RPAで自動化できる市立・国立図書館の業務一覧とおすすめツールの解説

市立・国立図書館では、少子高齢化による人材不足や自治体のDX推進を背景に、業務効率化への関心が高まっています。

近年では、行政サービスの効率化も進んでおり、デジタル化への対応が求められると予想し、RPAを導入する市立・国立図書館が増加傾向です。

本記事では、市立・国立図書館の業務を自動化するRPAについて、導入メリットや活用事例をご紹介していきます。

市立・国立図書館の業務を自動化するRPAとは

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略称で、パソコン上で行う定型作業をソフトウェアロボットが自動実行する技術です。

RPAは、人が手作業で行っているデータ入力・転記作業・メール送信・集計業務などを自動実行するので、業務効率化を実現します。

近年では、高齢社会をはじめとし、働き方改革や人手不足への対策として、多くの企業がRPAを導入しています。

市立・国立図書館の業務を自動化するMICHIRU RPA

市立・国立図書館にRPAを導入するメリット

市立・国立図書館にRPAを導入するメリットは、貸出や返却情報の入力・予約状況の確認・利用者へのメール送信・統計データの集計など、繰り返し発生する業務を自動化し、職員の業務負担を軽減できる点です。

一般的に、市立・国立図書館では、貸出管理・蔵書データの登録・利用者情報の管理等、多くの事務作業が日常的に発生しています。

そのため、RPAの導入は、職員が単純作業に追われることなく、利用者へのレファレンスサービス・資料案内・地域イベントの企画など、人にしかできない業務に集中しやすくなります。

また、RPAは、設定されたルールに沿って正確にパソコン業務を行うため、手作業による入力ミスや処理漏れを防ぐことが可能です。

特に、国立図書館では、書誌データや利用情報を大量に扱うため、正確性の向上が大きなメリットとなります。

さらに、RPAは、夜間や休館日など関係なく、24時間稼働できることから、数時間かかっていた集計やデータ更新業務も短時間で完了し、閉館後の作業負担を軽減します。

基本的に、市立・国立図書館では、限られた予算の中で効率的な運用を求められるため、少ない人員でも安定したサービス提供が可能なRPAを活用することで、利用者満足度の向上が可能です。

市立・国立図書館の業務を自動化するMICHIRU RPA

市立・国立図書館にRPAを導入する際の注意点

市立・国立図書館にRPAを導入する際は、業務効率化だけに注目するのではなく、運用体制やセキュリティ面にも十分注意する必要があります。

RPAは、定型業務を自動化できる便利な技術ですが、活用方法を誤ると十分な効果を得られないため、図書館業務の特徴を理解したうえで、適切に導入することが大切です。

一般的に、RPAは、ルール化しやすい定型業務に適していますが、状況判断や柔軟な対応が必要な業務には向いていません。

そのため、市立・国立図書館では、すべての業務を無理に自動化しようとすると、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

市立・国立図書館でRPAを活用する際は、貸出データ処理・蔵書管理・統計データの集計など、定型化しやすい業務から段階的に導入することが大切です。

市立・国立図書館の業務を自動化するMICHIRU RPA

市立・国立図書館にRPAを導入する際のポイント

RPAは、業務効率化や人手不足に役立ちますが、導入方法を誤ると十分な効果を得られないため、事前準備や運用体制の整備が欠かせません。

市立・国立図書館にRPAを導入する際は、自動化する業務を明確に選定し、定型業務から段階的に導入することが成功のポイントです。

また、市立・国立図書館では、業務を担当している職員の意見を取り入れることで、現場に適した運用を実現しやすくなります。

基本的に、RPAは、業務フローを確認せずに導入してしまうと、運用トラブルを起こす可能性が高まるため、どの作業に活用するのか慎重に検討すべきです。

さらに、市立・国立図書館では、利用者情報や貸出履歴などの個人情報も扱うので、セキュリティ対策を徹底する必要があります。

特に、国立図書館では、大量のデータを管理しているため、アクセス権限の管理やログ監視を行い、安全性を重視した運用環境を整えることが重要です。

加えて、RPAは、図書館システムの仕様変更や画面更新によって、正常に動作しなくなる場合があるので、導入後の保守・運用体制を整えることもポイントです。

市立・国立図書館の業務を自動化するMICHIRU RPA

RPAで自動化できる市立・国立図書館の業務一覧

近年は、自治体や公共機関のDX化が進んでおり、図書館業務においてもRPAの活用が注目されています。

市立・国立図書館では、RPAを活用することにより、貸出・返却データの処理を自動化できるので、入力作業の負担を軽減することが可能です。

特に、RPAは、返却期限の通知や予約本の到着メールを自動送信できるので、サービス品質の向上にも繋がります。

また、RPAは、新規書籍データの登録・書誌情報の更新・蔵書データの整理など、蔵書管理業務にも役立つので、作業時間の短縮と人的ミスの削減が可能です。

さらに、市立・国立図書館では、来館者数・貸出冊数・人気書籍ランキングのデータ集計を自動化することで、月次や年次報告の作成を効率化できます。

そのほかにも、RPAは、イベント申込の管理・アンケートの集計・メール配信・備品管理・経理処理・職員向けの資料作成など、多くのバックオフィス業務を効率化します。

カテゴリ	自動化の内容
貸出・返却	貸出・返却データの登録と更新 / 延滞確認 / 返却期限のメール送信 / 受付登録
予約管理	受付登録 / 予約本の到着通知 / 予約状況の更新
蔵書管理	新規蔵書データの登録 / 書誌情報の更新・整理 / 重複データ確認
利用者管理	会員登録 / 利用者情報の更新 / 利用停止 / 登録情報の確認
統計・分析	来館者数の集計 / 貸出冊数の集計 / 人気書籍ランキングの集計 / 月次・年次報告書の作成
メール対応	メールの送信 / 問い合わせの受付通知
イベント	イベント申込の受付処理 / 参加者リストの作成 / アンケートの集計
システム管理	システム間のデータ転記 / ログの取得 / 定期のバックアップ処理
広報	ホームページ情報の更新 / SNS投稿の予約管理 / 新着情報の配信
文書管理	書類のデータ整理 / 電子ファイルの保存 / 契約書データの保管

市立・国立図書館の業務を自動化するMICHIRU RPA

市立・国立図書館でのRPA活用事例

市立・国立図書館では、業務の効率化や人手不足への対応策として、RPAを活用する事例が増えています。

ある市立図書館では、従来手作業で確認していた貸出情報や返却データをRPAが自動でシステム登録・更新することで、入力作業の負担を軽減しています。

また、その市立図書館では、返却期限が近い利用者にメールを送信したり、予約本の到着案内をRPAで自動化することで、利用者満足度の向上にも繋がっています。

さらに、別の市立図書館では、新着の図書データを出版社や書店サイトから取得し、図書館システムに自動登録した事例もあります。

市立・国立図書館におすすめのRPAツール

市立・国立図書館にRPAを導入する際は、使いやすさ・サポート体制の充実度・月額利用料に優れたツール選びが重要です。

図書館では、貸出管理・蔵書データ登録・統計データの集計など、多くの定型業務が日常的に発生しているため、専門知識がなくても扱いやすく、安定運用しやすいRPAツールが求められます。

株式会社 MICHIRUでは、MICHIRU RPAを提供しており、自治体や公共機関でも操作しやすいツールとして人気があります。

特に、MICHIRU RPAは、初心者でも操作しやすいシンプルな画面設計と、プログラミング知識不要でシナリオを作成できるため、IT専門部署がない市立・国立図書館でも導入しやすいです。

また、MICHIRU RPAでは、自動化業務の選定からシナリオ作成をはじめとし、操作勉強会や個別のリモートサポートを行なっているので、安心して運用を開始できます。

さらに、MICHIRU RPAは、アクセス管理や運用ルールの整備を行いやすく、オフライン環境で運用できるため、個人情報を扱う図書館業務にも導入しやすいツールです。

画像出典：業務を自動化するRPAツール【MICHIRU RPA】

無料トライアル	1ヶ月間 ※※1業務を自動化するまで無料で期間延長
初期費用	10万円
利用料（月額）	シンプルプラン 5万円 / アシストプラン 10万円
オフライン環境での利用	可能
契約期間	1ヶ月ごとの自動更新

市立・国立図書館の業務を自動化するMICHIRU RPA

市立・国立図書館の業務を自動化するRPAについてまとめ

本記事では、市立・国立図書館の業務を自動化するRPAについて、導入メリットや活用事例をご紹介してきました。

RPAは、市立・国立図書館における業務効率化や人的ミスを防止するツールとして、今後さらに導入が進むと期待されています。

市立・国立図書館にRPAを導入する際は、ツールのセキュリティ対策やサポート体制を体験できる「無料トライアル」を活用してみてはいかがでしょうか？

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