだ業務のやり方」があるため、それらの切り替えに際して戸惑いや抵抗感が生まれるのも、不思議なことではありません。
そのため、社内研修や資料で「RPAとは何か」「導入する意義」「具体的な使い方」などを丁寧にフォローしましょう。
業務効率化や生産性向上は従業員の協力があってこそ実現できるため、まずは現場の人たちから理解を得ることが大切です。
対策2：小規模での実証を目指す
目標値については、規模や予算が高いほど求められる結果も高くなるため、まずは小規模での実証を目指しましょう。
小さな目標を達成しつつ、ノウハウを貯めて徐々に規模を広げていけば、無理なくRPAの導入を進められます。
個人レベルから全社レベルへのスケールアップが可能なRPAツールを使えば、将来的な利用拡大も容易になります。
対策3：「定量的効果」と「定性的効果」の両方で判断する
RPAの効果範囲については、「定量的効果」と「定性的効果」の両方を見ることが大切です。
- 定量的効果…業務時間や人件費の削減など、数値で測れるもの
- 定性的効果…労働意欲向上や高付加価値業務への集中など、数値で測れないもの
定量的効果ばかりにこだわっていると、定性的効果で大きな成果が出ているのに導入を中止してしまうということもありえます。
効果測定に際しては、業務時間や人件費の削減量に加えて、アンケートや面談による「従業員の意識や満足度調査」も行うことをおすすめします。
課題⑥運用開始後のトラブル対応
RPAの導入は、運用開始後のトラブル対応も課題として目を向けておきましょう。
見切り発車で導入してしまうと、どこかで大きなトラブルが生じて業務に支障が出ますし、「RPA導入は失敗だった」という社内評価を受けて導入が中止になるかもしれません。
最初に運用まで見据えた体制を整えることが、RPAの導入を成功させるコツとなります。
対策：運用ルールを定める
運用開始後のトラブルに備えるためには、RPAの運用ルールを定めることが大切です。
- 開発者・管理者やその任命権者（責任者）はだれか
- 新規ロボット開発の申請・承認フローはどのような手順か
- どのようなトラブルが予想されるか、発生時の対処はどうするか
- 定期検査はいつ行うか、どのような項目をチェックするか
上記のようなルールを策定し、操作方法などをまとめたマニュアルと一緒に資料として残しておきましょう。
まとめ
RPA導入には多くの課題がありますが、そのほとんどは適切に対処すれば解決可能です。
事前準備や慎重な検討は必要ですが、一つずつ課題をクリアしてRPAを活用すれば、大きなリターンが期待できます。
失敗を恐れず、粘り強く導入を進めて自社の業務効率および生産性を高めていきましょう。
