RPAはルーチンワークなどを自動化し、業務効率化を図ることができる技術です。
中でも、書類作成やデータ入力といった事務作業は、決まった手順で実施している業務が多く、RPAとの相性が良いため、さまざまな企業で導入が進められています。
しかし、一方では「事務作業に導入するイメージが湧かない」「具体的な導入事例を知りたい」という思いから、導入に踏み切ることができない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、事務職の業務効率をUPさせるための導入事例や、RPAに失敗しないためのコツについて解説します。
おすすめのRPAツールについても紹介していますので、ぜひ最後までご覧いただけますと幸いです。
自動化できる作業事例
一般的な事務作業には「書類作成・処理・整理（ファイリング）」「データ入力」「電話・メール対応」「来客対応」「伝票処理」「備品管理・発注」などがありますが、中でもデジタルなデータで、決まった手順に沿って実施される業務については、RPAを活用した自動化に向いています。
書類作成・処理・整理（ファイリング）
月次で報告が必要なレポート作成や、システムから資料をダウンロードするといった作業は、定型化されたものが多く、RPAの導入により自動化することができます。
そうすることで、各作業にかかっていた作業時間が大幅に削減され、事務作業を担当する社員の労働時間と業務負担を低減できます。
データ入力
基幹システムへのデータ登録や、Excelファイルを利用したデータ管理などは、前項と同じく定型化されたものが多いため、RPAの導入により自動化することができます。
それによって、事務職員の作業時間が短縮されるだけではなく、単純作業による社員のモチベーション低下も回避できるようになります。
メール対応
定期的に全社へ向けてメール発信するような業務があった場合、手順を明確にすることで自動化することが可能です。
こういう業務の場合、宛先や件名、送信内容は都度変わることが多いと思いますが、そういった情報はExcelファイルなどで別途管理します。
RPAはExcelファイルから情報を取得してメール送信するという流れにすることで自動化できます。
そうすることで、宛先間違いなどのヒューマンエラーを低減させることができ、生産性の向上に繋げることが可能です。
備品管理・発注
備品管理や発注業務についても、RPAを導入することで自動化することが可能です。
例えば、備品管理をしているシステムの在庫状況を巡回するようなロボットを開発すれば、人がシステムにログインし在庫状況を確認しなくても、メールなどで在庫不足を通知することができるようになります。
それによって、作業が省力化され、効率的に業務を進められるようになります。
RPAで事務職の業務効率UPした活用事例3選
実際にRPAツールを事務職の業務に導入し、どのくらい業務効率が上がるのか気になりますよね。
ここでは、実際に導入して業務効率が上がった成功事例を3つご紹介いたします。
あなたの業務にも活用できないか、参考にしていただけますと幸いです。
事例① 請求ソフトへの請求データの入力業務
障がいを持つ子どものための通所施設などを経営している会社で、事務作業にかかる時間を削減し、本来の業務である利用者さまと関わる時間を増やしたいという思いから、RPAを導入しました。
適用した事務作業は、システムへの請求データ入力業務で、請求に必要な利用者の利用情報をデータベースに手入力し、続いて同じ内容を別の請求ソフトへ入力するという作業です。
この作業は週に2回で、450件程度のデータを入力をしていたため、膨大な作業工数がかかっていました。
また、データ入力後にデータベースと請求ソフトの差分チェックも実施していたため、作業担当者の大きな負担となっておりました。
そこでRPAを導入し、一連の作業を自動化したことと、夜中に作業実行するように指定したことで、目的とした本来の業務に注力できるようになりました。
事例② 入出庫在庫数量を修正する業務
物流サービスを提供している会社の在庫管理部門にて、業務全体の効率化を実現するためにRPAを導入しました。
ある業務では、毎日送付されてくる紙帳票を作業担当者が収集し、入出庫在庫の数量を入力・チェックし数量が異なる場合は修正するといった流れで、手入力や目視でのデータチェックが多く職員の負担となっていました。
その業務に対しPRAを適用することで、ロボットが入力したデータから在庫数量に変更があった場合のみ、修正をするだけでよくなり、業務の効率化はもちろんですが、ヒューマンエラー削減にも繋がっています。
事例③ 販売実績を集計する業務
ある販売管理部では、販売計画の見直しのために、利用している販売管理アプリから、毎週の販売数量・店舗在庫数量・DC在庫数量、DC出庫数量を専用フォーマット(Excel)に転記するといった事務作業がありました。
しかし、開発商品の種類が多く、それぞれに対してデータを集計する必要があったため、作業担当者は膨大な時間をかけて作業をしていました。
また、販売計画の立案といった企業としての戦略を設定するためのデータになるための、集計間違いがないよう慎重に対応する必要もある業務でした。
そこでRPAを導入し、販売管理アプリにログインからデータの転記までをRPAに置き換えることで、作業担当者の負担が大きく削減され、データの正確性は高く、スピーディーな対応が行えるようになりました。
RPAを事務作業に導入するメリット
事務作業にRPAを導入することによるメリットについて、5つ挙げて解説します。
メリット① 業務時間の削減
事務作業は定型化している業務が多いため気づきにくいですが、レポート作成やデータ出力など、時間がかかる業務を多く抱えています。
RPAは定型作業の自動化が得意なため、事務作業をRPAに任せることで、人の業務時間を浪費することなく作業を進めることができ、大幅な業務時間の削減へと繋げることが可能です。
メリット② 生産性の向上
RPAは事務作業を自動化するため、作業担当者の人的リソースを創出することができます。
そうすると、人手不足などが原因で着手できていなかった業務や、企業として売上に直結するような「コア業務」に注力することができるため、企業全体の生産性向上に繋がります。
メリット③ 作業ミスや対応漏れの低減
人が作業している場合、どれだけ気を付けていても「疲れ」や「慣れ」から、作業ミスを起こしてしまう可能性があります。
しかし、RPAで自動化した業務は、設定した通り「正確にミスなく」作業するため、生産性の向上はもちろんですが、副次的な効果としてミスの分析にかかる時間を削減することが可能です。
メリット④ 従業員のモチベーション向上
RPAに定型作業を任せることで、社員は企画検討や業務改善といった「やりがい」のある業務に注力することができ、従業員のモチベーションアップに繋げることができます。
また、RPAは24時間365日稼働が可能なため「データ取得のための早朝出勤」や「月に何度か休日対応が必要」といった労働環境に関わる課題の解決に役立ちます。
RPAの導入に失敗しないためのコツ
事務作業においてRPAを効果的に導入・運用するには、失敗しないためのコツを把握しておく必要があります。
ここでは、主なポイントを3つ挙げて解説します。
① 業務を洗い出しシンプルな業務から開発を行う
RPAを導入する際は、いきなり複雑で難しい業務の自動化に取り組むのではなく、小規模でシンプルな業務の自動化からはじめましょう。
複雑な業務を自動化するには、進めていく過程でミスやトラブルが多く発生するため、最悪の場合、RPA導入が頓挫してしまう可能性があります。
そのため、まずは自社の業務を洗い出し、処理工程の少ない事務作業を選定の上、自動化を進めましょう。
② 事務担当者も開発できる仕組みを検討する
RPAは現場で実施している業務を自動化するため、実際に作業をしている事務担当者が開発できる仕組みを検討しておくことが大事です。
もし、扱いづらいRPAを導入してしまうと、事務担当者が慣れるまでに時間がかかり、業務効率化が遠のいてしまいます。
ですから、プログラミングの知識が無くても操作できることや、疑問が出てきた時に聞きやすいサポート体制があるRPAを選定するようにしましょう。
③ 費用対効果を確認する
RPAの導入には一定の費用が発生するため、導入前に料金体系や費用対効果を確認しておきましょう。
費用対効果を検討しておくことで、導入費用に対して「どれくらい業務工数を短縮できるか」といった効果予測ができますので、あらかじめ妥当性の判断ができます。
費用対効果の確認をせずに導入を進めてしまうと「思ったより効果が出ていない」となり、導入自体が失敗だと判断されてしまいますので注意が必要です。
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MICHIRU RPAは、専門的なプログラミングは不要で、普段行っているPC操作をツールが準備しているリストから順番に選択していくことで自動化処理を開発することが可能です。
また、さまざまなアプリケーションと連携することができるため、データ取得は業務システムから、メール送信はメールソフトからといった「一連の作業に複数のアプリケーション」が存在していても、問題なく自動化することができます。
他にも、ロボット開発に自信が無い方をサポートするための「オンライン操作勉強会」「自動化可否のアドバイス」など、お客様を伴走サポートする準備が整っています。
ロボット開発の時間が無い方には「シナリオ作成代行」サポートもありますので、ぜひご検討ください。
記事まとめ
今回の記事では、事務職の業務効率化を向上させるため、RPAを活用できる業務の紹介や、事務作業を自動化した事例などについて解説しました。
事務作業は、定型化されている業務が多く存在するため、RPAを導入し自動化することで大きな効果を期待できます。
しかし、RPAを導入するためには失敗しないためのコツがありますので、ぜひ本記事を参考にしていただければ幸いです。
