RPAツールで業務はどう変わる？ロボットによる自動化の仕組みと導入事例

転写・チェック作業のほか、システムへの入力や、AI-OCRと組み合わせての帳票・文書類の電子化など、今まで手作業で行っていた業務をRPAツールに代替させて、大企業を中心に多数導入に成功している事例があります。

この記事では、ロボットによる自動化を行うRPAツールの仕組みや、他の業務効率化手法との比較、そしてRPAの導入手順をご紹介します。

これからの導入計画を立てる上で参考になれば幸いです。

ロボットによる業務効率化の基礎知識

RPAツールは、「Robotic Process Automation」の定義の通り、ロボット技術をベースにしたソフトウェアです。RPAソフトとも呼ばれます。

オフィスでのPC作業において、ロボットであるデジタルレーバーが人の手に代わり自動で業務を行います。

人間があらかじめプログラムをし、自律的に高度な判断をすることができないロボットの特徴から、行う業務は定型的な業務がほとんどです。

特に、定型的で反復される業務にその効果を発揮できるとされています。

RPAツールの種類

RPAはツールを動かす場所によって「クラウド型」「サ―バー型」「デスクトップ型」の3種類に分けられ、それぞれに向き・不向きがあります。

それぞれの特徴は以下の通り。

種類	特徴
クラウド型	ネット上のクラウドサービスにインストールされているRPAツールを使うタイプ。  メリットはサーバー型やデスクトップ型と違い、構築する機器を自社で用意しなくてよい点です。  自動化できる範囲は「Webブラウザ上で完結する業務」で、オンラインでの業務を主体としています。     デメリットは、導入する規模によっては他のタイプよりコストが高くなる場合があることです。
サーバー型	自社のサーバーにRPAツールをインストールするタイプ。  複数のロボットを同時に稼働させる場合や、大量のデータ処理をする業務に向いています。  また、複数のパソコンをまたぐ業務も自動化可能です。     デメリットは、サーバーの構築・運用費用が高額な点です。
デスクトップ型	パソコンにRPAツールをインストールするタイプ。サーバー型に比べ手軽に導入できます。  自動化できる範囲は、パソコン上で動くアプリを使う業務です。     デメリットは、RPAのパフォーマンスがパソコンのスペックに左右される点です。  サーバー型とデスクトップ型をまとめて「オンプレミス型」とも呼びます。

RPAツールの具体例

代表的なRPAツールには、UiPath・RPA Express ・WinActor・BizRobo!などがあります。

WinActor・BizRobo!はそれぞれNTTデータ・RPAテクノロジーより販売されており、日本語対応のRPAツールも増えているところです。

フリーソフトもありますが、企業で主に利用しているのは有料版の企業向けバージョンです。

RPAツールとAIの違いとは？・ロボットはどこまで賢い？

RPAと似て非なる技術には、AIがあります。

双方は意味とできることが違います。RPAツールと、AIは業務の自動化を実現します。

しかし、同じく自動化を実現するツールでも、RPAはAIと異なり自律的な学習と高度な判断ができません。

RPAツールにより行うことができるロボットによる自動化とは、人間があらかじめ設定したシナリオといわれるプログラム上の単純な動きなのです。

AIにあってRPAにない特徴

AIは、機械学習・深層学習により、数値化したデータを計算し、人間ができる判断に近づけるため近似値の値を返す処理を何度も行います。

これを何度も繰り返して学習し、最終的に似たような問題に対して正しい判断を行うことができるようになります。

画像を認識して判断するような利用の仕方が代表的で、AI-OCRは、こうした判断で文字を読み取ります。

こうした学習・判断がRPAツールにはもともとありませんので、RPAツールによる自動化は、定型的な業務で行うことに適しているのです。

RPAが得意なのは定型的な業務

FAにしても、RPAツールにしても、現在のロボティックス技術は、人間がプログラミングで作業フローを作成、そのフローにのせて作業をすることが基本です。

ただし、プログラミングではなく、簡易なプログラミングであるシナリオを作成、これにのせるのが現在のRPAの主流です。

AIとの組み合わせでさらに自動化を推進

AIと組み合わせて、ロボットがより人間の自律的な判断に近い判断を行い、かつ、決まった動きができるよう、RPAも開発が進んで改良されつつあります。

ロボットの限界から、定型的な業務を修正するところまではできますが、さらに高度な判断はAIとの組み合わせを必要とします。

ただし、他のシステムにおけるAIとの組み合わせはAI-OCRとRPAの組み合わせに見られるように、自動化を効果的に進められることからソリューションが多数提供されています。

ロボット＋AIのアウトプットの質は人間が動いた結果に近いものとなります。

ロボットによる自動化と、アウトソーシングの違い

ロボットとアウトソーシングは業務の効率化を行う点では同じです。

業務を効率化し、海外の安い労働力を利用するなどして、人件費を削減したりする効果が得られることは、アウトソーシングでもロボットと同様にあります。

しかし、アウトソーシングは、サービスを一定にすることが難しかったり、あるいは人の教育研修に時間がかかったりすることが問題点ではあります。

さらに、日本は言語の問題で、海外の安価な労働力を活かすことが業務によっては難しいことがあります。

この点、ロボットは

• 長時間の作業もこなしてくれる
• 同じ作業をずっと繰り返してくれる
• ミスをしない
• やめない
• 教育が要らない

といった強み・メリットがあります。

例えば、コールセンター業務などもRPA・AIにより自動化が進んでいますが、ペイロール業務などにもRPAがより広く使われることが特に日本では期待されます。

非定型業務の本質部分にアウトソーサーを利用し、RPAやAIで定型業務を行うことの組み合わせで効率化を図ることも今後は進むと考えられます。

業務の自動化はどうやって行う？RPAツールの導入プロセス

ここでは、RPAツールの導入プロセスについて解説します。

RPAツールの導入は工程数が多い

RPAツールの導入は工程数が多く、なかなか一筋縄ではいきません。

導入の工程では、行きつ戻りつ、ということも多く当初は試行錯誤を繰り返しがちです。

• 対象ツールの選定
• 対象ツールのトレーニング
• 業務ヒアリング
• 対象業務の選定・絞り込み
• シナリオ作成
• 運用ルールの策定
• テスト
• 修正
• テスト
• 本稼働

一般的におすすめなのは、確実に導入工程を成功させるために、最初は小さくスタートさせることです。

PC１台に、オンプレ型のRPAツールを導入、1台～数台のロボットから自動化業務を始めてみましょう。

最初の試行錯誤の間に、あまり台数を多くしない方がROIの観点からも効率的です。

導入の注意点

RPAの導入コストは高くなりがちです。

RPAツールの価格が高価格になりがちである他、導入のための人件費・工賃も数百万～数千万となることがあります。

そこで、ロボットによる自動化の効果を最大限に出すことができないと、元が取れません。

そのためにも導入の手順の中でポイントとなるものをしっかりとつぶすことが必要になります。

特に重要な手順の中で、重要なものは以下の通りです。

• 対象業務の選定・絞り込み
• シナリオ作成
• 運用ルールの策定
• テスト

対象業務の選定・絞り込み

対象業務の選定・絞り込みについては、非常に大事で、ここを間違えると、ロボットによる自動化の効果が上がりません。

まず、対象業務は定型的な業務である必要があります。

RPAの得意とする業務とは、定型的・反復する業務であり、また、ミスの許されない業務にも利用すると、人の負担を軽減できます。

可視化を図る・業務単位を適切に絞る

それと同時に、RPAが代替できる業務であるかどうかを見定めるため、業務の可視化を図る必要があります。

業務仕様書などの業務関係の書類・あるいはイラスト、フローチャートなど、文書で業務を把握し、RPAのシナリオに載せられるように業務を整理します。

また、業務をどれくらいの単位に分けたほうがよいのかについても、可視化をするとより分かりやすくなります。

業務担当者による業務整理も重要

RPAエンジニアに加えて、現場サイドでもある程度トレーニングなどで知識をつけた人に加わってもらい、無駄な工程を省いてアウトプットが確実に出るような業務の整理ないし再構成が必要なことが多々あるのです。

人の行う業務工程をすべてRPAがしなければならないということはありませんので、RPAのアウトプットまでにどのような工程をRPAでさせたらよいのか、道筋をつけてみましょう。

シナリオ作成

シナリオの作り方は、スクリプト言語を使う場合と使わない場合がありますが、RPA開発ツールを使ってシナリオを作成し、そのシナリオ通りにRPAを動かしていきます。

シナリオは社内で作成することと、社外の業者に作成を行ってもらうことがあります。

社内のリソースが少ない時には、外注をせざるを得ないこととなりますが、少なくとも社内でも簡単なシナリオが書ける人材を育成するために、トレーニングでスキルを付けさせるなどの準備をしておくべきです。

作成は、動かしてテスト＝＞修正の繰り返しにより、完成度を上げていくことが普通です。テストでエラー・設定間違いをできるだけ洗い出すようにします。

運用ルール策定

RPAの運用には、ロボットの管理・権限者および責任者の決定・トラブルの処理の担当者決め・報告ルートの整備など、業務を進行させるためのルールが必要です。

また、特にセキュリティ関係のガイドラインをロボット向けに整備することは重要な点かと思われます。

アクセス権をコントロールする従来のルールがRPAの管理に通用するか、チェックするなどの従来のルールとの調整も必要です。

テスト

シナリオのテストは、先ほど説明した通り、動作テストをシナリオを作成しながら行うこと、それと、アウトプットの検証が必要になります。ベンダーに委託した場合も同様です。

アウトプットのエラーの原因が何か、原因究明のためには検証が不可欠です。

また、似たような状況に陥った場合に、どのようにトラブルシューティングをするか、その手順の確率のためにも検証が役に立ちます。

ロボットによる自動化導入時に作っておくべき体制

導入においては、組織の体制及びベンダーとのコミュニケーションルールを決めておくことなど、人の配置をすることが欠かせません。

• 社内の運用・保守体制を決定する
• ベンダーの導入支援サポートを受け、業務分担と連絡ルールを決める
• 人とロボットはセキュリティ上統合管理を行う
• 新メンバーもRPAのトレーニングが受けられるように研修プログラムを整える

これらの仕組みを作っておくこと、また、たとえ兼務であっても役割と責任がそれぞれ明確かどうかのチェックをしておきましょう。

業界最安値＆ユーザーフレンドリーな「MICHIRU RPA」がおすすめ

従来のRPA製品の価格が高いことや、操作の難しさなどのデメリットを新しい製品は克服しています。

MICHIRU RPAもそんなRPAツールの一つです。

AI活用でより直感的に操作が可能、価格も初期費用は10万円、月々５万円～ライセンス購入が可能。

また、大きなベンダーでは、ユーザーサポートが画一的・あるいは一人一人のユーザーの目線に合わせてくれない、といった感想を聞くことがあります。

サポートもきめ細かく、セミナーも充実しているのがMICHIRU RPAの強みです。

2020年開催の定期セミナーでは、ハンズオン方式で操作を専門家から習得できる内容になっており、操作～本格的な運用まで視野に入れた内容を習得できます。

初めての導入時にも、RPAツールを少し見直してみたい時にも、ぜひMICHIRU RPAのセミナーで実際に触れてみてください。

記事まとめ

RPAツールを使ったロボットによる自動化の効果は、たとえば業務時間が従来の80パーセントカットできたなどの形で時間で測れるものです。

一方、ロボットによる自動化を導入する際には、非常に長い時間と金銭的投資が必要になります。

そのため、導入を端折る、あるいは導入作業の効率化を目指し過ぎると、対象業務の選定など大事な工程をミスして、導入の失敗に終わることがあります。

導入が成功しさえすれば、自動化により削減できる時間とコスト削減効果により、導入時に投下したお金と時間の回収にそれほど時間はかからないものです。

実際に成功事例はスモールスタートで、時間を多く費やしている事例が多く見られます。

この記事を参考に、ロボットに何ができるか、本質を見極めて、自動化導入の正しい手順・導入のポイントについては丁寧に進めてみてください。

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