RPAのリスクやデメリットを解説

RPAには業務効率化をはじめとするメリットが多いですが、いくつかのデメリットも指摘されています。

しかし、いくつかのポイントをしっかり押さえておくことで導入や運用によりデメリットを上回る効果を出すことが可能です。

そこでこの記事では、RPAのメリットとデメリットを解説。

そのうえで、導入・運用上のリスクとデメリットをカバーするためのポイントについて紹介します。

RPAの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

業務自動化ツール「RPA」とは？

RPAとは、ソフトウェアロボットを使用して、ルーティンとなっている業務プロセスやタスクを自動化する技術です。

Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）を略してRPAと呼びます。

これまで人手で行っていた繰り返しの作業やデータ処理、情報の管理などを、ソフトウェアロボットにより高い精度と効率で自動化することが可能。

RPAは特定のルールや手順に従って作業を行うため、人間が事前にルールを設定し、そのルールに基づいてタスクを自動的に実行します。

RPAを導入することで企業の業務プロセスの効率化やコスト最適化、ヒューマンエラーの軽減、生産性の向上などを実現できます。

RPAが得意なこと・不得意なこと

RPAは、現場で行われているすべての業務を自動化できるわけではありません。

RPAを導入することに適している業務と、RPAには向かないために人間が引き続き担うべき業務があります。

ここでは、RPAが得意とする業務と不得意とする業務について解説します。

定型業務の自動化

RPAで自動化できる業務は「ルールが制定されている」定型作業です。

例えば、以下のような作業を自動化させることができます。

今までは人間が手作業で行っていた業務をRPAが代行することで、人件費の削減や人的ミスの防止にもつながります。

一部非定型業務の自動化

RPAによって自動化できる業務は「定型作業のみ」と思われがちですが、例外も存在します。

ルールが存在しない場合はルールさえ作ってしまえば、ある程度の業務を自動化することができます。

たとえば「顧客によって対応を変える」など細かいルールをRPAに記憶させることで、そのルールに従ってRPAが業務を遂行してくれるのです。

RPAで自動化が可能な一部非定形業務は以下の通り。

これらの業務にRPAを導入することで、オペレーターをはじめとする現場社員の負担を減らすことができます。

自律型ではより高度な作業まで自動化が可能

自律型RPAと呼ばれる、「RPA」と「AI」を組み合わせたタイプのRPAでは、AIの搭載により、RPAが機械学習を行うことが可能になるため、イレギュラーが発生した際にもRPA自身が意思決定までできるようになります。

例えばサービスの定期メンテナンスやトラブル時の調査といったシステム管理も自動化することが可能です。

不得意分野は「複雑な非定型的判断が必要な業務」

RPAができないこと、不得意なことは、できることの逆と考えられます。

非定型的な業務、複雑な判断が入る業務、臨機応変さが求められる業務です。

RPAのできること・できないことを簡単にまとめるとこうなります。

RPAの導入をどの作業に対して行うか、どの業務範囲に対して行うかを導入前の準備で検討しておくことにより、導入の失敗が避けられます。

できること・自動化に向いている業務は多くあるので、そうした業務にRPAツールを使って、最大限に効果を上げるのがよいでしょう。

【ツールの種類】自社に合ったツール選択が自動化成功のカギ

ここでRPAツールの導入形態と、主要な製品について少しおさらいしておきましょう。

RPAツールには次のような導入形態があります。

RPAを導入するメリットとは？

RPAの導入のメリットは、以下のような点にあります。

1.業務の効率化

RPAによって業務を自動化すると、業務にかかる時間も短縮することが可能。

また業務が自動化されるため、品質にばらつき・ムラがなく、短い時間でより多くの均質なアウトプットを生じさせることができます。

同じ仕事が処理される上に、時間を削減することができるため、時間当たりのアウトプットを意味する生産性が向上します。

さらにこのメリットを生かして、売上のアップや、利益率の向上にも繋げることができるでしょう。

ところで日本は、OECD（経済協力開発機構）加盟国の中でも生産性が最低レベルであることが問題視されています。

生産性が国全体の弱点になっているのが実情です。

国を上げて取り組まれている「働き方改革」も、労働時間を減らすことによって生産性を上げることが目標です。

RPAは業務改善から業務効率化、また生産性が低いとされる日本社会全体の課題の解決に役に立つメリットがあると考えて良いでしょう。

2.コストカット効果

RPAツールの導入によって、コスト削減が実現可能。

ある保険会社の導入事例では、従来人手で行っていた申込書のチェック業務にRPAを導入しました。

この業務をRPAツールによって自動化したところ、時間にして約7割ものカット効果があったとされています。

理論値ではありますが、時給で給与が出るとすると、人件費が同じく7割削減される効果がある、と考えられる話です。

実際にはRPAツールの導入費や、メンテナンスや専門のIT人員の人件費を考慮しなければ正確なコスト削減の効果は出てきません。

しかし多くの成功事例を分析すると、おおむね10～30％の人件費削減効果が出るとされます。

さらに、RPAツールで人件費が減らせることにのみ目がいきがちになりますが、同時に反復して正確に作業することができるRPAツールには人為ミスを減らせるというメリットもあります。

そのため、人為ミスから生じる事故の処理にかかるコストや、損害賠償費用を考えると、人件費に加えて潜在的にはより多くの金額について削減効果があるはずです。

3.24時間の稼働が可能

RPAツールは、管理さえ適切であれば24時間続けて作業をすることができます。

人間が作業している場合は残業規制もありますし、そもそも24時間通じて作業など交代制でない限り物理的には不可能です。

しかし、RPAツールを導入できる業務であれば、RPAツールをできるだけ稼働させて、短期間で作業を行うことも可能になります。

4.人材不足の解消

人材不足解消の一助にすることが可能な点もRPA導入の大きなメリットです。

RPAが得意とする反復する大量の事務は、人手により行うと相当の工数がかかり、したがって人数も多くかかってしまいます。

しかし現在の社会情勢は「単純作業に人手を利用することがもったいない」と思うほど労働力不足が深刻な状況にあります。

国立社会保障機構・人口問題研究所の「日本の人口将来推計」によると、2060年には日本人の4人に1人が75歳以上の高齢者になるとされているのです。

先の話とはいえ、現在でも特殊出生率が1.36と少子化が進行していますので、なかなか必要な労働力・人材の確保ができない状態が続くと予測できます。

例えばチェック事務や突合事務のように大量・反復して行われる事務にうまくRPAを導入できれば、人材不足の埋め合わせをする目的での利用が可能です。

RPAツールの導入が企業の間でブームになっている理由の一つには、長時間残業の解消に役立つことと並んで「人材不足の埋め合わせができるメリットがあるから」と考えられます。

5.コアリソースへの集中

RPAツールを導入することにより、単純業務をRPAに自動化させることが可能なため、より本質的な業務を社員に行わせることができます。

会社の中核業務にRPAを導入すればするほど、会社全体の業務時間の改善や業務品質を上げることに役立ちます。

ひいては売上・利益率アップに繋げられるでしょう。

またオフィスで人手不足の中、社員一人一人の能力を最大限発揮してもらうのには、より創造的・頭脳労働に集中できる環境を整える必要があります。

単純作業に埋もれている事態は解消すべきでしょう。

ところが、経営者としてはそうしたいと思いながらも、コアリソースへの経営資源の集中は人手不足で余裕のない中では、思ったようにはいかないこともありがちなのです。

単純な作業と本質的業務を整理し、前者を切り出したうえでRPAに作業させることができれば、人には余裕ができてより業務を整理しやすくなる好循環が生まれます。

RPAを導入するにあたって注意すべきリスクやデメリットはある？

業務の効率化・コストなど、RPAのメリットは多く、また導入の成功事例も多く見られる中、以下のような点はデメリットとされています。

1.セキュリティなどの管理の面倒さ

RPAは、管理を十分に行わないと、ネットワークに接続されている状態では、他のマシン・サーバからもアクセスが可能です。

情報漏えい・設定ミス・稼働の停止による事故を防止するなどの管理の手間がかかります。

この点、サーバ型のRPAツールを利用すると、多くのRPAツールによる作業を一元管理できるので、デメリットは克服しやすい面があります。

技術的な方策だけでなく、RPAシナリオの開発管理や、運用上のルール設定・アクセス権の十分な管理をRPAにも人員なみに施すこと、などのルールの上での対策・組織的な対応も必要です。

2.万能ではない

RPAのデメリットとして「どんな業務にも導入できるものではない」という点があげられます。

単純な作業を行うには、RPAツールは大きな効果を得ることができます。

その一方で、RPAのできることは単純作業の反復継続なので、判断をすることや、高度な学習をするにはそもそも機能が足りません。

判断や学習はAIを組み合わせて利用するとより自動化の効果を上げやすいものです。

また、RPAにあった業務に導入をすることを考えると、導入する前に業務の整理なども必要になります。

3.ノウハウ継承や、人材不足が問題

RPAのデメリットとして、RPAを利用・管理する人員の不足が問題になることがあります。

例えば、サーバ型で、運用を行おうとすると、エンジニア人員が必要です。

また、RPAのシナリオは開発する必要がありますが、開発人員も不足しがちで、育成が必要になるケースが多いようです。

この点、デメリットをカバーするなら、人材計画とRPAをワンセットにして考える必要性があります。

外注を使うか、社内で育成するか、また、短期・中期・長期と計画を立てて、十分に検討する必要があります。

デメリットを克服して、上手に導入・運用する方法とは？

RPAのデメリットとしてあげられることは、導入を妨げるようなボトルネックではないと考えられます。

つまり、対策次第でデメリットは克服可能ですので、導入前から十分に準備すれば大きな問題にはなりにくいのです。

ポイントを押さえて導入すると、導入の成功につなげやすいと考えられます。

どんな対策を立てておくとよいか、具体的なポイントは以下の通りです。

1.まずは業務の整理

RPAは万能のツールではなく、どの業務にも導入できるものではありません。

そこで、RPAに向いた業務を抽出し、さらにテスト～試験導入を行い、本格的な運用に移行していくのが標準的なありかたです。

どんなシステムでも本来この点が重要視されるべきではありますが、RPAにできる業務を整理するためには、業務全体の可視化が不可欠です。

そのためには時間が少しかかるものと考えて、本格的にRPAツールが稼働するまでの時間には余裕を持たせておきましょう。

また、RPAツールができない仕事でも、AI-OCR、BIなどの組み合わせで自動化を強力に進めることができます。

例えば、MICHIRUではAI-OCRのソリューションを用意しています。

AI‐OCRは画像認識を行い、文字データに変換するツールですが、MICHIRU RPA との相性も良く、文書のデジタル化・管理や転写などの業務の効率を大幅にアップすることが可能です。

「RPAだけでなく、より全体の効率をよくするにはどうするか」という目をもって検討すると、業務の効率化・工数カットなどの目的を達成しやすいのです。

2.スモールスタートから始め、徐々に自動化範囲を拡大

RPAには、大規模な運用をともなう場合もありますが、最初はデスクトップ型を1台～数台導入し、テストを行いながら、本格導入まで進めます。

またしばらく運用し、問題がなければ運用規模を広げます。

いきなり大きな運用をしてしまうと、管理の手間が負担になるのと同時に、性質上合わない業務にまでRPAを導入することとなるなど、デメリットが目立ってしまいます。

大規模運用はコストもかかることですので、徐々に初めて、軌道に乗せていくことがポイントです。

3.教育研修は外部のもの・ベンダーのものを上手に利用

RPAに必要な人材は、操作のための人材・シナリオ開発のための人材・保守や運用のための人材です。

操作・シナリオ開発では、ベンダー研修や外部研修が豊富に用意されています。

例えば、WinActorには技術者検定試験があり、初歩から本格的なシナリオ開発・トラブルシューティングまでを対応講座で学ぶことが可能です。

勉強した人材をRPA業務で活躍させる、というビジョンを持ち、現場からも積極的に登用を進めましょう。

無理にエンジニアだけに頼らないようにすること、そして専門エンジニアのサポートが必要であれば、ベンダーや、専門業者に相談し、コストが許す範囲で対応することの2点が必要な対策と考えられます。

MICHIRUも開発者のサポート・研修双方に対応しています。

開発者の専門的なサポートが導入～運用それぞれの段階で提供され、また研修は、ハンズオン形式で操作からシナリオ開発まで丁寧に学ぶことができる内容です。

ぜひ活用してみてください。

記事まとめ

この記事では、RPAの導入に伴うメリットとデメリットを解説。

そのうえで、導入・運用上のリスクとデメリットをカバーするためのポイントについて紹介しました。

ご紹介した通り、RPAツールのメリットはデメリットを上回りますが、デメリットを知っておき、対策することは導入成功のために必要不可欠です。

RPAツールは決して安い買い物ではなく、導入後もメンテナンスや修正が必要な場面が発生します。

社内にRPAを管理・運用をする専門チームを作ることや、RPA導入前の業務の洗い出し、見直しは必要な作業となるでしょう。

RPAのメリットとデメリットをしっかり理解したうえで、自社にとって適切なツールを採用し、リスクの少ない運用を行いましょう。