管理部門や営業職の方は、人によって1日1,000件以上のメールが来る場合もあり、送信メールと受信メールの両方を確認して処理する時間で、1日の半分が終わってしまうというケースも珍しくありません。
その解決策として注目されているのが、パソコン上で行われる事務系の定型作業を自動化してくれるRPAツールです。
本記事では、RPAでメール送信する効果や具体的に自動化できる業務内容、RPA導入時のリスクと対策方法について解説。
更に、メール送信にRPAを導入する手順や、RPAのその他の活用事例などもご紹介します。
メール送信の自動化に少しでも興味ある方は、ぜひ参考にしてみてください。
RPAでメール送信する効果・メリット3つ
では早速、RPAでメール送信することによって得られる効果やメリットを3つご紹介します。
作業時間の短縮
メール送信をRPAで自動化する効果として、作業時間の短縮が1番に挙げられます。
担当の業務によって、毎日の業務が多量のメール送信から始まったり、メール送信だけで労働時間の半分が過ぎてしまうという方も、いるのではないでしょうか。
1つのメール送信なら数分で終わる業務ですが、実際には宛先・件名・本文をそれぞれ入力し、必要であればファイルの添付を何件も繰り返すと膨大な時間がかかります。
また、メール送信内容によっては、毎回文面を考え直す必要もなく、機械的作業になってしまう場合も。
そこで、定型文であれば、RPAを活用することでこれまでの作業時間の短縮に繋がり、もっと人間の知識や能力を必要とする業務に時間を充てられます。
ヒューマンエラー0へ
更に、メール送信をRPAで自動化することで、ヒューマンエラーをなくすといった効果も。
というのも、人が業務を行なっている限り、メール送信の宛先や添付ファイルミス、返信忘れなどのヒューマンエラーを0にするのは不可能に近いです。
メール送信に関するミスは、場合によってクライアントとのトラブルの元になりかねせん。
しかし、RPAであれば事前に作成したシナリオに沿って、24時間365日正確に業務をこなしてくれます。
そして、メールマーケティングでRPAを活用すれば、事前に設定した日時に、指定した顧客にメールを送信することもできます。
このように、メール送信の自動化は、ヒューマンエラーの防止や従業員の精神的負担も軽減だけでなく、メール施策の効果も高めてくれるといったメリットもあるのです。
人件費用・運営コストの削減
また、メール送信をRPAで自動化することで人件費用や運営コストの削減といった効果も期待できます。
前述の通り、メール送信作業は、企業において日常的に発生するため、これを自動化することで、人件費や業務時間の削減が期待できます。
これにより、従業員はより重要な業務に専念できるようになり、全体の業務効率が向上します。
また、先ほどのヒューマンエラーの削減といった効果も組み合わさることで、企業の運営コスト全体が低減し、結果として利益増加に寄与するのです。
メールの送信を自動化できる具体的な業務内容
メール送信にRPAを導入するメリットを理解したところで、次に具体的にどんな業務を自動化できるのか解説します。
給与明細書の添付・送信
ペーパーレス化が進んでいる今、毎月の給与明細書をメールで送信している企業も増えてきているのではないでしょうか。
給与明細書は、報酬金額・本名・住所・銀行口座などの個人情報が多く記載されており、ミスが許されない業務でもあり、担当者の精神的負担が大きいと考えられます。
そして、同じ作業を何十件、何百件と長時間に渡り、繰り返していればミスも増えてきます。
しかし、RPAに任せれば、送信先や添付ファイルの間違いや、うっかり個人情報を流出してしまったというトラブルも防ぐことができます。
日報などの定型メールの作成
その他にも、日報などの定型メールの作成もRPAで自動化することがでいます。
多くの企業が取り組んでいる働き方改革により、従業員の勤怠管理は重要になってきています。
良い事例として挙げられるのが、勤怠管理システムにアクセスして出勤打刻の結果を確認した後、打刻のない従業員がいる場合、その従業員と管理者に対してメール送信で通知するのもRPA化した企業もあります。
これにより、人事担当者が確認する必要がなくなるので、効率的に勤怠管理を行えるようになります。
また、営業マンやマーケティング担当者などは、BI（ビジネスインテリジェンス）システムにあるデータを添付するだけであったりもするため、自動化しやすい業務が多いと言えます。
それぞれ1日の作業量は少なくとも、「塵も積もれば山となる」というように、合わせると多くの時間を上記の単純作業に使っていることになります。
これらのメール送信をRPAで自動化することで、人事や従業員の負担が減るだけでなく、働き方改革も推進しやすくなるでしょう。
請求書などを添付ファイルで大量の取引先に送る
面倒な繰り返し作業といえば、請求書や添付ファイル、メールコンテンツを大量の取引先にメール送信するといった業務を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。
そこで、RPAの事前設定をしておけば、送信先に合わせた文面や添付ファイルを自動でメール送信できるようになります。
前述したメールマーケティングでは、Gmailなどメールアドレスをあなたの会社のデータベースへ登録後、数週間で決まった内容のメール送信をするといった設定も可能。
また、顧客の業種などによってメール送信内容を変更できるため、購入率も上がりやすくなります。
メール送信にRPAを導入する注意点と対策方法
こんなにも有能でメール送信の自動化に適しているRPAですが、ここまでくると逆にどんなデメリットがあるものかと気になりますよね。
以下では、メール送信にRPAを導入するリスク・注意すべきポイントとその対策方法について解説していきます。
仕様変更による誤送信のリスク
そもそも、RPAツールは与えられた指示だけを正確にこなすため、RPAで業務を自動化する際には、シナリオで自動化したい業務を細かく設定する必要があります。
そのため、もし業務内容や社内規定に変更があった場合には、早急にシナリオを作成し直さなければなりません。
仕様変更に合わせてRPAをしなければ、RPAが正常に働かず誤ったタイミングや相手などにメール送信されてしまうことも。
更に、メール送信を自動化しているならば、使用しているメールソフトの変更やアップデート情報によっても、誤送信されてしまうリスクがあがります。
この対策方法として、サポート体制が充実しているベンダーのRPA導入を兼用することをおすすめします。
誤送信による情報漏えい
RPAの大きなメリットとして、長時間ミスなく業務を自動化してくれる、つまり、メール送信漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防止してくれることがあります。
しかし、このメリットはRPAのシナリオ作成、設定が正しくできている場合に限ります。
そのため、そもそものメール送信自動化のための設定に間違いがあれば、添付ファイルの誤送信などによる、情報漏えいのリスクがあり、企業の信用問題に大きな影響があることを念頭に置きましょう。
誤送信による情報漏えいのリスク対策として、事前テスト・定期的メインテナンス・仕様変更の確認などが挙げられます。
また、添付ファイルにパスワードをかけることで、正しい送信先以外では開封できなくすることも、1つの手です。
業務ブラックボックス化
メール送信をRPAで自動化することで、業務ブラックボックス化のリスクも考えられます。
この「業務ブラックボックス化」とは、担当者の移動や休職・退職によって、いつ誰にどのようなメール送信を行なっていたのかわからなくなってしまうことを指します。
ブラックボックス化を避けるためにも、社内でのマニュアルの完備や担当者の明確化、引き継ぎ体制などの環境を整える必要があります。
また、RPAツール自体を扱える人がいないという状況にならないよう、システムの操作勉強会などの情報共有できる場を定期的に設けておくと良いでしょう。
メール送信を自動化する手順を4stepで解説
RPAでメール送信自動化を行うメリットやリスク、その対策方法を理解したところで、次にメール送信をRPA化するための手順を、4stepに分けて解説します。
1. メール運用に最適なRPAツールを選定
元々は大企業向けのツールが多かったRPAですが、近年は中小企業向けのRPAも多く開発されており、物によってはAIなどの他の技術と組み合わせられたものまで、存在します。
そのため、あなたの会社の規模や自動化したい業務、今回は「メール送信」の自動化に合ったRPAツールの選定が重要になってきます。
もちろん、多くの機能が備えられているRPAほど便利ではありますが、それに比例して高額な費用であったり、ITやプログラミングの専門知識がある人材がいないと使いにくいということもよくあります。
数多くあるRPAツールから、あなたの会社に最適なものを選ぶためにも、自社で業務自動化するために必要な機能を確認しましょう。
その上で、最低限の機能を持ち、かつシンプルなツールを選ぶことをおすすめします。
特に、パソコン操作が苦手な従業員の多い会社では、RPAツールが社内に浸透しないことも。
RPAを扱う予定の担当者の知識やスキルも考慮し、プログラミング知識のいらないRPAや、サポート体制が充実したサービスを選びましょう。
ベンダーによっては、無料で受講できるRPAセミナーなどもあるので、積極的に活用し最適なRPA選びに役立て得てください。
2. 自動化したい業務フローを可視化
あなたの会社に最適なRPAを見つけたら、次に自動化したいメール送信業務のフローを可視化します
自社で行っているメール業務で、「定型的な内容のメール送信」「単純な通知メール送信」「定期的なメール送信」など、自動化できる業務がないか、確認しましょう。
特にファイルを送付するメールは、RPAを導入することで人的ミスを防止できます。
3. シナリオ作成
上記業務の中から、実際に自動化したいメール送信業務を決めたら、「シナリオ作成」に移ります。
シナリオ作成とは、主に業務の手順をRPAにわかるように細かくまとめた手順書になります。
メール送信のシナリオは、以下のような形になるでしょう。
- メールソフトを起動する
- 「新規作成」ボタンを押す
- 「宛先」にメールアドレスを入力する
- 「件名」に件名を入力する
- 「CC」「BCC」にメールアドレスを入力する
- 「本文」にメール本文を入力する
- 「送信」ボタンを押す
- メールソフトを閉じる
この例は、メール送信のおおまかな作業手順をまとめただけです。
送信先によって件名や文面、添付ファイルの変更をする場合は、より細かい手順と条件をシナリオに含める必要があります。
4. テストメール・運用へ
最後にRPAツールで業務自動化の設定が完了したら、メール送信のテストを行います。
メール送信テストは、会社で普段使用しないメールアドレスや、捨てアカウント、実験用のアカウントにメール送信して、試してみましょう。
この際には、設定した通りにメール送信ができているのか、内容や送信先に合わせて、送信のタイミングもすべて細かく確認しましょう。
予期せぬトラブルを防ぐためにも、複数人での確認をおすすめします。
テストが完了し、実際の運用を開始した後も初めの方は、間違いがないか確認をするようにしましょう。
また、メール返信の自動化で削減できた業務時間を確認しておくと、その空き時間にどの業務をするのか、検討しやすくなります。
その他のRPA活用方法を事例と一緒にご紹介
ここまで、メール送信業務の自動化に特化した話をしてきましたが、RPAはメール送信以外の活用方法もあります。
ここでは、メール送信業務以外のRPA活用方法を2つ、事例も織り交ぜて解説します。
メール受信をトリガーに設定した業務の自動化
1つ目は、メール送信ではなく、メール受信をトリガーに設定した業務の自動化です。
普段の業務の中には、メールを受信したのをきっかけに業務を実行する作業もあるのではないでしょうか。
以下、例となる業務をリストアップします。
- 顧客からのメール受信後に、チケットを生成
- お問い合わせメール受信後に、担当者への割り当てを行う
- 受信した添付ファイルを、指定フォルダに保存
- 発注メール受信後に、メール内容を受発注管理システムに転機
上記のような業務は、事前にRPAでシナリオ作成を行なっておけば、メールの受信をトリガーに、自動化することができます。
これにより、作業効率が上がり、従業員の業務負担軽減になるだけでなく、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上が期待できます。
データ収集や分析業務の効率化
メール関連以外で、RPAが得意とする業務に、データ収集や分析業務の効率化があります。
データはビジネスにおいて非常に重要な要素ですが、その収集や分析は時間と手間がかかる作業です。
しかし、RPAの導入により、ウェブサイトからのデータ収集やエクセルのデータ整理などのルーチンワークが自動化され、新製品の開発やマーケティングに役立ちます。
例えば、市場調査のためのインターネット上のデータ収集をRPAに任せることで、従業員はより高度な分析業務に専念できます。
更に、業務完了後に担当者へメール送信で自動通知する設定をしておけば、すぐに集計結果を確認するシステムも実装可能です。
これにより、より質の高い分析が可能となり、ビジネスの競争力向上に繋がります。
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記事まとめ
本記事では、RPAによるメール送信自動化に関して解説しました。
具体的にRPAは、給与明細書の送付・送信や日報などの定型メールの作成、添付ファイルを大量の取引先に送るといったメール送信作業を自動化することができます。
そして、上記のようなメール送信を自動化することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの防止、費用削減といった効果をえられます。
その反面、仕様変更による誤送信や情報漏えい、業務ブラックボックス化といったリスクもあります。
上記リスクの対策として、サポートが充実したベンダーの選択、テストと改善の繰り返し、自社での引き継ぎを怠らないよう、気をつけましょう。
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